活动现场执行基本要求

（一）接机工作，注意嘉宾服务 1、按定的航班时刻表跟进媒体记者和嘉宾行程，媒体组和嘉宾组分别负责各自工作，后 者注意提供全程服务。 2、登机前提前沟通下机后事宜，减少等待时间。 3、要求在班车等候时间不能超过30分钟；在班车行程中为来宾播放轻松音乐。 4、部分媒体或自行驱车前往活动场地，注意做好沟通和引导工作。 （二）接待工作，做好媒体沟通工作 1、提供活动日程表等资料，安排好媒体行程；一般活动前一天，在所有记者到齐后媒体 组负责人应安排沟通见面会，统一宣传口径，杜绝敏感问题，明确提问环节、专访项目和 机位架设区域等重要安排。 2、提前通知公司领导，按计划安排记者进行专访。 3、按计划考虑是否安排相关公司领导在酒店迎接嘉宾，并组织会面和洽谈。 4、嘉宾专人接待，为嘉宾在活动现场开辟VIP接待室，确定串词对贵宾的介绍是否正确， 确定贵宾的发言稿和流程安排，并提醒登场时间。 5、在活动现场为记者制作单独的媒体签到表，派发资料袋（必备新闻通稿）。活动结束 后安排好餐饮和接送工作。
执行期
（一）舞美施工及彩排 1、跟进联系主办方和活动所在地，在可利用媒介上进行表现输出。2 、按时间和计划要 求进行己方活动现场舞美搭建施工进度和安全，保障一定的彩排时间；按物料清单最终 检查所有细节。 3、制作座位安排图，按要求布置贵宾席、参会席和媒体区域； 4、按计划和要求执行活动彩排，查漏补缺。 （二）现场管理（主要考虑论坛形式，其他活动参考发布活动和典礼活动） 1、摄像和维持现场秩序：在会议期间，架设好摄像机。提醒大家把手机设置成震动状 态。主要负责不要让观众在专家前面不停的走动。所有人员均从后排走动，包括拍照、 摄像，要适可而止。 2、会议播放设备的调试和话筒传递：提前与酒店工作人员沟通，调试好播放设备。事 先准备好无线话筒，以备互动环节的观众发言。 3 、观众的调整：如果活动开始前观众还没坐满，应迅速将后面几排的观众调整至前 面，保证活动场面圆满。 4、注意控制活动流程，通知演讲人的时长。同时，如有讨论和互动环节，现场负责人 应注意把控时间。
活动
3
收尾期
1、会务处理：要求第三方活动公司整理会场和物品，整理相关物料，按要求清理现场 。 2、媒体传播：为了加大活动的宣传，应迅速进行活动照片的整理，按计划做好媒体传 播工作，力求达到活动宣传的最佳效果。 3、活动报告：输出活动报告以PPT形式供内部员工分享，应凸显重点和亮点。 4、专家名单：通过主办方获取与会专家和企业代表名单，以备点对点沟通。
执行阶段论坛活动展会活动发布活动典礼活动备注准备期事项物料执行期服务活动常规活动预案未列主要借助行业论坛合作来进行推广活动自行组织参考典礼活动550参与主要为制冷行业展会的特装参展也适用于一些小型活动的布展550参与包括新闻发布会产品发布会鉴定会签约仪式等自主新闻类活动30100人主要包括各类庆典纪念仪式启动仪式晚会客情等活动100人以上一确定策划执行方案推动与主办方合作执行1明确策划执行方案包括时间地点参与人参与环节自主活动主题创意流程时长等
（一）舞美物料的设计与制作 1、按明确的执行方案汇总“活动物料清单”，按活动调性综合考虑活动物料形式和材 质； 2、按进度要求提前进行活动背景板和相关展板的设计，并推进物料的制作。注意与活动 场地管理方（一般为酒店）保持沟通并协调相关活动资源； （二）相关人员和后勤准备 1、注意主持人的选择和档期确定，或考虑采用内部资源； 2、确定公司发布人员名单，做好相关准备和排练； 3、按进度安排活动场地、机票、酒店、餐饮和车辆等相关后勤工作； 4、制定车辆安排表和接待计划，明确发车辆数、班车品牌、司机素质、路线了解和联系 方式等，注意车辆的新旧程度并预留至少一辆机动车辆。 （三）宣传资料准备 1、按规划准备相关宣传文案，包括新闻稿、支持人串词、领导讲话稿、访谈资料、演讲 PPT和记者问答等。 2、产品或技术发布会应特别注意发布前的相关产品和表现的提前特别制作； 3、提前印制和准备相关宣传资料，包括通稿、品牌画册、手册、折页和品牌宣传用品等 。
（一）明确活动执行方案，按阶段推进执行 1、明确策划方案，包括活动主题、形式、时间、地点、流程、时长等，制定进度表。 2、策划案确定后2天内组织公司相关部门和第三方举行分工会，确定项目小组，明确人员 责任分工，出具活动场地示意图、人员分工表、活动进度表、物料清单等。 3、活动前2天内召开动员会，项目负责人讲解活动当天流程、人员分工、注意事项，确定 场区负责组长与人员等，出具活动流程表、通讯录和现场注意事项，并组织彩排工作。 （二）重点关注媒体记者的选择和接待准备工作 1、项目确定后按需求选择、拟定并随时更新“媒体名单”，包括行业媒体、大众媒体和 地方媒体等，明确参会人数。 2、通过电话或E-mail回执确认等形式邀请记者参与，设计制作邀请函待确认后邮寄，活 动前一周电话提醒参会；同时，做好记者的接待准备工作。 3、注意提前与媒体记者沟通好如提问、采访和新闻报道等相关宣传事宜； 4、根据活动需要，确定嘉宾邀约名单，提前1个月确定嘉宾能否出席、致辞和彩排，同时 安排专人负责接待准备工作，全程服务；
（一）客户现场接待要求 1、服饰：工作人员统一着装，佩戴工作证，使用公司印制名片。服装应该干净平整， 衬衣袖口、衣领无脏污，并佩戴领带。男士着深色袜子，黑色正装皮鞋；女士着裙装时 应配长筒丝袜，鞋跟不宜过高（3厘米）；口袋不宜放过多东西，保持皮鞋光亮。 2、仪表：举止言行应大方自然、彬彬有礼,与客户的言谈适合顾客的性格、个性；头发 保持干净,整洁,给人以清爽感,不留奇特少见的发型。参展期间应保持热情的姿态，避 免懒散行为。 3、礼仪：礼仪小姐一般要求165CM以上，长相端庄，身材中等，不驼背塌肩。表情温 和，仪态端庄大方，语言得体恭敬。负责客户接待与指引、资料摆放和茶点招待等。 4、接待：礼仪小姐按固定顺序站岗值班，每人半小时，在客户进入展台时轻呼“您 好，欢迎光临XXXX”，询问客户来意，赠送宣传资料或转交给XXXX团队。所有人员距所 有进店客户三米时，微笑点头致意问候“您好”，并在接待中应保持良好的形象与情 绪,以愉悦的心情与客户进行交流。
事项
1
准备期
（一）舞美物料的设计与制作 1、按明确的执行方案汇总“活动物料清单”，包括会务宣传和己方自主活动中所使用 的相关物料。 2、按计划提前2个月开始进行物料形象整体设计，在各种会务介质上统一输出乙方的品 牌形象。 3、一应物料按进度应提前半个月开始制作。一般应。 （二）相关人员和后勤准备 1、按计划确定主持人选择并敲定档期，包括专业主持人和专家主持。 2、组织安排相关嘉宾、专家和己方领导的行程。 3、跟进己方专家的准备工作和相关演示资料的制作进度。 （三）宣传资料准备 1、按规划准备相关宣传文案，包括新闻稿、支持人串词、领导讲话稿、演讲PPT以及相 关活动内容资料； 2、按计划提前设计和印制品牌画册、手册、折页和品牌宣传用品等相关宣传资料，并 做好运输、接收工作，可通过主办方渠道和自主活动渠道派发。
（一）重点关注展品制作与包装 1、按展品清单规划的型号、数量制作参展产品，保证质量，塞、垫齐全。不干胶产品 标贴可在展会现场黏贴，要求完整牢固、不起泡不卷边。 2、在外销产品包装运输标准基础上，定制木箱进行产品包装，填充固定物应柔软结实 。运输过程应注意小心轻放、不可倒置。 （二）展台物料制作 1、监督宣传品如名片、品牌手册、产品手册、技术折页和小礼品的设计、制作与运输 。 2、监督展览公司按进度制作展台建筑物料，按阶段提交部品制作完成记录图片，并要 求进行展台预搭。 （三）活动物料准备 1、责成第三方按执行单完成阶段工作，定期汇报工作进度和相关物料完成情况。 2、提前准备领导讲话稿、媒体采访资料等。
市场活动现场执行基
NO. 执行阶段 论坛活动
主要借助行业论坛合作来进行推广活动，自行组织参考“典礼活动”（5~50参与） （一）确定策划执行方案，推动与主办方合作执行 1、明确策划执行方案，包括时间、地点、参与人、参与环节、自主活动主题、创意、 流程、时长等。出具项目进度表，按阶段执行，定期汇报和检讨。 2、要求项目组加强与主办方的联系，明确可利用的会务资源并按计划实施。 3、应全面了解主办方就论坛的一应宣传、接待、后勤、服务、票务和组织等会务活 动，深入思考并有品位地使用相关介质进行品牌传播。 4、活动前3天在活动所在地组织项目动员会，通过表单来管理项目，明确流程。 5、活动前1天组织彩排工作，提前计划并邀请有必要的相关领导嘉宾参与彩排。 （二）重点关注相关专家的接待准备工作 1、按计划邀请相关领域的专家。讲课题目要提前与讲课专家沟通后，尽早确定。之前 要让与专家对接的同事，向专家说明会议的参会人员。 2、拟定专家和相关嘉宾名单，移交给主办方统一接待。 3、定期专人跟进专家的演讲准备进度，提前获取讲话资料。 4、要求主办方宣传已方的嵌入活动，吸引与会者参与活动。如有需要，可利用主办单 位提供的媒体资源，让记者参与己方活动。
4
应急预案
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市场活动现场执行基本要求
展会活动
主要为制冷行业展会的特装参展，也适用于一些小型活动的布展（5~50参与）
发布活动
包括新闻发布会、产品发布会、鉴定会、签约仪式等自主新闻类活动（30~100人）
（一）重点应确定展台策划执行方案，实现一体化品牌形象表现。 1、整体设计效果应符合XXXX品牌形象和年度推广主题，与整体的展会气氛相协调；按 展馆人流走向合理划分接待、展示、洽谈和储藏等功能区域，凸显产品，并提供创新实 用的产品和技术展示手段。 2、展台设计须包含品牌名称、logo、广告语等必备元素，按要求标识设计制作，使之 在远中近处全面表现；在年度策划公司的指导下进行展台内平面的设计与应用。 （二）第三方展览公司制定参展项目执行单并按计划推动执行 1、第三方展览公司应协助并提醒相关资料的填写和提交，如会刊名录、搭建单位备案 、工程审图及水电租赁等；提前申请展台活动、现场广告和展会相关活动参加。 2、提前3个月确定参展人员名单，提交给展会主办方，并提前预订差旅和食宿；准备好 参展培训工作、准备通讯录和相关资料，统一宣传口径。 3、提前1个月制定媒体传播计划，按进度制作相关媒介的广告设计和新闻稿。 （三）邀请相关客户观展或参与相关活动，有必要的可通过展会方发送邀请函。
（一）搭建验收 1、要求展览公司明确搭建时间，否则采取加班措施，务必保障正常开展。 2、进入正确的展位,核对展位尺寸，面积和规格，铺设好地毯和保护膜，按施工图顺序 将各个制作成品入场排放，搭建完成后地面应清洁、制作成品干净。搭建完成后按要求 验收。 （二）展台维护 1、展台整体：内应保持干净整洁，每半小时一次全面巡查，定期清洁，保障地面无水 渍、脚印和明显灰尘，地毯无卷边，灯光明亮舒适，所有设置完好能正常使用，所有植 物叶面保持清洁，并定期喷洒空气清新剂。 2、展品：每天开展前对展品进行一次全面的清洁工作，每隔半小时检查一次，客户接 待完毕后擦拭一遍。保持展品清洁，展台表面不得有明显灰尘、指印、划痕、水渍等； 保障技术折页和产品手册的常备。 3、洽谈区：桌椅摆放整齐有序，保持洁净，桌面上备有茶点和烟灰缸，烟灰缸内若有3 个（含3个）以上烟蒂，应立即清理；每次在客人走后应立即把用过的烟灰缸清理干 净，并更新茶点。 4、接待台：保持干净整洁，台面上各种文件、名片、资料等整齐有序摆放，不许放置 与工作无关的报纸、杂志等杂物；礼仪人员不许聊天，打闹，看手机等。 5、第三方展览公司应重点关注展台的重要位置，保障安全。 6、每天展览结束后做好防盗措施，贵重、小件的物品建议随身携带。 （三）现场活动 1、除一般的媒体的采访外，具体活动执行可由第三方活动公司主管，监督其按计划运 作。 2、主要保全、消防、现场秩序的维护。
物料
2
服务
（一）会务相关 1、更新和跟进嘉宾行程，特别来宾到达酒店前应提前安排公司相应领导在酒店迎接。 另外，项目组应密切跟进己方领导和专家的接待工作。 2、可通过主办方合作，按计划考虑是否进行酒店房间的布置，通过矿泉水、水果、小 食品、温馨提示卡的摆放来墨化品牌传播。 3、通过酒店和主办方的接待嵌入，通过各种指示牌、提示资料等提供指引功能； （二）活动相关 1、活动前日组织乙方专家和特邀专家、嘉宾会谈，明确活动主题、探讨话题和各自角 色，统一口径输出。 2、注意按计划安排主办方领导与公司领导的会谈。 3、专人跟进，提前知会相关专家和领导在活动中出席、致辞等任务以及演讲时长，按 表单提醒他们按时参加活动和上场。 4、有特别嘉宾，可邀请主办方提供VIP休息室。