人事档案的开发与利用

新视野
ＩＮＳＨＩＹＥＸ120 Ｊｕｎ．　2016 June
人事档案在开发和利用过程中往往会存在较多的问题，可能是社会历史遗留问题、可能是电子存储硬件软件问题、可能实际存档管理人员的问题等，根据实际可能发生的人事档案开发问题进行有针对性的合理分析，充分研究有效提高人事档案利用效果的管理方式，确保人事档案开发利用的发展效率水平。

一、人事档案规划利用问题（一）历史遗留问题
人事档案受体制的调整影响，局属单位的人事档案归地方人事档案部分管理，但受地域、隶属关系等历史原因的额影响，往往存在档案管理制度不统一的现象，实际的质量参差不齐，规范不合理。

人事档案材料出现严重的残缺问题。

档案材料没有有效的规范整理标准，档案材料规格不统一，质量规范参差不齐，归档材料整理内容不全，规格不统一，没有科学的装订等。

这些问题都需要大量的时间进行规范整理，严重的影响人事档案的开发整理工作，消耗大量的人力和物力。

（二）硬件设备配备不足
受人事档案管理制度的改革，传统硬件设备已经无法满足现有的人事档案管理标准，没有配备合理的办公区域，没有防盗门窗，没有加湿加温设备，没有借阅室，没有客房等问题。

（三）人事档案管理缺乏专业技术人才
人事档案部门的专业技术人才不足，往往由专职和兼职的档案人员共同完成工作。

这种形式对人事档案的人才管理具有一定的约束性问题，档案部门缺乏专职优秀管理人才，无法对专业技术岗位进行培训和提高，造成人事档案管理部门的整体人才素质水平无法得到有效提升和发展。

（四）档案管理意识不强
企事业单位对于档案的归档管理意识不足，对借阅的人事档案不能及时的办理归还或调取手续，这直接影响人事档案资料的日常管理，容易造成人事档案资料的遗失，影响人事档案的利用效率和有效管理。

（五）信息化档案开发利用率低
人事档案的管理是一种服务性的档案信息资料的管理，其中包含对人事档案信息资料的开发和利用。

传统的档案管理往往以档案存储为主，缺乏有效的档案服务管理，人事档案信息没有得到有效充分的利用，信息考察反馈情况不足，无法满足档案的及时开发和利用效率水平。

（六）档案管理手段不足
现代化档案管理技术手段的应用不到位，利用计算机应用人事档案的管理，只能对现有的档案目录进行记录，缺乏有效的认识档案信息功能开发和建设。

二、人事档案资源的开发利用
现代企业需要对人事档案资源进行开发和利用，对人事档案管理中的各个环节进行作用分析，确定符合实际人事档案资源开发和利用的标准，确保人事档案的有效性管理。

（一）人力资源规划开发
人力资源的有效规划是基于人力资源的基础性需求
的。

通过分析人力资源的开发利用标准，根据实际人力资源的质量标准、结构类别进行合理的分析，研究适合人力资源战略转型的方式，组织开展内部人力资源的职位更换。

通过调取人事档案的相关资料内容，可以准确的掌握人员的未来发展趋势，对各阶段的组织规模，岗位分工，人员变化情况进行综合性分析，建立符合实际数据规划标准的职业划分，明确岗位职责规划管理标准，确定任职责任预测水平。

（二）用于招聘参考
人事档案可以有效准确的衡量员工实际的知识结构、技术能力、技术水平、个性特点以及其他基本信息，通过对相关信息的详细记录，加强人事招聘的准备工作，提高人事招聘的目标针对性，这是有利于人事招聘参考使用的。

（三）员工培训
人事档案中记录了员工实际的学习经历、职业培训内容、专业继续教育等相关信息，根据这些培训信息标准，进一步提高员工的培训指导目标性。

通过对人事档案中记录的参加培训的情况，将员工进行分类，明确员工的职业位置，分析二者存在的职业差距问题，进而明确每一位员工适合的继续教育培训标准。

在实际的培训过程中，需要将员工的培训资料记录下来，宝恒记录数据的完整性和有效性，培训结束后将培训资料汇总形成人事档案信息存储，方便下次使用。

（四）薪酬考核参考
员工的薪酬福利与员工的个人档案信息有直接关系。

新员工的薪资定岗需要考虑员工的专业、学历、工作经验、素质水平等相关内容，老员工进程调薪需要考虑其工作年限，所获奖励，突出贡献等。

另外，员工参保、调转等保险待遇信息都是由专人进行人事档案的管理的，如果缺少人事档案就无法完成以上工作的办理。

（五）绩效考核
绩效考核是衡量企事业员工实际工作标准的关键内容，与每一个员工实际的工作利益有关系。

人事档案的完整记录世界反应绩效考核的公正和公平性。

在绩效考核管理实施过程中，需要建立完整的考核管理标准，对考核实际的相关细则进行规范，完善负责考核标准，明确考核内容。

考核结束后需要对考核相关材料进行整理，将考核结果纳入到绩效考核管理中，方便以后工作的评价考核，保证公平公正的绩效考核管理效果。

三、结语
综上所述，人事档案的有效开发和利用首选需要对人事档案的相关信息进行充分的利用，根据企事业单位的人事档案资料，对这些资料进行充分的利用，分析是佛满足人事档案管理工作的基本需求，充分开发人事档案的管理工作，提高人事档案资料的利用效率，提高对人事档案的信息资源的有效管理。

未来我国的人事档案需要得到更加充分的利用，根据实际的发展要求，提高人事档案的管理，确保档案管理的安全性、提高档案的管理的准确性，方便管理者根据实际档案存储标准及时调取分析使用。

（作者单位：龙江县疾病预防控制中心）
人事档案的开发与利用
孙国峰。