大型活动仪式规范

大型活动仪式规范
一、目的
随着集团规模的不断发展壮大，集团购并和新店开业等各类大型公关活动越来越多。

为使大型活动取得成功，特制定本规范。

工作内容
1、仪式前的接待工作
包括：邀请领导和嘉宾、来宾停车位、领导行走路线、贵宾休息室、礼仪接待、返程安排等。

2、仪式现场的工作
包括：舞台位置、舞台规格、背板的内容、仪式现场的装饰、舞台上的布置、舞台下的布置、仪式所用的道具、剪彩的气氛渲染、现场保卫等。

3、领导进店参观
包括：参观线路、陪同的集团和店领导、礼仪小姐的服务、保安及后勤的服务保障等。

4、仪式后的欢迎宴会：
包括：领导进入宴会厅的线路、停车位、宴会厅内外的布置、祝酒时礼仪的配合、领导返程的安排等。

5、促销活动的检查指导。

6、商店内外装饰的检查指导。

7、媒体宣传的检查指导。

三、工作步骤
1、组成活动工作组，确定项目负责人；
2、制定活动方案；
3、制定工作进程表，明确各人分工及时间要求；
4、察看现场（拍照）；
5、作平面效果图及装饰点位图；
6、仪式前一天彩排；
7、仪式前一天13：00之前，检查所有道具（鲜花制品和拱门、空飘除外）是否到位；
8、提前2天召开各相关部门领导参加的协调会，布置各自分管的工作任务；
9、提前一天召开营销本部全体参加的协调会，布置仪式当天各人的工作职责；
10、如果到外地组织仪式，至少提前4天到，当天召开由当地商店有关领导和部门参加的协调会，确定项目负责人，与营销本部的项目负责人相配合，发给每人一份《工作进程表》。

仪式前一天召开第二次全体工作人员的协调会，布置仪式当天的所有细节工作。

四、具体规范
（一）仪式前的接待
1、领导的邀请
邀请贵宾时一般要同时送达以下4种文件：
1）请柬：必要时写明停车位置和休息室位置；
2）邀请函：简要介绍仪式内容，诚邀，致谢等；
3）仪式程序：特别是在仪式上有讲话或剪彩等“节目”的领导，要给一份仪式程序；
4）停车位平面图。

如果请重要领导，要提前与其秘书沟通，了解该领导有什么特殊喜好、习惯，如喝什么品牌的水等，便于做好招待工作。

如果同时来几位重要领导，集团领导要有分工，分别做好具体的接待工作。

2、停车场的布置和接待
1）停车场的位置要方便领导进出；
2）安放停车指示牌；
3）停车处至贵宾休息室铺大红地毯；
4）礼仪小姐1——2名，负责欢迎并引领乘车参加活动的领导和嘉宾到签到处；
5）保安人员2人，负责给嘉宾开车门并引导来车停到指定位置。

3、领导行进线路的确定
原则：方便停车、离仪式现场近，尽量不在商店门厅作休息室。

4、签到处的布置和接待
1）签到桌1张，红桌布1块，签到本2本，签到笔3支，贵宾胸花若干。

2）礼仪小姐2名，负责接待，请嘉宾签字，给嘉宾戴花，引
导嘉宾进休息室。

3）有必要时，如省市领导参加活动，签到处要有集团副总裁以上领导1——2名，负责接待，并引导谁进休息室，谁直接进会场。

5、贵宾休息室的布置和接待
1）休息室门前设欢迎水牌；
2）休息室里设沙发或椅子，备桌花、水、烟缸等；
3）休息室门前设1——2名礼仪小姐，负责接待贵宾；
4）休息室里设1名礼仪小姐，负责接待，递水倒茶；
5）休息室里设1名集团副总裁以上领导，负责接待。

6、从休息室往仪式现场引领贵宾
1）参加仪式的集团最高领导引领贵宾走向仪式现场，到主席台上就坐，一名礼仪小姐在前面引路，在舞台阶梯下站立迎候；
2）一名集团副总裁负责引导在台下就座的嘉宾；
3）一名仪式工作人员提前通知仪式总负责人，指挥军乐队或音响奏响《迎宾曲》，直至领导在主席台上就座完毕。

7、乘车到仪式现场的措施
有时在某处举行签字仪式，领导和嘉宾要接着到另一处参加另一个仪式。

在这种情况下，应采取以下措施：
1）第一个仪式的停车场的位置必须方便领导车辆进出，保安要设法将参加仪式的大领导和集团的大领导的车停泊在能最先驶出去的位置。

2）仪式工作人员要以最快的速度抢先赶赴第二仪式现场，事
前要备有专车，停泊在最易驶出的位置，司机始终在车上待命。

3）第二仪式现场要安排最佳停车位，停车位至仪式舞台之间要安排警力开道；
4）第二个停车场要有保安和礼仪小姐，引导贵宾走向舞台；
5）第二个仪式现场要给领导留有集合的位置，领导到齐后上主席台；
6）仪式结束后，保安仍要开道，礼仪小姐将领导引领到停车位。

（二）仪式现场的工作
1、仪式舞台的搭建
1）舞台的位置：原则：与商店主大门相近，周围有充分的空间，敞亮、大气，能容纳下由促销活动吸引前来的众多的观众，便于保卫工作；
2）舞台的规格：主席台坐2排领导时，舞台不得小于6米X 9米（最多坐16位领导）。

如果场地较小，主席台领导站立着或只坐一排时，舞台不得小于5米X 8米。

如果场地许可，舞台应尽量大一些；
3）舞台的地毯：大红、全新；
4）仪式背板的材质为金丝绒，大红或紫红；
5）仪式背板的字体通常为白色黑体字，日期为白色阿拉伯数字，用适中厚度苯板加kT板刻字，粘贴到金丝绒上；
6）作舞台效果图；
7）舞台通常情况下提前2天搭建起来；如遇特殊情况可提前一天搭建起来。

2、仪式现场的布置
1）作仪式现场效果图；
2）舞台前铺大红地毯；
3）领导进店参观的通道铺大红地毯；
4）仪式现场周围布置巨幔、楼体标语、拱门、空飘、道旗、横幅标语等（提前三天提供标语内容）；
5）促销活动的相关装饰宣传，如领赠品处的标语、指示牌等；
6）组织垫场演出。

演出一般在一个小时以内，提前1.5小时开始，仪式前半小时布置主席台。

为积聚观众，布置主席台时，可安排歌手和器乐独奏继续演出。

要准备演员换衣处；
7）舞台上的布置
如果无垫场演出，提前1.5小时布置完毕。

①音响：带反音器、CD 、VCD及盒带卡座；
②话筒：立麦2个、无线话筒3个、带足电池；
③如果用讲话桌：备2个坐麦、无线话筒3个、桌花一蓝；
④主席台桌椅：仪式当天早8点之前搬到舞台背板后面；
⑤桌布：大红或紫红色；
⑥桌花：一大两小，早8：00到；
⑦台卡：双面，粉红底，黑色黑体字，提前一天打好，不能确定来否的都要打出来。

仪式开始之前，一人守候在电脑前，随时准
备为突然来的领导打台卡
⑧矿泉水；
8）发言的领导要安排在离话筒近的一侧；
9）在仪式上有节目的领导要安排在边坐；
10）椅子与桌子之间要有足够的距离，便于发言的领导走向话筒；
11）用胶带把桌布固定在桌子上，防止被风刮起；
12）如有垫场演出，提前30分钟布置主席台；
13）舞台下面的布置：设记者席和嘉宾席，并摆放台卡；
14) 记者席和嘉宾席后面组织员工队伍两个方队，统一服装，仪式开始前30分钟站好。

员工的数量根据天气和活动影响程度来定。

冬季气温低，为充实观众队伍，可组织数百人的员工，穿便装即可。

反之，可少一些。

不上主席台的来宾和集团领导到嘉宾席上就坐；
15）舞台两侧放置若干鲜花篮，一方面渲染气氛，另一方面将缓步台遮挡住；
16）专业电工1——2名，提前一天拉好拱门和音响的电源，舞台要采用单独电源。

电工当天在仪式现场值班，死看死守，确保万无一失；
17）保洁员1——2名现场保洁；
18）如果是在室内举行仪式，装饰方面：
①舞台边沿花盆，或舞台下花蓝（盆栽）；
②舞台上方标语：红底、白字、黑体字；
③主席台两侧标语：红底、白字、黑体字；
④会场后墙标语：红底、白字、黑体字；
⑤会场墙壁装饰：喜庆、热烈、大气、美观；
⑥会场大门标语：红底、白字、黑体字；
⑦作会场示意图
3、仪式道具的准备
根据仪式需要准备。

常用的有：
1）签到桌及红色桌布；
2）签到用具：2个签到簿、3支签到笔；
3）30支左右的胸花；
4）剪彩用具，一般准备8——9套（大红绸的花球、托盘、托盘用红色垫布、金剪子）；
5）聘书
①聘请社会名人赋予其某荣誉称号；
②给该商店场级干部下聘书；
6）牌匾
①商店的店招，一般用木质长条形的，白地红字；
②荣誉匾，金匾红字或黑字；
7）3对新人，3个赠品；3块象征赠品的KT板；
8）国旗、集团旗、彩旗。

集团旗和彩旗比国旗小一个规格。

同时挂时，国旗在中央，集团旗和彩旗分挂两边，三面旗可相同高度。

9）大商集团店铺分布图，大商集团标识组合；
10）国歌、集团歌。

盒带、CD、VCD都备好；
11）音乐光盘《广东音乐》、《进行曲》、《好日子》等；
12）员工誓词板红底白字规格：1.2 x 1.8米；；
13）大商干部誓词板：红底，白字，规格：1.2米x 1.8 米；
14）主持词、主持细案、礼仪细案；
①提前1——2天给主持人主持词和主持细案
②提前一天给仪式上有节目的领导《礼仪细案》；
15）所有文字材料的软盘，包括仪式程序、主持词及主持细案、礼仪细案、邀请函、《工作进程表》、员工誓词、集团干部誓词、领导讲话稿、标语口号等；
16）集团标识组合、集团店铺分布图、员工誓词板、干部誓词板的软盘，苹果机和普通pc机刻录的均备有；
17)备用软盘若干。

4、仪式过程的培训工作
1）如果是有经验的礼仪小姐，在仪式前一天用半天的时间彩排即可；如果是员工临时组成的礼仪队伍，则需半天培训、半天彩排；
2）提前一天进行升旗手的培训；
3）提前一天进行三对新人的培训；
4）提前一天与主持人研究主持事宜，最好彩排一下；
5）仪式前一天的下午，正式彩排，能到场的人员都参加。

6）如果是市领导主持会议，要提前将主持词及主持细案给主
持人，并由他提示台上有节目的领导如何去做。

集团领导在接待领导时，也要择机告知有关领导。

5、剪彩仪式的气氛设置
1）军乐队30——40人，春夏秋季提前一小时到位，冬季提前半小时到位；
2）锣鼓队30人，6个以上大鼓，提前2小时到位；
3）手动礼花40支，提前2小时到位。

提前对放礼花的员工进行培训，舞台两侧有4——6人，其余在观众中间；
4）电动礼花6支，提前2小时到位；
5）礼炮6——8门，60——100响，提前2小时到位；
6）彩球**个，提前2小时到位，看风向选准等待的位置；
7）鸽子500—800只，提前2小时到位，看风向选准停车位置；
8）燃放鞭炮，提前2小时到位，看风向选准燃放位置；
9）提前向有关部门上报放拱门、空飘、礼炮、鞭炮等的申请，其中焰火礼炮、鞭炮要提前一周申报；
10）剪彩制造气氛时要注意：
①以鸽子放飞为统一动作的信号，剪彩领导刚拿起剪刀，鸽子就要放飞。

安排1名责任心极强的员工现场监督；
②如果没有鸽子，则选择礼花和大鼓同时作为动作信号；
③鸽子和气球的位置要考虑当时的风向，放飞时应向舞台正前方飞去；
④将仪式当天的所有活动（从7：00开始到结束），即活动全程
表发给每个与仪式相关的人，特别是制造剪彩气氛和会场气氛的人，文中要明确指出他们应作的工作及方法，让他们了解仪式全过程，完成自己的任务；
⑤鸽子、锣鼓、军乐队、气球、礼炮、礼花鞭炮等各点位都要有集团的工作人员监督。

6、仪式当天的验收项目
1）胸花、花蓝、桌花等鲜花制品早8：00之前到，安排专人验收，如不合格赶紧重新组织；
2）6：00之前拱门、空飘、道旗、标语、巨幔、楼体标语安装完毕，派专人检查标语内容，发现错误及时更正，并按点位图检查安装的位置是否正确；
（拱门的跨度不小于18米，字规格通常为900mm ×650 mm，必须一个字一个字的贴在拱门上，不准将标语贴在整条标语布上再往拱门上贴）
3）音响7：00调试好，所有当天播放的音乐要试听，检查光盘和卡座是否正常。

7、仪式现场的保卫工作
1）停车位；
2）停车位至贵宾休息室的通道；
3）仪式舞台至进店参观的通道；
4）观众席与车道之间的位置；
5）等待领取赠品的消费者的排队秩序；
6）向交通管理部门申报占道请示；
7）向当地派出所或交通大队申请警力支持。

8、安排好领导返程
1）停车场要有1——2名营销本部的工作人员盯守，随时听集团领导的指挥，提前提示司机，做好开车准备。

2）如果领导参观完商店直接到附近某处参加招待宴会，商店与饭店之间要有保安开道，饭店门前要有礼仪小姐接待。

（三）招待宴会的布置和接待
1、招待宴会的气氛布置
1）饭店一楼大厅悬挂欢迎的横幅标语或中小型布幔；
2）一楼大厅设置欢迎水牌；
3）宴会厅正前方设置舞台背板，红底白字书写“大商集团招待酒会”；
4）宴会厅后方张挂横幅标语。

2、招待宴会的招待服务工作
1）大门处2名礼仪小姐；
2）电梯口1名礼仪小姐；
3）宴会厅门口2名礼仪小姐；
4）宴会厅内2——4名礼仪小姐，负责给致祝酒辞的领导和嘉宾递送酒杯；
5）主桌要打领导桌签，并事先作领导座席的示意图；
6）其他桌要打桌签标明记者席、嘉宾席等；
7）主桌要安排1——2名集团的工作人员，根据来宾情况随时变动领导座位席位置；
8）记者席请宣传部的同志负责招待，其余的桌席要安排集团的工作人员负责引领和服务。

9）安排好司机就餐。

提前订好司机的用餐标准及就餐位置，安排1名工作人员在此接待服务。

通知所有的工作人员（包括酒店的和集团的）司机就餐的地方。

通常司机会自己打听在那里用餐，工作人员告知他们即可。

10）安排好领导返程，服务人员提前在电梯口准备。

市级领导要提前通知司机做好开车准备。

11）安排好领导返程，服务人员提前在电梯口准备。

市级领导要提前通知司机做好开车准备。