高速公路档案编制办法

广东省龙川至怀集公路龙川至连平段竣工文件编制办法
广东省南粤交通龙怀高速公路管理中心龙连管理处
二零一五年六月
1
目录
1竣工文件编制总体要求 0
1.1总则 0
1.2组织机构及职责 (1)
1.2.1组织机构 (1)
1.2.2各单位职责 (1)
1.3竣工文件管理控制措施 (3)
1.3.1总体控制措施 (3)
1.3.2过程控制措施 (4)
2竣工文件构成与整理 (8)
2.1竣工文件组成 (8)
2.2竣工文件的归档范围与责编单位 (8)
2.2.1建设单位 (8)
2.2.2设计单位 (9)
2.2.3施工单位 (9)
2.2.4监理单位 (9)
2.2.5科研单位 (10)
2.3竣工文件的整理方法 (11)
2.3.1工程档案的形成与整理 (11)
3竣工文件编制及质量标准要求 (17)
3.1竣工文件编制要求 (17)
3.2声像档案编制要求 (18)
3.2.1工程声像档案质量要求 (19)
3.2.2公路工程声像档案归档范围 (20)
4竣工图编制 (20)
4.1竣工图编制的一般规定 (20)
4.1.1竣工图基本概念 (20)
4.1.2竣工图的编制范围 (21)
4.1.3竣工图编制方法 (21)
4.1.4竣工图绘制要求 (23)
4.1.5竣工图的汇总 (25)
4.2单项工程竣工图编制规定 (25)
4.2.1定线数据竣工图 (25)
4.2.2路线平面、纵面竣工图 (25)
4.2.3路基工程竣工图 (26)
4.2.4路面工程竣工图 (27)
4.2.5大、中桥梁工程竣工图 (28)
4.2.6小桥、涵洞、通道竣工图 (29)
4.2.7互通式立交工程竣工图 (30)
4.2.8收费设施工程竣工图 (31)
4.2.9交通安全设施工程竣工图 (31)
4.2.10监控和通信工程竣工图 (32)
4.2.11供电照明系统竣工图 (33)
4.2.12服务区土建工程竣工图 (33)
4.3竣工图编制流程 (34)
4.3.1前期基础资料准备 (36)
4.3.2竣工草图绘制 (36)
4.3.3竣工草图绘制检查 (36)
4.3.4竣工草图报送 (36)
4.3.5监理单位审核 (37)
4.3.6管理处抽查 (37)
4.3.7竣工图定稿 (37)
5竣工文件组卷及整装要求 (37)
5.1竣工文件组卷要求 (37)
5.2案卷内科技文件材料的排列 (39)
5.3案卷的构成及编目 (41)
5.4案卷装订要求 (45)
6竣工文件电子化管理 (45)
6.1电子化基础工作 (45)
6.1.1试验检测数据处理系统 (45)
6.1.2图文资料与竣工档案管理系统 (46)
6.2电子文件管理办法 (47)
6.3电子文件形成 (47)
6.4电子文件扫描质量要求 (48)
6.5电子文件的归档 (49)
6.6电子文件的移交和接收 (50)
7竣工文件审查 (52)
8竣工文件验收和移交 (52)
9工程交（竣）工档案专项验收 (53)
10附则 (54)
附件 (54)
附件1合同段单位、分部、分项工程划分原则表 (54)
附件3分项工程质检用表目录 (54)
附件5文件材料归档范围、保管期限及责编单位一览表 (54)
附件6监理、施工单位综合文件分类大纲 (54)
附件7 建设、监理、施工单位文件案卷题名案例 (54)
附件8档案盒格式 (55)
附件9卷内目录填写案例 (55)
附件10 档案移交书 (55)
1竣工文件编制总体要求
1.1总则
（1）为规范广东省龙怀高速龙川到连平龙连段项目竣工文件材料立卷归档工作，保证建设项目档案质量，使其能够完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》、《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）、广东省档案局广东省发展改革委员会《转发国家档案局国家发展和改革委员会关于印发<重大建设项目档案验收办法>的通知》档发[2006]32号、《交通建设项目档案专项验收办法》交办发[2007]436号、《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》(交办发[2010]382号)、《公路工程竣(交)工验收办法》交公路发[2010]65号、《关于印发广东省交通运输厅关于公路建设工程项目档案的管理办法》粤交办[2012]406号、中华人民共和国行业标准CJJ/T117-2007《建设电子文件与电子档案管理规范》、GB/T11822-2008《科技技术档案案卷构成一般要求》、《照片档案整理规范》及国家有关规范、标准和规定，结合本项目的具体情况，特制定本暂行办法。

若有新的制度或规定,将另行发文，两者有冲突的话，以管理处新发文件为准。

（2）本办法所称竣工文件是指广东省龙怀高速龙川到连平龙连段项目在提出、立项、审批、勘察设计、施工、竣工等全过程中形成的具有保存、查考利用价值的文字材料、图纸、图表、计算、声像等各种形式和载体的文件材料。

（3）竣工文件是工程建设的原始记录，是对工程建设整个过程的真实记载，又是检验工程质量、结算工程建设投资、交付使用、建立固定资产的重要依据，它还是新建工程投入运营、使用、管理、维修、养护、确保生产能力的参考依据。

在工程改建、扩建时，也将是不可缺少的重要基础及依据性资料。

（4）竣工文件的形成、整理、编制和归档工作应当与广东省龙怀高速龙川到连平龙连段项目建设、竣（交）工验收同步进行。

（5）广东省龙怀高速龙川到连平龙连段项目各参建单位在进行竣工文件编制工作时，均应遵守本办法。

（6）凡建设期间国家、省、市等上级主管部门颁发新规定时，项目各参建单位均应按要求执行新规定，涉及向不同部门移交档案时，应按接收部门要求或
相关规定执行。

1.2组织机构及职责
1.2.1组织机构
为保证各参建单位能在各自职责范围内做好与本项目有关文件材料的形成、积累、整理和归档工作，管理处明确了档案工作分管领导并建立项目档案管理架构（见图1），各参建单位应根据管理处要求层层建立档案管理岗位责任制。

图1 项目档案管理架构
1.2.2各单位职责
管理处就参加本项目建设和管理的监理、施工单位档案管理职责规定如下：
1.2.2.1建设单位
广东省龙怀高速龙川到连平龙连段管理处对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理、科研等参建单位进行有效的监督、指导，确
保项目档案工作与项目建设同步进行。

项目档案业务上受省交通厅及省、市档案主管部门的指导与监督。

在工程开工前编制该项目的竣工文件编制办法并组织各参建单位进行学习。

管理处将根据工程进度填写《国家、省重点项目档案管理登记表》并报送省档案局、省交通厅等行业管理和上级部门。

1.2.2.2监理单位（或试验检测中心）
（1）监理单位必须成立与项目档案管理相适应的管理机构和人员，明确分管工程档案的领导，在管理全过程中不允许随意更换项目档案管理人员（管理处要求更换除外）。

（2）按时完成与工程监理有关的档案收集、整理、保管和移交工作。

（3）各监理单位应将竣工文件的编制和档案整理工作作为工程质量监理工作的内容之一，对承包人进行监督管理。

（4）及时全面审查施工单位上报的工程档案，监理必须慎重行使个人签字权，对已签认文件的准确性、真实性和完整性负责。

（5）督促和协助施工单位技术负责人审查竣工文件编制是否完整、准确，并签字确认，切实保证竣工文件的内在质量。

（6）协助管理处对各参建单位的原始记录情况、资料整理情况、电子文件的编制情况进行检查并形成相应的记录文件，并责令各参建单位限期整改在检查中被发现的问题。

（7）监理单位要参与项目档案预验收和正式验收，并在项目档案验收会议上汇报项目档案质量的审核情况，并配合及协助项目档案验收组的档案验收工作。

1.2.2.3施工单位
（1）施工单位必须成立与项目档案管理相适应的管理机构和人员，明确分管工程档案的领导，在管理全过程中不允许随意更换项目档案管理人员（管理处要求更换除外）。

（2）负责施工单位职责范围内竣工资料的形成、收集、积累和整理。

（3）按时完成与工程施工有关的档案收集、整理、保管工作；按项目档案的规范要求进行自检，提供需要计量的工程的相应档案资料、工程图纸等。

（4）负责竣工图的编制。

（5）对上报的项目档案的真实性、准确性和完整性负全责，即使得到监理、档案管理组和业主的签认，施工单位仍不能免除在该方面的责任。

（6）按管理处要求上报档案资料及电子资料的整理情况。

（7）施工单位应参与项目档案预验收和正式验收会。

1.3竣工文件管理控制措施
1.3.1总体控制措施
（1）工程档案管理工作应与高速公路建设同步进行，即从项目立项开始就着手进行文件材料的收集、积累和整理工作。

在工程实施阶段，检查工程进度与施工质量时，要同时检查工程档案的收集、整理情况。

进行单位、分部、分项工程质量等级评定和单项工程验收时，要同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量，并在验收后，及时整理归档，基本做到工程完工，资料整理基本完成。

全过程对竣工文件的质量控制，实现竣工文件的形成、整理、归档要按“三个同步”来进行，即：工程立项开工与工程资料收集同步、工程施工过程与工程资料形成同步、工程完（竣）工验收与合同交（竣）工资料验收同步。

（2）本项目将建立“四纳入”和“三参加”制度对档案工作实施管理。

“四纳入”即将建设工程文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入工程计划管理工作；纳入施工管理及考核范围；纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责中；纳入经济责任制。

“三参加”即建设项目专职档案员要参加工作例会和工程质量评定会；参加设备开箱验收；参加工程合同段验收和项目交工和竣工验收。

（3）项目档案管理工作质量的高低是衡量高速公路建设质量的一个重要方面。

对于未能按要求完成竣工文件编制和档案整理工作的，管理处将通过扣发工程质量保证金等措施督促相关单位做好档案管理工作。

1.3.2过程控制措施
本项目以档案管理系统为载体，制定全方位的档案管理方案；全程跟踪、监督档案管理进度，有效保障项目档案管理工作及时、真实、准确、完整、系统。

1.3.
2.1建立健全档案资料管理体系
为有效开展档案管理工作，项目管理处、监理单位、施工单位共同成立项目档案管理小组。

在日常档案培训、检查、电子化、竣工图编制、档案验收工作中，以小组为单位开展工作。

档案管理小组要求监理单位及各施工单位成立竣工文件编制小组，形成档案由专人负责编制，专人进行管理。

1.3.
2.2明确编制标准，进行专业人员培训
本项目以“建设一流项目，创建一流工程档案”为竣工文件编制的基本宗旨，以认真贯彻国家有关规定为竣工文件编制的基本法则，以竣工文件的形成、整理、编制和归档工作与项目建设和竣(交) 工验收同步进行为竣工文件编制的基本要求。

在此准则下，结合项目特点并根据项目实际情况，按照交通部门对公路工程档案的有关规定，借鉴其它高速公路的宝贵经验，管理处、编制《广东省龙怀高速龙川到连平龙连段项目竣工文件编制办法》，下发给各施工单位及监理单位，统一模式，使资料收集工作有章可循，有据可依。

开工后，档案管理小组举办档案资料管理培训，同时，为达到档案移交进馆的要求，邀请上级档案主管部门专业人员进行现场授课指导。

为提高全线档案资料员的专业素质，要求全线所有的档案员都参加档案编制学习，符合资格后才能参与本项目的竣工档案资料编制工作。

1.3.
2.3统一单位、分部、分项工程划分原则
工程开工之前应按《公路工程质量检验评定标准》（JTG F80/1-2004）及广东省龙怀高速龙川到连平龙连段项目合同段单位、分部、分项划分原则表中的要求进行单位、分部、分项工程的划分，为竣工文件的编制做好准备工作。

管理处依据相关标准结合项目实际情况，统一了本项目单位、分部、分项工
程划分原则（附件1）。

由施工单位依据工程划分原则，完成本项目单位、分部、分项工程划分工作并由监理单位审核通过后，报备管理处。

施工过程中，若由于工程变更等原因，
导致工程划分变动的，由施工单位依据划分原则调整工程划分报监理审查通过后，报备管理处。

1.3.
2.4统一工程单元编码原则
本项目引进了档案管理系统。

为方便系统各软件间共享、关联及网络查询，管理处要求各施工单位在公路工程质量评定检验系统启动后，完成系统中分项工程所含工程内容的细化工作（细化为单个构件）的同时对细化工程单元进行工程编码。

为统一本项目各合同段工程单元编码，管理处明确了档案系统中分项工程细化内容编码原则（附件2）。

1.3.
2.5统一工程用表
项目施工技术资料需用到的各类评定表、质量检查表、施工检查表、试验记录表，监理组织施工单位根据工程实际情况并结合广东省质量监督检查站的公路工程管理用表，统一了广东省龙怀高速龙川到连平龙连段项目工程用表，同时明确“分项工程质检用表目录”（附件3）。

各施工、监理单位根据各合同段的实际情况选填相关分项表格。

若施工过程中，因施工工艺变化，在“分项工程质检用表目录”没有相关用表时，施工单位应向监理单位或业主单位提出，由监理单位草拟相关用表，报业主批示后增加使用。

监理单位指导各施工单位建立统一的施工文件整理台帐，以避免施工过程中因工程实体的变化和表格的变化，而导致竣工资料的不必要返工。

1.3.
2.6依据工程划分，统一工程质量评分程序
依据单位、分部、分项工程划分，为避免因理解方式不同导致出现不同的评分方式，各监理及施工单位均遵照《公路工程质量检验评定标准》（JTG F80/1-2004）有关规定进行评定。

1.3.
2.7推行资料首件制
为保证各参建单位同种工序质检资料用表统一和填写规范，本项目要求各监理单位对质检资料管理实行“首件制”。

具体实施要求如下：
（1）每个不同类型的分项工程开工时，监理单位应组织施工单位和驻地办编制工序资料样板和工序用表目录。

（2）在各单位编制的资料样板和工序用表目录的基础上，监理单位根据管理处印发的分项工程质检用表目录和施工现场情况，结合所管辖各施工单位不同施工工艺，审核工序用表后，印发分项工序用表目录和填写要求，并同时报备管理处。

（3）在监理单位印发分项工序用表后，各施工单位应组织各工区资料员进行培训，培训应有记录，避免因个人理解差异造成资料用表和填写形式不统一。

（4）当涉及2个监理单位同类型分项工程同种施工方法的工序用表不一致时，由管理处召集相关人员讨论并统一。

（5）若涉及因施工内容、方法和工艺等发生变化，出现管理处印发的施工用表不适用的情况时，由监理单位组织施工单位按表格变更程序办理增加或修改用表，并同时报备管理处。

1.3.
2.8利用档案系统平台实现竣工资料电子化管理，提高竣工资料的利用价值
项目从立项到竣工验收整个过程会形成大量的竣工资料，竣工资料的形成、保管、检索利用变得困难，采用先进的管理手段对竣工资料进行管理将会提高竣工资料的利用价值。

（1）项目开工后，利用竣工文档系统对各种管理性文件进行电子化管理，减少资料查询和检索利用的工作量。

（2）从项目开工就电子化管理设计图纸，并采用竣工文件管理系统进行管理便于查询和检索，以提高其在施工过程中的利用。

（3）施工、监理单位在完成纸质的基础上通过扫描实现电子化，运用档案管理系统完成档案文件的整理组卷及归档工作，同时为计量支付提供可靠的依据。

（4）施工过程中根据设计图纸、变更图纸、变更工程数量表及变更令形成
电子版竣工图，并采用档案系统进行管理，为工程计量支付、结算、决算及审计提供可靠的依据。

1.3.
2.9开展监督检查及指导工作
（1）在工程实施期间，档案管理小组通过定期检查和不定期抽查，要求各施工单位及监理单位随时保证资料的及时性、真实性及完整性。

对发现的问题及时下发整改通报要求承包人整改落实。

（2）项目档案管理谨遵“提前策划、前紧后松”的原则，在项目档案管理工作完全规范之前，档案管理小组每月定期开展档案检查，并将检查结果形成检查通报予以印发。

检查结果提交给管理处相关的部门，并针对检查情况进行评比，以此来鼓励与鞭策各施工单位。

（3）档案管理小组将会同管理处相关部门开展月度及季度大检查，并在检查通报中体现档案检查情况。

1.3.
2.10通过计量支付手段，确保工程档案资料与工程同步进行
为做到档案资料与工程同步，施工单位计量支付文件报管理处工程部预审时，对计量文件相对应资料进行审查，所申报计量的分项工程，如果资料不完善的不予以计量。

1.3.
2.11严格审查分项完工资料，有效控制竣工文件过程整理进度
通过竣工文件整理阶段性工作的控制，为合同段交工验收时，工程档案能与工程实体同步收口奠定基础。

管理处在通过开展档案检查和计量支付方式控制日常档案资料进度的基础上，结合以分项工程为控制单元，控制工程技术资料的阶段整理工作进度，将竣工文件的整理工作过程化。

分项工程施工技术资料达到整理要求后，由监理单位签发分项工程完工证书，凭分项完工证书进行分项完工计量。

1.3.
2.12严把档案资料审查与入库关
各施工单位竣工资料编制完成后，交监理处预审合格，如果不合格，各单位应该按要求进行整改。

2竣工文件构成与整理
2.1竣工文件组成
（1）项目档案资料总共由十部分构成。

表1 档案资料分类
（2）管理处结合项目管理模式、管理处机构设置及部门职能划分原则，对本项目档案资料归档范围、主要流向、保管期限及责任编制单位进行了划分（附件5）。

2.2竣工文件的归档范围与责编单位
管理处负责组织协调本项目整个竣工文件的编制工作。

施工、设计、监理单位在完成各自竣工资料的编制工作后，应分别向业主及有关档案管理部门移交。

依据本项目“项目文件材料归档范围、主要流向、保管期限及责编单位一览表”，特就各责编单位职责范围内的资料收集和整理作如下说明：
2.2.1建设单位
建设单位完成责编单位为建设单位的所有资料的收集、整理和归档。

其中，可行性研究、交（竣）工验收阶段所形成的文件材料由管理处会同相关主管部门负责整理立卷。

管理处的综合管理性文件材料可按问题、时间或重要程度整理、
组卷。

项目征地拆迁文件、招投标及合同文件、工程造价文件、工程决算及审计报告等有关文件材料分别由管理处相关部门根据文件材料形成的阶段、性质、内容分类整理、组卷。

2.2.2设计单位
本项目的设计资料由管理处相关部门会同设计单位完成收集和整理。

工程项目设计文件材料包括设计基础材料和设计文件。

地质勘察资料、初步设计、总体规划设计、工程概预算、施工图设计、专项工程勘察设计文件、设计计算书等，由管理处会同设计单位按项目、分不同阶段及专业分别整理、组卷。

2.2.3施工单位
负责各自施工阶段形成的文件材料的收集、整理和组卷。

（1）工程项目施工阶段形成的文件材料，包括施工过程中产生的一切施工技术资料及原始记录、统计资料、综合文件等，原则上一律以合同段为单位分别编制，各合同段的起终点桩号以施工图设计为准。

（2）当一个承包人同时承建同一项目的若干单位工程时，工程施工综合文件可以合并组织，工程施工技术文件则应按单位工程组织。

当一个单位工程由若干承包人承建，各承包人应各自组织整理所承建工程的工程施工文件材料，然后由管理处或指定的承包人进行汇总。

（3）竣工图（纸质竣工图和竣工图磁盘数据文件）是建筑工程在施工中所绘制的一种“定型”图样。

它是建筑物、构筑物工程施工结果在图纸（或图形数据）上的反映，是最真实的记录，是竣工档案的核心。

竣工图由承包人负责编制，因重大（特大）设计变更需要重新绘制竣工图，要分清原因，由责任方负责。

2.2.4监理单位
建立单位完成工程项目监理文件材料的收集和整理。

工程项目监理文件材料，包括监理综合文件材料、监理指令、停（复）工令、
备忘录、有关会议纪要、施工质量及进度、合同等的管理文件，工程计量与支付（含监理单位及所管辖合同段）、与合同各方的往来文件、监理抽检资料等均由监理单位按合同段、阶段、问题分类等进行整理、组卷。

2.2.5，科研单位
科研项目文件材料由科研单位按课题从准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段收集整理相关资料。

2.3竣工文件的整理方法
项目档案主要包括项目行政档案和项目工程档案，项目行政档案部分在《（质量管理办法汇总）》中已有详细的介绍，在明确各参建单位档案资料归档范围的基础上，针对项目工程档案资料的整理方法作如下说明：
2.3.1工程档案的形成与整理
项目实施过程中，针对各参建单位形成的项目工程档案，有关整理要求分述如下：
2.3.1.1建设单位
2.3.1.1.1可行性研究
在项目可行性阶段，按基建程序流程规定的先后顺序，遵循请示与批复配套，批复在前请示在后的排列顺序整理、组卷。

2.3.1.1.2项目开工手续类文件
项目开工手续类文件包括开工申请及批复，施工许可证等文件，按程序审批先后顺序排列组卷。

2.3.1.1.3征地拆迁资料
征地拆迁资料分综合部分、征地拆迁合同及相关文件、征拆往来文件三大部分整理。

（1）综合部分资料主要按用地手续、征拆共用资料、征拆统计资料三类按时间先后顺序整理、组卷。

其中用地手续含项目规划选址意见书、用地预审、规划许可及相关征地批文等，按行政办理程序的先后顺序整理。

征拆共用资料含共用的测绘、评估合同以及征拆方面共用的其他资料，按时间先后顺序整理。

（2）征地拆迁合同（协议书）及相关文件整理时以合同为主线，将与征拆合同事项有关的合同（协议书）签署过程中有关请示、合同谈判会议纪要及相关备忘录、合同（协议书）的费用支持、支付文件，合同（协议书）范围内的测绘、评估报告等资料形成的先后顺序整理、组卷。

（3）征拆往来文件主要包括征地拆迁的请示报告及相关批复文件和征拆协调类来往文件。

征拆往来文件按问题、类别、时间进行整理。

整理过程中，不论请示或函件，凡协调同一问题的文件均一起归档。

若文件无法按问题分类整理时，应采用类别（上行文和平行文）分类整理。

其中来往文件归档须遵循请示与批复（来函与复函）配套整理。

2.3.1.1.4项目招、投标文件
（1）招投标文件材料的组成，如下表所示：
招投标文件材料的组成
（2）招、投标文件的归档整理
一般情况下，建设项目招、投标文件的归档过程在区别招投标内容的基础上，应基本遵循招、投标过程的几大阶段及基本程序，在招、投标阶段工作结束后三个月内完成归档工作。

招、投标文件所有归档文件均要求为原件（正本），归档目录严格遵循科技档案卷内目录格式。