苗圃场档案管理规章制度

文书处理制度
为提高本中心苗圃场文书工作的质量和办事效率,使文书处理工作及机关文件的运转有条有理的进行，根据上级有关规定，结合我场工作的实际情况，特制定本办法。

一、收、发文的要求及办理程序
本中心苗圃场的收文,除署名个人和科室的外，由办公室拆封、登记,送办公室主任提出处理意见。

文件交接要履行签字手续。

2、上级机关来文，除需承办和传达贯彻的以外,其它只供场长、副场长、办公室主任阅。

3、上级主管机关的来文凡属贯彻执行的,根据文件内容，可先送分管的副场长阅批，再送场长阅知，需科、室办理的由主管副场长提出处理意见和要求。

4、收到业务文件、电函，先送办公室主任提出拟办意见，然后送领导批办或有关科室处理。

5、为缩短阅文周转时间,加快文件的运转速度，一般文件送到后要在三天内阅完。

6、凡本中心苗圃场起草上报、下达的文件，其内容必须与有关的方针、政策和实际情况相符合,观点明确,分析得当，措施有力，能解决实际问题。

字迹清晰,标点确切、文件格式符合规定请示问题要一文一事，不能与报告混在一起。

二、对科、室需办文件的催办
1、需各科、室办理的文件，由各科长负责催办，办理结果要及时反馈于阅批文件的领导或办公室负责人。

2、办理文件的时间。

要在规定时间内办结。

凡急件都要加速运转,尽快办理，如在规定时间内办不完者，及时向领导汇报说明情况。

3、文件办理完毕后，由承办人将办理情况注入文件处理卡片办理结果栏内,并注明办理人姓名，日期。

三、打印和用印
1、对需打印的文件、材料一律用钢笔或毛笔抄清，交办公室负责人签发后，方能送打字室打印。

2、打印文件要按格式要求，保证质量，准时完成，做到不积压不误事。

并精确计算印刷分数，以节省开支，打字室要有工作记录，月终要做出小结，向办公室负责人汇报.
3、印章由办公室管理，并建立用章登记制度。

使用党组印章需经党组书记批准，使用场的印章经场长或副场长批准，使用办公室印章需经办公室主任批准。

立卷归档制度
为系统完整地保存我中心苗圃场在工作中形成的各种门类、载体的档案，提高文件材料的归档质量,特制定如下制度：
一、归档范围
凡能反映本苗圃场主要职能和基本历史面貌的,具有查考利用价值的文件材料均属归档范围.
1、良种基地或苗圃总体设计方案
2、上级批复文件及各类协议书；
3、年度计划、总结、阶段性总结、调研报告等；
4、本苗圃场历史沿革、大事记
5、各级来文，发文、请示报告、上级材料及各类会议中有保存价值的材料或记录
6、良种基地营建技术与方法
7、林木良种种子、穗条及良种苗木的生产情况、加工情况、质量检验情况、销售和使用情况,以及推广良种面积等的记录。

8、林木种子来源情况、加工情况、质量检验情况、贮藏保管情况、育苗及苗木管理和出圃情况等的记录.
9、在良种基地和苗圃建设过程中形成的照片、录音、录像等
10、植物标本、荣誉实物（奖状、锦旗、奖杯、奖牌）、各类证书
11、基本建设工程,如办公室、库房、林道、水利等施工依据、工程预决算、设计图纸、实施方案及工程竣工验收报告等
12、各种仪器设备的图纸、说明书、操作规程,以及购置、使用、维修、报废等的记载
13、上级补助资金到位情况、自筹资金情况、使用情况，收支和帐务往来情况等
14、本苗圃场成立、合并、撤销、更名、启用印章的请示、批复及文件材料；
二、归档时间：
1文书档案要随时归档；
2业务档案按要求归档;
3基建档案竣工后及时归档;
4仪器设备档案在购置，维修后及时归档;
5会计档案按要求归档；
6声像档案要随时归档；
7实物档案要随时归档;
三、归档要求
卷内文件材料页号编写、案卷封面填写、卷内目录填写齐全、准确，案卷题名简明确切;遵循文件材料自然形式规律和特点；保持文件间有机联系，区别不同价值，便于保管利用;案卷装订整齐,结实、美观。

档案保管制度
为了维护中心苗圃场档案的完整与安全，延长使用寿命，更好地发挥其作用,特制定以下规章制度：
1.档案工作人员必须熟悉档案业务，认真负责，严格遵守保密制度。

2.档案室内严禁烟火、易燃、易爆物品一律不准带入库房或在库房
附近堆放。

3.档案管理人员定期检查档案保管状况,增加设备，控制库房的温度
在14—20摄氏度，相对湿度50-65％，并做到防盗、防火、防水、防尘、防潮、防霉、防鼠、防虫、防光。

4.非档案管理人员不得随意进入库房，档案室和档案橱要及时上锁，
并妥善保管好钥匙.
5.对破损或变质的档案要及时采取措施，进行修补或复制，并建立
登记制度。

6.档案对接收、移出、外借必须履行登记手续，借出档案需在规定
时间内归还。

7.每季度对档案数量、质量进行一次局部检查，每半年对全部档案进行一次全面检查，发现问题及时向主管主任报告,并做好安全检查记录。

档案利用制度
1、凡本苗圃场人员查阅档案,一般不准拿出档案室，并禁止原文照抄.特殊情况,必须外拿时，要办理借阅手续，借阅时间为三天,逾期不能归还者要办理续借手续，严禁转借。

2、查阅党组会议记录，必须经党组成员批准，非党人员不准查阅；场长办公会记录须经场长或副场长批准。

查阅时只能看有关部分,不准扩大查阅范围。

3、凡外单位来我室查阅档案,应持单位介绍信,经有关领导批准后方可查阅.
4 、查阅人员要精心爱护档案，不许在案卷上划点、划线、涂改、抽拆、折叠、加注符号等。

5、查阅档案必须在《档案利用本》上登记,以便汇总档案利用情况.
档案登记统计制度
为及时准确的掌握本局工作发展情况,制定档案工作规划，加强档案管理，提高档案管理水平，特制定制度：
1、对档案收进、移出、销毁、利用、人员等情况的数量、状况进行登记统计.
2、登记统计工作要坚持“准确、及时、科学”的原则，做到实事求是，如实准确的反映情况.
3、每年按照档案部门和上级的要求，认真填写档案烜卡片，案卷目录登记等各种门类的统计报表。

4、各种登记统计表薄，由具体负责该项工作的同志随情况变化及时进行统计汇总,按档案部门和上级要求及时上报.
5、登记、统计均应按表、薄、卡的不同要求，进行填写，并认真做好说明和指标解释，如遇特殊情况可在备注中进一步说明。

档案鉴定销毁制度
档案的鉴定销毁是一项非常严肃的工作。

为对历史负责,认真准确地做好这项工作,特制定本制度。

1、根据本机关档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，准确地制定档案的存毁.
2、档案鉴定、销毁小组成员在组长的领导下，会同档案人员，按照有关规定,对保管期限到期的档案认真鉴定.
3、对鉴定后确定无继续保存价值应销毁的档案要登记造册。

4、对登记造册该销毁的档案，必须经分管局长批准后,由主管领导和档案管理人员（二人以上)在指定地点监销,并在销毁造册上签字.
档案保密制度
1、严守机密。

档案原则上不能借出，不得随便摘录，如有特殊需要，须经有关领导批准，但不得拆散原卷册,并限期交还。

经批准摘录的材料，要经档案管理人员核对,用作证明的，在证明材料上加盖公章，说明出处。

2、严防向外泄漏档案资料内容和私自外借档案资料。

3、严格执行专人管理档案库房钥匙制度,认真坚持下班、外出清桌上材料和关窗锁门制度。

4、经领导批准销毁的档案资料和不需立卷的材料，要进行登记后派专人到造纸厂监消，不准当废纸出卖.
5、要严守工作岗位,发现档案、资料有被盗可疑情况，要及时向领导汇报,以便采取措施进行侦破和补救。