工程合同档案条款

工程合同档案条款
一、合同档案的建立与保管
合同一经签订，双方应共同建立完整的合同档案。

该档案包括但不限于合同正本、附件、
变更协议、相关的技术资料、会议纪要、进度报告等。

所有文件应当按照约定的格式和要
求进行归档，并由双方指定的专人负责管理。

合同档案应妥善保管在双方认可的安全地点，以便于随时查阅和使用。

二、合同档案的内容与更新
合同档案应详细记录项目的基本信息、合同金额、工程范围、工期要求、质量标准、付款
方式等关键条款。

任何对合同内容的修改或补充，都应及时更新到档案中，并经双方授权
代表签字确认。

确保合同档案的内容始终反映最新的合同状态，以便在必要时作为执行和
解决争议的依据。

三、合同档案的使用与查询
双方均有权在工作时间内查阅合同档案。

如需复制档案资料，应事先提出申请并获得对方
同意。

查阅或复制合同档案时，应确保不影响档案的完整性和安全性。

合同档案的使用应
遵循保密原则，未经允许不得向第三方泄露合同内容及相关商业秘密。

四、合同档案的变更与解除
在合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更或解除合同，必须按照合同约定的程序进行。

所有变更或解除的行为都应形成书面文件，并作为合同档案的一部分予以保存。

这些文件
对于双方了解合同变更的历史背景、原因及后果具有重要意义。

五、合同档案的争议解决
当合同履行过程中出现争议时，双方应首先参照合同档案中的相关条款进行协商解决。

如
果协商不成，可以依据合同中约定的争议解决机制，如仲裁或诉讼等方式解决。

在此过程中，合同档案将发挥至关重要的作用，它不仅是判断事实的基础，也是裁决的依据。

六、合同档案的终结与归档
合同履行完毕后，应对整个合同档案进行整理，包括收集最终的结算资料、验收报告等。

整理完成后的合同档案应由双方共同签字确认，并进行适当的归档保存。

这不仅有助于未
来可能的追溯查询，也为类似项目提供宝贵的经验和参考。