档案员职责及档案管理制度

档案员职责及档案管理制度档案员职责及档案管理制度
一、制度目的本制度的目的是为了规范公司档案管理工作，确保公司各类档案的安全、完整、有序的保存和利用，同时保证档案使用的准确性和及时性，保护公司合法权益。

二、范围本制度适用于公司所有单位、部门、员工，涉及到所有的纸质档案、电子档案及移动存储设备中的数据信息。

三、制度制定程序本制度由公司档案管理部门负责起草，经公司领导班子讨论、审批后，由公司法务部门组织专家对该制度进行审查，审查筹备组将审查情况和审查意见书报公司领导批准，最后由公司领导批准后正式颁布实施。

四、相关法律法规及公司内部政策规定本制度的制定，必须遵守以下法律法规及公司内部政策规定：1.《中华人民共和
国档案法》、《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国劳动合同法》、《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国劳动保障监察条例》等相关法律法规；2.公司内部档案管理
的有关规定。

五、制度名称本制度名称为档案员职责及档案管理制度。

六、制度内容1.档案管理的基本原则公司档案管理实行完备性、合规性、安全性、保密性原则。

（1）完备性原则：要
求档案齐全、准确、完整、可靠，确保档案资料及时整理、归
档和更新，避免信息的空缺、遗漏、重复、混淆等问题。

（2）合规性原则：要求档案管理必须符合国家法律法规和公司内部政策规定的有关要求。

（3）安全性原则：要求公司对重要档
案设置防火、防盗措施，保证档案的安全性。

（4）保密性原则：要求档案妥善保管，不泄露公司重要资料，确保公司利益不受损失。

2.档案管理的职责和分工（1）公司档案部门负责档案管理工作，并按照公司内部规定，制定档案管理计划和工作流程，并对档案进行分类、编目、整理、归档等工作。

（2）各部门
应按照档案管理部门的要求积极参与档案管理工作，对部门内产生的各类档案从产生时就应将其归纳整理并按照规定传送到公司档案管理处进行统一管理。

（3）各员工应遵守公司规章
制度，遵守档案管理制度，认真填写各类信息表格，并进行签名盖章。

3.档案管理的程序和方法（1）档案归档：各部门应在文件或档案产生时即时归档，进行编号、装订、密封等工作，保证档案的安全可靠。

（2）档案检索：档案管理部门可以根据管
理的需要，对归档的档案进行检索。

（3）档案移交：各部门
负责档案移交时，应按照档案管理部门的要求进行分类、编目、整理、装订、标识及呈送流程。

（4）档案销毁：档案达到规
定保存期限或已无法使用时，需进行销毁，销毁应按照相关规定执行。

4.档案管理的责任追究（1）对于档案管理中出现的错误、疏漏、遗失、损毁、泄密等情况，由责任部门及责任人承担相应责任并进行处理。

（2）档案管理部门一旦发现管理不当、
违规操作等问题，应立即向领导层报告，并对发现的问题进行调查处理。

七、执行程序通过宣传、培训、监督等方式，确保每位员工都能够了解和执行本制度的各项规定。

八、制度改进和完善为了不断提高档案管理水平和效率，公司档案管理部门应不断改进和完善相关制度，并及时进行宣传顺应时代发展的需求对制度进行更新。

注：本文所列举的法律法规等，为AI技术所搜集，如与正式的实施版本存在不同，请以发布官网材料为准确参考。