列表

列表I：如何在Excel 2003 中使用列表一、概述
您可能要对Excel 行和列中的数据进行排序、筛选和汇总。

在Excel 2003 中，您可以通过一种行之有效的方法来执行这些任务，即使用新的“列表”命令。

何为列表？列表是指按一定条理组织的数据行，例如地址、客户名称、产品名称以及季度销售额，等等。

如果您熟悉Excel，那么您可能会觉得本课程中的一些功能曾经使用过，如自动筛选箭头，但是您将会发现，您完全可以以一种全新而且更便捷的方式将它们应用于数据。

二、创建列表
在Excel 2003 中，新的“列表”命令位于“数据”菜单中。

在本课中，您将学习如何使用“列表”命令来创建列表，该命令是Excel 2003 的新增功能。

虽然在输入列表数据时可以不使用“列表”命令，但这种新方法具有许多优点。

当您了解到它是如何处理汇总时，就会体验到这些优点。

三、使用“列表”命令
单击“创建列表”命令...
...打开“创建列表”对话框。

假定您已经在Excel 中输入了销售人员的某些数据，并且为该数据
的每一列输入了“姓名”和“日期”之类的标题。

列表应以列标题开始，
以便真正对数据进行组织。

在Excel 中，数据的条理性至关重要。

要让Excel 将该数据视为列表，请单击数据中的任意单元格，指向“数据”菜单中的“列表”，然后单击“创建列表”。

此时将显示“创建列表”对话框，请单击“确定”，以确认您的数据具有
标题（列标题），并且指定数据是要包括在列表中的数据。

还可以突
出显示单元格区域，以便用它来创建列表。

注意如果列表没有标题，Excel 将为您创建标题。

这些标题的名称将为“Column1”、“Column2”，等等。

标题栏几行的话，用最底栏如A1、A2两栏为列表标题，把A、1，改成A、2就可以了。

四、现在，您已经具有了一个列表
标题行中会自动添加自动筛选箭头。

列表周围会显示深蓝色边框。

现在，这些数据就组成了一个列表，并且列表中的每一列在列表顶部的标题行中都有自动筛选箭头。

下一课将详细介绍这些箭头，那时您会发现，这些箭头使得对列表数据的排序和筛选操作变得非常简单。

列表周围的深蓝色边框表示列表中包含的单元格区域。

使用“列表”命令时，工作表中可以有多个列表。

蓝色边框可将各个列表区分开，这有助于您区分列表数据和其他工作表数据。

如果在列表外单击，深蓝色边框将变为浅蓝色边框，并且列表顶部的箭头将会消失。

下一节将介绍列表底部的星号。

注意标题行中的自动筛选箭头是自动添加上的，这是Excel 2003 中的新功能。

在以前的版本中，您必须自己添加箭头。

五、为列表添加行或列
1．将另一姓名张三添加到单元格A8 时...
2．将在单元格A9 中添加一个新的插入行。

底部包含星号的行是插入行，使用该行可插入其他数据。

一旦在该行中输入数据，即会在列表中添加另一个空的插入行，这样，您便可以继续添加数据。

如果在列表外单击，插入行和星号将会消失，并且列表边框将会上移一行。

只需通过在右侧的空列中键入内容，即可为列表添加列。

列表将自动扩展以包括该列。

六、合计值
1．单击“列表”工具栏上的“切换汇总行”按钮...
2．为列表添加“汇总”行。

Excel 2003 中还有一个新的“列表”工具栏。

工具栏上的某些按钮可提供SharePoint® 功能，本课程对此不做介绍。

但是，您可能希望马上学习“切换汇总行”按钮。

此按钮可自动汇总列表中的最后一列。

要获取示例中 C 列的汇总，只需单击“切换汇总行”按钮即可。

哇！Excel 额外添加了一个包含文字“汇总”以及总和的行。

请注意，如果最后一列中所包含的内容（例如，名称列）无法求和，Excel 将改为计算项数。

在课程摘要卡中，将介绍如何对最后一列以外的列进行计算。

提示可以再次单击“切换汇总行”按钮来关闭汇总。

此时，“汇总”行将会消失。

七、对列表进行排序和筛选
自动筛选箭头会自动添加到列表顶部的标题行中。

使用“列表”命令创建列表时，将自动为列表添加自动筛选箭头。

在本课中，您将学习如何使用自动筛选箭头对列表数据进行排序和筛选。

您还将了解如何使用“列表”命令处理一个工作表上的多个列表。

八、如何排序
单击“降序排列”可以先看到最新的订单。

只需单击列的自动筛选箭头，并在所显示的菜单中选择排序命令，即可对列表中的任意列进行排序。

通过单击“自动筛选”按钮进行排序的功能是Excel 2003 中的另外一项新功能。

假定您要按降序对“日期”列排序，以便可以先看到最新的订单，请单击“日期”标题上的箭头，然后单击“降序排列”，这样就可以了。

注意要一次为多个列的内容排序，请在“数据”菜单上单击“排序”。

此时将打开“排序”对话框，在该对话框中可以选择要排序的列以及排序方式。

在本课的练习中您可以看到如何通过一次操作对多个列进行排序。

九、如何筛选
选择“潘金”以便将列表筛选为只显示潘金的销售额。

筛选列表数据与对列表数据进行排序一样简单。

只需单击自动筛选箭头并进行选择即可。

Excel 将自动只显示指定的数据。

例如，您可以按姓名筛选，以查看潘金的所有销售额而非所有人的销售额。

或者，您也可以按日期筛选，以查看某个特定日期的销售额及其销售人员。

无论为哪个列指定数据，Excel 都会只显示该列以及列表所有其他列中筛选过的行。

在练习单元中，您将创建自定义筛选，以便只查看超过某一金额的销售数据，然后筛选出排在前五位的销售额。

注意如果要隐藏自动筛选箭头，可以指向“数据”菜单上的“筛选”，然后单击“自动筛选”。

如果要显示隐藏的自动筛选箭头，可以执行相同的操作。

十、如何在工作表上创建多个列表
可以向右侧的列表添加行，而不向左侧的列表添加行。

使用“列表”命令时，工作表中可以有多个列表。

可以在一个列表中添加或删除行，而不在它旁边的列表中添加或删除行，这是Excel 2003 中的新功能。

因为使用“列表”命令会自动为每个列表提供它自己的自动
筛选箭头，所以还可以单独对这些列表进行排序。

在Excel 的以前版本中，一次只能有一个列表具有自动筛选箭头。

在Excel 2003 中，当您在每个列表内单击时，都可以激活该列表的自动筛选箭头。

但是请注意，如果您有两个并排的列表，并且筛选过其中一个列表，则另一个列表看上去也像筛选过一样，原因是自动筛选会隐藏整个行，而不是只隐藏所筛选的列表中的行。

列表I：如何在Excel 2003 中使用列表
课程摘要卡
如何创建列表选择要创建为列表的数据区域，或者仅在所需数据内单击。

在“数据”菜单上，指向“列表”，然后单击“创建列表”。

如果您的数据具有列标题，请确保选中了“列表有标题”复选框。

单击“确定”。

如果您的列表没有标题，Excel 会为您创建标题。

这些标题的名称将为“Column1”、“Column2”，等等。

列表由深蓝色边框标识。

当您选择列表外的单元格、行或列时，列表将变为非活动状态，并会被浅蓝色边框围绕。

提示
还可以通过按下CTRL+L、或右键单击后单击快捷菜单上的“创建列表”来创建列表。

如果您根本不希望在单击列表外部时看到边框，请右键单击列表内部。

在快捷菜单上，指向“列表”，然后单击“隐藏非活动列表的边框”。

要重新激活边框，请重复此过程。

这将隐藏或显示工作表上所有非活动列表的边框。

如何添加或删除列表的行和列使用以下任意方法：
在带星号的单元格之一中键入数据。

这将自动在列表结尾添加行，并移动星号以便将下一行标识为插入行。

在列表旁边的空行中键入内容。

列表将自动扩展以包括该行，除非显示有汇总行或者列表的最后一行也为空。

在列表旁边的空列中键入内容。

列表将自动扩展以包括该列。

如果这种方法不起作用，请在“工具”菜单上，单击“自动更正选项”。

在“键入时自动套用格式”选项卡上，选中“在列表中包含新行和列”复选框。

或者清除该复选框以关闭此功能。

在要进行插入或删除的列表中单击。

在“列表”工具栏上，单击“列表”，再单击“插入”或“删除”，然后单击“行”或“列”。

右键单击单元格，再单击快捷菜单上的“插入”或“删除”，然后单击“行”或“列”。

单击并拖动列表的右下角，以便在列表中添加或删除行或列。

如果列或行中包含数据，列表中将包括这些数据。

不能同时添加或删除行和列。

如何对列表数据进行汇总、计数或求平均值要对最后一列中的数据求和，请在“列表”工具栏上，单击“切换汇总行”按钮。

要关闭汇总，请再次单击该按钮。

如果最后一列中包含无法求和的数据，例如是一个姓名列，Excel 将计算项数而不求和。

除求和之外，还可以执行其他计算。

单击包含总和的单元格，其右侧将显示一个箭头，单击该箭头并从菜单中进行选择。

可以在最后一列以外的其他列中执行这些计算。

对该列求和后，请单击另一列中的汇总行，该列右侧将显示一个箭头，单击该箭头并从菜单中进行选择。

如何对数据进行排序和筛选在列表中单击以激活自动筛选箭头。

然后，单击任意箭头并进行选择，以便对该列中的数据进行排序或筛选。

创建自定义筛选
单击要筛选的列中的自动筛选箭头。

单击“自定义”以打开“自定义自动筛选方式”对话框，然后在该对话框中进行选择。

创建“前10 个”筛选
单击要筛选的列中的自动筛选箭头。

单击“前10 个”以打开“自动筛选前10 个”对话框。

选择最大数字或最小数字，或选择百分比。

将列表转换为区域这只是表示您将删除特殊列表功能。

您的数据仍将保留在Excel 工作表上。

如有必要，请在列表中单击以激活“列表”工具栏。

在“列表”工具栏上，单击“列表”。

单击“转换为区域”。

此时将显示一条消息，询问您是否要将列表转换为正常区域。

单击“是”。

该数据不再具有任何特殊列表功能，它只是Excel 中的普通数据。