XX有限公司招标采购管理制度

采购管理制度（XX控股集团有限公司）
2019年10月8日
第一章总则
第一条为规范集团的招标采购工作，加强集团对招标采购工作的管理，确保以合理成本及时选定项目建设所需要的优质供方，根据国家和地
方现行法律法规，并结合集团实际，制定本制度。

第二条集团招标采购部是招标采购工作的归口管理部门，对集团下属各项目的招标采购工作进行统一管理，负责本制度的制定、修订、指导、
监督执行。

第三条本制度适用于XX（控股）集团及各子公司的工程、服务、货物等招标采购工作，当地政府招标办规定的招标则按当地政府招标办的规
定办理。

第二章招标采购原则
第四条透明公正原则：招标过程必须有充分的透明度，各部门积极配合、全面沟通、信息共享，所有招标决策应集体公开决策，杜绝暗箱操
作。

第五条整体招标原则：禁止将项目肢解或化整为零，规避招标。

第六条事前预算原则：施工类工程在招标前，应先根据成本部提供的工程量清单进行统一招标，并由成本部提供参考标底。

除非特殊紧急
情况，否则不提倡在无参考标底的情况下，进行费率招标，。

第七条资格审查原则：所有投标单位都要经过严格的资格审查，符合项目要求的投标单位才有资格参加项目投标。

第八条合理低价中标原则：选择的中标单位应是在满足招标综合要求的前提下，其报价为经评审的合理低价。

第九条充分竞争原则：每次招标都应有充分适量的投标单位参与投标，公司鼓励投标单位积极开展公平竞争，保证招标具有充分的竞争性。

第十条廉洁奉公原则：所有与招标工作相关的员工都应保持廉洁，不得利用职务、职权之变谋求私利、不得损害公司利益，任何人不得影
响招标过程相关人员进行客观公正的评价。

第十一条维护信誉原则：选择投标入围单位、评标、定标时应客观公正，树立并维护公司良好的招标信誉和形象。

第十二条保密原则：各单位的投标文件、评标过程、未定标前的定标意向，都是公司的重要机密，不得泄露或作不当承诺；公司要求各投标单
位对自己的投标资料保密，互不串讲。

第十三条可追溯原则：项目的招标资料须及时收集、整理、保管。

第三章招标实施机构及职能划分
第十四条公司招标采购小组负责公司招标工作的组织实施。

小组成员包括：
公司总经理、成本部、采购部、工程部、设计部等。

第十五条采购部主要职责：依据工程部提供的工程分包项目计划表编制招标采购计划，供方资格审查、维护供方信息，组织招标要点及招标文
件的编制、发标、开标，安排组织评审标书，组织样品管理工作及实
施情况的跟踪，负责招标单位资料的收集、整理、保存，在上述各阶
段的招标工作中，以采购部为主持者。

第十六条工程部、设计部主要职责：提供施工进度控制计划，编制招标要点（技术要点和组织要点），评审技术标，参与谈判，审核确认样品
并对实施情况进行跟踪，全过程参与招标工作。

第十七条成本部主要职责：提供招标用工程量清单与计价取费方式的要求，提供合同范本，提供商务标评标报告与建议，根据需要参与谈判，依
据采购部提供的定标说明编制与签订合同。

第四章采购方式与相关部门
第十八条采购方式：直接询价采购、议标采购、招标采购、战略采购。

第十九条直接询价采购、议标采购的适用范围及相关部门：
1、政府垄断工程（水、电、煤、采暖）由前期部与当地相关政府部门沟通
后报成本部直接商谈、经集团领导同意后签订合同。

2、行业垄断工程（电话、有线电视、宽带及市政设施）由前期部与当地相
关政府部门沟通后报成本部直接商谈、经集团领导同意后签订合同。

3、因技术、市场原因造成实质性垄断，投标单位不足3家，且标的物无替
代性的工程，由采购部组织相关部门执行。

4、因特殊原因或项目现场紧急情况经集团领导审批通过的采购项目由采购
部负责实施。

第二十条集团公司将根据发展需要，可以对通用性强、重要性高、金额大的工程、服务及货物的采购实行战略采购，由采购部负责实施。

第二十一条招标采购的适用范围：除直接采购和战略采购范围以外的工程分包、货物的采购项目，由采购部负责实施。

第二十二条根据公司项目需要直接议标的工程，由成本部负责实施。

第二十三条与营销有关的广告媒体、展台工程等相关采购由集团营销部负责实施；样板房的软装家具及设施的采购由集团采购部负责实施。

第二十四条与设计有关的图纸设计等相关采购由设计部门负责实施。

第五章直接采购
第二十五条直接采购项目可采用议标、直接委托、商店直接购买三种方式确定合作单位。

第二十六条直接采购应按如下要求执行：
1、参与议标的单位必须符合公司要求，政府垄断部门可以选取一家议标，
常规工程应选择至少2家参与议标。

2、议标与直接委托的谈判须由前期部、成本部、工程部或相关经办部门
人员共同参与。

3、商店直接购买须同时有两个部门且两人以上参与购买。

第二十七条直接采购定标原则参照第六章第七节实施。

第六章招标采购
第一节招标工作程序
第二节招标准备
第二十八条招标要点的编制
1、技术要点及组织要点主要内容：以工程部和设计部提供的《招标要点
（技术、组织）》的内容为准。

2、经济要点主要内容：应明确计价模式、付款方式、目标成本、投标人
资质资格要求。

第二十九条计价方式的选择
1、各类招标采购项目原则上应实行工程量清单计价、综合单价闭口的计
价方式。

2、成本部可以核实确定工程量的、实行总价闭口的计价方式。

3、原则上不允许采用费率招标，只有在特殊紧急情况下经集团领导审批
后可采用费率招标的方式。

第三十条招标文件
1、招标文件的编制应参照工程部、设计部、成本部提供的相关内容进行
合理编制。

2、施工招标文件的内容包括：工程概况、招标范围、工期要求、投标人
资格资质要求、踏勘现场和投标预备会、报价须知、投标保证金（可以根
据情况选择是否收取）、样品要求、工程质量标准、投标文件格式要求、
施工图、工程量清单、合同条款。

3、经批准采用费率招标的项目，根据成本部提供的报价要求，须在招标
文件和合同中明确计费依据，特别要求投标单位按招标文件规定对施工措
施费是否计取、如何计取作出详细、明确的说明。

并规定且在合同中明确
约定：在施工图齐备后，双方根据施工图及合同约定核对工程造价，确定
合同最终总价，就确定后的总价另行签署补充协议。

4、招标文件应完整、系统，全文表述准确，对于涉及双方利益的经济条
款，应在招标文件中表述清晰，避免事后发生纠纷。

5、在开展招标工作时，应已对拟招标项目的市场价格、主流供应商等有
清晰的了解。

各类招标成本部应根据工程量清单、当地预算定额和通行的
取费标准、市场行情编制评标标底，应力求准确、全面，不得漏项。

6、属于新技术、新工艺或对市场行情不了解的工程，则不应设置评标参
考价，免起误导作用，此时应多邀请投标单位参与投标，主要依靠竞争获
取合理低价。

第三十一条投标单位的选择
1、投标单位的选择直接影响到招标工作的质量。

各子公司应深入了解市
场，包括能承接该招标工程的队伍数量、市场价格、供求现状，以及拟选
入围单位的技术实力、管理水平、资信状况、历史工程，结合我方的工程
管理水平、招标工程项目的特点，选择入围投标单位。

2、投标单位应符合以下要求：证照齐全、守法经营、管理规范；技术力
量和资金实力雄厚，满足相应投标工程的需求；重合同、守信用，信誉良
好；近三年无重大质量、安全事故。

3、参与投标的单位应在原与我司合作良好的单位中优先选择。

4、对拟参加投标的单位，须按相关要求对其进行供方资格审核，审核通
过后方可准予投标。

5、参与投标的单位须有3家以上，多标段同时发标时，一个标段不应少
于3家投标单位。

6、选择入围投标单位应保证其间有充分的竞争，避免相互之间有关联关
系的供方参加同一项工程的竞标。

7、工程部、设计部、成本部、采购部需根据项目需要，决定是否对投标
单位资质原件和公司所在地以及在建项目现场进行实地考察。

第三节发标及招标答疑
第三十二条招标文件、投标人资格经过集团采购部同意后，即可组织发标工作；在发标时，应把工程概况、技术要求、报价要求及招标中
的非常规做法向所有投标单位进行交底，避免理解差异，使投标在
回标时更具可比性。

第三十三条原则上招标人不组织现场踏勘，由投标人自行踏勘。

第三十四条招标答疑
对投标人提出的疑问，原则上均应召开招标答疑会，如不召开
答疑会可以根据情况需要以书面形式进行答疑，答疑纪要由采
购部人员编制经相关部门确认后及时发送给所有投标人，答疑
纪要作为招标文件的组成部分。

第四节回标
第三十五条所有投标人均应在投标截止时间前递交投标文件，原则上超过投标截止时间送达的标书为废标。

第三十六条为加强招标的严肃性，所有投标人的标书均应密封并在封口上加盖密封章。

第五节评标
第三十七条评标应按货比三家的原则进行充分、科学的比较和论证，评标方法原则上采用合理最低价法。

第三十八条采购部主持招标项目的评标工作，经济标评比由成本部负责分析，技术标评比由工程部与设计部负责分析，应分别提供详尽的
分析报告并负责解释。

第三十九条经济标评比和技术标评比应在统一标准的基础上进行。

第四十条经济标评比中，应比较综合单价和工程量调整情况，防止投标单位运用不平衡报价抬高后续变更成本。

第六节询标
第四十一条如发生以下情况，采购部应组织工程部、成本部或相关部门进行询标，并形成约谈记录。

1、如发现投标人技术或经济标书内容表述不清、理解存在歧义，对评标结果会产
生明显影响的。

2、投标价高于招标人标底，但差距较小，仍属合理报价范围的。

第四十二条投标单位对标书的澄清不得对原投标文件构成实质性修改，否则应不予接受。

第四十三条招标实施过程中应维护招标的严肃性和招标人的威信。

若意向中标人的合作条件符合市场行情，应避免再就中标条件进行反复
谈判。

第七节定标、签约
第四十四条评标过程中，在同等条件下，与招标人在类似工程中有过良好合作关系的投标单位优先中标。

第四十五条由采购部将符合定标条件的所有单位资料上报集团公司领导确定中标单位，编制定标情况说明转交成本部起草、签订合同。

第四十六条下列情况不应确定中标单位，应作为废标，须重新招标：
1、投标单位相互串通投标。

2、投标单位向招标小组成员行贿。

3、投标单位以他人名义投标或以其他方式弄虚作假。

4、开标后发现所有投标皆不符合招标要求，如各投标价皆远高出参考标
底，且不在合理报价范围之内。

第四十七条上述过程中与投标单位的所有谈判均必须形成书面的约谈记录。

第七章样品管理
第四十八条各子公司应设置专用的样品间，并设置专人进行管理。

样品间只展示及存放中标单位的样品，禁止未中标或者其他材料和设备
放入样品间，避免管理混乱。

第四十九条封样样品必须经各相关部门审核确认后放入样品间，每份样品标签上必须用具体的文字注明样品的主要技术参数、规格、型号、品牌、产地及厂家等，且必须有供方的公章及供方代表签字、监理
方的项目章及监理代表的签字、子公司的项目章及工程部和设计部
负责人签字。

第五十条定标前，重要的分部分项工程须对样品进行施工，以各投标人施工样品的质量和工艺做为定标的依据之一，由工程部和设计部等相
关部门对施工样品进行审核确认。

第八章供方管理
第五十一条供方管理即通过供方资格预审、供方资格管理来建立供方名录，以确保供方的资质、履约能力等方面的真实有效性，为招标采
购选择入围单位提供基础及保障。

第五十二条以下供方必须进行供方资质审核：
1、经公司各相关部门人员推荐首次参与的供方。

2、向公司自荐首次参与的供方。

3、原来合作过但在近三年中未与集团公司下属任一子公司进行过合作
的供方。

4、原来参与我司投标但资质不合格的供方，一年后该供方资质达到我
司招标要求的。

第五十三条核实商誉及资料审查要求供方提供企业资质资料的复印件并加盖公章。

第五十四条实地考察
1、通过商誉核实和资料审查的供方，根据情况需要可对其生产场地或
施工项目进行实地考察。

2、实地考察至少须有两个部门二人（含）以上，根据需要包括采购部
和工程部、设计部或者相关部门至少各一人，考察结论方生效。

第五十五条供方资格管理通过采购过程评估、履约评估、保修服务情况评价三方面对供方进行评估。

第五十六条采购过程评估：
采购过程评估由采购部、工程部对所有参与招标采购的供方
在招标采购过程中供方配合、谈判、态度、沟通四方面标准
进行评价。

第五十七条供方履约评估：
供方履约过程中，由采购部、工程部组织相关部门分阶段对
供方进行履约跟踪记录，在供方履约合同内容后（保修条款
除外），根据各阶段的跟踪记录情况对供方进行履约评估。

第五十八条供方保修服务情况评价：
供方在保修期满之后，由物业公司对供方在保修服务及配合
质量等方面按照评分标准对其进行评价。

第五十九条参与供方资格审核及资格管理评估人员的必须真实合理、公平公正。

第九章附则
第六十条本制度在执行过程中，如与国家法规和有关政策抵触时，按国家有关政策、法规进行调整。

第六十一条本制度由集团公司招标采购部负责解释。

第六十二条在执行过程中，各子公司可根据实际情况操作，并不得与本制度相冲突。

第六十三条附件：XX控股集团招标采购相关流程及其附表。

第六十四条本制度自颁发之日起实施。

XX控股集团采购管理中心
2019年12月
签发：
抄送：总公司各部门，子公司总经理室，子公司采购部。

采购管理中心 2019年12月8日印发。