02企业基层管理技巧
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活动 重 要 的 不紧急的 Ⅱ 防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划休闲 Ⅳ 繁琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动 紧急的 Ⅰ 危机 碎石 急迫的问题 有期限压力的计划 型的
石块 型的 事务 水型 的事 务
事务
Ⅲ 细沙 不速之客 某些电话 型的 某些信件与报告 事务 某些会议 必要而不重要的问题 受欢迎的活动
对授权存在的误解：
◇对员工行为的影响 ◎为完成任务，员工需要常常与管理者联系； ◎无规章可循时，要把情况向上汇报； ◎在得到管理者的明确指示后，员工才能采取 积极行动。 ◇对基层管理行为的影响 ◎基层管理者的管理职能变成救火员、跑腿人、 仲裁人和法官的职能； ◎ 西西弗斯综合症。
缺点评析 容易造成短视，因为日常规划关注的是 “现
在－紧急的事”，因而第一、三类事务往往
会占去所有时间； 并未考虑活动本身在准则、个人使命、作用和目 标上的重要性，易因小失大； 并未为以平衡的方式管理各种角色做好准备，缺 乏现实性，过于死板拘束，从而导致失望与挫折感。
目标优先性选择矩阵
活动 /任务清单 （ Checklist）
便条
优点评析：便于防止挂一漏万。 缺点评析：丝毫没有 “优先”的观念； 人们只是简单地对进入其意识状态的事 物及感到明显需要的事做出反应，事物（件） 与个体的终极价值观和生活目的间并无关 联，因此，所完成的只是必要而非重要之事。
第二代时间管理： 未雨绸缪
（2）如何确定优先处理的目标
有趣的时间管理试验 � 时间管理的历史沿革
�
有趣的时间管理试验
实验材料 ◇容量为5升的广口瓶 ◇水 ◇沙子 ◇鹅卵石 ◇小碎石子 实验要求 ◇用到全部实验材料 ◇尽可能地填满广口瓶
鹅卵石 沙子
碎石 水
◇正确的填充顺序是什么？ ◇有何启示？
时间管理的历史沿革
� 1.第一代时间管理：面面俱到 � 2.第二代时间管理：未雨绸缪 � 3.第三代时间管理：明确目标 � 4.第四代时间管理：个人管理
• •
•
☆消极拖延的表现 1.我希望不做或发生奇迹，即取消做某 事的责任； 2.我就是开不了头。自我实现预言的一 种。它把自欺变为现实，最终导致自我失败。
5.逃避：躲进幻想世界
☆何谓逃避 该做的事不 做，却去做其他的 事。这就如同 “从老 鼠身上挤奶一般 ”， 花费最大的努力却 得到最少的成果， 即便挤的对象是一 只“母老鼠”。
（九）正确授权的态度
尽量放手 显示信任 永远支持 取得承诺
刘邦的“用人不疑” “盗嫂受金，反复无常” � 魏无知是这样回答的： “臣所 言者能也，陛下所问者行也。”
�
三、基层管理者的时间管理技巧
（一）时间失控的原因 � （二）有效管理时间
�
（一）时间失控的原因
� � � � � � �
� � �
情境一 让我再想一下 情境二 给我一份会议记录 情境三 让我知道可以帮上什么忙
头儿，这件事情很麻 烦，你看该如何处理 ？
【Mr. So】
�
某公司新聘了一位张总经理。第二天，一位高级 主管像往常一样进入总经理办公室： “张总，有一件很 严重的问题要向你请示！ ”说完问题后，张总很严肃的 问“So?”两人相互凝视十几秒钟，这位主管只好退出。 两天后这位主管经过思考，拿着方案来回报， “张 总，上次的问题，我认为有三种解决方案 ”，介绍完方 案后，又等老总批示。 “So?”老总又问，主管只好再次 退出。 …… 不到半年，这家公司的作风得到巨大改善，公司 经营蒸蒸日上。
2.犹豫不决：我应该做什么？
• •
•
王安与小鸟
教训：
只要是自己固然没有做 错事的机会，但也失去了成功的机遇。 很多时候，机会成本远远大于错误成本。 宁肯做错，不可不做。
• •
3.精力分散：精力和体力超负荷
4.消极拖延：可以等到明天
西西弗斯综合症
艰难而无效的 工作叫做西绪 福斯的工作
（三）授权的好处
� � � � �
有效的授权有以下几个方面的好处： 1.可以使员工积极主动的工作； 2.管理者可以从全局出发考虑问题； 3.有利于培育未来的接班人； 4.有利于建立良好的团队氛围。
请放心！ 我会做好 的！ 老赵，这 件事情拜 托你了！
二、基层管理者的授权技巧
（一）工作是什么 � （二）什么是授权 � （三）授权的好处 � （四）授权的水平等级 � （五）影响授权的因素 remove this text visit to order the full version and � （六）有效授权的基本原则 ct a r Encryption Settings Changed with the DEMO version of PDFencrypt, t on C � （七）授权的程序 � （八）反授权 � （九）正确授权的态度
形式
优点评析
使人类对时间有了更多的控 制，而不只是随波逐流；
日历
使人们能未雨绸缪。
缺点评析
约会书
依然未解决对事情进行轻重缓 急的划分问题。
第三代时间管理：明确目标
价值25，000美元的一张纸 � 在 1905年，总部位于美国宾夕法尼亚州的伯 利恒钢铁公司（ Bethlehem Steel Corporation） 一片繁忙，总裁查理斯 ·舒瓦普抱怨时间太少、工 作做不完… …他向艾维·利请教，询问怎样做才 能够解决这个问题。
6.打扰：开始最难
啼笑皆非 一位小人物一举成名 作家了，新朋老友纷至沓 来向他道贺。 一天，… …。
7.完美主义：还不够好
� �
何谓完美主义 我全力以赴，但我想那还不够好；我付出所有， 但我猜那还不够多。 您总是觉得事情尚未完成？ 您总是拨出额外的时间来完善已经做完的 “工 作”？ 您对每件工作都十分专注，不论其重要性如何？ 在您寄出信件或交出工作计划前，常会重新改写 两三遍？ … …
最适状态：生物节律之谜
☆定义 人从他或她诞生之日起，直至生命终结，其自 身的体力、情绪、智力、感官敏锐程度、温度、 血压等都存在着由强至弱、由弱至强的有规律的 周期性起伏变化。人们把这种现象称作生物节律 或生物节奏、生命节律等。 ☆表现 体力周期 23天； 情绪周期 28天； 智力周期 33天；
星 期 天
星 期 一
星 期 二
星 期 三
星 期 四
星 期 五
星 期 六
日优先顺序
8 9⑺ 10 ⑺ 11 12 1 2 8 9⑾ 10 ⑾ 11 12 1 2 8 9⑽ 10 ⑽ 11 12⒅ 1 2 8 ⑷ 9 10 11 12 1 2
�
（一）工作是什么
• 工作是为了某种目的而进行的劳力、脑 力、时间、物质和金钱的投入的过程。
工作的内容
工作的职权
工作的责任
（二）什么是授权
授权就是分配他人具体任务以及完成 这些任务的权力，同时双方对如何评估任务 结果的方法达成一致意见。 将能而君不御者胜。 －－孙子兵法·谋攻篇
12 9 6 3
（一）第一代时间管理： 面面俱到。
第一代基本上是备忘录型的，一方面强调顺其自 然，一方面追求时间的安排； 形式
● ___________ ● ___________ ● ___________ ● ___________ ● ___________ ● ___________ ● ___________ ● ___________ ● ___________ ● ___________
� �
� � �
（二）有效管理时间
1.制定有效的工作计划 � 2.强化组织工作 � 3.授权给员工 � 4.控制工作进度 � 5.改善工作习惯
�
1.制定有效的工作计划
（1）确定优先处理的工作 （2）如何确定优先处理的目标
（1）确定优先处理的工作
美国管理专家认为，人的时间 就像电视节目一样，有黄金时段， 如果在这段时间里安排处理重要的 工作，效率最高。
不 重 要 的
第四代时间管理：个人管理
形式：周日程安排表
第 周日程安排表 周 角色 个人 发展 配偶 / 父母 目 标
草拟使命声明⑴ 研讨会报名⑵ 到医院探望老李⑶ 订交响乐票⑷ 小汤的科研项目⑸ 吉米的自行车⑹
星 期 天
星 期 一
星 星 期 期 二 三
星 期 四
星 期 五
星 期 六
周优先 顺序 8 9 10 11 12 1 8⒃ 9 10 11 12 1
�
�
（七）授权的程序
明确 任务 选贤 任能 落实 分工 跟踪 完成
（八）反授权
别让猴子“跳回”背上
－－为什么主管没时间，部属没事
做？
Monkey Business Are You Controlling Events or Are Events Controlling You?
你是猴子磁场吗？
1.迷惑：我的目标是什么？ 2.犹豫不决：我应该做什么？ 3.精力分散：精力和体力超负荷 4.消极拖延：可以等到明天 5.逃避：躲进幻想世界 6.打扰：开始最难 7.完美主义：还不够好
1.迷惑：我的目标是什么？
� �
毛毛虫的启示 －－法国科学家约翰 ·法布尔
�
精彩的人生始于明确的目标和改变 现状的勇气
日优先顺序 ⒁
经理： 市场参数测试⑺ 新产品 面试应聘助理的候
选人⑻
约会/承诺
续表 第 周日程安排表 周
角色 目 标 研究消费者调查报告⑼ 经理： 研究 研究最后一次测试结果 ⑽ 研究达成协议的概率⑾ 发展与肖和曲的关系⑿ 经理： 员工发 展 审核小王的职责⒀ 探访小沙⒁ 周优 先顺 序
8⑴ 9⑴ 10 ⑴ 11 12 1 2 8 9 10 11⑻ 12⑻ 1 2 8 9 10 11 12 1⑼ 2⑼
（四）授权的水平等级
5.“自己判 断，定期 报告 ” 6.“自己判 断，不用 报告 ”
4.“自己 判断，让我 知道你做了 3.“提出 什么 ” 你最好的 想法 ” 2.“问” 1.“等待 指示 ”
（五）影响授权的因素
�
� � � �
� 案例 王先生是一位基层主管，在工作中尽管很忙，不 得不常常加班加点，但他尽量不把他认为重要的事情 交给下属，因为他认为，他的下属对自己不忠心，办 事效率也很低，他们的工作方法也不科学。 问题： 1.您怎样看待王先生的做法？ 2.您认为王先生应如何解决这一难题？ 3.在您的工作中是否也遇到过类似的问题？您是 如何解决的？
对员工缺乏信心 管理者本身 害怕挑战 害怕失去控制 效率假象
影响授权 的因素
员工本身 工作本身 （参见下图）
员工自身的 素质和能力
来自工作本身的影响因素
低风险工作 高风险工作 非常规工作 常规而琐碎的工作 可能授权 必须授权 不能授权 可能授权
（六）有效授权的基本原则
�
管理者必须对 目标和任务有清楚的认 识； 授权并不等于减少管理者的 责任，必须 承诺帮助下属； 需要从 长期来评定员工的业绩，而不是 短期。
不 重 要 的
Ⅲ 不速之客 某些电话 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的问题 受欢迎的活动
艾森豪威尔原理
B级任务 战略性规划 安排时间 D级任务 （废纸篓） A级任务 立即干 （本人） C级任务 减少 授权
重要性
紧急性
优点评析
依据轻重缓急设定长期、中期和短期目 标； 强调 逐日确定实现目标的计划，将有限 的时间、精力加以分配，争取最高的 效率目 标。
活动 重 要 的 Ⅱ 不紧急的 Ⅰ 紧急的
不 重 要 的
Ⅳ
Ⅲ
目标优先性选择矩阵
活动 重 要 的 不紧急的 Ⅱ 防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划休闲 Ⅳ 繁琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动 紧急的 Ⅰ 危机 急迫的问题 有期限压力的计划
�
TARGETS
第三代时间管理：明确目标
� �
防患未然 危机 繁琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动 急迫的问题 某些会议 不速之客 某些电话 某些信件与报告 必要而不重要的问题 受欢迎的活动
�
� �
有期限压力的计划 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划休闲
目标优先性选择矩阵
石块 型的 事务 水型 的事 务
事务
Ⅲ 细沙 不速之客 某些电话 型的 某些信件与报告 事务 某些会议 必要而不重要的问题 受欢迎的活动
对授权存在的误解：
◇对员工行为的影响 ◎为完成任务，员工需要常常与管理者联系； ◎无规章可循时，要把情况向上汇报； ◎在得到管理者的明确指示后，员工才能采取 积极行动。 ◇对基层管理行为的影响 ◎基层管理者的管理职能变成救火员、跑腿人、 仲裁人和法官的职能； ◎ 西西弗斯综合症。
缺点评析 容易造成短视，因为日常规划关注的是 “现
在－紧急的事”，因而第一、三类事务往往
会占去所有时间； 并未考虑活动本身在准则、个人使命、作用和目 标上的重要性，易因小失大； 并未为以平衡的方式管理各种角色做好准备，缺 乏现实性，过于死板拘束，从而导致失望与挫折感。
目标优先性选择矩阵
活动 /任务清单 （ Checklist）
便条
优点评析：便于防止挂一漏万。 缺点评析：丝毫没有 “优先”的观念； 人们只是简单地对进入其意识状态的事 物及感到明显需要的事做出反应，事物（件） 与个体的终极价值观和生活目的间并无关 联，因此，所完成的只是必要而非重要之事。
第二代时间管理： 未雨绸缪
（2）如何确定优先处理的目标
有趣的时间管理试验 � 时间管理的历史沿革
�
有趣的时间管理试验
实验材料 ◇容量为5升的广口瓶 ◇水 ◇沙子 ◇鹅卵石 ◇小碎石子 实验要求 ◇用到全部实验材料 ◇尽可能地填满广口瓶
鹅卵石 沙子
碎石 水
◇正确的填充顺序是什么？ ◇有何启示？
时间管理的历史沿革
� 1.第一代时间管理：面面俱到 � 2.第二代时间管理：未雨绸缪 � 3.第三代时间管理：明确目标 � 4.第四代时间管理：个人管理
• •
•
☆消极拖延的表现 1.我希望不做或发生奇迹，即取消做某 事的责任； 2.我就是开不了头。自我实现预言的一 种。它把自欺变为现实，最终导致自我失败。
5.逃避：躲进幻想世界
☆何谓逃避 该做的事不 做，却去做其他的 事。这就如同 “从老 鼠身上挤奶一般 ”， 花费最大的努力却 得到最少的成果， 即便挤的对象是一 只“母老鼠”。
（九）正确授权的态度
尽量放手 显示信任 永远支持 取得承诺
刘邦的“用人不疑” “盗嫂受金，反复无常” � 魏无知是这样回答的： “臣所 言者能也，陛下所问者行也。”
�
三、基层管理者的时间管理技巧
（一）时间失控的原因 � （二）有效管理时间
�
（一）时间失控的原因
� � � � � � �
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情境一 让我再想一下 情境二 给我一份会议记录 情境三 让我知道可以帮上什么忙
头儿，这件事情很麻 烦，你看该如何处理 ？
【Mr. So】
�
某公司新聘了一位张总经理。第二天，一位高级 主管像往常一样进入总经理办公室： “张总，有一件很 严重的问题要向你请示！ ”说完问题后，张总很严肃的 问“So?”两人相互凝视十几秒钟，这位主管只好退出。 两天后这位主管经过思考，拿着方案来回报， “张 总，上次的问题，我认为有三种解决方案 ”，介绍完方 案后，又等老总批示。 “So?”老总又问，主管只好再次 退出。 …… 不到半年，这家公司的作风得到巨大改善，公司 经营蒸蒸日上。
2.犹豫不决：我应该做什么？
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王安与小鸟
教训：
只要是自己固然没有做 错事的机会，但也失去了成功的机遇。 很多时候，机会成本远远大于错误成本。 宁肯做错，不可不做。
• •
3.精力分散：精力和体力超负荷
4.消极拖延：可以等到明天
西西弗斯综合症
艰难而无效的 工作叫做西绪 福斯的工作
（三）授权的好处
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有效的授权有以下几个方面的好处： 1.可以使员工积极主动的工作； 2.管理者可以从全局出发考虑问题； 3.有利于培育未来的接班人； 4.有利于建立良好的团队氛围。
请放心！ 我会做好 的！ 老赵，这 件事情拜 托你了！
二、基层管理者的授权技巧
（一）工作是什么 � （二）什么是授权 � （三）授权的好处 � （四）授权的水平等级 � （五）影响授权的因素 remove this text visit to order the full version and � （六）有效授权的基本原则 ct a r Encryption Settings Changed with the DEMO version of PDFencrypt, t on C � （七）授权的程序 � （八）反授权 � （九）正确授权的态度
形式
优点评析
使人类对时间有了更多的控 制，而不只是随波逐流；
日历
使人们能未雨绸缪。
缺点评析
约会书
依然未解决对事情进行轻重缓 急的划分问题。
第三代时间管理：明确目标
价值25，000美元的一张纸 � 在 1905年，总部位于美国宾夕法尼亚州的伯 利恒钢铁公司（ Bethlehem Steel Corporation） 一片繁忙，总裁查理斯 ·舒瓦普抱怨时间太少、工 作做不完… …他向艾维·利请教，询问怎样做才 能够解决这个问题。
6.打扰：开始最难
啼笑皆非 一位小人物一举成名 作家了，新朋老友纷至沓 来向他道贺。 一天，… …。
7.完美主义：还不够好
� �
何谓完美主义 我全力以赴，但我想那还不够好；我付出所有， 但我猜那还不够多。 您总是觉得事情尚未完成？ 您总是拨出额外的时间来完善已经做完的 “工 作”？ 您对每件工作都十分专注，不论其重要性如何？ 在您寄出信件或交出工作计划前，常会重新改写 两三遍？ … …
最适状态：生物节律之谜
☆定义 人从他或她诞生之日起，直至生命终结，其自 身的体力、情绪、智力、感官敏锐程度、温度、 血压等都存在着由强至弱、由弱至强的有规律的 周期性起伏变化。人们把这种现象称作生物节律 或生物节奏、生命节律等。 ☆表现 体力周期 23天； 情绪周期 28天； 智力周期 33天；
星 期 天
星 期 一
星 期 二
星 期 三
星 期 四
星 期 五
星 期 六
日优先顺序
8 9⑺ 10 ⑺ 11 12 1 2 8 9⑾ 10 ⑾ 11 12 1 2 8 9⑽ 10 ⑽ 11 12⒅ 1 2 8 ⑷ 9 10 11 12 1 2
�
（一）工作是什么
• 工作是为了某种目的而进行的劳力、脑 力、时间、物质和金钱的投入的过程。
工作的内容
工作的职权
工作的责任
（二）什么是授权
授权就是分配他人具体任务以及完成 这些任务的权力，同时双方对如何评估任务 结果的方法达成一致意见。 将能而君不御者胜。 －－孙子兵法·谋攻篇
12 9 6 3
（一）第一代时间管理： 面面俱到。
第一代基本上是备忘录型的，一方面强调顺其自 然，一方面追求时间的安排； 形式
● ___________ ● ___________ ● ___________ ● ___________ ● ___________ ● ___________ ● ___________ ● ___________ ● ___________ ● ___________
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（二）有效管理时间
1.制定有效的工作计划 � 2.强化组织工作 � 3.授权给员工 � 4.控制工作进度 � 5.改善工作习惯
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1.制定有效的工作计划
（1）确定优先处理的工作 （2）如何确定优先处理的目标
（1）确定优先处理的工作
美国管理专家认为，人的时间 就像电视节目一样，有黄金时段， 如果在这段时间里安排处理重要的 工作，效率最高。
不 重 要 的
第四代时间管理：个人管理
形式：周日程安排表
第 周日程安排表 周 角色 个人 发展 配偶 / 父母 目 标
草拟使命声明⑴ 研讨会报名⑵ 到医院探望老李⑶ 订交响乐票⑷ 小汤的科研项目⑸ 吉米的自行车⑹
星 期 天
星 期 一
星 星 期 期 二 三
星 期 四
星 期 五
星 期 六
周优先 顺序 8 9 10 11 12 1 8⒃ 9 10 11 12 1
�
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（七）授权的程序
明确 任务 选贤 任能 落实 分工 跟踪 完成
（八）反授权
别让猴子“跳回”背上
－－为什么主管没时间，部属没事
做？
Monkey Business Are You Controlling Events or Are Events Controlling You?
你是猴子磁场吗？
1.迷惑：我的目标是什么？ 2.犹豫不决：我应该做什么？ 3.精力分散：精力和体力超负荷 4.消极拖延：可以等到明天 5.逃避：躲进幻想世界 6.打扰：开始最难 7.完美主义：还不够好
1.迷惑：我的目标是什么？
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毛毛虫的启示 －－法国科学家约翰 ·法布尔
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精彩的人生始于明确的目标和改变 现状的勇气
日优先顺序 ⒁
经理： 市场参数测试⑺ 新产品 面试应聘助理的候
选人⑻
约会/承诺
续表 第 周日程安排表 周
角色 目 标 研究消费者调查报告⑼ 经理： 研究 研究最后一次测试结果 ⑽ 研究达成协议的概率⑾ 发展与肖和曲的关系⑿ 经理： 员工发 展 审核小王的职责⒀ 探访小沙⒁ 周优 先顺 序
8⑴ 9⑴ 10 ⑴ 11 12 1 2 8 9 10 11⑻ 12⑻ 1 2 8 9 10 11 12 1⑼ 2⑼
（四）授权的水平等级
5.“自己判 断，定期 报告 ” 6.“自己判 断，不用 报告 ”
4.“自己 判断，让我 知道你做了 3.“提出 什么 ” 你最好的 想法 ” 2.“问” 1.“等待 指示 ”
（五）影响授权的因素
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� 案例 王先生是一位基层主管，在工作中尽管很忙，不 得不常常加班加点，但他尽量不把他认为重要的事情 交给下属，因为他认为，他的下属对自己不忠心，办 事效率也很低，他们的工作方法也不科学。 问题： 1.您怎样看待王先生的做法？ 2.您认为王先生应如何解决这一难题？ 3.在您的工作中是否也遇到过类似的问题？您是 如何解决的？
对员工缺乏信心 管理者本身 害怕挑战 害怕失去控制 效率假象
影响授权 的因素
员工本身 工作本身 （参见下图）
员工自身的 素质和能力
来自工作本身的影响因素
低风险工作 高风险工作 非常规工作 常规而琐碎的工作 可能授权 必须授权 不能授权 可能授权
（六）有效授权的基本原则
�
管理者必须对 目标和任务有清楚的认 识； 授权并不等于减少管理者的 责任，必须 承诺帮助下属； 需要从 长期来评定员工的业绩，而不是 短期。
不 重 要 的
Ⅲ 不速之客 某些电话 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的问题 受欢迎的活动
艾森豪威尔原理
B级任务 战略性规划 安排时间 D级任务 （废纸篓） A级任务 立即干 （本人） C级任务 减少 授权
重要性
紧急性
优点评析
依据轻重缓急设定长期、中期和短期目 标； 强调 逐日确定实现目标的计划，将有限 的时间、精力加以分配，争取最高的 效率目 标。
活动 重 要 的 Ⅱ 不紧急的 Ⅰ 紧急的
不 重 要 的
Ⅳ
Ⅲ
目标优先性选择矩阵
活动 重 要 的 不紧急的 Ⅱ 防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划休闲 Ⅳ 繁琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动 紧急的 Ⅰ 危机 急迫的问题 有期限压力的计划
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第三代时间管理：明确目标
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防患未然 危机 繁琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动 急迫的问题 某些会议 不速之客 某些电话 某些信件与报告 必要而不重要的问题 受欢迎的活动
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有期限压力的计划 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划休闲
目标优先性选择矩阵