数字化干部人事档案管理系统简介

技术资料

数字化干部人事档案管理系统功能介绍

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目录

一、设计宗旨 (4)

二、系统功能介绍 (4)

2.1系统总体规划 (4)

2.2系统功能列表： (5)

2.3数字化档案采集系统 (10)

2.3.1档案目录整理 (10)

2.3.2档案数字化采集 (11)

2.3.3档案材料审核 (11)

2.3.4系统维护 (12)

2.3.5其他功能 (12)

2.4数字化档案管理系统 (13)

2.4.1档案案卷管理 (13)

2.4.2档案材料管理 (15)

2.4.3 档案审核 (15)

2.4.4 信息管理 (16)

2.4.5 系统维护 (17)

2.5 数字化档案网上阅档系统 (18)

2.5.1系统综述 (18)

2.5.2角色说明 (19)

2.5.3档案查阅 (20)

2.5.4消息系统 (21)

2.6 系统前景 (21)

三、操作系统及硬件配置要求（推荐） (21)

附：数字化干部档案查询系统演示操作说明 (22)

一、设计宗旨

干部人事档案工作是组织人事部门工作中的重要组成部分，是做好干部管理工作的基本前提。随着各行业计算机现代化管理水平的不断提高，传统的干部档案管理工作模式逐渐显露出一定的弊端，工作效率不高、原件易损等。传统的管理模式已不能完全适应经济社会发展及干部队伍发展的需要，迫切需要运用现代化的计算机手段实现安全、准确、快捷、高效的管理模式，干部档案的数字化管理也是信息化社会发展的必然趋势，是提高管理水平、工作效率、服务质量的必然要求，是发挥干部档案作用、深化档案管理职能的必然选择。能够促进干部档案管理工作的科学化，推进组织部门工作的信息化，提高工作效率，健全管理体制，加快信息化建设的步伐。

二、系统功能介绍

该系统是对传统干部档案管理工作的一次创新，能够实现对档案及材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过局域网络、组织系统专网实现干部档案的网上浏览和远程查借阅功能。按照干部档案业务工作流程，经过分管领导批准、档案管理人员的授权，单位内部阅档人员可以在各自办公室的计算机上查阅干部档案，外来查档单位可以在阅档室进行登记后，通过计算机查阅电子档案，也可以通过网络实现远程阅档。系统全面运行后，可以大大提高日常工作效率，提升干部档案工作服务的水平和质量，实现干部档案由传统管理向干部信息研究与利用的质的转变。2.1系统总体规划

“数字化干部档案管理系统”由四部分组成：信息采集部分、档案管理部分、信息利用部分和安全控制部分。基础数据的来源可从“组织干部管理系统”中得到或通过纸制档案的

录入、档案材料的扫描、档案目录数据的导入等多种途径进行数据收集。并可通过单位内部办公平台完成档案信息的批量采集、协同处理，构建网络信息采集协同处理平台。档案管理部分包括：档案案卷管理、档案材料管理、档案审核及系统维护功能。信息利用部分可完成档案的统计、查询、网上阅档等功能。

系统规划图

2.2系统功能列表：

采集部分： 管理部分： 利用部分： 打印结果

统

2.3数字化档案采集系统

档案从档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、区分高扫材料、平扫材料，然后进行数据采集。扫描采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，完成档案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。系统主界面如图所示：

2.3.1档案目录整理

根据档案材料选择人员，并导入人员的档案目录，同时拆分档案，区别出高速扫描材料和平板扫描材料。检查每份材料的页数与目录中的页码是否一致，如不一致则修改目录的页码，同时标记出高扫材料。其主要功能包括：人员选择、人员查询、导入目录、目录编辑、打印目录等。档案目录整理的主界面如图所示：

2.3.2档案数字化采集

对材料分别进行高速扫描和平板扫描，将扫描图像添加到采集系统中，对图像进行简单的处理，如纠偏、裁剪、去污、图片挂接等。采集系统主界面如图所示：

为了方便用户及时的处理散材料，系统提供了零散材料管理模块，零散材料处理由材料收集和材料整理两部分组成，材料收集是根据纸质材料在系统中登记材料名称，然后通过扫描仪等图像处理设备材料电子化，对电子材料进行必要的处理后，完成挂接操作，然后再通过材料整理将材料进行归档。

2.3.3档案材料审核

档案审核主要是审核材料的准确性，对材料进行调整和编辑。确保扫描的档案材料的正确性、清晰度。档案材料审核如图所示;

在数据采集过程中，各环节相互配合，协同操作，流水线方式完成信息的采集、审核过程。

2.3.4系统维护

主要是增加、删除用户、修改用户口令、修改用户角色，系统的日志管理，数据备份、数据恢复等功能。系统维护模块的主界面如下图所示：

2.3.5其他功能

1、密钥设置：用户设置文件加密密钥，由用户录入8位长度的密码，这个密码可以是数字、字母、字符，也可以是三者的混合，加密密钥只能够设置一次。系统根据加密密钥，利用加密算法对电子材料进行加密处理，保证了材料的安全性。

2、文件比对检测：用户检测服务器数据文件的完整性。

3、数据整理：用户完成材料次序整理。

2.4数字化档案管理系统

“数字化档案管理系统”可以实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理。系统由四大模块组成：档案业务管理、信息管理、系统维护、管理工具，其中档案业务管理是数字化档案管理系统的核心，其功能模块包括：案卷管理、材料管理、档案审核和任前审核。

系统根据中央组织部、国家档案局颁发的《干部档案工作条例》、中共中央组织部编《全国组织干部人事管理信息系统信息体系结构》、中共山西省委组织部编《干部人事档案工作问答》,并结合档案工作的实际制定了干部人事档案日常管理及数字化管理有关规范、标准，编写了《干部人事档案目录字典》、《干部人事档案查阅理由字典》、《干部档案转出原因字典》、《干部档案材料处理情况字典》，进一步规范完善了干部人事档案工作常用的20余个业务表格。

2.4.1档案案卷管理

“案卷管理”是档案系统业务处理模块，主要用于完成对整本档案的管理工作，包括档案的转入、转出、分箱、查阅、借阅等功能。案卷管理界面如图：