高校内部会计控制存在的问题及对策杨秀红

Finance and Accounting Research | 财会研究

浅谈高校内部会计控制存在的问题及对策

杨秀红 北京联合大学财务处 100011

摘要:在内部会计控制方面,我国高等院校还存在一定的问题。本文主要从内部控制制度尚不健全;内部控制监督不到位;资产管理存在的内部控制缺陷;预算管理机制不完善,预算执行不严格;高校的各项投资存在风险等几方面问题进行研究分析,并详细阐述了解决这些问题的具体措施。

关键词:高等学校;内部会计控制;缺陷;措施

随着我国高等教育管理体制改革的不断深入,传统的高校内部控制面临着巨大的挑战。尽管目前大部分高校都已建立了相应的内部控制制度,但是与现代内部控制的要求相比还具有一定的差距,尤其是在内部会计控制方面,还存在一定的问题,所以作为财务工作者,我们有必要以高校内部会计控制作为研究对象,认真分析高校内部会计控制中存在的问题,研究出解决问题的措施。从而建立科学有效的高校内部会计控制体系,为高校的经济活动稳健运行提供有力保障。

一、高校内部会计控制概述

(一)高校内部控制的目标

高校内部控制是合理保证办学合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高办学效率和效果,保证高校实现持续发展。

(二)高校内部会计控制的目标

高校内部会计控制的目标是保证高校会计资料真实、完整;依法科学地组织收入、支出活动,形成科学的财务决策和执行、监督机制;督促高校建立行之有效的财务风险控制系统,避免或降低风险;发现和纠正错误及舞弊行为,保护高校资产的安全;确保国家法律、法规和政策的贯彻执行,依法使用资金,提高资金的使用效率。

(三)高校内部会计控制的必要性

进入新世纪以来,随着我国高等教育事业的飞速发展,各个高校也相继加大了资金的投入,办学风险也随之出现。这就需要高校采取相应的防范措施来应对风险,那么建立完善的内部会计控制制度成为必然趋势。虽然有些高校已建立了相应的内部会计控制制度,但与现代内部控制的要求还存在一定的差距,一些内部会计控制方面的问题具有普遍性。只有充分认识这些问题,进一步完善相关内控机制,才能不断提高高校经济管理水平,保证高校资产安全。

二、高校内部会计控制存在的主要问题

(一) 内部控制内容复杂多样,制度尚不健全

随着我国经济的不断发展,高校经济活动的种类也越来越复杂,不仅涉及到教学、科研方面,还涉及到基建、筹资、投资、采购和后勤等各个方面。同时,多数高校还拥有多种不同性质的附属单位,比如高校的附属学校、附属医院、出版社、校办企业等等,在会计制度上既包括了预算会计、又包括企业会计、基建会计和出版业会计,而这些附属单位的经费来源又是多元化的,所以就造成相应的会计核算内容也相当复杂,需要采用不同的会计核算口径,这就形成了高校内部会计控制内容复杂多样的现状。虽然大部分高校制定了一些内部会计控制制度,但在复杂多变的实际工作中,制度还不够健全,还有待进一步完善。

(二)内部控制监督不到位

我国高校内部控制的监督主要包括高校内部监督和外部监督两种形式。高校内部监督主要指的是内部审计,也就是高校的内部审计部门对其内部控制的执行情况进行评价。对于大多数高等学校,其内部审计部门隶属于管理层,其职能定位并不高,与其他处室之间基本上处于相同或者更低的位置,这就造成了内部审计缺乏权威性。在实际工作中,很多高校的内部审计部门一般不对同级的财务部门进行审计,只对下属的二级财务部门进行审计。即使对同级财务部门进行审计,但由于内部审计部门独立性不强,开展审计工作时没有明确的制度可以依据,对查出来的违法乱纪问题通常采取“大事化小,小事化了”的处理方法,再加上缺乏有效的群众监督,因此使高校的内部审计工作很难达到满意的效果,使监督的力度大大降低。高校的外部监督主要是指外部审计,即由专业的审计机构和审计人员,对高校的财务收支及其他经济活动的真实性、合法性和效益性进行审查和评价。[2]高校的外部审计一般是由高校的主管部门委托社会审计机构对高校行使审计的职能,或国家审计机关对高校进行审计,但是由于高校主管部门对高校的审计活动主要采取抽查的方式,有的高校可能很多年都没有经过外部审计,造成高校外部监督缺乏主动性和连续性,有的高校虽然定期进行了外部审计,但是外部审计机构良莠不齐,如果在选择审计机构时没有充分了解审计机构的具体情况,选择了不当的审计机构或选择的外部审计人员素质不高,也都会严重影响外部审计的质量。

(三)资产管理存在的内部控制缺陷

高校在资产管理上存在的内部控制缺陷主要表现在货币资金管理、固定资产管理等两个方面。

(1)货币资金管理方面的内部控制缺陷。高校在货币资金方面的内部控制主要是对会计系统货币资金的安全管理,如果货币资金管理不严格,人员安排不合理,可能导致资金被挪用、侵占、抽逃或遭受欺诈,就会给货币资金的安全性带来很大风险。

(2)固定资产管理方面的内部控制缺陷。固定资产管理内部控制主要在采购和日常管理两个环节。由于很多高校在采购环节的控制不够,经常会造成相关经办人员虚报价格、吃回扣等现象发生;若在日常管理环节的控制不够完善,就造成了仪器设备日常维护不到位,重复购置、使用率

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不高,甚至还有很多仪器设备闲置的问题。

(四)预算管理机制不完善,预算执行不严格

高校各项费用的收支都应严格按照部门预算来执行,所以说预算管理是高校财务管理的中心环节。但是在实际工作中,由于一些高校对预算的重视程度不够,往往会造成预算不准确或者覆盖面不够广泛,所编制的预算不能客观全面地反映学校财务收支状况,不能准确反映高校的工作重点及发展方向,导致预算缺乏科学性、可行性,在预算执行的过程中,无法按照原预算执行。虽然有些高校已经建立了比较完善的预算管理制度,但在实际执行过程中,对预算的执行缺乏有力的监控和科学的奖惩机制,通常会出现指标被突破的现象。当指标被突破时,多数业务部门就忙于追加资金,财务部门则忙于搞平衡,造成无力跟踪检查资金下拨后的使用效率,导致资金利用效率低下,预算管理流于形式。

(五)高校的各项投资存在风险

从目前来看,高校的投资活动所形成的资产主要有四大类:即教学用固定资产;后勤经营性资产,校办产业及股票、证券等金融资产。对于教学用固定资产很难给高校带来净现金流入,那么能够给高校带来净现金流入的,只有后面三种资产了。然而后勤经营性资产能给高校带来的现金流量的增长又是很有限的;还有大部分高校的校办产业都处于微利经营,有的甚至是亏损经营;再有那些投资金融资产的高校,有很多在证券市场上也是损失惨重。因此从长远来看,高校存在长期投资的风险。同时近年来高校扩招的现象越来越严重,过量投资的现象也随之加重,主要是体现在基建项目上,很多高校对自身的资金实力认识不充分,大量的投入基础设施、实验设备等方面的建设,有些高校甚至为此大量贷款,使资金运转超过了正常负荷,从而加剧了短期的流动性风险。

三、完善高校内部会计控制问题的措施

(一)完善单位内部控制机制

实施内部控制管理的基础是内部控制机制,只有建立了完善的内部控制机制,才能指导各部门的经济活动正常开展。所以高校应全面分析涉及的各项经济活动,确定内部控制目标,根内控内容多元化的实际情况来制定各项内部控制制度。尤其是在不相容职务分离的控制、授权审批控制、会计系统控制、财产保护控制及预算控制等方面,做到制度管人,责任到人,形成一个在内部控制方式、技术、手段等方面有章可循的内部控制体系。

(二)强化高校审计工作,提高监督水平

进一步加强高校的审计工作,要从加强内部审计和外部审计两方面入手。加强内部审计工作,首先要保证审计部门的独立性和权威性,可以通过设立由学校高层直接领导的独立审计部门,来提高其地位,从而提高内部审计的监督控制力度;再配备专职的专业人员,通过定期与不定期审计,及时发现违法乱纪行为并及时加以控制;还要改进审计方法,不断拓展审计内容与范围,要由传统的只对财务报表进行审计,向内部控制审计、经济责任审计和管理审计转化,从而让内部审计工作充分发挥其管理职能。加强外部审计工作,首先在选择外部审计的单位时,不仅要注意审计单位的资质,还要选择具有较高职业道德素质和业务素质的外部审计人员。同时作为高校的领导也应重视外部审计工作,在明确外部审计工作职责的基础上,制定相应的规章制度,对外部审计人员进行一些必要的约束,使外部审计工作更加规范化、程序化。还要注意协调好内部审计与外部审计的关系,这两项工作在内容、范围、标准、依据、方法上存在着很多相通相近之处,所以在实际工作中要协调好两者的关系,彼此要加强联系,做到工作成果共享,这样也可以减少很多重复的审计工作,从而提高审计工作的效率,提高对高校的监督水平。

(三)加强资产管理,保证资产安全

(1)货币资金的管理方面。要做到不相容职务的分离,对于每一类经济业务,不管是简单还是复杂,必须做到由两个或两个以上的部门或人员经办,并且要保证不同部门和不同经办人员之间在业务循环中能够进行检查与核对;权力与职责应当明确地授予具体的部门和人员,还要定期对重要权力的行使进行独立的检查。通过建立完善的货币资金管理内部控制制度,来保证货币资金的安全性。

(2)固定资产管理方面。在固定资产的采购环节,要严格授权审批控制,避免所谓的“一支笔”制度让权限过于集中,也要避免盲目授权,使有关人员逃避管理责任。在日常使用过程中,采取财产记录、实物保管、定期盘点、账实核对等措施,确保财产安全。同时固定资产的使用部门和资产管理部门共同负责日常维修与保养工作,将资产的日常管理与维护制度化、程序化,从而提高固定资产的使用效率。(四)完善预算控制机制,加强预算执行力度

要完善预算控制机制首先要加强对部门预算编制的控制,同时也要加强对预算审定、下达和执行等程序的规范化管理,从而强化预算的约束力。所编制的预算必须能够体现各部门业务活动目标,各项收入均应纳入部门预算,统一核算、统一管理。在建立内部控制制度时要做到以预算控制资金的开支;审批权限的确定要合理,对于无预算的资金支出要严格控制。对预算的执行要严格,不能随意改变预算资金的用途和支出规模;预算执行过程中因客观原因必须调整的,要严格预算调整和追加的程序,一定在调整时间、方法、程序上作出相应规定,经过逐级审批方能进行调整;要建立跟踪分析预算执行情况的机制,及时对预算执行情况进行分析考核,对比实际执行数据与预算之间的差异,分析产生的原因并提出改进措施。通过不断完善预算控制机制,来加强预算的执行力度,强化对高校经费的分配和监督。(五)合理防范风险,强化预警功能

虽然我国高校是以国家财政拨款为主要经费来源,但在其发展过程中也存在着很多风险,因此,高校在内部会计控制上应将风险意识作为的一项重要内容加以规范,设立公用经费支出、基建项目招投标、投资方案审批、投资方案实施等风险控制点,并相应采取风险预警、风险识别、风险评

估、风险分析及风险报告等措施,将风险控制在最小化。

参考文献

[1]李永发.浅谈高校内部控制存在的问题及对策[J].经济师,2012(1)

[2]杨明亮.论高校财务管理内部控制审计[J].财务与金融,2011(1)