文书档案整理的步骤和方法
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黔江区档案局
源自文库
九·编制归档文件目录
归档文件目录
件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注
图B
归档文件目录式样
黔江区档案局
九·编制归档文件目录
归 档 文 件 目 录 全宗名称： 年 度：
保管期限：
图C 归档文件目录封面式样 297mm×210mm（长×宽）
黔江区档案局
十·装盒
把整理完毕同一年度、同一保管期限的归 档文件装入档案盒中，并按要求盖印档案 盒正面的“全宗名称”和脊背上的“年 度”、“保管期限”、“室编起止件号”， 盒号按三种保管期限，用铅笔各编一个大 流水号。每一盒文件材料的后面，应放一 张备考表。备考表必须填写整理人、检查 人、整理时间。若有要说明的其他问题， 也应填写在备考表上。
十·装盒
备考表 盒内文件情况说明： 盒内文件情况说明：
整理人 检查人 年 月 日
黔江区档案局
297mm×210m（长×宽)图F 备考表式样
说明
根据中华人民共和国档案行业标准《归档文 件整理规则》（DA/T22—2000）、《重庆市 机关归档文件整理实施细则》（渝档发 [2009]34号）和《机关文件材料归档范围和 文书档案保管期限规定》（国家档案局令第 8号）规定要求，结合全区实际拟定，仅供 参考。 二0一0年五月一日
应归档的 上级业务 主管部门 的文件材 料
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文件归档
重视新兴领域文件材料的归档， c) 重视新兴领域文件材料的归档，特别是涉及 人事和民生档案的归档， 人事和民生档案的归档，主要人事和民生文 件材料有： 件材料有：
A，街道、镇、乡归档的主要人事和民生文 件材料:
在新时期各街道、镇、乡要抓好新农村建设、新型 农村合作医疗、征地农转非和社会养老保险、小城镇 建设、土地征用、承包、流转、农民专业合作社、集 体林权制度改革登记、退耕还林、综合种粮直补、换 届选举、高山移民、计生（生育证、独子证）、最低 生活保障等人事和民生文件材料的收集。
整理文书档案的 步骤和方法
黔江区档案局 李业宣
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步骤
文件材料的收集 装订 分年度 分大类 划定保管期限
黔江区档案局
步骤
排列 盖印归档章 编制室编件号 编制归档文件目录 装盒
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一·文件材料的收集
将属于归档范围的需要整理的文件材料收集齐 全、完整。所谓齐全，就是把应归档的所有文 完整。所谓齐全， 件全部收齐，包括收文、发文编了文号的文件， 件全部收齐，包括收文、发文编了文号的文件， 没编文号的文件，会议文件等等； 没编文号的文件，会议文件等等；所谓完整就 是指每份文件的正件、附件、底稿、签发单、 是指每份文件的正件、附件、底稿、签发单、 处理签、领导批示等都收齐。 处理签、领导批示等都收齐。
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二·装订
一般以每份文件为一件。修裱、去掉金属物、 字迹模糊或易退变的文件需复制、纸张过大 的需折叠。对划定为永久、30年和10年保存 的文件将左、下侧对齐后分别按“件”用线 左侧三孔一线进行装订。
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三·分年度
收集的文件材料按文件形成的年度分开。 即相同年度形成的文件材料归在一起整 理。跨年度的会议文件，放在闭幕年； 来文与复文跨年度并作为一件的，放在 复文年。
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五·划定保管期限
根据今后可能产生的不同作用，主要是确定 档案的“生存期”，对文件价值作进一步判 定而制定文件材料保管期限表。将每一个大 类文件材料按保管期限表规定，划定为永久、 30年、10年三种保管期限。凡是反映本机关 主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关 工作、国家建设和历史研究以及在维护国家、 集体和公民权益等方面具有长远利用价值的 档案，列为永久保管；
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一·文件材料的收集
平时收集： ① 平时收集：严格登记、及时收集、严格检查、 妥善保管。 全面集中收集： ② 全面集中收集：第二年整理档案时，在本单位 领导和各内部组织机构对应归档的文件材料再 进行一次全面集中收集。 确定文件材料归档范围： ③ 确定文件材料归档范围：主要是对文件能否转 化为档案进行“资格审定”，是对文件价值的 初步判定。
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文件归档
归 档文 件的 价值 鉴定
•
鉴定原则： 鉴定原则：历史的观 点、全面的观点、长 远的观点。 鉴定标准： 鉴定标准：职能标准 、来源标准、内容标 准、形式特征标准。
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文件归档
• 应 归档 文件 a) 应归档的本机关形成的文件材料 b) 应归档的外来文件材料 应归档的区 委、区政府 和同级区级 部门以及非 隶属机关的 文件材料 应归档的 下级机关 的文件材 料
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九·编制归档文件目录
按永久、30年和10年三条线，把每件文件的件号、 责任者、文号、题名、日期、页数和备注项目录 入计算机。录入完后，应及时打印出永久、30年 和10年三种归档文件目录，在归档目录前加上按 内部组织机构或问题大类编制的归档文件目录索 引和牛皮纸封面后（封面上盖印“全宗名称”、 “年度”和“保管期限”项目），按不同保管期 限分别把永久、30年和10年的归档文件目录装订 成三本，装入同一文书档案盒内保管，盒脊上盖 印“年度”、“保管期限”和“归档文件目录” 项目。
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谢谢大家
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文件归档
B，区级部门归档的主要人事和民生 文件材料: 在新时期区级部门要抓好覆盖人民群 众的人事档案、医保、社保、低保、就 业等民生档案。
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文件归档
d) 各有关单位应加强重点建设项目、重大事项、 各有关单位应加强重点建设项目、重大事项、 重要事件、重大灾害、重要人物、重大活动、 重要事件、重大灾害、重要人物、重大活动、 声像档案和各种专门档案文件材料的归档。 声像档案和各种专门档案文件材料的归档。 区上组织的重大活动，各牵头单位要加强对文字、 声像资料的收集整理，在活动结束后三个月内必 须移交区档案馆保管；重大事项、重要事件、重 大灾害、重要人物来黔视察调研等，区委办、区 政府办指定的专人或部门进行的摄像、录音、照 相和记录等材料，经过整理后，在事后一个月内 移交到区档案馆保管。
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六·排列
对划分好大类和保管期限且装订好的文件材料要 进行排列。对同一大类、同一保管期限的文件材 料排列时，应将问题相同或相近的文件材料集中 排放在一起。在排列顺序上，一般是重要程度高 的文件、上级机关的文件排在前面；对同一问题 或同等重要或同一级别的文件材料，应按文号或 文件形成的时间先后顺序排列。在一年内按单位 内部组织机构平时的排列顺序或问题（大类：行 政类、党群类、业务类等）排列成永久、30年和 10年三大部分。将零散文件排列在相应保管期限 最后。
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五·划定保管期限
凡是反映本机关一般工作活动，在30年内对 本机关工作有查考利用价值的档案，列为30 年保管；凡是在10年内对本机关有参考利用 价值的档案，列为10年保管。在某一大类文 件材料中，不一定三种保管期限的文件材料 都有，大多数情况可能有30年、10年两种或 一种保管期限的文件材料。就是说，在划定 保管期限时，根据保管期限表规定，该划定 什么保管期限，就划定什么保管期限，不能 去硬凑三种保管期限。
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四·分大类
将同一年度的文件按单位内部组织机构 分成若干大类。即根据文件的内容和办理 文件的内部组织机构，属于哪个内部组织 机构职能范围，由哪个内部组织机构办理 的文件材料，就分到哪个内部组织机构大 类中去。如果单位文件材料很少，内部组 织机构的职能又不十分严格，且变动频繁 的单位，也可将一年内形成的文件材料按 问题分成几个大类（如：行政类、党群类、 业务类等）。不管采用哪种分类法，当确 定了一种方法后，就不要随意变动。
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七·盖印归档章
归档章盖在每件文件首页上端的空白位置或 其他地方或另加白纸盖印。盖章后填写归档 章中的“年度”、“保管期限”和“室编件 号”等项目。
全宗号 年 度 保管期限 室编件号 馆编件号
图A
归档章式样
65mm×18m（长×宽）
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八·编制室编件号
同一年度同一保管期限的归档文件应从“1” 开始编制件号。即在盖印的归档章上分别 对同一年度内的永久、30年和10年保管期 限的文件材料，分三条线从“1”起拉通编 制“室编件号”。
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十·装盒
（全宗名称）
全 年 保 管 期 宗 号: 度: 限:
室编起止件号: 馆编起止件号: 310mm×220mm（长×宽） 图D 档案盒封面式样
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十·装盒
全 宗 号 年 度
保管期限 起 止 件 号 盒 室 馆 号
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310mm×20、30、40mm（长×宽） 图E 档案盒脊式样
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九·编制归档文件目录
归档文件目录
件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注
图B
归档文件目录式样
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九·编制归档文件目录
归 档 文 件 目 录 全宗名称： 年 度：
保管期限：
图C 归档文件目录封面式样 297mm×210mm（长×宽）
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十·装盒
把整理完毕同一年度、同一保管期限的归 档文件装入档案盒中，并按要求盖印档案 盒正面的“全宗名称”和脊背上的“年 度”、“保管期限”、“室编起止件号”， 盒号按三种保管期限，用铅笔各编一个大 流水号。每一盒文件材料的后面，应放一 张备考表。备考表必须填写整理人、检查 人、整理时间。若有要说明的其他问题， 也应填写在备考表上。
十·装盒
备考表 盒内文件情况说明： 盒内文件情况说明：
整理人 检查人 年 月 日
黔江区档案局
297mm×210m（长×宽)图F 备考表式样
说明
根据中华人民共和国档案行业标准《归档文 件整理规则》（DA/T22—2000）、《重庆市 机关归档文件整理实施细则》（渝档发 [2009]34号）和《机关文件材料归档范围和 文书档案保管期限规定》（国家档案局令第 8号）规定要求，结合全区实际拟定，仅供 参考。 二0一0年五月一日
应归档的 上级业务 主管部门 的文件材 料
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文件归档
重视新兴领域文件材料的归档， c) 重视新兴领域文件材料的归档，特别是涉及 人事和民生档案的归档， 人事和民生档案的归档，主要人事和民生文 件材料有： 件材料有：
A，街道、镇、乡归档的主要人事和民生文 件材料:
在新时期各街道、镇、乡要抓好新农村建设、新型 农村合作医疗、征地农转非和社会养老保险、小城镇 建设、土地征用、承包、流转、农民专业合作社、集 体林权制度改革登记、退耕还林、综合种粮直补、换 届选举、高山移民、计生（生育证、独子证）、最低 生活保障等人事和民生文件材料的收集。
整理文书档案的 步骤和方法
黔江区档案局 李业宣
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步骤
文件材料的收集 装订 分年度 分大类 划定保管期限
黔江区档案局
步骤
排列 盖印归档章 编制室编件号 编制归档文件目录 装盒
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一·文件材料的收集
将属于归档范围的需要整理的文件材料收集齐 全、完整。所谓齐全，就是把应归档的所有文 完整。所谓齐全， 件全部收齐，包括收文、发文编了文号的文件， 件全部收齐，包括收文、发文编了文号的文件， 没编文号的文件，会议文件等等； 没编文号的文件，会议文件等等；所谓完整就 是指每份文件的正件、附件、底稿、签发单、 是指每份文件的正件、附件、底稿、签发单、 处理签、领导批示等都收齐。 处理签、领导批示等都收齐。
黔江区档案局
二·装订
一般以每份文件为一件。修裱、去掉金属物、 字迹模糊或易退变的文件需复制、纸张过大 的需折叠。对划定为永久、30年和10年保存 的文件将左、下侧对齐后分别按“件”用线 左侧三孔一线进行装订。
黔江区档案局
三·分年度
收集的文件材料按文件形成的年度分开。 即相同年度形成的文件材料归在一起整 理。跨年度的会议文件，放在闭幕年； 来文与复文跨年度并作为一件的，放在 复文年。
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五·划定保管期限
根据今后可能产生的不同作用，主要是确定 档案的“生存期”，对文件价值作进一步判 定而制定文件材料保管期限表。将每一个大 类文件材料按保管期限表规定，划定为永久、 30年、10年三种保管期限。凡是反映本机关 主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关 工作、国家建设和历史研究以及在维护国家、 集体和公民权益等方面具有长远利用价值的 档案，列为永久保管；
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一·文件材料的收集
平时收集： ① 平时收集：严格登记、及时收集、严格检查、 妥善保管。 全面集中收集： ② 全面集中收集：第二年整理档案时，在本单位 领导和各内部组织机构对应归档的文件材料再 进行一次全面集中收集。 确定文件材料归档范围： ③ 确定文件材料归档范围：主要是对文件能否转 化为档案进行“资格审定”，是对文件价值的 初步判定。
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文件归档
归 档文 件的 价值 鉴定
•
鉴定原则： 鉴定原则：历史的观 点、全面的观点、长 远的观点。 鉴定标准： 鉴定标准：职能标准 、来源标准、内容标 准、形式特征标准。
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文件归档
• 应 归档 文件 a) 应归档的本机关形成的文件材料 b) 应归档的外来文件材料 应归档的区 委、区政府 和同级区级 部门以及非 隶属机关的 文件材料 应归档的 下级机关 的文件材 料
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九·编制归档文件目录
按永久、30年和10年三条线，把每件文件的件号、 责任者、文号、题名、日期、页数和备注项目录 入计算机。录入完后，应及时打印出永久、30年 和10年三种归档文件目录，在归档目录前加上按 内部组织机构或问题大类编制的归档文件目录索 引和牛皮纸封面后（封面上盖印“全宗名称”、 “年度”和“保管期限”项目），按不同保管期 限分别把永久、30年和10年的归档文件目录装订 成三本，装入同一文书档案盒内保管，盒脊上盖 印“年度”、“保管期限”和“归档文件目录” 项目。
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谢谢大家
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B，区级部门归档的主要人事和民生 文件材料: 在新时期区级部门要抓好覆盖人民群 众的人事档案、医保、社保、低保、就 业等民生档案。
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文件归档
d) 各有关单位应加强重点建设项目、重大事项、 各有关单位应加强重点建设项目、重大事项、 重要事件、重大灾害、重要人物、重大活动、 重要事件、重大灾害、重要人物、重大活动、 声像档案和各种专门档案文件材料的归档。 声像档案和各种专门档案文件材料的归档。 区上组织的重大活动，各牵头单位要加强对文字、 声像资料的收集整理，在活动结束后三个月内必 须移交区档案馆保管；重大事项、重要事件、重 大灾害、重要人物来黔视察调研等，区委办、区 政府办指定的专人或部门进行的摄像、录音、照 相和记录等材料，经过整理后，在事后一个月内 移交到区档案馆保管。
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六·排列
对划分好大类和保管期限且装订好的文件材料要 进行排列。对同一大类、同一保管期限的文件材 料排列时，应将问题相同或相近的文件材料集中 排放在一起。在排列顺序上，一般是重要程度高 的文件、上级机关的文件排在前面；对同一问题 或同等重要或同一级别的文件材料，应按文号或 文件形成的时间先后顺序排列。在一年内按单位 内部组织机构平时的排列顺序或问题（大类：行 政类、党群类、业务类等）排列成永久、30年和 10年三大部分。将零散文件排列在相应保管期限 最后。
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五·划定保管期限
凡是反映本机关一般工作活动，在30年内对 本机关工作有查考利用价值的档案，列为30 年保管；凡是在10年内对本机关有参考利用 价值的档案，列为10年保管。在某一大类文 件材料中，不一定三种保管期限的文件材料 都有，大多数情况可能有30年、10年两种或 一种保管期限的文件材料。就是说，在划定 保管期限时，根据保管期限表规定，该划定 什么保管期限，就划定什么保管期限，不能 去硬凑三种保管期限。
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四·分大类
将同一年度的文件按单位内部组织机构 分成若干大类。即根据文件的内容和办理 文件的内部组织机构，属于哪个内部组织 机构职能范围，由哪个内部组织机构办理 的文件材料，就分到哪个内部组织机构大 类中去。如果单位文件材料很少，内部组 织机构的职能又不十分严格，且变动频繁 的单位，也可将一年内形成的文件材料按 问题分成几个大类（如：行政类、党群类、 业务类等）。不管采用哪种分类法，当确 定了一种方法后，就不要随意变动。
黔江区档案局
七·盖印归档章
归档章盖在每件文件首页上端的空白位置或 其他地方或另加白纸盖印。盖章后填写归档 章中的“年度”、“保管期限”和“室编件 号”等项目。
全宗号 年 度 保管期限 室编件号 馆编件号
图A
归档章式样
65mm×18m（长×宽）
黔江区档案局
八·编制室编件号
同一年度同一保管期限的归档文件应从“1” 开始编制件号。即在盖印的归档章上分别 对同一年度内的永久、30年和10年保管期 限的文件材料，分三条线从“1”起拉通编 制“室编件号”。
黔江区档案局
十·装盒
（全宗名称）
全 年 保 管 期 宗 号: 度: 限:
室编起止件号: 馆编起止件号: 310mm×220mm（长×宽） 图D 档案盒封面式样
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十·装盒
全 宗 号 年 度
保管期限 起 止 件 号 盒 室 馆 号
黔江区档案局
310mm×20、30、40mm（长×宽） 图E 档案盒脊式样