纸质档案管理教材.pptx

1、档案收集工作： ①按照档案管理相关业务规范和标准收集。 收集的重点是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的档案。 ②各种门类和载体的、具有查考价值的原始记录全部收集归档。 ③收集之前，应确定机关应保存档案的质量、范围、种类、内容、数量、 整理情况等，做到心中有数。同时应注意指导收集重大活动档案。 ④在档案种类方面，既要收集反映行政单位活动的普通档案，还要注意收 集科技档案、基建档案等专门档案。 ⑤在文件载体方面，既应包括纸质文件，也应包括各种特殊载体的材料。 要注意收集原稿原件。 ⑥注意零散文件的收集。 ⑦注意对撤销机构档案的接收。
1． 2． 3．注意收集和掌握重大活动信息
2、操作流程 （2）档案整理
档案整理即根据收集来的文件之间内在联系，以方便保管和利用 为目的对文件进行价值鉴定、分类、组合、排列、编目、装订装盒、 入库上架等一系列条理化的工作。
2、操作流程
（3）档案保管
1、概念：档案保管工作是采用专门的技术手段和科学的管理措施， 维护档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命的一项专业性工 作。
二、档案收集工作及其内容 （一） 档案收集工作
2、归档文件材料的范围 凡是本单位工作活动中形成的、反映主要职能活动和历史真实面貌的文件 材料，均属于档案室的收集范围。此外，还应收集与本单位的档案有关的资 料和证据。
二、档案收集工作及其内容
（一） 档案收集工作
归档文件材料的范围 凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。 ①反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设 和历史研究具有利用价值的文件材料； ②机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价 值的文件材料； ③本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送 的重要文件材料； ④其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
2、操作流程 （5）档案利用
1、概念：
档案利用工作，也叫“档案利用服务”，是档案部门通过一定的
方式与方法提供档案，为利用者服务的一项业务工作。
2、档案提供利用的方式：
①开设阅览室
②档案外借
③函查和电话查询
④出具档案证明
⑤提供咨询服务
⑥网上查询
⑦举办陈列展览
二、档案收集工作及其内容
（一） 档案收集工作
二、档案收集工作及其内容
（一） 档案收集工作
不归档文件材料的范围 ①上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖 惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； ②本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件， 一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理 的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责 人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材 料； ③同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文 件材料； ④下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的 文件材料。
任务一 办公文书档案管理 任务二 企业档案工作 任务三 任务四 会计档案管理
任务一 办公文书档案管 理
1、文书档案管理程序
（1）收集 （2）整理 （3）保管 （4）统计
2、操作流程
（1）档案收集
档案的收集工作，是指在档案人员的监督、指导下，按照法律、 法规的规定将在工作活动过程中形成的、分散保存在各部门和个人 手中具有保存价值的各种门类和载体的历史记录进行收集工作。
（一） 档案收集工作
二、档案收集工作及其内容
（一） 档案收集工作
4、归档规程 ①清点核对。 ②填写档案交接文据。 ③完成实体移交（接收）
二、档案收集工作及其内容 （一） 档案收集工作
4、归档规程 ①清点核对。 档案员对移交（接收）的档案及有关材料逐件进行清点，对照有关移交文 件进行核对，双方共同确认无误。
二、档案收集工作及其内容
2、内容：①档案装具的管理 ②档案的库房管理 ③档案的流动管理 ④档案辅助设施的管理
3、基本原则：①预防为主，防治结合； ②加强重点，照顾一般； ③立足长远，保证当前。
2、操作流程
（4）档案统计
1、概念： 档案统计就是以表册、数字的形式，反映和揭示档案与档案工作 情况的一种管理方法。 2、内容： 包括对档案室档案及其管理现状的登记和上报各级档案行政管理 部门的档案统计年报工作。
（一） 档案收集工作
4、归档规程
②填写档案交接文据。 ⒈单位（部门）名称栏 ⒉领导人栏⒊经办人栏
1992.12国家技术监督局发布《档案交接文据 格式》（GB/T13968—1992）

⒋交接性质栏⒌档案所属年度栏
⒍档案类别栏⒎档案的数量
⒏检索及参考工具种类栏
⒐移出说明栏
⒑接收意见栏
二、档案收集工作及其内容
档案收集工作是一个单位档案室工作的起点和基础，是档案室积 累和丰富本单位信息资源的主要手段，因而是一项极其重要的档案 业务工作。
（一） 1． 2． 3．是积累历史文化财富的重要渠道
2、操作流程 （1）档案收集
（二）档案收集工作的要求 根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》要求， 结合本单位职能部门和各部门工作实际，编制文件材料归档范围和 文书档案保管期限表，并报经同级档案管理部门审查同意后执行。
二、档案收集工作及其内容
（一） 档案收集工作
3、单位之间分工归档的范围 ①上级业务主管单位发来的文件，由隶属下级归档，党委、政府办公室和 非隶属单位一般不归档。但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档。 ②上级业务主管单位召开的专业会议文件，由各隶属下级归档，党委、政 府办公室一般不归档。 ③联合签发的文件，由主办单位归档，会签、联办单位归档与否视自身需 要来确定。 ④联合召开的会议文件，由主办单位归档。联办单位归档与否视情况而定 ⑤联合派出调查组、检查组或联合举办的重大活动形成的文件材料，由主 办单位归档，联办单位归档与否视情况而定。 ⑥本单位领导兼任外单位职务而形成的文件材料，由兼职单位负责归档。 ⑦临时机构形成的文件，由临时机构负责归档，工作结束后将档案收集移 交主管部门或同级档案室。