员工日常费用报销单据要求及罚则

员工日常费用报销单据要求及罚则

要求

1．员工费用报销应正确填写《员工费用报销单》，内容不得涂改；如确需修改，应重新填写新的《员工费用报销单》。

2．费用发生过程中，当事人应充分取得费用的相关单据，如：合约或协议、合法的票据等。报销人按要求自行粘贴票据，并连同《员工费用报销单》一起经相应审批人签字、审核无误后交至行政财务。

3．对报销人员原始票据及原始票据粘贴要求：

①所有票据必须是合法的正式发票（机打票、手撕票），收据及白条不予报销。

②假发票不予报销。

③报销内容和发票贴的相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。不一致不予报销。

④原始票据的粘贴：交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界，须紧靠粘贴单顶界和左界；覆盖粘的相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。

⑤原始票据须分类粘贴，交通票据、住宿票、餐票等不同类别和不同金额，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴，除个别金额外。

⑥原始票据须按照模板折叠整齐,每张票据背面需用黑色签字笔书写报销人姓名、发票产生时间及产生事由。

⑦不符合上述规定要求的报销单据，行政财务有权退回，要求报销人重新整理。

4．经办人填写费用报销单据时，应当遵照“实事求是、准确无误”的原则，将费用发生的原因、金额、时间等要素填写齐全，字迹清晰。报销申请单上一律不允许涂改，并要保证费用金额的大、小写必须一致，否则无效。

5．交通费用、业务招待费以每月为单位，不允许一月内分开多次报销。

罚则

1.违反费用报销管理制度的一般行为包括：

①未按照规定取得合法有效业务票据的；

②未按照规定提供相关证明文件的；

③未按照规定履行审批程序的；

④未按照规定填写员工费用报销单的（有涂改痕迹、出现错别字、大小写不符、金额填写错误等）；

⑤未按照规定、粘贴报销单据的。

对有上述行为的报销人，由财务部不予办理报销，退回报销单据并处以罚款5元/次

2.严重违反费用报销管理制度，并存在欺诈、舞弊的行为包括：

①虚构业务进行报销；

②私自涂改原始票据或报销审批单金额；

③为规避审批限额，将一次业务分多次报销；

对存在上述行为的报销人，财务部不予办理报销，报告相关公司总经理、区域总裁或授权终审人，并视情节严重提出取消本次报销资格、通报批评、罚款等处罚建议。最终处罚方式，待相关公司总经理、区域总裁或授权终审人批准后执行。

员工借支要求及罚则

要求

1．圈层活动费用、后勤费用可申请个人借支。

2．员工个人借支应正确填写《个人借支申请单》，内容不得涂改；如确需修改，应重新填写新的《个人借支申请单》。

3．申请单上应清楚填写申请人员姓名、工作部门、职务、申请日期、申请金额、借款原因、预计还款日期。

4．借支申请单后须附有证明相关文件。如：个人圈层活动借支须符有活动审批流程表、活动建议书

5．圈层活动预算费用超过800才可申请个人借支。发票需在活动结束后三天内返纳，所用活动费用走员工费用报销流程（需附有发票、活动审批流程、活动建议书、活动验收报告、员工费用报销汇总审核单等）。

6．申请人按要求自行粘贴单据，经相应审批人签、审核无误后交至行政财务。

罚则

1．未按规定填写申请单的；

2．未按照规定提供相关证明文件的；

3．未按要求返还剩余借支金额的；

4．未按要求返纳发票的；

对有上述行为的申请人，财务不予办理借支，退回申请单据并处以罚款5元/次

预付款/付款申请要求及罚则

要求

1．公司所有对外付款全部走付款/预付款流程，付款方式为电汇（外地）或者转账支票（本地），不允许以现金支付。

2．《付款/预付款申请单》不得涂改，若需修改请重新填写。

3．申请单上需清晰填写单位名称、申请日期、申请人员姓名、工作部门、职务、付款金额、付款金额、收款单位名称、银行账号、开户行、要求付出日期，若是预付款还需填写预计返纳日期。

4．发票付款需符合法票据、审批流程、建议书、合同等证明文件（如：采购流程需符发票、收据、审批流程、建议书、采购报价单等）。

5．发票付款申请人按要求自行粘贴票据，并连同《付款/预付款申请单》一起经相应审批人签字、审核无误后交至行政财务。

6．预付款申请需在所预计的返纳日期之前走票据返纳流程，按要求自行粘贴、填写《票据返纳单》，经相应审批人签字、审核无误后交至行政财务。

罚则

1．未按照规定取得合法有效业务票据的；

2．未按照规定提供相关证明文件的；

3．未按照规定履行审批程序的；

4．未按照规定填写付款/预付款申请单的（有涂改痕迹、出现错别字、大小写不符、金额填写错误等）；

5．未按照规定、粘贴付款申请单据的。

对有上述行为的申请人，财务不予办理出款，退回申请单据并处以罚款5元/次

6．申请单上付款单位及其银行账号、开户行等填写有误致使办理电汇或者开具转账支票出先错误无法按时付款的处以罚款10元/次，并隔月出款。

7.未在预计返纳日期之内走票据返纳流程的处以返款10元/次，并隔月报销。