2016程序文件——样品管理程序

1目的

为保证样品的代表性、有效性、完整性、唯一性，对样品的接收、流转、贮存、保护、处置及样品的识别等各个环节实施有效的质量控制，特制定本程序。

2 适用范围

本程序适用于本公司检测业务检测样品接收、流转、贮存、处置及样品的识别等等各个环节的管理。不适用于陈列样品，标准样品的管理。

3 职责

3.1质量负责人批准样品处置。

3.2部门负责人审核样品处理。

3.3样品管理员在受理客户委托检验时，包括抽样时负责对送检样品的完整性是否符合检验要求进行验收，记录样品状态，做好样品的标识以及样品贮存、流转、处置过程中的质量控制，以及相关资料的接收和传递。

3.4检测人员应对制备、测试、传递过程中的样品加以保护。

4 工作程序

4.1样品的接收

4.1.1外单位委托送检的样品以及质监抽检的样品，应由送检人填写“检验委托单”，公司内委托送检的样品，应由送检检测人员填写“检验委托单”，确定检测目的，说明与样品相关的详细信息，完成检测后样品的处理方式。

4.1.2样品管理员在接收样品时，应根据客户的检测要求，查看样品的状况是否符合要求。清点样品数量，检查相关资料，确认样品和相关资料满足承检项目的要求后进行登记。对于见证送检，样品管理员需凭见证人见证，对见证人核实无误后，方可办理委托登记。

4.1.3如对样品是否适用于检验有任何疑问，或者样品与“检验委托单”的内容不符，或对所要求检验的规定不明确，样品管理员应询问质量监督员加以确定。

4.1.4对于不符合标准、规范、规程的有关规定要求的样品，应退还给委托方，若委托方坚持检测，应在委托单上详细记录并要委托方签字确认。样品管理员将样品接收后应将具体情况告知检测人员，由检测人员提出偏离申请。

4.1.5样品接收后，接收人应对样品的完整性负责。

4.2 抽样样品的管理

产品抽检时，按有关规定抽取样品，抽样人负责样品的封装、运输，并按本程序第4.1条的规定与样品管理员衔接。

4.3样品的识别

4.3.1样品的识别包括不同样品的区分识别和样品不同检验状态的识别。

4.3.2样品区分识别可贴在样品上或贴(写)在样品袋(器皿)上。识别包括委托单号和样品编号，由综合管理部负责编排。

4.3.3样品所处的检验状态，应根据样品在检测过程中不同的状态在《样品标识签》上加以标识。对于破坏性的检测项目，如混凝土抗压、抗折、砂浆抗压、墙体材料和钢材/钢筋等破坏性检测的样品，在《样品

标识签》中只标识“未检”和“在检”，检测后需要留样的样品，可重新贴上标识有“留样”状态的《样品标识签》。

4.3.4样品在不同的检验状态，或样品的接收、制备、流转、贮存、处置等阶段，应根据样品的不同特点和不同要求，如样品的物理状态(固态、液态)，样品的各种要求(如分样或混样)，复检样要求，样品形状的大小，样品制备，加工及分解要求，样品的包装状态(如裸状样品，器皿盛装样品)和其他有特殊要求的样品，根据检测活动的具体情况，做好标识的转移工作，以保持清晰的样品识别，保证样品编号方式的唯一性和必要时可追溯。

4.4样品编号

4.4.1已接收样品必须给样品一个唯一性编号。

4.4.2样品编号的构成

XX-[XX][XXXXX]

A B C A：检测项目代码；B：年代号后两位数；

C：样品年流水号

例水泥物理性能检验2016年第100个样品，可写为SN-1600100，《检测项目分类号》详见附表。

4.4 样品的流转

4.4.1样品管理员在接收到的样品的标签上标明“待检”状态，并由专人将样品移至所属检验室，并填写“样品流转签收表”，由检测人员签名或盖章确认。质量监督员应不定期对样品流转过程进行监督。

4.4.2样品在流转过程中，样品识别号不得改变。

4.5 样品的贮存

检验室应有专门且适宜的样品贮存场所，配备样品间及样品柜（架）。对要求在特定环境条件下贮存的样品，如水泥样品，应严格控制环境条件，环境条件应定期加以记录。

易燃、易爆和有毒的危险样品应隔离存放，做好明显标记、相关检验室应根据专业要求，对危险样品保管处作出具体规定。

4.6 样品的处置

4.6.1破坏性试样当天清理，其余样品的留样期不得少于报告中规定的期限，特殊样品根据有关标准要求进行留样。

4.6.2检验完毕样品，当与客户有样品处置协议时，按协议规定的处置方式处理，无样品处置协议的，由检测部门自行处理。

4.6.3客户要求领回的样品，在留样期满后，样品管理员应通知客户及时领回。客户领回样品时，领样人员需带备单位证明（未交检测费的暂不退还样品），由样品管理员办理退样手续，客户需提前（在留样期内）领回样品的，应签注“对本检测报告无异议”之后，方可办理退样手续。

4.6.4留样期已过的，客户不要求领回的有利用价值的样品，样品管理员应分类填写“样品处理申请表”，说明处理方式，由部门负责人审核，报总经理批准后方可进行处理。

4.6.5必须监护处理的样品，样品管理员应按程序4.6.4条的要求，经批准后处理，并要防止污染环境或造成危害，监护处理应有记录。4.6.6留样期已过的一般样品，集中定期清理。

4.6.7样品处理记录的保存期一般为三年。

4.7样品的保密和安全

4.7.1严格按与客户签定的协议或有关规定进行样品的检测、贮存和处置，按《保护客户机密和所有权程序》的规定，对客户的样品及有关信息负保密责任，留样期内的样品不得以任何理由挪作他用。

4.7.2样品管理员接收样品后，应对样品编号保密。

4.7.3与检测项目无关人员不得查看或借出样品。

4.7.4对要求特殊保密的样品，应根据客户的特殊要求作出相应安排，包括样品接收、流转、贮存、处置及附件资料的管理，采取安全保护措施，保证样品的完好性和机密性。

4.7.5样品在流转、贮存等环节中，样品管理员和检测人员应注意保护样品，避免非检验性损坏样品或丢失，如有类似情况发生，应书面向检测部负责人报告，说明理由，并填写“样品异常损坏报告单”，由技术负责人书面向委托方道歉，并分析原因采取补救措施。

5 相关文件

(1)《保护客户所有权和机密程序》HXJC/B02-2016

(2)《允许偏离控制程序》HXJC/B18-2016

6 记录

(1)样品流转签收表HXJC/L-26-1

(2)样品处理申请表HXJC/L-26-2

(3)样品异常损坏报告单HXJC/L-26-3

7 附件