档案室建设标准

综合档案室设备设施一览表（参考方案）1、库房（1）档案库房、阅览室、办公室实行三分开，但位置不能相距太远；（2）档案库房面积要求满足单位档案管理需要，并有一定预留空间（20-30年）；（3）档案库房要实现“三铁”：铁门、铁窗、铁柜（架）；（4）档案库房要达到“八防”要求：防火、防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物（虫、霉、鼠等）。

2、设备（1）档案盒1996年以后使用无酸纸封底面、档案盒；（2）档案柜（架）数量充裕而且质量好：①档案柜（架）以能放A4规格的为好；②档案柜（架）数量要求能满足今后20-30年左右发展的需要，越充裕越好。

综合档案室设备设施参考图案价格档案室建设指导意见一、档案室建设指导原则：安全、实用、方便。

二、档案室位置：档案室要远离易燃、易爆、空气污染区。

（一）平房作档案室的，位置应在办公室附近，要高于周围地势。

（二）楼房作档案室的，一般不要安排在顶楼或楼两侧。

档案室要远离卫生间、洗涮间、热水房等。

三、档案室用房一般要求档案库房、办公室、阅览室分开。

四、档案室库房承重：楼房作档案室的，楼板承重必须达到档案库楼面均布活荷载应为5KN/m2；采用密集架式，不应小于12KN/m2。

五、档案室库房橱俱布置：建议使用铁质档案橱（架）。

档案库房在布置橱俱时，应考虑到工作人员管理和放置档案保护、检测设备的空间。

主通道净宽不小于1m。

两行装具间净宽不小于0.8m，装具端部与墙之间走道净宽不小于0.6m。

装具背面与墙的间隔不小于0.1m，装具顶端与天棚间隔不小于0.5m。

六、档案室的防护设施档案室应具备防火、防水（潮）、防高温、防盗、防虫、防鼠、防有害气体、防光、防磁等要求。

（一）防火档案室严禁烟火，严禁使用明火照明，要在明显处标识“严禁烟火”警示牌。

1、档案室用电动力负荷采用380V三相供电，照明负荷采用220V单相供电。

2、线路铺设必须为暗线，且根据要求选用线材；开关、插座必须符合安全要求。

3、独立的档案室建筑要有避雷设施。

4、照明灯具宜选用40W或60W乳白色白炽灯，并加装防爆罩。

5、灭火器材要选用气体或干粉灭火剂，灭火器材存放位置要方便取放，不应放在档案库房内，已到保质期应及时更换。

6、档案室要配备手电筒，以备停电时使用，严禁明火照明。

（二）防潮（水）、防高温档案室温度一般控制在14--24℃，相对湿度为50—65%。

1、档案库房要根据面积配备一定数量的温湿度仪。

2、档案库房在平房或一楼的，应配备除湿机。

3、档案库房不宜安装水（气）暖；上下水管道禁止通过档案库房。

4、有条件的档案库房应安装空调。

（三）防盗档案室应安装防盗窗、防盗门，安全保管钥匙。

建议安装防盗报警装置。

（四）防虫、防鼠1、档案库房要及时投放防虫药物，推荐使用电子杀虫仪。

2、档案室禁止存放食物，要安置一定数量的防鼠盒，及时投放灭鼠药物。

（五）防有害气体档案室要远离污染区，周围有空气污染的，档案库房门窗要进行密封处理。

（六）防光1、档案橱俱摆放应与窗户垂直。

2、档案库房窗户要有红黑两色窗帘，避免阳光直射档案。

（七）防紫外线档案库房要使用白炽灯，禁止使用日光灯。

（八）防磁辐射对录音、录像、唱片、光盘、软盘等磁记录档案，建议配备防磁柜，要定期进行安全质量检查。

七、档案阅览室要标识档案管理、利用、保密、鉴定、销毁、统计等制度。

八、使用计算机管理档案的单位，计算机应放在档案工作人员办公室。

对基层数字档案室建设的几点思考摘要: 数字档案室建设是实现档案信息化的必然要求，是数字档案馆建设的基础，也是档案室业务建设的新的重要内容；数字档案室建设的主要内容是: 建立档案目录数据库和档案全文数据库，实现提供“查档到桌面”的目标。

应建立数字档案室建设的标准规范和统一的利用平台，采取有效措施推进数字档案室建设。

数字档案室建设的关键是数据库建设要符合技术规范、扫描文件与目录挂接要加强核对、数字档案要做好备份。

关键词：数字档案室建设内容实现目标基本做法技术关键为加快档案信息化建设步伐，推进基层单位数字档案室建设，促进各镇、机关企事业单位档案工作更好地为经济建设和社会发展服务。

2006年市档案局在全市开展了数字档案室建设试点工作。

通过一年的实践，有25家档案室成为数字档案室试点合格单位。

其中全市11个档案室都完成了试点任务，所有合格单位的室藏永久、长期文书档案全部进行了全文数字化。

数字档案室的建设，使这些单位的查档实现了计算机查询和直接打印，大大提高了工作效率和档案的查全率查准率，有的单位还通过局网络发布，使每个工作人员都能在自己的计算机上查阅本单位公开的档案，实现了“查档到桌面”。

试点工作为在我市全面推进数字档案室建设开了个好头，提供了经验，同时也为加快数字档案馆建设，实现“馆室一体化”打下了基础。

开展基层数字档案室建设刚刚开始，各地的做法、进展不一，因此，笔者就数字档案室试点工作中遇到的一些问题，提出来供同行一起思考与商讨:一、数字档案室建设是档案信息化的必然要求1、数字档案室建设是实现档案信息化的必然要求，是档案信息化建设实施计划中的一项重要内容；是建设数字档案馆的组成部份。

数字档案室建设对推进档案信息化建设，加快基层单位数字档案室建设的步伐、促进各基层档案室的档案信息化进程，更好地为经济建设和社会发展服务，有着重要意义。

2、上级档案部门已把档案数字化作为一项业务建设项目列入规范。

档案工作目标管理考评标准中对档案数字化作了具体要求并作为等级申报的必备条件：如省一级的必备条件之一是“室藏档案全部建立目录数据库。

其中文书、照片、录音、录像档案全部建立起文件级目录数据库”，还把当年归档文件的数字化作为必备条件；特二级的必备条件之一是“档案利用现代化。

至少近三年的非涉密的永久、长期文书档案在局域网中实现全文检索”；特一级的必备条件之一是“档案数字化工作，2万卷以内，数字化率应达室藏量的10％；2-5万卷的，数字化率应达室藏量的5％；5万卷以上的应达室藏量的3％”。

因此我们档案室目标管理要更上一层楼，在档案数字化工作上必须下大力气。

3、从档案接收来看，数字档案馆的建设将要求在移交纸质档案的同时要移交档案全文电子数据。

因此，档案馆进馆序列单位特别是机关、乡镇档案室开展档案数字化是也是档案业务的要求和趋势。

二、数字档案室建设的工作任务和内容数字档案室建设的工作任务主要是完成室藏档案永久、长期档案的全文数字化。

目前，数字档案室建设刚刚起步，其档案数字化的范围以文书档案为主，有条件的单位可以扩展到业务档案和照片档案等其它档案，或根据需要对短期档案进行数字化。

数字档案室建设的主要内容是:1、档案目录数据库建设。

建成室藏各类档案的案卷级和文件级目录数据库，内容包括文书档案、科技档案、会计档案、特殊载体档案和专业（专门）档案。

根据需求，建立人事任免、职称评定、荣誉档案专题目录数据库等。

2、档案全文数据库建设。

主要指对室藏永久、长期档案；常用、珍贵档案和有长期利用价值的档案进行数字化，包括纸质档案、照片档案、多媒体档案等。

全文数据库建设内容不仅仅是局限于档案，还可以包括编研成果材料、有关业务档案。

3、数字档案和电子档案的接收、保管、利用。

对加工（接收）的数字档案或电子档案实行网上移交和接收（不具备网上移交的采用刻录光盘移交），建立科学安全的保管存储体系。

实施网上查档工程，提供“查档到桌面”的服务。

4、做好电子文件的归档。

一是在政务网上运行的文件。

档案部门将政务网上运行的电子文件通过接口接收到档案局的服务器上，各乡镇和各机关到年底通过政务网档案局电子文件中心将本单位一年在政务网上运行的电子文件导入自己的档案管理系统进行年度归档；二是做好其它文件的电子文件归档。

主要是上级或其它机关发来的未在政务网上运行的文件，要即时扫描转换成电子文件，待年度归档时一并归档；对平时形成的未在政务网上运行的文件也要保存好电子文件数据，同样在年度归档时一并归档。

最终每年形成有多少纸质档案(照片档案、音频视频档案)就有与其对应的电子文件档案。

三、数字档案室建设应具备的基本条件和要实现的目标1、建设数字化档案室要具备必要的软硬件，必须有档案室单独的计算机和档案管理软件、扫描仪等。

档案人员必须具备一定的计算机操作能力。

档案的全文扫描可以在档案局信息技术部门指导下自己进行，也可以委托专门的档案数字化加工单位整批进行，但加工单位必须是档案主管部门认定的具有一定资质和经验的专业单位，以确保档案数字化加工的质量和标准。

2、建设数字档案室要实现的目标之一是实施网上查档工程，提供“查档到桌面”的服务。

基层档案室实施档案数字化后，数据应全部集中在档案室的计算机上或本单位的服务器上。

查阅档案由档案管理员直接在计算机上查阅、打印。

有局域网的单位可将开放的档案通过网络发布，使单位成员在自己的计算机上进入数字档案室界面查阅档案和资料，实现网上查档的最终目标。

3、建设数字档案室要实现的目标之二是实现数字档案的在线接收。

进馆单位在室藏档案数字化后，应将数据及时通过政务网向档案馆进行移交和备份。

使档案馆能提前拥有进馆单位室藏档案的电子数据，增加档案信息资源，更大范围提供利用；同时也为基层档案室做好数据备份，防止数据丢失。

档案馆还可以发挥硬件优势，为不进馆的单位保存数据，提供备份服务。

四、数字档案室建设的基本做法1、要把数字档案室建设列入当地档案信息化建设的规划之中，作为数字档案馆建设的重要内容，采取切实可行的措施来实施。

如档案局把数字档案室建设作为近两年重点工程来抓，列入了市文明委组织的机关28个部门对各镇的“新风杯”综合考核的之中；在全市档案年度执法、业务检查标准中，也把数字档案室内容占百分考核的20%来进行考核，有效地推进了数字档案室建设。

2、抓好调研发动，确定数字档案室试点单位。

我们确定了第一年进行试点，第二年全面推开的工作思路。

通过印发试点工作通知，召开业务会议进行发动，进行调研指定试点单位和自行申报的方式，使一些具备条件的单位首先开展数字档案室试点工作。

3、实现重点突破，推动试点工作全面展开。

在确定了28家试点单位后，我们组织试点单位到上海进行学习参观和培训，培训中印发了数字档案室建设技术要求，对目录数据库建设、全文数据库建设和数字档案的利用三个方面从技术标准上进行了规范，并制订了数字档案室考核验收标准，使我市数字档案室建设从一开始就比较统一规范，便于利用和将来档案馆接收。

与此同时加强对自己进行扫描的单位的技术指导，做好扫描的技术、设备、人员准备，为委托加工的单位提供扫描服务。

4、建立利用平台，推进数字档案室的运行。

在试点工作中，我们设计制作了数字档案室利用平台，内容主要设：档案查询、档案室基本情况、全宗指南、档案网络、档案制度、分类方案、档案汇编、利用效果、档案宣传等。