行政规范

集团有限公司

总部办公区管理手册

编制：行政办公室

实施日期：2016年1月1日

目录

一、总则 (3)

二、办公纪律管理 (3)

2.1办公日常管理 (3)

2.1.1办公区行为规范 (3)

2.1.2办公区礼仪 (4)

2.1.3办公区着装 (4)

2.2固定资产管理 (4)

2.3办公用品管理 (5)

2.4名片管理 (5)

2.5公司报刊、邮件收发管理 (6)

2.6办公设备使用 (6)

2.7计算机网络管理 (6)

2.7.1计算机配置标准 (6)

2.7.2上网管理 (7)

2.7.3 OA系统管理 (7)

2.7.4公司官方网站管理 (7)

2.7.5机房管理 (7)

2.8办公电话的使用管理 (8)

2.9办公室钥匙管理 (8)

2.10公司访客及来宾参观接待管理 (9)

2.10.1访客接待 (9)

2.10.2访客接待时间要求及服务提供 (9)

2.11前台值班管理 (9)

2.11.1迎客接待 (9)

2.11.2送客接待 (10)

2.11.3电话规范 (10)

2.11.4日常工作要求 (10)

2.12员工工作证管理 (10)

2.13办公室布置管理 (10)

三会议室管理 (13)

3.1会议室名称及功能配置 (13)

3.2会议室的使用划分与预订 (13)

3.2.1会议室的使用划分 (13)

3.2.2会议室预订 (13)

3.3会议室的日常管理与维护 (14)

3.4会议室纪律 (14)

四安全卫生管理 (15)

4.1清洁管理 (15)

4.2绿化管理 (16)

4.3消防管理 (16)

五办公室楼面管理 (17)

5.1公共区物业管理 (17)

5.2用餐管理 (17)

5.3办公区打卡管理 (18)

六附则 (18)

一、总则

1.1文明办公环境是公司形象和员工素质的综合体现，创建文明办公环境也是公司每位员工的责任。为加强办公区管理，保持安全、有序、舒适的工作环境，规范员工的行为，营造良好的工作氛围，特制定本管理手册。

1.2集团总部办公区由集团行政办公室统一管理。

二、办公纪律管理

2.1办公日常管理

2.1.1办公区行为规范

（1）应严格遵守《员工手册》关于员工标准、员工守则、员工管理条例的各项规定。

（2）应遵守工作制度。上班作息时间内要坚守工作岗位，不得迟到、早退，不得溜岗、串岗、擅离职守，违者按公司相关制度处罚。

（3）在公共区域不得闲坐聊天，不得坐在工作台、各类箱柜和办公桌上，违者每次扣罚绩效5分。

（4）保持办公场所整洁，不得在办公区域乱扔废纸、污物，办公场所内墙面、门面、桌柜面不得随意张贴；个人办公区域和桌面不得摆放与办公无关的物品；桌椅、桌面文件资料、物品要摆放整齐；要符合公司规定的6S管理标准；违者每次扣罚绩效5分，情节严重者每次扣罚绩效可达10-20分。

（5）严禁上班时间在办公区打瞌睡，违者每次扣罚绩效5分。

（6）不得在办公区吵架斗殴，违者每次扣罚绩效5分，情节严重者每次扣罚绩效可达10-20分，直至开除。

（7）不得在上班时间玩网络或手机游戏。违者每次扣罚绩效5分。

（8）不得随意翻阅他人文件、资料，未经允许不得私自开启他人办公设备，一经发现或举报核实，每次扣罚绩效5分，造成他人财物损失的应照价赔偿。

（9）办公区严禁任何形式的娱乐游戏和赌博，违者每次扣罚绩效10分，情节严重者开除处理。

（10）办公区人员应收藏好文件、资料，整理好办公桌椅及其他物品，下班离开时应检查灯光、电脑等设备是否关闭或上锁。违者每次扣罚绩效5分。

（11）最后一个离开办公区的人员或值班人员要检查电脑（包括显示器）、复印机及相关物品的电源是否关好，并注意关灯、锁门。

2.1.2办公区礼仪

（1）员工在办公区内与上级、来宾、同事相遇，要主动点头微笑、致意或礼貌问好；如遇领导应加以职称，如“董事长好、×总好”；如遇来宾参观访问时，应称“先生好”、“女士好”，并停留、侧立、礼让先行，微笑点头致意。如正在工作状态，起立、点头致意后应立即投入工作，不得观望、议论或拍照。

（2)对前来办事、联系业务、来访的客人，不论是否对口，不能说“不知道”、“不清楚”，要认真倾听，热心引导，快速衔接；在与内部人员确认后，要为来访者提供准确的联系人、联系电话和地址，或引导到要去的部门。

2.1.3办公区着装

1）办公区内员工个人仪表应整洁、衣着正规。禁止穿背心、T恤衫或拖鞋等不得体衣饰上班，违者每次扣罚绩效5分。

2）男性员工的一般着装要求：夏天穿衬衣、西裤；穿衬衣时，不得挽起袖子或不系袖扣。

3）女性员工的一般着装要求：不得穿低胸衫、透明衣衫或其它有碍观瞻的奇装异服。

4）员工有外出活动或重要业务洽谈时应着西装。

5）员工上班应注意将头发梳理整齐，男职员发不过耳，并一般不准留胡须；女职员上班提倡化淡妆，金银或其他饰物的佩戴应得当。

2.2固定资产管理

2.2.1固定资产（除IT设备外）由行政办公室负责管理，IT设备由信息技术科负责管理。各管理部门要根据业务需求提出固定资产购置、租入、报废、毁损等申请。要建立管理台帐，详细记载资产名称、规格、型号、外形尺寸、价值、产地、编码、使用年限、购入日期、存放地点、使用部门和使用责任人等信息，并在实物表面标示编码牌。应定期或不定期会同财务中心进行资产盘点。