秘书实务作业ppt课件

合集下载

秘书实务(ppt 84页)

（二）时间表 –年 – 季度 –月 –周 –日
周工作安排表
时间安排
地点内容
日期具体时间
周一
周二
周三
周四
周五
周六
参加的领导负责科室备注
注：若有变动，请以通知为准。 ×××公司年月日
（三）工作日志
提前了解、符合意图、双份、一早确认、信息完整、及时更新、协助执行、保密
姓名记录分类
工作
上
内容
第一节办公室日常管理
一、环境管理
（一）整洁简约（二）有序有效
1、开放式布局 2、封闭式布局（三）平等科学 1. 办公桌：同一方向、光线来自左侧、通道1.5米、桌距1米
以上、高度700-760毫米（打字桌660毫米） 2. 办公椅：座高400-460、座宽大于380、靠背90-120度倾
斜，扶手高度200-250 3. 文件柜等：高度 4. 公共空间
（五）保管：专人负责、接印登记、不得代取代用、安全、洗刷（六）使用：批准、监督、登记、位置（骑缝章、更正章、骑边章、
密封章、急件章、钢印）（七）停用：发文宣布、上交、登记注销：存档或销毁(印模存档)
编号用印时间用印部门用印内容用印数批准人经办人签名归存处所备注
八、邮件
（一）分类分送 – 私人（亲启、私人、保密） – 公务：重要（机要、急件、快递、保价、挂号、带回执、落款）、普通
午
下午
问题描述
建议或说明事项
填表人签字
部门工作项目记录
日期
1 2 3 1 2 3
解决方法
星期
工作权重工
工作完成度(%)
部门主管审核
六、值班
（一）形式：常设性、间歇性、临时性

秘书学与秘书实务教材(PPT 254页)

• 由于“秘书”一词原义是指文献，故后来便将以掌典图书，著书立说为职责的官职称之为“秘书监”、“秘书丞”、“秘书郎”、“秘书令”。秘书寺和秘书省均属国家机构，内设秘书监、秘书郎等职，负责收集、校阅、编修、保管图书。由此可见，我国古代以“秘书”一词命名的官职或官署，并不真正从事现代意义上的秘书工作，故不能同现代秘书人员和秘书机构相提并论。
三、秘书的定义
• 秘书是以综合处理信息和事务的方式直接辅助领导者实施管理的人员。
（一）秘书活动的根本对象是领导者
• 秘书活动的对象分解成两个相互联系的层次：第一个层次是外围的、直接的对象，即秘书人员每一次具体的实务操作所直接作用的信息和事务；第二个层次是内核的，也是最根本的，对于秘书活动具有本源意义的对象——领导活动。离开了领导活动，秘书活动就失去了核心和方向，因而也就丧失了其存在的必要性和可能性。 • 结论：没有领导活动，就没有秘书活动。
•结论：
•
一是古今“秘书”一词所代表的概念
具有明显的区别，古代“秘书”一词指物，现
代“秘书”一词则指人，即为领导者提供特定
服务的人员；
•
二是古今“秘书”概念之间存在内在
的联系。“秘书”一词由“秘”和“书”二字
组成。“秘”即秘密、神秘的意思。我国古代
“书”一字指一般图书外，还包括版图、律令、
户籍、族谱等文书和档案，这同现代意义上的
• 第二，秘书作为一种特定的职务，不再以掌管一般意义上的图书典籍为主要职责，而真正具有了现代意义的秘书职能。
二、国外对秘书概念的解释
• ●Secretary最早是指英王身边的辅臣 • ●今天，一切辅助主管人员从事行政和业
务管理的人员都可以称为secretary

现代企业秘书实务教材(PPT 55张)

会议安排——会前筹备工作：
确立议题：（多由领导定）主题、内容、时间、会期、方式、组织、范围、主办、主持人、筹备组等。选择场地：大小会场、食宿地、级别标准、活动地等。发送请柬和通知。准备资料：会议日程、各类文件、声像资料、广告、报导、证件类、表格、材料袋等。会务工作：会场布置、设备物资准备、车辆安排、报到登记、餐饮安排、安全保卫等。经费预算：来源、计划、审批等。
目的----反映会议情况、进程，介绍会议讨论、争论的问题，摘录会议发言要点（规模大、会期长的常编发简报以交流信息）类别-- 摘要式—将有代表性、有启发性的发言摘录整理，让其他组了解。概括式---根据会议记录分析综合，概括大会、小组情况，供与会者阅。综合式---包容上两式，加上其他，如上级指示、贺信、会中花絮等。
会议简报写作
快---抢时间，不拖拉，边听、边记、边分析、边整理，满足时限性。新---提出新情况、新问题、新经验，引人注目，满足交流性和指导性。实---内容真实、准确、可靠，数字、事实核对清楚，不夸大缩小。短---行文简明扼要，开门见山，朴实无华，一语中的，不过千字。
七、信息管理
- 国家机构、社会组织、个人从事政、军、经、科、技、文、宗等活动中直接形成的对国家、社会有保存价值的各种文字、图表、声像记录
（行政管理类、经营管理类、科研类、工艺技术类、法律类、财会金融类、基建设备类、人事类等）
信息管理
档案特点--1、社会实践中的原始记录； 2、是有条件转化来的文件 3、来源广泛、内容丰富、形式多样档案作用--1、凭证作用； 2、参考及情报作用
信息管理——档案业务6个环节
1、收集工作---获取积累档案的手段，统

秘书写作实务ppt课件

2. 报告
❖ 这里的报告，是指向上级（部门）汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问时使用的有一定篇幅而内容又比较重要的公文。
3. 备忘录
❖ 备忘录是一种录以备忘的公文，一般用来提醒、督
促对方或就某个问题提出. 意见或看法。
4
二、从内容上分
❖ 企业公文从内容上可分为行政性公文、社交性公文、运营性公文和商务性公文四大类。
.
7
二、不过分拘泥于形式
❖ 企业公文由于需要追求时效性，不过分拘泥于形式，格式比较灵活。
❖ 所以，企业公文没有必要也不可能像行政机关公文那样拘泥于形式。
.
8
第四节企业公文的基本要求
一、内容正确
❖ 企业公文如果内容不正确，不仅会没有效果，而且有可能导致混靠、准确无误。
❖ 直接材料又叫第一手材料，是秘书直接从日常工作中经历或观察了解得来的。
❖ 秘书写作中的间接材料，多是从报纸、杂志、书籍、网络当
中收集来的，如事例、概述、. 数字、经验、成果等。
13
第二节构思阶段
一、立意选材
❖ 立意就是确立主题，主题是一篇文章的灵魂和统帅。
1. 主题的确立
❖ 主题就是公文的中心思想，它是作者对自己所写的客观事物持有的基本观点、态度和评价。
（3）新鲜生动
❖ 新鲜生动的材料能更好地表. 现思想和主题。
16
二、材料的剪裁
❖ 剪裁就是根据主题的需要，对选定的材料确定主次、详略，进行加工处理。
❖ 总之，剪裁材料要根据主题的需要，该详则详，该略则略，详而适当，略而不苟，有详有略，相互配合。
.
17
三、谋篇布局
❖ 所谓谋篇布局，就是对材料排列组合，即通常所说的“搭架子”、安排结构。

1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。

罗缘
学号 10425417 班级英语(怀)102
精选课件
1
会议值班工作安排表
值班日期值班人值班地点值班时间段
5月23日
赵
202
8:00—14:00
钱
202
14:00—20:00
孙
202
20:00—24:00
5月24日
李
202
8:00—14:00
周
202
14:00—20:00
吴
202
20:00—24:00
精选课件
2
会议值班记录表
时间班别值班人8:00—14: Nhomakorabea0早
赵
记录事项
14:00—20:00 中
钱
20:00—24:00 晚
孙
8:00—14:00
早
李
14:00—20:00 中
周
20:00—24:00 晚
吴
精选课件
3
值班任务
协助搜集有关情况、文件和资料，传递各种信息。控制无关人员出入会场。备有领导联络方式以便请示。备有后勤主管人员的电话通讯录。坚守岗位，人不离岗。督导和协助做好会务服务。做好协调工作。建立主管领导带班制度。
精选课件
4
会议值班的意义
沟通上下联系内外协调左右
精选课件
5
感谢亲观看此幻灯片，此课件部分内容来源于网络，如有侵权请及时联系我们删除，谢谢配合！