商业银行董事会秘书(董事会)工作清单(手记)

商业银行董事会秘书/董事会工作清单

（2021手记版，10年积累）

一、日常工作中需要注意的和容易忽略的事项

公司治理的概念：广义与狭义；

公司治理的事务分类、工作时间的分配与管理、各项具体工作的周期与频率；

三农业务发展报告：在每年第一次股东大会上通报；

及时汇总：董事会及其专委会与股东大会审议与通报事项；

注意：临时信息披露；

突出超前性，筹备董事会及其专委会会议，筹备程序：会议文件→确定会议时间→会议通知→其他会议材料；

为确保外部董事在本行的工作时间达标：董事会各专委会会议、董事会会议分两天召开；

开展拟任董事、监事、高管反洗钱与反恐怖融资及公司治理监管主要法规专题培训；

密切关注自查发现和监管发现问题的整改，确保不犯同类错误；

及时关注监管新规，及时修订、新建、清理公司治理有关制度；

牵头落实公司治理制度、文件，不断提高公司治理执行力；

注意董事监事尤其是独立董事、外部监事的任期，提前考虑和准备召开临时股东大会，审议调整董事与监事、换届等临时重大事项；

季度报告、半年度报告、年度报告、年度社会责任报告，须有董事与高管书面确认意见、董事会审计委员会审核意见、监事会审核意见；

注意：经营管理层对董事会决议与股东大会决议的细化落实情况；

完善OA系统文件柜，及时向全行传导本行及监管部门最新的公司治理文件；

做好独立董事意见建议的落实与反馈；

加强外部董事、监事薪酬管理；

密切关注监管新规，切实落实公司治理监管评估要求；

关注落实省联社公司治理要求；

注意不要遗漏：董监高辞职报告，董监高免职通知，董监高辞职通报，董事监事股东大会免职决议，报告股权质押解押信息，报告被质押股权涉及冻结、司法拍卖的情形，股东首次取得百分之一以上百分之五以下股权的报告，领导班子换届提名落实情况备案报告，党委关于部分领导职务调整落实情况的备案报告；

会议文件排版优化：装将“页眉和页脚”设置为“奇偶页不同”；

根据监管意见，找准突破口，选好创新点，创建公司治理特色品牌。

二、不定期日常工作

拟定前置党委研究讨论或通报的公司治理重大事项（注意：外部董事、监事薪酬是否需要调整，一般3～5年调增一次）；

加强股权质押管理，按规定向监管部门报送股权质押解押信息以及对外披露、被质押股权涉及冻结与司法拍卖的信息；监测在押股权，质押到期后及时解压并尽可能不再批准质押；

加强股权转让管理，按制度办理、按规定区分并做好事前报批与事后报告，股东首次取得百分之一以上百分之五以下股权的应报告，股东首次取得百分之五以上股权的应请示；

必须留心重大关联交易的审批与及时报告、一般关联交易的备案；

公平对待全体股东，做好股东及拟投资者来电来访、咨询解答等服务，依法依规向股东提供公司章程、审计报告、股权证明、询证函等应达信息与材料；

做好董事、高管、监事长任职资格管理（分类区分管理次序，及时请示/通知/报告）；

及时建立、更新董事履职档案、诚信档案、培训记录，收集整理相关材料；

建立主要股东承诺档案（依据：银保监办发〔2021〕100号《中国银保监会办公厅关于进一步加强银行保险机构股东承诺管理有关事项的通知》）；

加强公司治理政策学习提示与传导（采用董事会工作交办单）；

及时向银保监和省联社报送公司治理信息；

及时更新董监高名录；

及时记载董事会与股东大会决议执行落实情况登记表；

及时更新董事信息表与汇总表，报送省联社；

适时更新董事、监事名单及其经营的企业；

临时信息披露包括应对外公布的公司治理相关制度；

配合做好各类检查、审计、评价、评级、考核；

发展规划编制要提前思考、提议、提案。

三、每年每月定期工作

1月——

开展主要股东年度履约履职评价，形成主要股东年度履约情况评估报告，争取1月提交董事会审议并上报银监；

年度审计后拟定：关于年度审计报告质量及审计业务约定书履行情况的评价报告；

年度审计后索要：会计师事务所向本行董事会出具的管理建议书；

信息披露：年度经营业绩和审计报告（商业银行法规定3月底前公布）；

将年度审计报告和会计师事务所出具的管理建议书报送监管机构；

召开董事会及其专委会会议；

【经营业绩报告经董事会审计委员会审议通过后、审计报告经董事会审议通过后，编号对外披露（中华人民共和国商业银行法：第五十六条商业银行应当于每一会计年度终了三个月内，按照国务院银行业监督管理机构的规定，公布其上一年度的经营

业绩和审计报告）】

分解董事会及其专委会决议执行落实任务（注意形成文件、信息披露等要点，并向银监、证监、省联社报送）；

向监管机构、省联社报送公司治理信息至少1篇。

2月——

落实董事会及其专委会决议（注意形成文件、信息披露等要点，并向银监、证监、省联社报送）；

每年一次更新董事、高管基本信息、信用报告；

开始拟定：年度报告；

开始拟定：年度社会责任报告；

开始拟定：一季度报告；

向监管机构、省联社报送公司治理信息至少1篇。

3月——

月初分解交办4月董事会及其专委会会议、股东大会材料撰写任务；

月初拟定前置党委研究讨论或通报的公司治理重大事项；

月初筹备股东大会年会；

拟定：一季度董事会工作报告；

拟定：董事会对高管层上年度经营目标考核情况报告；

拟定：董事会对高管层本年度经营目标考核办法；

向监管机构、省联社报送公司治理信息至少1篇。

4月——

召开董事会及其专委会会议；