第六章 档案的整理与保管

6.3.3档号的结构 档号的结构分为四种： （1）全宗号—案卷目录号—案卷号—件、页 （张）号。 （2）全宗号—归档文件目录号—盒号—件号 （适用《归档文件整理规则》以“件”为单位整 理的方法）。 （3）全宗号—类别号—案卷号—件、页（张） 号。 （4）类别号—项目号—案卷号—件、页（张） 号。
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6.3.4档号的编制方法 1）类别号的编制方法 （1）类别号是由汉字、汉语拼音字母或阿 拉伯数字组成的代码标志。例如，文· 2， DQ· 其中，“文”为文书档案，“DQ”为党群工 作，“2”为组织工作。 （2）不同级位的类别之间可用间隔号“·” 分开。不产生误解时，可省略间隔号。类 别号一般不应超过三级。 （3）在一个档案室（馆）内和一个全宗内 不应有重复的类别号。
（2）对各层次的类目进行系统排列，然后对 类目编分类流水号。档案分类方案的类目应当 简明系统、排列有序，并编写序号。 （3）编写本机关全宗内档案分类方案，应当 先用文字说明分类方法和规则，然后按序号列 出类目。为了便于将档案归类，可对各个类或 属类所含的档案内容范围和归类要求给予简要 说明。 （4）机关档案室撰写完档案分类方案后，应 当征求各部门对分类方案的意见并修改完善， 经机关主管负责人批准后施行，并报同级档案 行政管理部门备案。 （5）档案分类方案应当相对稳定。各机关应 当根据本单位内部机构和文件材料等情况的变 化，及时对档案分类方案进行修订。
（2）档案文件的归类。归类的根本依据是对文件 的实质性办理，而不能仅看发文名义或处理名义。 由立档单位领导人或中心机构负责起草办理的全 局性、综合性文件，应归入中心机构类（办公厅、 办公室等）。确由几个内部组织机构共同起草办 理的文件，应归入为主的机构类中或最后经办的 机构类中，若分不出为主的机构，则仍归入文件 的现实存放的机构或中心机构类。由某一或几个 内部组织机构负责起草或办理的全局性、综合性 文件，一般应归入中心机构类，也可归入起草或 办理机构。
第6章 档案的整理与保管
6.1区分全宗 6.1.1全宗与立档单位的概念 全宗即一个国家机构、社会组织、个人形 成的具有有机联系的文件整体，是档案馆 档案的第一层分类、管理单位。一个独立 的社会组织形成的全部档案称为组织全宗； 一个著名人物形成的全部档案称为人物全 宗。 立档单位指形成全宗的独立社会组织或著 名人物，也叫全宗形成者。 确认全宗，实质上是要确认立档单位。这 就需要明确构成立档单位的条件。
（2）实行专业年度的档案文件的类别划分。 专业年度又称专门年度，是某些专业性行业、 部门在专业工作中使用的与自然年度的起止时 间不一致的年度。例如，学校普遍实行的教学 年度（即学年），大都是以年中的暑假作为起 止界限，教学工作也以教学年度为单位进行。 如果其专业年度工作（如教学）按专业年度进 行，而其他工作（如日常行政工作）仍按自然 年度进行，且档案文件统一管理，则应将专业 年度与自然年度结合在一起，形成年度类别， 如1985年与1985—1986学年，1986年与 1986—1987学年，并用以对其档案文件进行 分类。
4)复式分类法 复式分类法，指把两种基本分类法结合起 来，同时结合保管期限对档案进行分类的 方法。一般来说，年度分类法和保管期限 分类法是必选项。各机关单位应当根据各 种分类方法的适用情况，结合机关单位的 实际情况，选择使用一种结合保管期限的 分类方法。
6.2.2全宗内档案分类方案 《机关档案工作业务建设规范》第四条指出： “机关档案，应按照内容和载体的不同，制定 统一的分类方案。分类应保持前后一致，不能 随意变动。” 1)全宗内档案分类方案的概念和作用 全宗内档案分类方案，是用文字或图表形式标 列各个类目名称，表示全宗内档案分类体系的 纲要，是对全宗内档案实体进行分类整理排列 的依据，是归档文件上柜架分类排列放置的依 据。
6.2.1分类方法 1)年度分类法 年度分类法就是按档案文件形成的自然年度或专业年 度分成各个类别。 （1）文件上有属不同年度的几种日期的归类。按年 度分类的具体依据主要是档案文件的形成日期。但在 现实中，一般按以下规则处理： 在收文过程中，文件的制发日期与收到日期跨年度时， 一般归入收到日期所在年度。 文件本身的几个日期，如制发日期、批准日期、生效 日期等跨年度时，应根据文件性质和具体情况准确归 类。一般文件以制发日期（落款）为准；法律、法规 性文件一般以批准、通过日期或生效日期为准。 计划、总结、预算、决算、统计报表等文件，其内容 所涉及的时间与其制发日期跨年度时，应归入其内容 所涉及的年度中；其内容涉及不止一个年度时（如五 年计划），计划、预算等文件归入其开始年度，总结、 决算等文件归入其结束年度。
6.3档号的编制规则 6.3.1档号的概念、种类与作用 1）档号的概念 档号是档案室（馆）在整理和管理档案的过程中以字符形式赋 予档案的一种代码。代码是一个或一组有序的、易于计算机和 人识别与处理的数字、字母、汉字及其他符号。 2）档号的种类 （1）全宗号，指档案室（馆）给定每个全宗的代码。 （2）案卷目录号，指全宗内案卷所属案卷目录的代码。 （3）类别号，指室（馆）藏档案类别的代码。 （4）项目号，指产品、工程、课题、设备的档案的代字或代 号。 （5）案卷号，指案卷排列的顺序号。 （6）件号，指案卷内文件的顺序号。 （7）页（张）号，指案卷内文件每页（张）的顺序号。 3）档号的作用
6.3.2档号的编制原则 （1）唯一性原则。档号应当指代唯一。不同编号对 象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。 （2）合理性原则。档号结构必须与室（馆）藏档案 的整理分类体系相适应。 （3）稳定性原则。档号一经确定，一般不应随意改 变。 （4）扩充性原则。档号必须有适当的递增容量，以 便适应不断扩充档案的需要。 （5）简单性原则。档号力求简短明了，以便减少代 码差错，节省存储空间，提高处理效率。
（3）无具体时间的档案文件的归类。由于种种原 因，档案文件中往往有未标明时间或所标时间不 具体的现象，如有的文件根本没有时间标记，有 的文件仅标明月、日，而未标明具体年度。对于 这些档案文件，就要想方设法考证出时间后再归 类。考证的方法多种多样，可从与其关系密切的 其他档案文件入手，也可从档案文件的内容、形 式乃至制成材料等方面入手。如经过考证仍不能 确定其年度，则应将其归入可能性最大的相关年 度中。
6.4.1档案保管的重要性 1）决定着档案寿命的长短 如果保管得当，档案的寿命就会延长，从而 能够发挥更大的社会效益和经济效益；如果 保管不当，档案的寿命就会缩短。 2）决定着档案事业的兴衰 如果保管得当，就可以巩固收集和整理的成 果，而且对提供利用和编研创造便利条件； 如果保管不当，档案就会遭到损毁，前面的 收集整理等工作就会前功尽弃，也就谈不上 提供利用，从而会给国家的档案事业和其他 相关方面造成不可估量的损失。
6.1.5全宗号 全宗号是档案馆（室）给定每个全宗的代码。全 宗号用四位代码标志，第一位用汉语拼音字母标 志全宗属类，后三位用阿拉伯数字标志某一属类 全宗的顺序号。例如，某档案馆藏旧政权档案的 第3号全宗，应当标志为“J003”，J为全宗属类代 码，003为全宗的顺序号。 在一个档案馆内，全宗属类代码不应重复。档案 馆属类内的各个全宗按进馆排列次序编流水号， 在一个属类内，不应有重复的全宗顺序号。
6.1.3人物全宗形成者构成条件 人物全宗形成者，应是主要以个人名义从事社会活动 的著名人物，并且其档案较为完整而系统地由档案室 （馆）保存。 6.1.4易混全宗的区分 （1）一个独立的机关、企事业单位内部机构的党组 织、团组织、工会和行政机构的档案构成一个全宗。 （2）新成立的机关单位，一个机关单位分为两个以 上的机关单位，几个机关单位合并为一个机关单位， 一般都应分别建立新的全宗。 （3）一个机关单位改变了领导关系或名称，但其工 作性质和业务范围没有发生变化，仍接续原来的全宗。 （4）临时机构一般不建立全宗，其档案应纳入其主 管机关全宗。但属于政府、党委直接领导、执行全局 性任务、为期较长的机构，应建立全宗。
具体分类时应注意以下几个问题： （1）设置的类要力求符合实际，各类的概 念大小要适中。必须弄清各内部机构的职 责范围、工作任务和形成文件材料的数量 多少及所反映的问题，准确恰当地设类。 全部类别要涵盖全部档案，没有遗漏文件 材料，没有虚类。各个属类所涵盖的档案 数量适中。 （2）平行的各类或属类在内容上不能有交 叉和包含关系。 （3）对内容涉及几个类或属类的文件材料， 要划定文件材料的归类范围。
2)组织机构分类法 组织机构分类法，就是按立档单位的内部组织机构对 档案进行分类。每一个具体的内部组织机构就是一个 具体的类别。 （1）类别顺序的排列。组织机构分类法与年度分类法 虽都是采用历史的方法，但特点仍有不同。其明显的 不同点就是组织机构分类法的类别顺序不像年度分类 法那样具有自然性和稳定性，对组织机构分类法中的 类别，必须人为规定一个类别顺序。这可用两种方法 确定：一是在其内部组织机构有固定排序的立档单位， 就按其内部组织机构的固定排序确定组织机构类别的 排列顺序。二是在其内部组织机构没有固定排序的立 档单位，按照机构的性质重要程度、关系密切程度、 档案数量多少等因素排序，一般采用先党、工、团后 行政，先综合性办公部门后专业部门，先主要部门后 次要部门的方法排序。
具体分类时应注意以下几个问题： （1）设置的类要力求符合实际，各类的概念 大小要适中。必须弄清各内部机构的职责范围、 工作任务和形成文件材料的数量多少及所反映 的问题，准确恰当地设类。全部类别要涵盖全 部档案，没有遗漏文件材料，没有虚类。各个 属类涵盖的档案数量适中。 （2）平行的各类或属类在内容上不能有交叉 和包含关系。 （3）对内容涉及几个类或属类的文件材料， 要划定文件材料的归类范围。
2)编制全宗内档案分类方案的方法与要求 （1）根据本机关内部组织机构和档案的实际情况， 选择确定一种结合保管期限的分类方法，遵循逻辑分 类规则，划分出不同层次的类别。 逻辑分类的基本规则。一次分类，应当根据一个标准 分类，分出的平行的类别不准在概念上有交叉和包含 关系；不同类内的再分类，可以采用不同的标准；一 个类内的再分类，只准许采用一个标准。 全宗内档案分类的层次。一般先按载体分为纸质档案 和特殊载体档案。目前纸质档案是机关档案的主体。 纸质档案，按门类分为文书档案、专门档案、科技档 案。 特殊载体档案，按性质一般分为声像档案、电子档案、 实物档案等三类。
3)问题分类法 问题分类法又称事由分类法，即按档案文件内 容所涉及的问题对档案进行分类。这是一 种逻辑的分类方法，一般是参照内部机构的不 同职能按问题分类。若档案数量不太多，职能 相近的内部机构的档案可合并为一类问题。若 档案数量太多，则在各类下仍按问题设置属类。 为了划清文件材料的归类界限，应当在各个类 或属类之下说明文件材料的范围。按问题分类 法对档案分类，能保持档案在内容方面上的联 系，便于从内容角度查找利用档案，但要恰当 地设置类目、准确地判定档案的归类比较困难。
6.1.2组织全宗立档单位的构成条件 一般认为，组织全宗立档单位应当具备下列条 件：一是可以独立行使职权，并能以自己的名 义单独对外行文；二是设有会计部门或经济核 算部门，自己可以编造预算和财务计划；三是 设有管理人事的部门和人员，并有一定的人事 任免权。另外，一个法人单位是一个独立从事 社会活动的组织，是一个立档单位。 确认一个组织是否具备立档单位的条件，一般 应从规定组织职权的有关法规性、领导性文件 和组织的实际活动两方面分析。
2）项目号的编制方法 项目号是产品、工程、课题、设备等档案的 代字或代号。项目号引用有关管理部门编 制的项目代号。例如，C· S2010· 5，其中， “ C”为产品代字，“S2010”为铣床型号， “5”为组成部分代号（第5部分）。
6.4 档案的保管工作 档案保管是指对已整理好并排架入库的档案 进行的日常维护、保护性工作。它是档案管 理的基本环节之一。 档案保管工作有两个基本任务：一是维护档 案实体的秩序状态，使其在存放和使用中始 终有序；二是保护档案实体的安全和完整， 不丢失损毁、不泄密，并尽量延长档案物质 形体的自然寿命。简言之，“维护秩序“、 “保护实体”是档案保管工作的两个基本方 面。