EXCEL公司内部培训--数据透视表常见操作笔记(易懂)

数据透视表常见操作

优点：

1.将复杂的数据快速整理

2.报表结构灵活多变

3.容易学习，不需要函数基础

前提条件

1.第一行必须有标题

2.表格中不能有空行或者空列

3.每一列的数据类型要一致

4.创建之前不要有分类汇总、合并单元格

数据透视表操作步骤

1.规范化数据表

2.选择数据源中任意一个单元格

3.插入\数据透视表和数据透视图，制作结构

4.根据目的确定所需的字段

5.将字段放在相应的区域中，行，列，页

6.根据需修改统计方式

7.格式属性的调整

按年按月汇总小计（数据源：数据透视表文件中，销售状况一览表。）

详细操作步骤如下：

1.在数据表中任意单元中单击（不需要选择全表）

2.单击【插入】→【数据透视表】，在下拉列表中选择【数据透视表】如图7-2所示

3.在弹出的【数据透视表】对话框中，将自动选择光标所在单元格所在的数据表。点

击确定，将数据透视表显示在新工作表中。

4.在如下图所示中，将【日期】字段拖放在行标签中，【数量】字段拖放在数值标签

中。

5.完成后将显示如下效果。

6.在数据透视表中，在行标签中的任意日期中，右击，点击【组合】。

7.在出现的【分组】对话框如下图所示，点击年和月。然后确定。

以上为一个示例，通过一个例子快速对数据透视表做个简单的演示。

下面多做一些数据透视表的练习。

练习1：按部门汇总工资

数据源：2数据透视表文件中的“基本工资表”

将光标放在数据表中任意单元格。

点击“插入”,“数据透视表”.,点击确定。

将相应的字段拖放在相应的区域中。

最终效果如下：

练习2：按部门计算工资汇总，平均工资，百分比. 数据源：2数据透视表文件中的“基本工资表”

将光标放在数据表中任意单元格。

点击“插入”,“数据透视表”.,点击确定。

将相应的字段拖放在相应的区域中。

注意，将字段［基本工资］三次拖放到数值区域中。

效果如下：

修改统计方式：

数值中第一列求和，第二列数值中右击，数据透视表中的基本工资，在出现的快捷菜单中选择“数据汇总依据”,选择“平均值”

显示百分比。

数值中第三列数值中右击，数据透视表中的基本工资，在出现的快捷菜单中选择“数据汇总依据”,选择“其他选项”

然后，在出现的界面中进行如下操作。

选择数据透视表中如下图对应的内容。在公式栏中分别修改名称为工资汇总，平均工资，所占百分比。最终结果如下：

练习3：按姓名统计工资，排序

（基本工资表中，姓名拖放在行区域，基本工资拖放在值区域）

光标放在数值中，直接点击升序，降序按钮。

练习4：按部门按姓名汇总工资按汇总行排序

如果部门放在行字段，姓名放在行字段，基本工资放在值字段。

如下图，光标放在C7,再次点击升序降序则以汇总项进行排序。

练习5：按姓名统计工资奖金，合计=基本工资+奖金

如下图，奖姓名放在行区域，基工资，奖金放在数值项中。

点击【数据透视表工具】中的【选项】，然后点击【公式】，点击【计算字段】。

在出现的界面中，编写如下公式

练习6：按年龄每隔十查看平均工资。

将年龄放在行标签，基本工资放在数值中。

右击数据透视表中任意一年龄，然后点击“组合”。

在出现的界面中。设置最小，最大以及步长值。

右击，基本工资，然后点击“数据汇总依据”，点击“平均值”。

效果如下：

快速了解到各个年龄段平均工资。

将鼠标置于透视表中，点击，数据透视表工个，选项，数据透视图。

生成图表

练习7：按地区按产品名称汇总数量显示各区域销量最好的三个产品（数据源：数据透视表文件中，数据分析表。）

如下数据透视表，将“地区”“产品名称”拖放在行区域，将数量拖放在数值区域。

在“产品名称”右边下拉列表中，点击【值筛选】，然后点击【10个最大值】。

在出现的界面中。更改成最大3项。

按区域按产品汇总小计显示销量最好的三个地区（数据源：数据透视表文件中，数据分析表。）

同样是上述数据透视表，如果是以“地区”右边下拉列表中，点击【值筛选】，然后点击【10个最大值】。将只显示销量最好的三个地区，对比效果。

拆分数据透视表

有时需要利用一个数据源重复地做多个数据透视表，可以考虑拆分数据透视表。

如下表格，将“地区”拖放在报表筛选中，将“城市”拖放在行标签中，将“数量”拖放在数值项中。

现在报表筛选页中可以进行筛选不同的地区，点击地区旁边漏斗小图标，展开可显示各地区情况。

选择“华北”将只显示华北地区的情况。

如果需要将所有的地区一次性全部显示，如下图所示。

使用数据透视表中的分页功能，可以很快实现，避免一个个筛选再一个个复制粘贴。

具体操作如下，鼠标先单击页字段中，如B1，然后点击【数据透视表工具】，在【选项】中找以下按钮，注意，在【选项】右边下拉列表中进行选择。

点击之后出现以下画面。

该工作簿瞬间生成很多个表，可以查看下面的表标签。按照地区每个地区生成一个新表。

双击总计对应的数值，能产生明细表。