第三章日常业务处理
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总账系统的日常业务处理
会计电算化 Accounting Computerized
——
教学目的与要求
要求掌握总账系统日常业务处理的凭证处 理和记账的方法。 完成实训所要求的内容。
2
3.1 总账系统的任务
总账系统的任务就是利用建立的会计科目 体系，输入和处理各种记账凭证，完成记账、 结账以及对账工作，输出各种总分类账、日记 账、明细账和有关辅助账。
注意
凭证类别为初始设置时已定义的凭证类别代码或名称。 采用自动编号时，计算机自动按月按类别连续进 行编号。 采用序时控制时，凭证日期应大于或等于启用日期。
8
在“附单据数”处可以按Enter键通过，也 可以输入单据数量。
凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号均不 能修改。
9
输入凭证正文部分
凭证头部分完成后，接下来输入凭证正文 部分，这是填制凭证的重要环节，企业应根据 具体经济业务内容，采用不同的方式填制凭证 ，而且每张凭证要求借贷平衡。
检查是否审继都核续已完点经直“审接审核跳核入”下一张，
28
例 题（25）
❖ 资料： ❖ 以王瑞的身份登录注册，审核1月份填
记账凭证一般包括两部分： 一是凭证头部分，包括凭证类别、凭证编号、凭 证日期和附件张数等； 二是凭证正文部分，包括摘要、科目、借贷方向 和金额等。 如果输入会计科目有辅助核算要求， 则应输入 辅助核算内容；如果一个科目同时兼有多种辅助核算 ，则同时要求输入各种辅助核算的有关内容。
7
输入凭证头部分
填制记账凭证时，应先完成凭证头部分的录 入。此项操作对于录入各种类型的凭证，其操作 步骤都是类似的。
凭证审核时，可直接根据原始凭证，对屏幕 上显示的记账凭证进行审核，对正确的记账凭证 ，发出签字指令，计算机在凭证上填入审核人名
字。
26
➢ 在确认一批凭证无错误时可以在“审核”菜单中的“成批
审核凭证”功能，以便加快审核签字速度，但请慎用。 ➢ 作废凭证不能被审核，也不能被标错。 ➢ 审核人和制单人不能是同一个人，凭证一经审核，不能被
15
凭证管理——填制凭证（增加凭证——供应商往来） 4
1 3
2
16
凭证管理——填制凭证（增加凭证——部门核算） 4 1 3 2
17
凭证管理——填制凭证（增加凭证——个人往来） 4 1 3 2
18
凭证管理——填制凭证（增加凭证——项目核算） 2009年1月3日，一批专用材料工程物资50000元入库，该工程物 资属于为修建1号楼的物资。附单据1张
修改、删除，只有取消审核签字后才可操作，已标错的凭证 不能被审核，需先取消标错后才能审核。 ➢ 执行审核后，系统将自动翻页，或单击“首张”、“上张 “、“下张”、“末张”按钮翻页或按“查询”按钮重新输 入条件查找其他待审核凭证。
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凭证管理——审核凭证（以“WR王瑞”的身份重新注册）
不设任何筛选 条件，默认全 部凭证，直接 确认
记账凭证是登记账簿的依据，是总账系统的唯一数据 源，填制凭证也是最基础和频繁的工作。在实行计算机 处理账务后，电子账簿的准确与完整完全依赖于记账凭 证，因而在实际工作中，必须确保准确完整地输入记账 凭证。
填制凭证过程中，出现错误凭证在所难免。为更正错 误，系统提供了对错误凭证修改或删除的功能。
6
1. 增加凭证
21
凭证管理——填制凭证（常用凭证-生成常用凭证）
增加具体 分录
必填项
凭证摘 要
22Βιβλιοθήκη Baidu
凭证管理——填制凭证（常用凭证-调用常用凭证） 将凭证补充完整即可，若不需保存则 点“进放入弃填”制凭证窗口
23
5. 查询凭证
在制单过程中，我们可以通过“查询”功能 对凭证进行查看，以便随时了解经济业务发生的情 况，保证填制凭证的正确性。
19
输入辅助核算信息
当输入具有辅助核算的科目时，要求 输入相应的辅助信息。
当选择支票控制，即该结算方式被设为支票管理时，银行账 辅助信息不能为空，而且该方式的票号应在支票登记簿中有 记录。
输入的结算方式、票号和发生日期将在进行银行对账时使用。
20
当输入一个不存在的个人姓名时，应先编辑 该人姓名及其他资料。在录入个人信息时， 若不输入“部门名称”只输“个人名称”时 ，系统将根据所输入个人名称自动输入其所 属的部门。 其他辅助核算科目可以参照录入。
在“填制凭证”窗口中，单击 “查看”菜单中的选项可以查看到 当前科目最新余额、外部系统制单 信息、联查明细账及查找分单等。
24
凭证管理——查询凭证
双击筛可选查条看件框， 什么都不选， 默认全部凭证
25
3.3.2 审核凭证
审核凭证是指由具有审核权限的操作员按照 会计制度规定，对制单人填制的记账凭证进行合 法性检查。其目的是防止错误及舞弊。
10
正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但 不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明 细账、日记账中出现。新增分录完成后，按回 车键，系统将摘要自动复制到下一分录行。 会计科目通过科目编码或科目助记码输入。 科目编码必须是末级的科目编码。 金额不能为“零”，红字以“－”号表示。
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凭证管理——填制凭证（增加凭证）
例：2009年1月1日，出纳用票号为100001的现金支票，从工 行提取现金5000元备用。单据2张
将光标移现金至支票，票 银行存款号1科00001 目这一行
12
凭证管理——填制凭证（增加凭证——外币科目）
12
3
13
凭证管理——填制凭证（增加凭证——数量科目） 4
1
2
3
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凭证管理——填制凭证（增加凭证） 1、收到客户宏加公司原欠款30000元，银行转帐支票, 转帐支票结算,票号100003，单据2张。 2、从天源公司采购商品，金额50000元，款项未付， 单据3张，税率17%。 3、职工孙伟翔借支差旅费1000元，以现金支付。单 据1张 4、以现金购买财务部办公用品500元。单据1张 5、为在建工程1号楼花费1000元，以库存现金支付.
3
基本功能结构
4
3.2 日常业务处理
在总账管理系统中，当初始化设置完成后， 就可以开始进行日常账务处理了。
日常业务处理的任务是通过输入和处理各种 记账凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各 种凭证、日记账、明细账和总分类账，进行月末 对账和结账，最终生成和输出各种常用报表等。
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3.2.1 填制凭证
会计电算化 Accounting Computerized
——
教学目的与要求
要求掌握总账系统日常业务处理的凭证处 理和记账的方法。 完成实训所要求的内容。
2
3.1 总账系统的任务
总账系统的任务就是利用建立的会计科目 体系，输入和处理各种记账凭证，完成记账、 结账以及对账工作，输出各种总分类账、日记 账、明细账和有关辅助账。
注意
凭证类别为初始设置时已定义的凭证类别代码或名称。 采用自动编号时，计算机自动按月按类别连续进 行编号。 采用序时控制时，凭证日期应大于或等于启用日期。
8
在“附单据数”处可以按Enter键通过，也 可以输入单据数量。
凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号均不 能修改。
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输入凭证正文部分
凭证头部分完成后，接下来输入凭证正文 部分，这是填制凭证的重要环节，企业应根据 具体经济业务内容，采用不同的方式填制凭证 ，而且每张凭证要求借贷平衡。
检查是否审继都核续已完点经直“审接审核跳核入”下一张，
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例 题（25）
❖ 资料： ❖ 以王瑞的身份登录注册，审核1月份填
记账凭证一般包括两部分： 一是凭证头部分，包括凭证类别、凭证编号、凭 证日期和附件张数等； 二是凭证正文部分，包括摘要、科目、借贷方向 和金额等。 如果输入会计科目有辅助核算要求， 则应输入 辅助核算内容；如果一个科目同时兼有多种辅助核算 ，则同时要求输入各种辅助核算的有关内容。
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输入凭证头部分
填制记账凭证时，应先完成凭证头部分的录 入。此项操作对于录入各种类型的凭证，其操作 步骤都是类似的。
凭证审核时，可直接根据原始凭证，对屏幕 上显示的记账凭证进行审核，对正确的记账凭证 ，发出签字指令，计算机在凭证上填入审核人名
字。
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➢ 在确认一批凭证无错误时可以在“审核”菜单中的“成批
审核凭证”功能，以便加快审核签字速度，但请慎用。 ➢ 作废凭证不能被审核，也不能被标错。 ➢ 审核人和制单人不能是同一个人，凭证一经审核，不能被
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凭证管理——填制凭证（增加凭证——供应商往来） 4
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凭证管理——填制凭证（增加凭证——部门核算） 4 1 3 2
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凭证管理——填制凭证（增加凭证——个人往来） 4 1 3 2
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凭证管理——填制凭证（增加凭证——项目核算） 2009年1月3日，一批专用材料工程物资50000元入库，该工程物 资属于为修建1号楼的物资。附单据1张
修改、删除，只有取消审核签字后才可操作，已标错的凭证 不能被审核，需先取消标错后才能审核。 ➢ 执行审核后，系统将自动翻页，或单击“首张”、“上张 “、“下张”、“末张”按钮翻页或按“查询”按钮重新输 入条件查找其他待审核凭证。
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凭证管理——审核凭证（以“WR王瑞”的身份重新注册）
不设任何筛选 条件，默认全 部凭证，直接 确认
记账凭证是登记账簿的依据，是总账系统的唯一数据 源，填制凭证也是最基础和频繁的工作。在实行计算机 处理账务后，电子账簿的准确与完整完全依赖于记账凭 证，因而在实际工作中，必须确保准确完整地输入记账 凭证。
填制凭证过程中，出现错误凭证在所难免。为更正错 误，系统提供了对错误凭证修改或删除的功能。
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1. 增加凭证
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凭证管理——填制凭证（常用凭证-生成常用凭证）
增加具体 分录
必填项
凭证摘 要
22Βιβλιοθήκη Baidu
凭证管理——填制凭证（常用凭证-调用常用凭证） 将凭证补充完整即可，若不需保存则 点“进放入弃填”制凭证窗口
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5. 查询凭证
在制单过程中，我们可以通过“查询”功能 对凭证进行查看，以便随时了解经济业务发生的情 况，保证填制凭证的正确性。
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输入辅助核算信息
当输入具有辅助核算的科目时，要求 输入相应的辅助信息。
当选择支票控制，即该结算方式被设为支票管理时，银行账 辅助信息不能为空，而且该方式的票号应在支票登记簿中有 记录。
输入的结算方式、票号和发生日期将在进行银行对账时使用。
20
当输入一个不存在的个人姓名时，应先编辑 该人姓名及其他资料。在录入个人信息时， 若不输入“部门名称”只输“个人名称”时 ，系统将根据所输入个人名称自动输入其所 属的部门。 其他辅助核算科目可以参照录入。
在“填制凭证”窗口中，单击 “查看”菜单中的选项可以查看到 当前科目最新余额、外部系统制单 信息、联查明细账及查找分单等。
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凭证管理——查询凭证
双击筛可选查条看件框， 什么都不选， 默认全部凭证
25
3.3.2 审核凭证
审核凭证是指由具有审核权限的操作员按照 会计制度规定，对制单人填制的记账凭证进行合 法性检查。其目的是防止错误及舞弊。
10
正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但 不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明 细账、日记账中出现。新增分录完成后，按回 车键，系统将摘要自动复制到下一分录行。 会计科目通过科目编码或科目助记码输入。 科目编码必须是末级的科目编码。 金额不能为“零”，红字以“－”号表示。
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凭证管理——填制凭证（增加凭证）
例：2009年1月1日，出纳用票号为100001的现金支票，从工 行提取现金5000元备用。单据2张
将光标移现金至支票，票 银行存款号1科00001 目这一行
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凭证管理——填制凭证（增加凭证——外币科目）
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凭证管理——填制凭证（增加凭证——数量科目） 4
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2
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14
凭证管理——填制凭证（增加凭证） 1、收到客户宏加公司原欠款30000元，银行转帐支票, 转帐支票结算,票号100003，单据2张。 2、从天源公司采购商品，金额50000元，款项未付， 单据3张，税率17%。 3、职工孙伟翔借支差旅费1000元，以现金支付。单 据1张 4、以现金购买财务部办公用品500元。单据1张 5、为在建工程1号楼花费1000元，以库存现金支付.
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基本功能结构
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3.2 日常业务处理
在总账管理系统中，当初始化设置完成后， 就可以开始进行日常账务处理了。
日常业务处理的任务是通过输入和处理各种 记账凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各 种凭证、日记账、明细账和总分类账，进行月末 对账和结账，最终生成和输出各种常用报表等。
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3.2.1 填制凭证