文件归档管理方案计划规定

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文件归档管理制度

文件归档管理制度•相关推荐文件归档管理制度（通用6篇）在现在社会，接触到制度的地方越来越多，好的制度可使各项工作按计划按要求达到预计目标。

那么拟定制度真的很难吗？下面是小编为大家收集的文件归档管理制度（通用6篇），希望对大家有所帮助。

文件归档管理制度1第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据集团公司有关规定，结合我集团的实际情况，特制订本制度。

第二条根据文件信息依赖存储介质的不同可将文件分为电子版文件和纸质版文件。

按性质种类区分：行政类〈有关规章制度、事项决策、通知、会议纪要等〉，业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉，人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉，技术类〈有关技术标准、工程技术文件等〉，其它类〈不宜归入上述各类的〉。

具体内容主要包括上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件资料、合同、CAD图、效果图、预结算文件、财务帐套、资产配套的说明书、保修卡等。

第三条公文的签收1.公司所有文件(除领导或各部门订阅的办公文件外)均由办公室文秘登记签收、拆封。

在签收和拆封时，办公室文秘需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。

第四条公文的编号保管办公室文秘拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。

2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室文秘进行登记编号保管，不得个人保存，如员工工作需要借阅的可复印或借用。

第五条公文的阅批与分转1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由办公室文秘分送承办部门经理和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送总经理(或分管副总经理)阅批后分送相关部门阅办。

为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。

建筑公司文件归档管理制度

建筑公司文件归档管理制度建筑项目的成功与否很大程度上取决于信息的准确性和及时性。

因此，建立一套科学、规范的文件归档管理制度对于建筑公司来说至关重要。

这样的制度应当包括文件的创建、接收、存储、检索和销毁等各个环节，以确保每一份文件都能在其生命周期内得到妥善管理。

建筑公司在制定文件归档管理制度时，需要明确文件分类的标准。

通常，文件可以分为技术文件、合同文件、会议记录、日常通信等几大类。

每一类文件都应有明确的归档要求和存储期限。

例如，技术文件可能包括设计图纸、施工方案等，这些文件通常需要长期保存以备未来参考；而日常通信类文件，如内部通知、会议纪要等，可能只需要短期保存。

文件的创建和接收环节也需要规范化。

建筑公司应要求员工在创建文件时使用统一的格式和编码系统，以便于未来的检索和管理。

同时，接收到的文件也应立即进行登记，并按照分类标准归档到相应的位置。

在文件存储方面，建筑公司应采用电子和纸质两种方式来确保文件的安全。

电子文件应存储在安全的服务器上，并定期备份以防数据丢失。

纸质文件则应存放在防潮、防火的专用档案室内，并有专人负责管理。

检索和使用文件是文件归档管理制度中的另一个重要环节。

建筑公司应建立一个高效的索引系统，使得员工能够快速找到所需的文件。

同时，为了保护文件的完整性和安全性，公司还应规定只有授权人员才能访问特定的文件。

文件的销毁也不容忽视。

当文件达到保存期限或不再具有使用价值时，应按照国家法律法规和公司内部规定进行销毁。

这一过程应有详细的记录，并有相关部门监督执行。

一个完善的文件归档管理制度对于提高建筑公司的运营效率和保障信息安全至关重要。

通过上述的范本，建筑公司可以根据自身的实际情况，制定出适合自己的文件管理流程，从而在激烈的市场竞争中保持优势。

文档资料整理与归档工作计划三篇

本文资料整理与归档工作计划三篇《篇一》随着公司业务的不断发展和壮大，本文资料的管理工作变得越来越重要。

为了提高工作效率，确保本文资料的完整性和可追溯性，我制定了这份本文资料整理与归档工作计划。

本计划将详细阐述工作内容、工作规划、工作设想、工作计划、工作要点、工作方案、工作安排，并对重点事项进行突出强调。

1.本文资料的整理：对现有的本文资料进行分类、整理、筛选，确保资料的完整性和准确性。

2.本文资料的归档：将整理好的本文资料按照规定的分类和命名规则进行归档，便于查找和追溯。

3.本文资料的管理：制定本文资料的管理制度，包括资料的借阅、复制、销毁等，确保资料的安全性和保密性。

4.本文资料的更新：定期对本文资料进行更新，删除过时、无效的资料，增加新的、有用的资料。

5.第一阶段：对现有的本文资料进行全面的整理和归档，预计耗时1个月。

6.第二阶段：制定本文资料管理制度，并对员工进行培训，预计耗时1个月。

7.第三阶段：定期更新本文资料，并进行检查和维护，预计耗时2个月。

8.建立一个本文资料管理系统，实现资料的电子化、网络化，提高工作效率。

9.设立专门的本文资料管理岗位，负责资料的整理、归档、更新等工作。

10.建立本文资料的索引体系，便于快速查找和追溯。

11.每周五对现有的本文资料进行整理和归档。

12.每月末对本文资料进行一次全面检查，确保资料的完整性和准确性。

13.每季度对本文资料进行一次更新，删除过时、无效的资料，增加新的、有用的资料。

14.资料的整理和归档要严格按照规定的分类和命名规则进行，确保资料的有序性和可追溯性。

15.加强本文资料的保密工作，防止资料的泄露和丢失。

16.定期对本文资料进行检查和维护，确保系统的稳定性和可靠性。

17.整理和归档工作：每人每周五负责整理和归档自己负责的本文资料。

18.管理制度制定：由专门的本文资料管理岗位负责制定和更新本文资料管理制度。

19.索引体系建立：由本文资料管理岗位和相关部门共同参与建立本文资料的索引体系。

公司文件材料归档管理制度

公司文件材料归档管理制度
制定归档管理制度的目标在于确立文档管理的标准流程，明确各部门及员工的责任与义务。

为此，制度中应包含文档的分类、存档期限、存储方式和保管责任等关键要素。

例如，合
同类文档、会议记录、项目报告等，都应根据其性质和重要性进行不同年限的保存。

制度中应详细规定文档的归档流程。

从文档生成、审核、分发到最终的归档，每一步骤都
应有明确的操作指南和时间节点。

比如，文档在完成后应由相关负责人审核签字，然后按
照既定的路径进行分发，最终在规定时间内由专人负责归档。

对于电子文档的管理同样不可忽视。

随着信息技术的发展，越来越多的企业采用电子文档
管理系统来提高办公效率。

因此，制度中应包含电子文档的命名规则、存储位置、备份周
期以及访问权限设置等内容。

确保电子文档的安全性和可追溯性。

为了保障文档安全，制度中还应明确防火、防潮、防盗等物理安全措施，以及对电子文档
的数据加密和防病毒措施。

同时，定期对文档存储环境进行检查和维护，确保文档的完整
性和可用性。

在实施过程中，监督和检查是不可或缺的环节。

制度应设立专门的监督机构或人员，定期
对文档归档情况进行抽查，发现问题及时整改。

并且，通过不定期的培训和宣导，提高员
工的文档管理意识和能力。

随着企业发展和外部环境的变化，文档管理制度也需要不断更新和完善。

因此，制度中应
包含修订机制，确保制度能够与时俱进，适应企业发展的需要。

工程文件资料归档管理制度

工程文件资料归档管理制度第一章绪论第一节前言为了规范工程文件资料的管理流程，提高工程项目管理的效率和质量，确保工程项目正常运行和维护，特制定本制度。

第二节目的本制度的目的是规范和规范工程文件资料的存储、归档和管理，保证工程项目的文件资料能够及时、方便、安全地查阅和使用。

第三节适用范围本制度适用于各类工程项目的文件资料管理，包括设计文件、施工文件、验收文件、运行维护文件等。

适用于工程管理部门、设计单位、施工单位、监理单位等相关部门的文件资料管理。

第二章文件资料归档管理的基本原则第四节法律法规的指导原则1. 遵守国家有关法律法规和政策规定，不得违反国家法律法规；2. 遵循工程项目合同及相关方约定，确保工程项目文件资料的合法性和完整性。

第五节经济原则1. 根据管理需要，合理设定文件资料存储和归档标准，不追求过高的归档标准；2. 确保文件资料的存储、归档和管理成本最低。

第六节科学原则1. 严格遵守文件资料的存储、归档和管理流程，确保文件资料的完整性和可用性；2. 利用现代信息技术手段，提高文件资料管理的效率和质量。

第七节安全原则1. 采取必要的措施保护文件资料的安全性，防止文件资料被篡改或丢失；2. 严格控制文件资料的访问权限，确保文件资料的保密性。

第三章文件资料的归档管理流程第八节文件资料的分类1. 工程文件按不同阶段和部门进行分类，如设计文件、施工文件、验收文件、运行维护文件等；2. 每类文件按项目名称、文件类型、文件编号等进行细分分类。

第九节文件资料的存储1. 文件资料应存储在防潮、防火、防盗的环境中，确保文件资料的安全性；2. 文件资料应按照一定顺序、系统地存放，方便查阅和使用。

第十节文件资料的索引1. 每份文件资料都应编制清晰的索引表，包括文件名称、文件编号、存放位置、文档版本等信息；2. 确保索引表的准确性和完整性，以便快速定位文件资料。

第十一节文件资料的归档和整理1. 根据文件资料的存储标准和索引表的要求，进行文件资料的归档和整理；2. 定期对文件资料进行整理，清点文件数量和状态，及时补充遗漏的文件资料。

档案归档范围及整理规范实施细则

档案归档范围及整理规范实施细则第一条为强化公司档案建设和管理工作，进一步明确档案归档范围及整理规范，特制定本实施细则。

第二条档案归档范围详见《公司管理类档案规档范围及保管期限表》。

第三条档案整理原则（一）归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，分不同价值，便于保管和利用。

（二）归档文件应齐全完整，无缺页和破损；已破损的文件予以修整，字迹模糊或易褪变的文件应予以复制，过大的文件应折叠。

（三）归档文件所用的书写材料、纸张、装订材料应具有耐用性和耐腐蚀性。

（四）归档文件应为原件，因故无原件应保存具有凭证作用的复印件，并写明原件的存处。

（五）归档文件一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可以适当增加份数。

（六）归档文件应按保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

（七）归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

第四条档案整理细则（一）组件1.件的构成归档文件一般以每份文件为一件。

- 1 -（1）正文、附件为一件。

（2）来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。

（3）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

（4）会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件。

（5）正文正本与定稿（包括章程、制度等重要文件的历次修改稿）为一件。

（6）报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）。

（7）转发文与被转发文一件。

（8）简报、周报等材料一期为一件。

（9）原件与复印件为一件。

（10）正本与翻译本为一件。

（11）中文本与外文本为一件。

2.件内文件排序（1）正文在前、附件在后。

（2）正本在前，定稿在后。

（3）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后。

（4）来文与复文作一件时，复文在前，来文在后。

（5）正文在前，发文稿纸和定稿在后。

（6）转发文在前，被转发文在后。

（7）原件在前，复印件在后。

公司文件档案管理制度

公司文件档案管理制度一、总则为规范公司文件档案管理工作，提高档案管理效率和安全性，依据相关法律法规和公司管理制度，制定本档案管理制度。

二、档案管理范围本制度适用于公司所有部门、单位的文件档案管理工作，包括纸质档案和电子档案。

三、档案管理职责1.公司文件档案管理部门负责整个公司的档案管理工作，包括档案的采集、整理、归档和借阅等工作。

2.各部门负责本部门文件档案的管理工作，保证文件档案的完整性、真实性、保密性和可查性。

3.公司领导负责档案管理工作的监督和检查，确保档案管理工作的顺利进行。

四、档案管理流程1.档案采集：各部门每天定时将产生的文件进行采集，分门别类整理。

2.档案归档：对已整理好的文件进行归档，按照文件的类型、重要程度进行分类存放。

3.档案借阅：员工需要查阅档案时，填写借阅申请表格，经过部门主管审批后方可查阅。

4.档案销毁：对于已经过期或无用的档案，按照相关规定进行销毁处理。

五、档案管理原则1.真实性原则：对于档案内容应真实准确，不得篡改或隐瞒任何信息。

2.保密性原则：对于需要保密的档案应加密存放，避免泄露。

3.可查性原则：对于需要查阅的档案应方便员工进行查询。

4.整理规范原则：文件档案的整理应按照一定的序列和规范进行，便于管理和查阅。

5.保护原则：对于重要档案应加强保护，防止遭到损坏或丢失。

六、档案安全保护1.对于电子档案，设置密码进行保护，定期备份数据，防止数据丢失。

2.对于纸质档案，设置保险箱或密封柜进行保护，避免被人非法取阅。

3.严格控制档案的借阅权限，避免档案泄露。

4.定期检查档案的存放状态，保持档案的完好性。

七、违规处理对于违反档案管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处理，包括警告、记过、记大过等处罚。

八、附则1.本档案管理制度经公司领导批准后施行，如有需要修改，须经公司领导同意后方可调整。

2.本档案管理制度解释权归公司领导层所有。

以上为公司文件档案管理制度，各部门和员工要严格遵守，确保公司档案管理工作顺利进行。

档案三定方案

档案三定方案1. 引言档案管理是一个组织或机构中非常重要的部分，对于保留和管理组织重要信息的记录具有关键意义。

为了有效地保护和利用档案，制定一套合适的档案三定方案是至关重要的。

2. 三定方案的概念和目标2.1 概念档案三定方案是指为组织内的各类档案制定确切的定期归档、定期销毁和定期整理方案的过程。

2.2 目标•确保及时归档：将重要的文件及时归档，以便将来查找和使用。

•控制档案数量：通过定期销毁无用文件，减少档案存储的空间和成本。

•组织档案：通过定期整理档案，使其能够快速、高效地被查询和使用。

3. 档案三定方案的步骤3.1 第一步：定期归档首先，确定需要归档的文件类型和归档频率。

根据文件的重要性和使用频率，将文件分为不同的归档级别，如A级、B级和C级。

•A级文件：包含组织的核心业务活动和重要决策的文件，应每月归档。

•B级文件：包含组织的日常工作和项目文件，应每季度归档。

•C级文件：包含较少使用的文件，应每年归档。

其次，确定归档文件的存储地点和形式。

可以选择使用电子文档管理系统或传统的纸质档案进行存储。

最后，建立一个归档计划，规定明确的归档责任人，并确保按时归档。

3.2 第二步：定期销毁为了控制档案数量，需要定期销毁一些无用的文件。

首先，确定销毁的文件类型和销毁标准。

一般来说，无用文件可以分为两类：•临时文件：包括草稿、备份等。

应根据需要定期清理，例如每周或每月。

•过时文件：包括已经过期或不再需要的文件，可以根据规定的保留期限进行处理。

其次，确定销毁的方式。

可以选择物理销毁（如粉碎或焚烧）或电子销毁（如软件擦除）。

最后，制定销毁计划，并确保按照规定的周期和方式进行销毁。

3.3 第三步：定期整理为了方便档案的查询和利用，需要定期对档案进行整理。

首先，确定整理的频率和方式。

一般来说，可以根据使用情况每季度或半年进行整理。

其次，建立档案索引和目录，以便快速定位文件。

最后，对档案进行分类和排序，并按照一定的规则对档案进行编号和标记。

内勤文件归档方案

内勤文件归档方案背景在企业内部，不可避免地会出现大量的文件资料，这些资料的管理对于企业运营来说是至关重要的事情。

同时，随着企业发展，文件的数量和种类也会不断增加。

如果不合理地管理这些文件，将会带来多种问题，如文件混乱、查找困难、借阅失误等，这些问题的解决需要一种合理的文件归档方案。

方案归档标准为了便于文件的管理与查找，我们公司建议在内部进行文件归档。

为了使归档管理更加规范，我们制定了以下归档标准：1.按照业务部门进行分类存储，即将同一部门的文件放在同一柜子（或同一区域）存放。

2.文件资料须按照时间序列存放，时间先后顺序一定要明确。

3.为了便于查找，每一个文件须加“文件名称、序号、保存年份”等基本信息。

4.在文件管理前，必须先统一编号、统一命名。

这些归档标准将带来许多好处，如便于查找、统计、借阅等。

归档流程为了落实上述归档标准，我公司制定了以下归档流程：1.管理员每月初将上个月的文件进行编号，建立档案薄，编号规则为“业务部门+年份+3位顺序号”，例如“销售部2019-001”。

2.将打印出来的编号贴在文件正面或正面附近，用黑色笔写上“文件名称、日期、份数、页数”。

每页文件都要写上，“文件名称”一栏中应当简明扼要地注明文件的内容，达到一目知晓的效果。

3.文件归档统一存放，细分到业务部门并做好好标记。

文件资料必须按照统一编号和时间序列存放，每一年文件的归档会按照一次标准进行调整并购买新的存储空间。

4.如果需要借阅文件，必须向管理员登记，标注文号、文件名称、借阅人及使用时间，借阅时间不得超过一个月。

这些流程将会大大提高文件管理的效率、规范性和准确性，有效降低企业的运营成本。

总结制定一份合理完善的文件归档方案，将可以大大提高企业内部文件的管理效率，降低人工成本和物料成本，便于查找、借阅、归档等操作。

但这些并不是一蹴而就的，需要企业全员的共同配合、落实和执行。

文件、档案管理制度

文件、档案管理制度第一章总则第一条为了加强公司文件和档案的管理，确保文件和档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有部门和员工，对公司文件和档案的生成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等全过程进行管理。

第三条公司文件和档案管理应遵循完整性、准确性、安全性和及时性的原则，确保公司经营管理活动的顺利进行。

第二章文件和档案的生成与管理第四条公司各部门在生成文件和档案时，应确保内容的完整性、准确性和规范性。

文件和档案应采用公司规定的格式和载体，并根据文件和档案的性质选择适当的密级。

第五条公司各部门负责人应对本部门生成的文件和档案进行审核，确保文件和档案的质量和安全。

第六条公司应设立文件和档案归档制度，明确归档范围、归档时间、归档方式和归档责任人。

各部门应在规定的时间内将文件和档案归档。

第七条公司应建立文件和档案的更新和修订制度，对已发布的文件和档案进行定期审查，及时更新和修订，确保文件和档案的时效性和准确性。

第三章文件和档案的收集与整理第八条公司应设立文件和档案收集责任人，负责对公司内部和外部的文件和档案进行收集、整理和归档。

第九条文件和档案收集责任人应按照文件和档案的性质、类型和来源进行分类，确保文件和档案的有序管理。

第十条文件和档案收集责任人应定期对收集的文件和档案进行整理，去除无效、重复和过时的文件和档案，确保文件和档案的质量和数量。

第四章文件和档案的归档与保管第十一条公司应设立文件和档案归档库，对归档的文件和档案进行统一保管。

文件和档案归档库应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光、防尘和防磁等条件。

第十二条文件和档案归档库的钥匙和密码应由专人保管，非授权人员不得进入文件和档案归档库。

第十三条文件和档案归档库应定期进行安全检查，确保文件和档案的安全。

第十四条文件和档案的保管期限应根据文件和档案的性质、类型和法律法规的要求进行确定。

归档范围制定方案

归档范围制定方案归档范围制定方案一、背景分析归档是信息管理中的一项重要工作，它可以对文件和资料进行分类整理，便于查找和管理。

在实施归档工作前，需要制定一个科学合理的归档范围方案，以确保归档的有效性和高效性。

二、制定原则1. 全面性原则：归档范围应包括组织内所有部门的文件和资料，不应有遗漏。

2. 系统性原则：归档范围应按照一定的系统分类，便于查找和管理。

3. 实用性原则：归档范围应满足组织的实际需求，避免无效的归档工作。

三、制定步骤1. 收集信息：收集组织内各部门的文件和资料情况，了解归档需求和现状。

2. 分析归档需求：根据信息收集结果，分析各部门的文件和资料特点和重要性，确定归档的重点领域和重点文件。

3. 制定分类标准：根据归档需求，制定分类标准，包括文件类别、文件编号、文件标题、文件日期等。

4. 制定归档范围：根据分类标准，制定各部门的归档范围，包括文件的起始时间和截止时间。

5. 制定归档工作流程：根据归档范围和分类标准，制定归档工作的具体步骤和要求。

6. 定期评估和调整：根据实际情况，定期评估归档工作的效果，根据需要适时调整归档范围和方法。

四、制定范例以某公司为例，制定一个归档范围方案如下：1. 归档范围：a. 公司内所有部门的文件和资料，包括行政、财务、人力资源、销售、采购等。

b. 归档的起始时间为公司成立之日起，截止时间按照现行规定为准。

2. 分类标准：a. 文件类别：根据部门的特点和工作内容，分为行政文书、财务报表、人事档案、销售合同、采购文件等。

b. 文件编号：按照部门和文件类型编制编号，确保唯一性和顺序性。

c. 文件标题：根据文件的内容和重要性，简明扼要地描述文件内容。

d. 文件日期：记录文件的制作时间，方便日后查找。

3. 归档工作流程：a. 部门负责人将文件和资料按照分类标准整理好，写明文件编号、文件标题和文件日期等信息。

b. 部门负责人将整理好的文件和资料交由归档管理员进行归档，并记录归档的相关信息。

工程部文件归档制度

工程部文件归档制度一、制度目的为了保证工程部文件管理的规范性、科学性和完整性，提高文件检索和利用效率，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于工程部所有文件的归档管理工作，包括纸质文件和电子文件。

三、文件归档的分类1. 纸质文件：根据文件的性质和内容进行分类，包括技术文件、合同文件、质量文件、人事文件等。

2. 电子文件：根据文件的格式和内容进行分类，包括word文档、excel表格、pdf文档等。

四、文件归档的流程1. 文件收集：工程部负责人指定专人负责文件的收集工作。

2. 文件整理：对收集到的文件进行逐一整理，根据分类要求进行归档。

3. 文件编目：建立文件档案目录，对每一份文件进行编目编号。

4. 文件存档：按照编目编号将文件存放在相应的文件柜或电子文件夹中。

5. 文件检索：根据需要，对存档文件进行检索，确保文件的及时查阅和利用。

五、文件存档的管理1. 纸质文件存档：（1）建立完善的纸质文件存档系统，保证文件的安全和完整性。

（2）在存档过程中，负责人应对文件进行备份，确保文件的安全性。

2. 电子文件存档：（1）建立专门的电子文件存档系统，对文件进行分类、归档和备份。

（2）限制权限，避免未经授权的人员对文件进行修改或删除。

六、文件归档的监督和检查1. 工程部负责人应定期检查文件的存档情况，确保文件的完整性和准确性。

2. 对文件的存档处理过程进行监督，及时发现问题，并进行处理和整改。

七、文件归档的销毁1. 对于已经失效或过期的文件，应按照文件销毁规定进行销毁处理。

2. 在销毁文件时，应严格按照相关规定进行，确保文件的安全性和保密性。

八、附则1. 工程部各部门应严格按照本制度进行文件的归档管理，不得随意更改或销毁文件。

2. 对于违反本制度的行为，将按照公司相关规定进行处理。

以上是关于工程部文件归档制度的相关内容，希望各部门能够认真执行，确保文件管理工作的规范性和科学性。

归档范围、分类方案和保管期限编制规则

归档范围、分类方案和保管期限编制规则依据《中华人民共和国档案法》等档案法律法规和国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合本单位职能和工作实际，对本单位文件材料归档范围和分类方案的编制制定规则如下：一、根据档案工作实行集中统一管理、维护档案的完整、准确与安全，便于本单位和社会各方面利用的原则，本单位在全部职能活动中形成的所有文件材料，均列入本归档范围。

二、本单位全部档案分为六类，即文书档案类（党群工作类、人秘劳资类、后勤管理类、教育教学类）、学籍档案类、声像档案类、实物档案类、会计档案类、基建档案类。

其中文书档案类、学籍管理类，按照《归档文件整理规则》进行整理，采用年度－-问题－-保管期限的方法进行整理排列，保管期限分为永久和定期两种，定期分为30年、10年。

三、声像档案类按时间－-问题进行排列。

四、实物档案类按时间－-种类进行排列。

五、会计档案类按凭证、帐簿、报表等不同类型、不同保管期限分别进行排列编号。

六、基建档案类按工程建设项目整理归档。

七、本规则自2007年9月1日起施行。

具体分类为：一、文书档案类（一）党群工作类01、党务工作02、组织宣传工作03、团队工作04、纪检监察工作05、工会、妇女工作（二）人秘劳资类01、行政事务工作02、人事劳资工作03、目标管理工作04、常规管理工作05、年终考核工作06、职称评定工作07、校史工作（三）后勤管理类01、学校平面图02、土地征用方面的材料03、建设、产权等材料04、总务工作05、勤工俭学工作06、校舍、校产管理工作07、财务管理工作（四）教育教学类01、学校近、远期发展规划工作02、教育成果材料03、教研、教改、教学方面的工作04、高考、会考方面工作05、教导处、教科室、网络中心工作06、教学检查工作07、教学专题汇报、交流工作08、班主任工作09、培训青年教师、帮教结对子工作10、期中期末考试工作11、体育、卫生、艺术工作12、体育、卫生、艺术常规管理工作13、上级下发的关于教育教学、体育卫生方面的指令性的文件材料二、学籍档案类01、新生花名册02、毕业生花名册03、学生花名册04、毕业证书存根（2012年以前）05、学生学籍卡06、转学、退学、休学材料07、学籍自查方面材料08、招生材料09、上级主管部门关于学籍管理方面的文件材料三、声像档案类01、唱片、录音带、录相带、光盘02、照片A、毕业生、教职工合影B、学生文体活动照片C、教职工活动照片D、学校集体获奖的证书、奖牌、奖杯等照片E、上级领导来检查指导工作照片F、兄弟学校来校参观学习照片G、教科研活动照片H、学校重大活动照片四、实物档案类01、学校获得的奖励证书、奖状、奖杯、奖牌、奖旗。

文件归档管理制度范本

文件归档管理制度范本第一章总则第一条为规范和加强文件归档管理，提高文件利用效率，保障信息安全，充分发挥文件管理的作用，根据《中华人民共和国档案法》和相关法律法规，制定本制度。

第二条本制度适用于我单位所有部门和人员，在文件归档管理活动中必须严格遵守。

第三条文件归档管理是指对单位产生和收到的文件按照规定的结构、程序和标准进行分类、整理、登记、传递、查阅和销毁等管理活动。

第四条文件归档管理应当坚持以下原则：(一) 法律合规原则：严格遵守国家法律法规，依法对文件进行管理。

(二) 科学规范原则：按照制度规定的标准和程序进行文件管理。

(三) 实用高效原则：提高文件利用效率，便于及时查阅和使用。

(四) 保密安全原则：加强文件的保密意识，确保信息安全。

(五) 审计监督原则：建立健全审核机制，加强管理监督。

第二章文件归档管理的组织架构第五条本单位文件归档管理实行部门主管负责制，文件归档管理工作由负责文件管理的部门统一负责。

第六条文件管理部门应当配备专门人员，负责文件归档管理工作的具体实施。

第七条各部门应当配合文件管理部门的工作，按照制度规定的要求积极参与文件归档管理活动。

第八条文件管理部门应当定期组织文件管理人员进行培训，提高他们的文件管理水平和专业素养。

第九条文件管理部门应当建立档案管理系统，规范文件的归档、借阅、传递和销毁等流程。

第三章文件归档管理的程序第十条文件归档管理的程序包括文件的收集、整理、归档、保管、报批、借阅、销毁等环节。

第十一条文件的收集应当及时、完整、准确，确保对单位工作的全面记录。

第十二条文件的整理应当根据文件的性质、用途和时效性进行分类整理，建立档案库房，并采用科学合理的存放方式。

第十三条文件的归档应当按照文件的重要性、保密级别和归档标准进行归类，制定归档计划，保证文件的安全性和完整性。

第十四条文件的保管应当制定明确的保管制度，确保文件的安全性和长期保存。

第十五条文件的报批应当经过审核、签字等程序，确保文件的合法性和规范性。

工程项目文件收集归档制度

工程项目文件收集归档制度一、总则为了规范工程项目文件的管理和归档工作，提高文件管理效率和工作效能，确保工程项目文件的安全性、完整性和可追溯性，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司内所有工程项目文件的管理和归档工作，包括但不限于项目资料、图纸设计、施工方案、合同协议等所有涉及工程项目的文件。

三、文件管理流程1. 文件的建立和整理项目文件应以统一格式进行建立，包括项目名称、项目编号、文件编号、文件名称、编制单位、编制日期、审核人、审批人等必要信息，并按照文件性质、文件编号等进行分类整理。

2. 文件的传送和归档项目文件应按照制定的文件传送和归档流程进行传送和归档。

文件传送应注明传送人、接收人以及传递时间，确保文件传送的及时性和准确性。

文件归档应按照文件编号、文件性质等进行分类和整理，确保文件的易查性和可查性。

3. 文件的保密和安全项目文件涉及公司机密信息，应按照公司文件保密制度进行保密处理。

文件管理人员应妥善保管文件，防止文件丢失、泄露等情况发生。

4. 文件的查阅和利用项目文件归档后，除了文件管理人员外，其他人员需提出申请进行文件查阅和利用。

文件管理人员应按照申请人的要求进行文件查阅和利用，确保文件的安全性和完整性。

四、文件归档管理1. 文件归档管理责任公司确定专门的文件管理人员，负责项目文件的归档工作。

文件管理人员应定期对文件进行归档整理，确保文件的安全性和完整性。

2. 文件归档标准项目文件归档按照文件分类标准进行，包括项目资料、设计图纸、施工方案、合同协议等各种类型文件的归档管理。

3. 文件归档时限项目文件根据文件性质和重要程度进行归档时限的规定，确保项目文件的及时性和可查性。

五、文件归档保管1. 文件存放位置项目文件应存放在公司专门设立的文件存储室内，保证文件的安全性和完整性。

2. 文件保管措施项目文件采用电子化管理，确保文件的防火、防水、防潮等方面的保管措施。

3. 文件定期检查定期对文件进行检查和整理，清除过期文件和无用文件，确保项目文件的归档管理的清晰和有序。

归档范围分类方案和保管期限编制规则

归档范围分类方案和保管期限编制规则一、归档范围：归档范围是指哪些文书档案需要归入档案管理体系中进行管理。

归档范围的确定是基于工作流程、管理职责和法律法规等方面进行考虑的，通常包括以下几个方面：1.行政管理类文书档案：包括各种事务类文件、公文、会议纪要、报表等。

2.经营管理类文书档案：包括经营决策文件、合同、协议、报价单等。

3.人力资源管理类文书档案：包括员工档案、招聘材料、培训记录等。

4.财务管理类文书档案：包括财务报表、账簿、发票、凭证等。

5.项目管理类文书档案：包括项目计划、合同、验收记录等。

二、分类方案：分类方案是对归档范围内文书档案进行分类、编码、标识的规则和方法，以便于检索和管理。

分类方案的制定应考虑到具体档案的特点和组织单位的管理需要，一般应包括以下几个方面：1.文种分类：按照文件的性质和种类进行分类，如公文、报表、合同等。

2.部门分类：按照组织机构的职能和部门进行分类，如行政部门、财务部门、人力资源部门等。

3.时间分类：按照档案产生的时间进行分类，如年度、季度、月度等。

4.项目分类：按照项目的名称、编号进行分类，以便于对特定项目的档案进行管理。

三、保管期限编制规则：保管期限是指文书档案需要保存的时间。

保管期限的制定应考虑到法律法规的要求和组织单位的实际需要，也可以参考相关行业标准和历史保管经验。

一般来说，保管期限可以分为以下几个阶段：1.长期保存：指需要永久保存的档案，如重大决策文件、历史档案等。

2.中期保存：指根据法律法规或者组织单位的需要，需要保存一定年限的档案，如合同、报表等。

3.短期保存：指保存一定期限后可以销毁或者转存的档案，如日常事务类文件、会议纪要等。

在编制保管期限规则时，还应考虑到保密级别、涉密程度和信息安全等因素，确保档案的保密性和完整性。

综上所述，归档范围、分类方案和保管期限编制规则是组织机构或企事业单位管理档案的重要规定。

通过明确归档范围、建立科学合理的分类方案和制定合理的保管期限，可以提高档案管理的效率和质量，保证档案的安全和完整，为组织机构的决策和日常工作提供重要支持。

档案归档管理方案(5篇)

档案归档管理方案(5篇)档案归档管理方案(5篇)档案归档管理方案范文第1篇电子文件的归挡范围的划分，可参照国家现行有关规定执行。

但某些详细的与电子文件特点有关的问题需要进一步说明：草稿和定稿。

在电子文件中，对“草稿”修改后直接生成的新的稿本，假如不采纳特殊的措施，“正本”之前的全部稿本都可能被掩盖起来：因此，必需事先打算哪些文件需要保存草稿、定稿，在修改时通过拷贝保留原文，加稿本号后积累，将需要的草稿、定稿与正本一并归档。

各种数据文件。

如数据库、图形库、方法库等等。

大型数据文件大多是动态的，其中的数据在不断地发生更新变化，新加进来的数据代替、掩盖了以前的数据。

对于这种数据文件应定期拷贝作为一个数据集另行归档，不再更改。

拷贝间隔可依据数据库的内容而定，如一个星期、一个月等。

拷贝可以人工的方式进行，也可由计算机程序自动实施。

电子邮件（E―mail）。

会议文件。

电子时代许多会议将采纳网络会议方式，与会者身处异地，通过电脑屏幕“见面”、做主题发言、争论问题、做出决议。

与归档文件相关的“支持性文件”。

所谓支持性文件是指能够生成、运行文本文件、数据文件、图形文件等文件的各种命令文件和设备运行所需要的操作系统。

电子文件在相应的命令文件和操作系统中可以顺当读出，必要时应把它们与文件同时归档，档案室已有的命令文件和操作系统不必重复归档。

与电子文件有关的各种纸质文件。

在没有达到完全“无纸化”的时候，必要的与电子文件相关的纸质文件也应纳入电子文件的归档范围。

二、电子文件的归档时间与归档前的检测、鉴定（一）归档时间总的说来，规律归档应实时进行，物理归档应定期完成。

在归档时，应依据详细状况加以敏捷处理。

在实行电子文件和纸质文件二套制的机关，有必要与纸质的文件的归档加以协调，以便于两种文件的对应处置和对应查找；管理性文件可根据内容特点确定一个归档期限；技术文件、科研项目文件等可在项目完成后归档。

由于电子文件易于复制，归档后并不影响形成部门的日常工作查考，所以一般不必延迟归档时间，在系统允许的条件下可以提前进行。

文档资料管理规定与执行措施方案

文档资料管理规定与执行措施方案一、引言本规定旨在规范和统一我司的文档资料管理工作，确保文档的安全、准确和便捷的使用。

以下是我们的执行方案。

二、文档归档与分类1. 所有文档资料必须在归档前进行分类，以便查找和检索。

常见的分类包括：财务文件、合同文件、人事文件等，具体分类可根据具体业务需求进行调整。

2. 所有文档资料必须按照一定的标准命名，包括文件名称、日期和版本号等。

同时，建议在文件名中包含相关关键词，以便更快地找到目标文件。

3. 文档归档应按照文件类型和重要性进行分级管理，确保重要文件得到更安全的储存和备份。

三、文档存储与备份1. 所有文档资料应储存在指定的网络或云端存储空间中，以确保文件的安全和完整性。

禁止将文档存储在个人电脑或移动设备中，以防止数据丢失或不当使用的风险。

2. 确保定期进行文档资料的备份，以便在意外情况下能够恢复丢失或损坏的文件。

备份文件应存储在不同的位置或系统中，以防止单点故障。

3. 维护文档存储系统的更新和升级，并进行定期的安全检查和漏洞修复，以确保文档资料的安全性。

四、文档访问与权限控制1. 确保只有授权人员才能访问和操作相应的文档资料。

为每个员工或部门分配适当的访问权限，避免未授权人员查看或修改文件。

2. 定期审查和更新文档的权限设置，根据员工离职或调岗等情况及时调整权限，避免信息泄露和文件丢失的风险。

3. 建立审批和审查机制，确保敏感信息和重要文件的访问和使用符合公司的政策和规定。

五、文档处理与流转1. 所有对文档进行编辑、修改或更新的操作，应有明确的记录和跟踪。

在文档的每个版本中，应注明修改的内容和修改人员，以便追溯和核查。

2. 文档流转应通过系统或软件完成，并且应有明确的流转路径和流转记录。

在每个流转环节，都应有相关人员进行确认和操作，确保文档在流转过程中的完整性和安全性。

六、违规处理1. 对于违反本规定和相关政策的行为，将依据公司的规定予以相应处理，包括但不限于口头警告、书面警告、暂停文档操作权限等处罚。

管理类文件归档工作方案

管理类文件归档工作方案一、引言随着信息技术的快速发展，各类文件的处理和管理变得愈发重要。

对于企事业单位而言，高效的文件归档工作方案是保证信息管理和工作效率的重要保障。

本文将针对管理类文件归档工作方案进行探讨，旨在提供一种规范、高效的管理方案。

二、目标和原则1. 目标：建立一个科学、规范、高效的管理类文件归档工作方案，确保文件的准确归档和方便检索，提高工作效率。

2. 原则：确保文件的完整性、可靠性和保密性；规范文件命名和分类；合理设置归档流程和权限控制。

三、工作流程1. 文件分类：根据不同的文件类型和用途，将文件进行分类，如行政文件、财务文件、人事文件等。

分类可以按照文件的主题、部门、时间等进行划分。

2. 文件命名：为每个文件设置规范的命名规则，包括文件名、日期、版本等元素，以便于后续的检索和管理。

命名规则可以根据具体需求进行制定，但要保证统一性和易读性。

3. 文件归档：将文件按照分类和命名规则归档到相应的存储介质中，可以选择使用电子归档系统或实体归档柜等方式进行归档。

在归档过程中，需要记录文件的相关信息，如归档时间、归档人员等。

4. 权限控制：根据不同的文件类型和机密级别，设置不同的权限控制，保证文件的保密性。

只有经过授权的人员才能访问和修改文件，确保信息安全。

5. 文件检索：建立一个方便快捷的文件检索系统，提供多种检索方式，如文件名、关键词、日期等。

通过合理的索引和检索功能，能够快速找到所需文件，提高工作效率。

四、具体措施1. 建立文件管理团队：组建专门的文件管理团队，负责文件的归档、管理和维护工作。

团队成员应具备文件管理和信息技术方面的专业知识，能够熟练操作文件管理系统。

2. 培训和宣传：对文件管理相关知识进行培训，提高员工的文件管理意识和技能。

通过内部宣传和培训活动，推广文件管理的重要性和好处。

3. 建立文件归档规范：针对不同类型的文件，制定相应的归档规范，包括文件分类、命名规则、归档流程等。

文件归档工作实施方案

文件归档工作实施方案一、背景介绍。

随着信息化时代的到来，企业、机构和个人所面临的文件管理问题日益突出。

文件归档工作对于信息的整理、存储和检索起着至关重要的作用。

因此，我们有必要制定文件归档工作实施方案，以便更加有效地管理和利用文件资源。

二、目标。

我们的文件归档工作实施方案的主要目标是建立一个科学、规范、高效的文件管理体系，实现文件的有序存储和便捷检索，提高工作效率和信息利用率。

三、具体措施。

1. 制定文件归档规范。

首先，我们需要明确文件归档的标准和规范，包括文件命名规范、存储结构规范、归档流程规范等。

文件命名规范应当简洁明了，便于识别和检索；存储结构规范应当合理科学，便于管理和维护；归档流程规范应当明确具体，便于操作和监督。

2. 建立文件归档管理制度。

其次，我们需要建立文件归档管理制度，明确文件归档的责任部门和责任人，规范文件归档的流程和操作，确保文件归档工作的有序进行。

管理制度应当包括文件归档的申请、审批、存储、检索等环节，确保每个环节都能够得到有效的监督和管理。

3. 配备文件归档管理系统。

为了更加高效地进行文件归档管理，我们需要配备文件归档管理系统。

该系统应当具备文件存储、检索、备份、归档等功能，能够满足不同部门和人员的文件管理需求，提高文件管理的效率和质量。

4. 培训文件归档管理人员。

最后，我们需要对文件归档管理人员进行培训，提高其文件管理的专业水平和操作技能。

培训内容应当包括文件归档规范、管理制度、系统操作等方面，确保文件管理人员能够熟练掌握文件归档管理的相关知识和技能。

四、实施步骤。

1. 制定文件归档规范和管理制度，明确文件归档的标准和流程。

2. 配备文件归档管理系统，确保系统能够满足文件管理的需求。

3. 对文件归档管理人员进行培训，提高其文件管理的专业水平和操作技能。

4. 逐步推行文件归档管理制度，确保文件归档工作的有序进行。

五、效果评估。

我们将定期对文件归档工作的实施效果进行评估，包括文件管理的效率、文件的存储和检索情况、文件管理人员的操作水平等方面。