合同档案管理制度

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合同档案的管理(集合9篇)

合同档案的管理（集合9篇）合同档案的管理第1篇为进一步加强档案资料管理工作，提高档案资料管理水平，逐步实现公司档案资料管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。

一、本制度所指的档案资料是公司在业务经营中形成的以工程项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件(含招标答疑、工程量清单)、投标文件、中标通知书、合同文本、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、消防验收意见书、竣工资料等。

二、档案资料管理原则1、档案资料实行专人专管，以确保档案的完整、完全和有效利用。

①招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)、消防验收意见书、物业设备移交清单等原件归材料部肖瑜管理；②投标文件、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、竣工资料原件等归成本部张艳芝管理，招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)等影印件留存备查。

2、原则上所有原件只作存档，不予外借；3、专管员负责统筹整理、保管公司档案资料，同时履行本职的责任和义务。

4、各项目部应及时移交档案资料，并以影印件的形式保存。

三、档案资料的移交1、工程项目在中标后其招标文件(含招标答疑、工程量清单)由技术部负责整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜归档，成本部留存影印件备查；投标文件由成本部存档备查。

2、工程项目在正式下发中标通知书、签署合同资料及文件后，由项目部或相关经手人将其所有原件移交材料部肖瑜存档；项目部及成本部分别留存影印件备查。

3、工程项目过程资料，如工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单等原件交由成本部张艳芝归档，项目部留存影印件备查。

4、竣工报告、消防验收意见书、物业设备移交清单及完整的竣工资料由项目部将原件交由材料部肖瑜存档；项目部留存影印件备查。

5、档案资料移交时，必须注明文件名称和概要，移交双方签字确认后方为完成交接手续。

6、移交的档案资料由专管员整理保存，必须注明资料类型并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。

合同档案管理制度(精选)

合同档案管理制度(精选)甲方：____________________乙方：____________________鉴于甲方与乙方在业务合作中涉及到大量的合同档案管理，为确保双方权益，规范合同档案管理流程，特制定本合同档案管理制度。

第一条合同档案的定义1.1本制度所称合同档案，是指甲方与乙方在业务合作过程中形成的，具有法律效力、业务意义和历史价值的各类合同文件及相关资料。

第二条合同档案的管理原则2.1保密性：合同档案涉及商业秘密，双方应严格保密，未经对方同意，不得向第三方泄露。

2.2完整性：合同档案应包括合同签订、履行、变更、解除等全过程的文件资料。

2.3准确性：合同档案中的内容应真实、准确、完整地反映双方业务合作的事实。

2.4及时性：合同档案应及时归档，确保档案的时效性。

2.5可追溯性：合同档案应具备可追溯性，便于双方查阅、核对。

第三条合同档案的管理流程3.1合同签订：合同签订后，双方应将合同正本交由各自档案管理部门进行归档。

3.2合同履行：合同履行过程中产生的各类文件资料，应由相关业务部门及时提交档案管理部门进行归档。

3.3合同变更：合同变更时，应将变更协议等相关文件资料交由档案管理部门进行归档。

3.4合同解除：合同解除时，应将解除协议等相关文件资料交由档案管理部门进行归档。

3.5档案查阅：双方有权查阅合同档案，但需提前向对方档案管理部门提出书面申请，并说明查阅目的。

第四条合同档案的保管期限4.1合同档案的保管期限自合同签订之日起计算，一般为五年。

根据业务需要，双方可协商延长或缩短保管期限。

4.2保管期限届满后，双方应协商确定档案的销毁方式。

如需销毁，应由双方共同派员监销。

第五条合同档案的电子化管理5.1双方可采用电子化管理合同档案，但应确保电子档案的真实性、完整性和安全性。

5.2电子档案的管理应符合国家有关电子档案管理的相关规定。

第六条违约责任6.1双方应严格遵守本合同档案管理制度，如一方违反规定，导致合同档案丢失、损毁或泄露，应承担相应的法律责任。

合同档案管理方法(最新13篇)

合同档案管理方法（最新13篇）合同档案管理制度篇一为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。

一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包括业务部门与客户所签订的相关合同档案)。

二、合同档案管理原则1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。

3、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名行政人员负责合同文档管理。

三、合同文档的移交1、各部门在正式签署合同后须在一个月内将合同正本原件移交管理中心。

2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。

3、合同文档移交时，必须编制合同移交清册并当面清点。

以双方签字认可后方为完成交接手续。

四、合同文档的管理办法1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。

2、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议，由办公室甄别，并予以销毁。

3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。

5、各部门员工可在办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经总经理签字同意后，方可在合同管理部门办理相关借阅手续，以影印件借出。

合同原件无特殊情况不得外借。

6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。

7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。

8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。

合同档案管理制度篇二为了更好地促进企业发展，提高企业的经济效益，保障企业在合同管理工作中能有条不紊的进行。

特对企业合同管理人员资格要求作如下规定：一、企业合同管理人员必须具备合同管理资格，有颁发资格证书者，方能上岗。

合同档案管理制度（精选12篇）

合同档案管理制度合同档案管理制度（精选12篇）随着人们法律意识的加强，合同的使用频率呈上升趋势，合同协调着人与人，人与事之间的关系。

那么相关的合同到底怎么写呢？下面是小编帮大家整理的合同档案管理制度，希望对大家有所帮助。

合同档案管理制度篇11.目的：加强采购部档案的收集和管理，提高工作效率，全面规范采购管理体系，制订本制度。

2.适用范围：适用于采购部对内部文件及档案的控制。

3.职责：3.1采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。

3.2采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。

4.档案管理办法：4.1归档内容分类：4.1.1采购内部文件的归档。

采购部工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、工作计划、采购计划、入库单、退货单及采购部门相关管理文件资料。

4.1.2公司其他部门提供的文件归档。

公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相关资料。

4.1.3外来或外放文件的归档。

供应商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商有联系的文件资料。

4.1.4存储在电脑或其它介质上的资料。

采购部的台账、电子档的文件记录。

4.2档案保存期限：4.2.1公司内部往来文件需保存3年。

4.2.2公司外部往来文件需保存5年。

4.2归档要求：4.2.1归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系及真实性。

4.2.2所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。

4.2.3所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效文件。

4.2.4采购部档案要有专人、专位的保管。

4.2.5采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。

4.3档案调阅：4.3.1需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得到批准后借阅，查阅保密文件时，需履行审批手续，得到采购领导签字批准。

4.3.2查阅档案人员要求严格执行安全和保密制度，不得泄露。

4.3.3查阅档案应当日归还；摘抄和复制档案资料需经采购经理批准，档案原件不得借出公司外部，如特殊情况借出，必须经理采购经理审批签字。

合同档案管理及档案利用管理制度

合同档案管理及档案利用管理制度第一章总则第一条为了加强合同档案的管理和利用，规范合同档案的收集、整理、归档和利用工作，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律法规，结合公司的实际情况，制定本制度。

第二条合同档案是公司合同管理的重要成果，是公司经济活动的重要记录，是维护公司合法权益的重要依据。

合同档案管理应当遵循真实性、完整性、及时性、保密性的原则。

第三条本制度适用于公司所有合同档案的管理和利用工作。

第四条公司应当设立合同档案管理部门，负责合同档案的收集、整理、归档和利用工作。

第二章合同档案的收集与整理第五条合同档案的收集工作应当从合同签订开始，持续到合同履行结束。

第六条合同档案收集的内容包括：合同文本及附件、合同履行过程中的重要文件、合同纠纷处理文件、合同归档申请表、合同归档清单等。

第七条合同档案的整理工作应当根据档案的内容、形式和特点，进行分类、排序、编号、装订、装盒等工作。

第八条合同档案管理部门应当建立合同档案目录，方便对合同档案的查询和利用。

第三章合同档案的归档与保管第九条合同档案的归档工作应当在合同履行结束后的一定期限内完成。

第十条合同档案应当归档到合同档案管理部门，由合同档案管理部门进行统一保管。

管制度，确保合同档案的安全、保密和完整。

第四章合同档案的利用第十二条合同档案的利用工作应当遵循保密、合法、及时、准确的原则。

第十三条合同档案管理部门应当建立合同档案查询制度，提供查询、借阅、复制等服务。

第十四条利用合同档案应当进行登记，记录利用档案的人员、时间、用途和结果等信息。

第十五条合同档案管理部门应当对利用合同档案的结果进行跟踪和反馈，及时发现和纠正利用合同档案中的问题。

第五章合同档案的销毁第十六条合同档案的销毁工作应当根据合同档案的保存期限和保密要求进行。

毁制度，对销毁合同档案的人员、时间、地点、方式等进行记录。

第六章法律责任第十八条违反本制度的，应当依法承担相应的法律责任。

第十九条合同档案管理部门有权对违反本制度的行为进行制止和处理。

合同档案管理管理制度

第一章总则第一条为加强公司合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部各类合同的档案管理，包括但不限于销售合同、采购合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。

第三条公司合同档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保合同档案的完整性，防止遗失、损坏或篡改。

2. 准确性原则：保证合同档案内容的准确无误，便于查阅和使用。

3. 安全性原则：采取有效措施，确保合同档案的保密性和安全性。

4. 规范性原则：严格按照法律法规和公司内部规定进行合同档案管理。

第二章合同档案的收集与归档第四条合同档案的收集范围：1. 合同文本及附件；2. 合同签订、履行、变更、解除等相关文件；3. 合同履行过程中的往来函件、会议纪要等；4. 合同纠纷解决的相关文件。

第五条合同档案的归档要求：1. 合同档案应按照合同类别、年份、项目等进行分类编号；2. 合同档案的归档时间应在合同签订后一个月内完成；3. 合同档案的归档应包括纸质档案和电子档案。

第三章合同档案的保管与使用第六条合同档案的保管：1. 合同档案应存放在通风、干燥、防火、防盗的专用档案柜中；2. 合同档案的保管人员应具备一定的法律知识和档案管理经验；3. 合同档案的保管期限按照国家有关规定执行。

第七条合同档案的使用：1. 合同档案的使用应严格按照公司内部规定进行；2. 查阅合同档案需填写《合同档案查阅申请表》，经相关部门负责人批准后方可查阅；3. 查阅合同档案时，应遵守保密原则，不得泄露公司商业秘密。

第四章合同档案的销毁第八条合同档案的销毁应按照国家有关规定执行，经公司领导批准后方可销毁。

第九条合同档案销毁前，应进行以下工作：1. 对合同档案进行核对，确保档案完整；2. 对合同档案进行整理，归档备查；3. 编制《合同档案销毁清单》，经相关部门负责人签字确认。

合同档案管理制度

合同档案管理制度一、引言合同是现代社会经济活动中不可或缺的重要文件，合同档案的管理对于企业的运营和发展至关重要。

为确保合同档案的安全、完整和便捷管理，制定并执行合同档案管理制度是必要的。

二、档案分类和命名合同档案应根据不同的合同类型进行分类，常见的分类有销售合同、采购合同、劳动合同、租赁合同等。

每个分类下的合同档案需要进行逐一编号，并按照年度和月份进行命名。

比如，销售合同档案编号为S-2021-001，表示2021年销售合同档案的第一份。

三、档案存储和保管1. 存储环境：合同档案应存放在干燥、防潮、通风良好的档案库中，远离酸碱等化学物质，防止档案受潮、发霉或遭受物理损伤。

2. 档案盒和文件夹：每份合同应放置在统一的档案盒或文件夹中，并且在外部标明合同编号、日期和类型，以方便查找和管理。

3. 档案标签：每个档案盒和文件夹上都应贴有清晰的档案标签，标明档案名称、编号、存放日期和保管人员等信息。

4. 存储期限：合同档案的存储期限应根据法律法规和公司政策规定，对于已经到期或不再有效的合同，应及时进行销毁或归档处理。

四、档案检索和归档1. 档案检索：合同档案的检索应方便快捷。

可以根据合同编号、客户名称、合同类型等信息进行检索。

合同档案的检索记录应详细记录下来，以供后续查阅。

2. 归档：合同档案的归档是保证档案管理有序进行的重要步骤。

归档时，需要将合同按照分类放置在指定的位置，并进行登记记录。

同时，应定期检查合同档案的完整性，确保没有遗漏或错误归档的情况发生。

五、档案安全和权限控制1. 档案备份：合同档案应定期进行备份，确保档案的安全性和可恢复性。

备份文件应存放在安全的地方，与原始档案分开存放。

2. 权限控制：对于档案管理系统，需要进行权限控制。

只有经过授权的人员可以进行档案的查阅、修改和删除操作。

同时，需要建立档案管理日志，记录每一次的操作与变更情况。

六、档案销毁合同档案的存储期限到期或合同失效后，应及时进行销毁。

合同档案管理制度

合同档案管理制度合同档案管理制度1档案管理制度【1】一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理1、公司的归档资料实行季度归档及年度归档制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。

各主管部门经理应积极配合与支持。

3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。

凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的`分类与归档1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。

秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。

总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4、档案借阅者必须做到：①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

合同档案管理及档案利用管理制度内容

合同档案管理及档案利用管理制度内容第一章总则第一条为了加强合同档案的管理，规范合同档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，确保合同档案的真实性、完整性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有合同档案的管理和利用工作。

第三条合同档案管理应遵循统一领导、分级管理、集中保管、分散利用的原则。

第四条单位应当设立专门的合同档案管理机构，负责合同档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。

第二章合同档案的收集与整理第五条合同档案的收集（一）合同档案的收集范围包括：单位对外签订的各类合同、协议、备忘录等具有法律效力的文件。

（二）合同档案收集时应确保合同文本齐全、内容真实、签字盖章完整。

（三）合同档案收集应及时，原则上在合同签订后5个工作日内完成。

第六条合同档案的整理（一）合同档案整理应按照合同类型、签订时间、合同当事人等要素进行分类。

（二）合同档案应按照以下顺序排列：合同封面、合同正文、附件、补充协议、变更协议、解除协议、终止协议等。

（三）合同档案整理时应确保档案内容完整、字迹清晰、装订整齐。

第三章合同档案的归档与保管第七条合同档案的归档（一）合同档案归档应按照以下程序进行：1. 合同档案整理完毕后，由合同管理部门负责人进行审核。

2. 审核合格后，将合同档案交由档案管理部门进行归档。

3. 档案管理部门应在收到合同档案后5个工作日内完成归档工作。

（二）合同档案归档时应填写《合同档案归档登记表》，内容包括：合同名称、合同编号、签订时间、合同当事人、归档日期等。

第八条合同档案的保管（一）合同档案保管应确保安全、保密、防火、防盗、防潮、防虫蛀。

（二）合同档案应存放在专门的档案库房，库房应符合国家档案保管标准。

（三）合同档案保管期限应按照以下规定执行：1. 重要的合同档案保管期限为合同期限届满后5年。

2. 一般的合同档案保管期限为合同期限届满后3年。

合同档案管理制度

合同档案管理制度第一章总则第一条为了加强合同档案管理，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等法律法规，制定本制度。

第二条本制度适用于公司合同的签订、履行、变更、解除及终止等环节产生的档案管理。

第三条合同档案管理应遵循完整性、真实性、准确性、及时性和保密性原则，确保公司合同档案的安全、有效利用。

第四条公司设立合同管理委员会，负责合同档案管理的组织、指导和监督工作。

合同管理委员会由公司法定代表人担任主任，相关部门负责人为成员。

第二章合同档案的收集与归档第五条合同签订前，应充分调查、了解合同相对方的主体资格、信誉、履约能力等情况，并保存相关资料。

第六条合同签订过程中，合同承办部门应将合同文本、附件、补充协议、变更协议、解除协议、终止协议等相关材料及时整理、归档。

第七条合同履行过程中，合同承办部门应将履行凭证、验收报告、付款凭证、结算单据、验收证书、验收合格证明等相关材料及时整理、归档。

第八条合同变更、解除或终止的，合同承办部门应将变更、解除或终止的书面协议、通知等相关材料及时整理、归档。

第九条合同档案归档应按照合同类型、签订时间、对方主体等分类，编制目录，便于查询。

第十条合同档案归档应使用统一的档案保管用品，确保档案的完整、整洁。

第三章合同档案的保管与利用第十一条合同档案应存放于安全、防火、防盗、防潮、防虫蛀、防霉变的专用档案室或档案柜中。

第十二条合同档案的保管期限应根据合同类型、性质、法律法规等确定，至少应保存五年。

第十三条合同档案实行集中统一管理，合同承办部门需查阅、利用合同档案的，应向合同管理委员会提出申请，经批准后方可查阅。

第十四条查阅合同档案时，应遵循保密原则，不得泄露档案内容。

第十五条合同档案的借阅应严格控制，仅限于公司内部使用，不得外借。

确需外借的，应经合同管理委员会批准，并办理借阅手续。

第四章合同档案的移交与销毁第十六条合同承办部门人员离职时，应将手中持有的合同档案向合同管理委员会办理移交手续。

合同档案管理制度及职责

第一章总则第一条为了规范合同档案的管理工作，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于我单位所有合同档案的管理工作，包括合同的签订、履行、变更、解除、终止等各个环节。

第三条合同档案管理应遵循以下原则：1. 法规原则：遵守国家法律法规，严格执行档案管理制度；2. 完整原则：确保合同档案的完整性，不得损毁、丢失；3. 准确原则：保证合同档案内容的准确性，不得篡改、伪造；4. 安全原则：确保合同档案的安全，防止泄密、丢失、损坏；5. 利用原则：提高合同档案的利用率，为各项工作提供有效服务。

第二章管理机构及职责第四条我单位设立合同档案管理部门，负责合同档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第五条合同档案管理部门的主要职责：1. 制定合同档案管理制度，并组织实施；2. 负责合同档案的收集、整理、归档工作；3. 负责合同档案的保管、鉴定、销毁工作；4. 负责合同档案的查询、借阅、复制、利用工作；5. 负责合同档案的统计、分析和报告工作；6. 负责合同档案的安全保密工作；7. 负责合同档案的培训和指导工作；8. 完成领导交办的其他工作。

第六条合同档案管理部门应配备专职或兼职档案员，负责具体实施合同档案管理工作。

第七条合同档案管理部门的档案员应具备以下条件：1. 具有良好的政治素质和职业道德；2. 具备档案管理专业知识和技能；3. 熟悉相关法律法规和业务知识；4. 工作认真负责，具有较强的责任心和服务意识。

第三章合同档案的收集与整理第八条合同档案的收集范围包括：1. 我单位与外部单位签订的各类合同；2. 我单位内部各部门、各分支机构签订的各类合同；3. 合同履行过程中产生的各类文件、资料；4. 合同变更、解除、终止的相关文件；5. 合同履行情况、履行效果等方面的评价和总结。

第九条合同档案的整理应遵循以下要求：1. 分类整理：按照合同类型、合同签订时间、合同履行情况等进行分类整理；2. 编号管理：对合同档案进行统一编号，确保档案的唯一性和可追溯性；3. 立卷归档：按照合同档案的实际情况，将合同档案立卷归档；4. 完整性：确保合同档案的完整性，不得遗漏重要文件、资料。

合同档案管理制度合同档案的管理方法-目录版

合同档案管理制度合同档案的管理方法合同档案管理制度第一章总则第一条为了加强合同档案的管理，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门及子公司签订的各类合同档案的管理。

第三条合同档案管理应遵循以下原则：（一）完整性：确保合同档案的齐全、完整，不得遗漏重要文件和资料；（二）准确性：合同档案内容应真实、准确反映合同签订、履行及变更等情况；（三）安全性：合同档案应采取有效措施，防止丢失、损毁、被盗、泄露等情况发生；（四）便捷性：合同档案应便于查询、利用，提高工作效率。

第二章合同档案的管理职责第四条合同档案管理部门负责公司合同档案的统一管理和监督指导。

第五条各部门及子公司负责人对本部门合同档案管理工作负总责，指定专人负责合同档案的收集、整理、归档等工作。

第六条合同经办人应按照本制度要求，及时将合同相关资料提交给合同档案管理人员。

第三章合同档案的收集与整理第七条合同档案收集范围包括：（一）合同签订前的谈判记录、往来函件、报价单等资料；（二）合同文本及其附件；（三）合同履行过程中的变更、解除、终止等相关资料；（四）合同履行完毕后的验收、结算等相关资料；（五）其他与合同有关的资料。

第八条合同档案管理人员应对收集到的合同资料进行分类、整理，确保档案的完整性和准确性。

第四章合同档案的归档与保管第九条合同档案应按照合同类型、签订部门等进行分类归档，便于查询和利用。

第十条合同档案应采取纸质档案与电子档案相结合的方式保存，确保档案的安全性。

第十一条纸质合同档案应存放于专用档案柜中，并采取防火、防盗、防潮、防虫等措施。

第十二条电子合同档案应存储于公司指定的服务器或云端，并定期进行备份。

第十三条合同档案的保管期限按照《中华人民共和国档案法》及公司相关规定执行。

第五章合同档案的利用与销毁第十四条合同档案的利用应遵循保密原则，未经批准，不得擅自查阅、复制、外借合同档案。

合同档案管理制度范文（精选10篇）

合同档案管理制度范文（精选10篇）合同档案管理制度范文（精选10篇）在人们越来越相信法律的社会中，我们用到合同的地方越来越多，它也是实现专业化合作的纽带。

那么大家知道合法的合同书怎么写吗？以下是小编精心整理的合同档案管理制度范文，仅供参考，欢迎大家阅读。

合同档案管理制度篇1第一章总则一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。

二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相关的具有保存价值的材料形成。

第二章合同分类一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产等而签订的合同或框架协议。

二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。

三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同。

四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。

五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。

六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。

七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动合同。

八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。

九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。

十、综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。

第三章档案管理的责任分配一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。

经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。

二、各部门设档案管理员予以协助管理。

各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。

第四章文件合同归档要求一、文件合同编号规则合同号是合同档案唯一的保管单位。

销售合同号14位，其余均为12位。

合同档案管理方法(实用4篇)

合同档案管理方法（实用4篇）随着法律法规不断完善，人们越发重视合同，合同的类型越来越多，它也是减少和防止发生争议的重要措施。

那么大家知道正规的合同书怎么写吗？下面是牛牛范文的小编为您带来的4篇合同档案管理方法，我们不妨阅读一下，看看是否能有一点抛砖引玉的作用。

合同档案管理制度篇一一、司法所档案管理工作由指定人员负责，包括接收、收集、整理、保管。

二、各类档案的组卷要准确。

卷内目录、案卷封面填写完整准确、字迹清晰美观，装订案卷规范、统一、牢固。

三、档案整理。

按规定制定统一的档案分类编号方案。

案卷的排列、编号符合规定要求。

四、文件的整理。

鉴别没有存档利用价值的公文，可报主管领导批准，可定期清退和销毁。

对县（区、市）司法局的文件、简报等资料，要做好归档工作，无须存档要统一销毁。

五、档案箱、资料柜和档案资料放置的设备要整齐，做到不同规格分类排列。

六、库房管理。

库房保持清洁卫生，落实防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠等安全措施。

七、档案管理人员要有良好的司法档案人员职业道德规范、严格遵守岗位纪律，严格执行档案保密制度，严守国家机密合同档案管理制度篇二一、总则集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。

为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。

2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。

各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

二、归档范围1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等)均属归档范围。

合同及档案管理制度

第一章总则第一条为加强本单位的合同及档案管理，确保合同及档案的完整、准确、安全，提高工作效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有合同及档案的管理工作。

第三条本制度遵循以下原则：（一）合法性原则：合同及档案管理必须符合国家法律法规、政策规定和行业标准；（二）真实性原则：合同及档案内容必须真实、准确、完整；（三）保密性原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的合同及档案，应严格保密；（四）安全性原则：采取有效措施，确保合同及档案的安全，防止丢失、损坏或泄露。

第二章合同管理第四条合同签订（一）合同签订前，各部门应进行充分的市场调研，确保合同内容的合法性、合规性和可行性；（二）合同签订应由授权的部门或人员负责，签订过程中应严格审查合同条款，确保合同内容符合双方利益；（三）合同签订后，应及时将合同副本送至合同管理部门备案。

第五条合同履行（一）各部门应按照合同约定履行义务，确保合同履行过程中的各项工作顺利进行；（二）合同履行过程中，如遇特殊情况需变更合同条款，应经双方协商一致，并签订变更协议；（三）合同履行完毕后，应及时将合同执行情况报告合同管理部门。

第六条合同归档（一）合同签订、变更、解除等文件，应按合同类别、时间顺序进行归档；（二）合同归档时，应注明合同编号、签订日期、合同内容摘要等信息；（三）合同归档后，由合同管理部门负责保管。

第三章档案管理第七条档案收集（一）档案管理部门应按照国家档案管理法规和行业标准，制定档案收集计划；（二）各部门应按照档案收集计划，及时将合同、协议、函件、报告等文件报送档案管理部门。

第八条档案整理（一）档案管理部门应按照档案分类、编目、装订等要求，对收集到的档案进行整理；（二）档案整理过程中，应确保档案的完整、准确、安全。

第九条档案保管（一）档案管理部门应采取有效措施，确保档案的安全，防止丢失、损坏或泄露；（二）档案保管期限根据国家档案管理法规和本单位实际情况确定；（三）档案保管过程中，应定期检查档案状况，及时处理问题。

合同档案管理制度

合同档案管理制度第一章总则第一条为了规范合同档案管理，提高合同档案管理的效率和质量，保证合同档案的安全和完整性，依据国家有关法律法规，结合本单位的实际情况，制订本制度。

第二条本制度适用于本单位合同档案管理的相关部门及全体工作人员，包括合同的起草、审核、执行、存档、归档等工作环节。

第三条本制度所称合同档案指本单位在经济活动过程中产生的，具有经济价值、关系单位权益的文件，包括合同、协议、协议书、承诺书、证书等书面文件及相关资料。

第四条本单位合同档案管理工作的目标是规范管理，科学储存，完整保存，方便查询，做到安全可靠。

第五条本单位合同档案管理工作以信息化为主要手段，配置合适的硬件及软件系统，及时更新网络数据库。

第六条本制度的内容包括合同档案的分类、管理、归档、借阅、销毁、档案工作人员职责等。

第七条各级领导要加强对合同档案管理工作的领导，指导合同档案管理工作，切实保证合同档案管理工作的实施。

第八条本单位各级部门要强化责任意识和协作精神，积极做好合同档案管理工作。

第二章合同档案的分类和归档第九条合同档案应当按照合同类型、合同性质、合同的履行期限等因素进行分类。

第十条归档管理应当根据档案的保管期限和需求，将档案逐级归档，做到合同档案的分类合理、齐全、有序。

第十一条合同档案的归档应当经过合同归档审核人员审核确认，并进行封装加盖印章。

第十二条合同档案应当储存于专门的档案库房内，并配备专职档案管理员负责管理。

第十三条合同档案管理部门应当建立合同档案的电子管理系统，将档案信息存储在云端数据库中，以备不时之需。

第三章合同档案的借阅与管理第十四条合同档案的借阅应当依照相关规定进行，必须填写借阅登记表，并经管理者批准后方可借阅。

第十五条对于机密级别较高的合同档案，必须经过相关领导的批准和保密审查，方可进行借阅。

第十六条在借阅过程中，必须严格遵守借阅规定，保证合同档案的安全、完整和机密性。

第十七条合同档案管理部门要根据合同档案的存储情况和需要，及时统计合同档案，做好保管和管理工作。

合同档案管理制度范文（二篇）

合同档案管理制度范文第一章总则第一条为加强公司合同档案管理工作，提高档案管理效率和服务质量，制定本制度。

第二条公司的合同档案管理工作必须遵守国家法律法规和公司的相关规定，确保合同档案的安全、完整和可追溯。

第三条合同档案管理工作的负责单位是公司的档案管理部门，具体负责合同档案的收集、整理、归档、借阅和销毁等各项工作。

第四条合同档案管理工作应以信息化为基础，通过合同档案管理系统进行档案的录入、查询、借阅和销毁等操作。

第二章合同档案的收集和整理第五条公司的各个部门在签订合同后，应及时将合同副本交到档案管理部门进行登记。

档案管理部门应制定相应的收集流程和文件，确保合同及时收集到位。

第六条合同档案的整理应按照一定的分类原则进行。

合同档案可以按照合同类型、签订时间、合同编号等进行分类整理，也可以根据需要设立其他分类标准。

第七条合同档案的整理应做到精确、完整和规范，各类合同按照分类原则整理到相应的案卷中，并编制档案目录，方便后续的查询和使用。

第八条合同档案应定期进行检查和整理，发现问题及时进行修复和调整，确保合同档案的质量和准确性。

第三章合同档案的归档和借阅第九条合同档案的归档应按照固定的流程进行。

在将合同档案归档之前，需经过档案管理部门的审核，并进行记录和登记。

第十条合同档案归档后，需进行封存和标记，确保合同档案的完整和安全。

合同档案的标志应包括档案编号、收集时间、分类类别等信息。

第十一条合同档案可以根据需要进行借阅，但需经过档案管理部门的书面审批和登记。

借阅人应填写借阅申请表，并承诺合同档案的安全和完整。

第十二条合同档案的借阅时间一般不得超过15个工作日，超过时间需重新申请。

借阅人应妥善保管合同档案，禁止将合同档案带出公司。

第四章合同档案的销毁第十三条合同档案的销毁必须经过档案管理部门的审核和批准，并按照相关规定进行。

销毁应记录销毁时间、销毁方式和销毁人员等信息。

第十四条合同档案的销毁应按照一定的周期进行，一般可视合同的保管期限和需要进行归档的合同数量来确定。

档案馆_合同档案管理制度

第一章总则第一条为加强档案馆合同档案的管理，规范档案收集、整理、保管、利用等环节，保障合同档案的完整、准确、安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合档案馆实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于档案馆接收、保管、利用合同档案的工作。

第三条档案馆合同档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：合同档案必须真实反映合同签订、履行、变更、终止等全过程。

（二）完整性原则：合同档案应完整保存，不得遗漏、损毁。

（三）安全性原则：合同档案应采取有效措施，确保其安全。

（四）保密性原则：合同档案涉及商业秘密和国家秘密的，应依法保密。

第二章合同档案的收集与整理第四条合同档案的收集范围：（一）档案馆接收的合同档案；（二）档案馆内部形成的合同档案；（三）档案馆与其他单位、个人签订的合同档案。

第五条合同档案的整理要求：（一）按照合同类型、签订时间、合同编号等进行分类；（二）对合同档案进行编号、登记、编目；（三）对合同档案进行装订、包装，确保其整洁、美观。

第六条合同档案的归档要求：（一）合同档案归档前，应进行审核，确保其真实、完整、准确；（二）合同档案归档时，应按照档案分类、编号、登记、编目等要求进行归档；（三）合同档案归档后，应定期进行复查，确保其完整、准确、安全。

第三章合同档案的保管与利用第七条合同档案的保管要求：（一）档案馆应设置专门的合同档案库房，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫等设施；（二）合同档案的存放应按照分类、编号、登记、编目等要求进行，便于查阅；（三）合同档案的保管期限应根据合同类型、涉及内容等因素确定。

第八条合同档案的利用要求：（一）档案馆应建立健全合同档案查阅制度，明确查阅范围、程序、权限等；（二）查阅合同档案时，应遵守保密规定，不得泄露国家秘密、商业秘密等；（三）查阅合同档案后，应做好登记工作，确保合同档案的完整性。

第四章合同档案的销毁第九条合同档案的销毁应严格按照《中华人民共和国档案法》及相关法律法规执行。

合同管理档案管理制度

第一章总则第一条为了规范公司合同管理工作，加强合同档案管理，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部各部门、子公司及分支机构。

第三条合同管理档案是公司重要的经济活动档案，是公司经济活动的真实记录，对于维护公司合法权益、防范法律风险具有重要意义。

第二章合同档案的收集与整理第四条合同档案的收集应遵循以下原则：（一）全面性：收集合同档案应包括合同签订、履行、变更、解除等全过程的相关文件。

（二）真实性：收集的合同档案应真实反映合同内容，不得伪造、篡改。

（三）及时性：合同档案的收集应与合同签订、履行同步进行。

第五条合同档案的整理应遵循以下要求：（一）分类：按照合同类型、合同履行主体、合同签订时间等进行分类。

（二）编号：对收集的合同档案进行统一编号，便于管理和查阅。

（三）归档：将整理好的合同档案按照分类、编号要求归档。

第三章合同档案的保管与利用第六条合同档案的保管应遵循以下规定：（一）设立专门的合同档案库房，配备必要的保管设施。

（二）实行合同档案的分级保管，重要合同档案由专人负责保管。

（三）定期对合同档案进行检查，确保档案的完整、安全。

第七条合同档案的利用应遵循以下规定：（一）查阅合同档案应经相关部门负责人批准。

（二）查阅人应遵守保密规定，不得泄露合同内容。

（三）查阅人应爱护合同档案，不得随意涂改、损坏。

第四章合同档案的归档与销毁第八条合同档案的归档应遵循以下规定：（一）合同履行完毕后，应及时将合同档案归档。

（二）合同档案归档前，应由相关部门负责人审核。

（三）合同档案归档后，应按照分类、编号要求进行整理。

第九条合同档案的销毁应遵循以下规定：（一）合同档案的销毁需经公司领导批准。

（二）销毁合同档案前，应进行核实，确保档案的完整、准确。

（三）销毁合同档案时，应采取安全、环保的方式进行。

第五章责任与奖惩第十条公司各部门应加强对合同档案管理工作的领导，确保合同档案管理的规范、有效。

合同部档案管理制度

第一章总则第一条为了规范合同部档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高合同管理工作的质量和效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本部门实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于合同部所有合同档案的管理工作。

第三条合同档案管理应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：合同档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和安全性。

（二）分级管理原则：根据档案的密级、重要性和保管期限，实行分级管理。

（三）规范操作原则：严格按照档案管理程序和操作规程进行档案管理。

（四）保密原则：加强合同档案的保密工作，防止档案信息泄露。

第二章职责分工第四条合同部档案管理员负责合同档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。

第五条合同部各部门负责人对本部门合同档案的完整性和准确性负责。

第六条合同部负责人对合同档案管理工作进行全面监督和指导。

第三章档案收集与整理第七条合同档案收集范围：（一）合同签订、履行、变更、解除等相关文件和资料；（二）合同审查、谈判、签订、备案、登记等过程中的文件和资料；（三）合同纠纷处理、仲裁、诉讼等相关文件和资料；（四）合同管理工作中形成的其他文件和资料。

第八条合同档案整理要求：（一）按照合同类别、时间顺序进行整理；（二）确保档案的完整性和准确性；（三）对破损、褪色、污染的档案进行修复、复制。

第四章档案保管与利用第九条合同档案保管要求：（一）按照档案密级和保管期限，分别存放在安全、干燥、通风、防潮、防虫、防鼠的档案室；（二）定期检查档案保管情况，确保档案安全；（三）建立健全档案借阅制度，严格借阅手续。

第十条合同档案利用要求：（一）档案利用应遵循合法、合理、必要的原则；（二）档案利用人员应具备一定的档案知识，确保档案信息的准确性和完整性；（三）档案利用过程中，不得擅自复制、摘抄、传播档案信息。

第五章档案销毁第十一条合同档案销毁应当符合以下条件：（一）保管期满或者保管期限届满的；（二）因合同履行完毕、合同解除、合同无效等原因，不再具有保存价值的；（三）因档案破损、褪色、污染等原因，无法修复的。

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