公司内部会议管理制度

公司内部会议管理制度

第一章总则

第一条为实现对公司各类会议进行有序的组织和管理，确保会议召开的质量和效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门召开的各项会议的组织与管理。

第二章会议分类及安排

第三条公司会议的种类主要有总经理办公会、每周例会、部门经理会、部门经理扩大会以及各部门内部召开的会议和部门之间的业务协调会，具体安排情况见下表：

第三章会议组织与管理

第四条会前准备

1、会议发起部门确定会议主题、合理设置会议议题，会议集中讨论或决议事项。

2、确定会议的目标和会议应达成的结果，并以书面形式列出。

3、会议主持人拟定会议议程，确定会议时间、地点以及与会人员，并通知与会人员。

4、布置会场

（1）会议场地可根据会议的性质和与会人数来调整。

（2）除座位安排外，还应根据会议的需要准备黑板、粉笔、投影仪、电脑、音响等必要设备。

5、会议通知

（1）会议通知根据需要以书面或口头（电话）的方式通知，并做好记录。

（2）会议通知的内容包括：会议召开的原因、主题、起始时间、与会人员、会议议程、准备资料等内容。

6、准备会议材料

（1）会议组织者负责协助主持人或与会者准备会议报告、参考资料、数据、电子文件、实物、会议通知等。

（2）与会者应根据会议的类型和议题提前准备会议资料。

第五条会议过程服务

1、会议接待与签到

（1）会议召开前进行签到，并准确统计会议人数。

（2）根据需要安排会议记录、摄像等。

（3）给与会者提供茶水服务

2、会场服务

（1）分发会议文件和材料。

（2）内外联系、传递信息。

（3）维持会场秩序。

（4）处理临时交办事项。

第六条会议纪律

（1）参加会议人员无特殊原因不能请假，如请假需经主持人批准。参会人员须准时到会。未经请假缺席者每次罚款100元，迟到、早退、会议期间未经批准离开会场每次罚款50元。

（2）会议中不得随意走动，不得在会场内接听手机（会场内应将手机设定为振动或无声状态）或大声喧哗。

（3）会议纪要和会议决议未正式公布之前，不得私自泄露。

第七条会后跟踪

1、整理会议纪要并及时下发。会议纪要主要内容包括：会议名称、时间、地点、主持人、参会人员、记录人、会议要点，以及审核、发放范围、印数等内容。会议纪要内容必须简明扼要，主次分明，层次清楚；会议纪要要及时整理下发，以便指导和检查工作的落实情况。

2、会议总结，对整个会议的总结、服务工作进行全面的分析和总结，做出客观评价，肯定成绩，找出缺点和不足，并加以改进。

3、会议从准备到结束整个过程的相关文件、资料、表单由会议组织部门收集、整理齐全，设立案卷，并加以保存。

第二章附则

第八条本制度解释权归公司综合管理部。

第九条本制度自发布之日起实施。