根据出库单用Excel2007创建动态数据透视表

根据出库单创建动态数据透视表
（以Microsoft Excel 2007为例）
一、出库单录入：用Excel 2007打开“××××年×月出库统计表.xls”，左键双击工作表标签“Sheet1”，先将其改为“出库单”，并可视需要在右键菜单中设置标签颜色。

然后在“出库单”工作表中按照出库
单号依次录入详细的出库数据，要求要求““月份月份””、“日期日期”
”各占一列，并且除“材料规格材料规格””、“单价单价”
”里面没有具体数值的项目以外不得有空格。

注意：“工程名称”、“材料名称”、“材料规格”、“单位”、“领用科室”等项目下，录入的字段要尽量统一规范录入的字段要尽量统一规范，
，避免在字段前或后出现空格，例如“抢修工程”和“抢修工程”就会被视作两个工程项目而不能合并计数。

二、出库单排序出库单排序：
：数据录入后为便于查找错误，可按多个标题字段进行排序。

左键单击“出库单”工作表左上角(列A 左侧和行1正上)，选中全页后，先后左击“开始→编辑→排序和筛选→自定义排序”→弹出“排序”对话框→依次“添加条件”为“主、次要关键字”→设置“排序依据”为“数值”和“次序”为“升序”→“确定”。

三、出库单纠错：
1、字段纠错字段纠错：
：左键单击“出库单”工作表左上角(列A 左侧和行1正上)选中全页后，依次选择“开始→对齐方式→文本左对齐或文本右对齐”，看录入的字段与相邻表格边框之间有无空格，如有进行改正。

字段全部完成纠错后用相同的方法选择“开始→对齐方式→居中”。

2、数值纠错：左击工作表“总金额”所在列的最上方“J”，选择“开始→样式→条件格式→管理规则”→弹出“条件格式规则管理器”对话框→弹出“新建规则”对话框中“选择规则类型”下面的第二行“只为包含以下内容的单元格设置格式”；“编辑规则说明”下依次设置为“单元格值”、“不等于”、“=$H1*$I1”;“格式”下“字体”中“字形”设置为“加粗倾斜”，。

四、创建数据透视表创建数据透视表：
：由于每月的出库单和出库材料数量不一，为使数据透视表能够在添加出库材料后自动刷新，最好的办法就是创建动态的数据透视表。

1、设置动态数据源设置动态数据源：：在“出库单”工作表中按<Ctrl+F3><Ctrl+F3>组合键
组合键打开“名称管理器”对话框→“新建”→弹出“新建名称”对话框→“名称”
设置为“data ”；“范围”设为“工作簿”；“引用位置”设为“=OFFSET(=OFFSET(出
出库单库单!$A$1,,,COUNTA(!$A$1,,,COUNTA(!$A$1,,,COUNTA(出库单出库单出库单!$A:$A),COUNTA(!$A:$A),COUNTA(!$A:$A),COUNTA(出库单出库单出库单!$1:$1))!$1:$1))”→“确定”。

注意：数据源中首行和首列不能包含空单元格。

2、创建数据透视表：在“出库单”工作表有数据的区域单击任意一个单元格，“插入→表→数据透视表→数据透视表”→弹出“创建数据透视表”对话框→“请选择要分析的数据”下选中“选择一个表或区域”，将“表/区域”设为“data ”；“选择放置数据透视表的位置”下选中“新工作表”→“确定”→在“出库单”工作表旁边自动增加了“Sheet1”工作表作为数据透视表所在的工作表。

3、设置数据透视表字段列表：在“Sheet1”工作表中，左键单击数据区域的任一单元格，工作表右侧就会显示“数据透视表字段列表”工具栏，单击该工具栏就可以用鼠标左键依次拖拽到相应的位置：
将“月份”、“日期”、“单号”、“领用
科室”四个字段拖拽到“报表筛选报表筛选”
”框里；将“工程名称”、“材料名称”、“材料
规格”、“单位”四个字段拖拽到“行标签”
框里；依次单击“行标签行标签”
”框内各字段名称，在弹出的右键菜单中点击“字段设置”
→在“自定义名称”下可视需要改变字段
名称→在“分类汇总和筛选”下将“分类
汇总”选为“无”。

不过为了更直观，可单
独将独将““工程项目工程项目””字段的字段的““分类汇总分类汇总”
”设为“自动自动””，并在“布局和打印”项下选中
“在每个项目标签后插入空行”。

将“数量”、“单价”、“金额”三个字
段拖拽到“Σ“Σ数值数值数值””框里，“列标签”框
内会自动出现“Σ数值”项。

依次单击“Σ
数值”框内各字段名称，在弹出的右键菜
单中点击“值字段设置”→在“自定义名
称”下可视需要改变字段名称（注意不能
和数据源中的字段名称一样）→在“汇总
方式”下将“计算类型计算类型””全部设为“求和求和””。

经过以上几个步骤，就初步完成数据透视表了。

4、设置设置““全部全部””或“多项多项””显示显示：：“报表筛选”框和“行标签”中的
字段可以根据报表需要，点击相应字段右侧的展开按钮选择“全部”或“多项”进行汇总、显示、打印等操作。

五、美化数据透视表美化数据透视表：：初步完成的数据透视表很粗糙，一点也不美观，
需要进一步美化以符合人们的阅读习惯。

1、设置对齐方式和字体字号设置对齐方式和字体字号：
：左键单击数据透视表所在的“Sheet1”工作表左上角选中全页，然后依次选择“开始→对齐方式→居中”；在“开始→字体→字体展开按钮或字号展开按钮”设置适宜的字体字号。

2、设置数据透视表选项：选中数据透视表内的任一单元格，在右键菜单中选择“数据透视表选项”后依次进行设置。

在“布局和格式布局和格式”
”标签下：“布局”项下选中“合并且居中
排列带标签的单元格”，“在报表
筛选区域显示字段”设为“水平
并排”，每列字段数“2”。

“格式”
项下取消选中取消选中“
“更新时自动调整列宽列宽””，选中“更新时保留单元格
格式”。

在“汇总和筛选汇总和筛选”
”标签下：“总计”项下取消选中“显示行
总计”。

在“显示显示””标签下：“显示”
项下取消选中“显示展开显示展开/
/折叠按钮”。

在“打印打印””标签下：“打印”项下取消选中“在数据透视表上显示时
打印展开/折叠按钮”。

在“数据数据””标签下：“数据透视表数据”项下选中“保存文件及源数
据”、“启用时显示明细数据”和“打开文件时刷新数据打开文件时刷新数据””。

3、设置页面设置设置页面设置：
：左键单击Excel 2007左上角的“office 按钮”后，依次“打印→打印预览→页面设置→页边距→其中“居中方式”选中“水平”，并视需要设置上下左右的页边距和页眉页脚；在“页眉页脚”标签选“中定义页脚”→弹出“页脚”对话框→单击“左”选择“添加日期”，再单击“右”选择“添加页码”；在“工作表”标签设置“打印标题”，“顶端标题行”右侧的展开按钮选中工作表中的所有几行顶端标题行，“打印顺序”选中“先列后行”→确定→退出“打印预览”。

最后根据“Sheet1”工作表中的页面虚线调整各列列宽，到不超出页面虚线为止。

“行高”也根据页面虚线进行调整，尽量使每个项目汇总行与其数据对应。

4、突出显示每项工程汇总：将鼠标移到第一项工程汇总行（或工程汇总下面插入的空行）行号右侧的的行首位置，鼠标变为右向的实心箭头后，单击选中全部工程汇总行（双击只选中本汇总行），然后在“开始→字体→”项下设置适宜的“字体颜色、填充颜色、加粗、倾斜”等格式。

5、突出显示列汇总和标题行：将鼠标移到透视表最后一行总计行行号右侧的的行首位置，鼠标变为右向的实心箭头后，单击选中该行，然后在“开始→字体→”项下设置适宜的“字体颜色、填充颜色、加粗、倾斜”等格式。

再将鼠标移到标题行行号上，单击选中整行，然后在“开始→字体→”项下设置适宜的“字体颜色、填充颜色、加粗、倾斜”等格式。

6、添加顶端标题行添加顶端标题行：
：在“Sheet1”工作表最上面一行（行1，没空行的请插入），选中行1在页面内的全部单元格，“开始→对齐方式→合并并居中”，双击该合并后的单元格，输入“××××公司材料出库月报表”，设置为合适的字体字号，如设为“24号、黑体字”。

六、刷新数据透视表刷新数据透视表：
：至此就完成了数据透视表
的创建和美化，用户可以
在数据源（也就是“出库
单”工作表）的末尾添加
一些新记录来验证。

新数
据添加完后到刚才创建的
数据透视表中单击鼠标右
键，在弹出的右键快捷菜
单中选择“刷新刷新””，即可见
到新增的数据。