OA工作流使用详解

信达OA工作流使用详解概念篇随着企业管理信息化进程的不断深入，协同应用软件的概念已深入人心，而工作流系统正是协同应用软件的核心。

通过应用IT技术来规范工作流程、提高工作的执行效率和准确度，是工作流系统主要解决的问题。

信达OA的工作流功能正是为这一需求而设计，可实现业务或公文的申请、审批、会签、登记、操作等环节的管理，可将工作过程进行记录，便于日后检查。

并实现数据的规范化录入、查询、统计和存档。

简单来说，工作流就是把一项工作化解为多个步骤，由多人协同来完成。

这里所指的工作是形形色色的，在办公室里进行的很多不同类型的工作，都可以用工作流系统来表达，信达OA的工作流由表单和流程这2个重要因素构成：表单：在工作流系统中，与工作相关的数据都可以通过“表单”来体现，“表单”是数据的载体，相当于现实工作中的各类工作单；在表单以外，还可以通过附件文件来传递数据与信息。

流程：在工作流系统中，工作过程都可以通过“流程”的定义来体现，“流程”是工作过程的描述，代表了一种制度或规范。

工作流系统相当于一个“万能模块”，通过合理的流程设置，规范化运作，可对我们的日常办公和企业管理提供极大的便利。

信达OA工作流的一些概念：1、工作流就是几个人协同完成一项工作，简单而言，就是几个人按次序填写同一张“表单”，填写会签意见和传递附件。

2、表单可以由软件用户自行设计（一般由管理员设计好）。

3、信达OA的表单格式可以用网页设计工具或word等设计，设计好后复制、粘贴到“表单智能设计器”中，再添加表单控件就可以了。

4、每个流程对应一个表单，不同流程可以共用同一个表单。

5、流程分为固定流程和自由流程两种，固定流程由固定步骤组成，用户事先需定义好，自由流程无需定义流程步骤。

6、固定流程的每个步骤都需要设定经办人、可写字段、下一步骤等信息。

7、固定流程第一个步骤设定的经办人，才有权新建该流程（道理可想而知）。

8、执行中的工作和已完成的工作，都可以通过工作查询功能进行查询。

9、任何流程都可以指定监控人员和查询人员，监控人员可随时转交下步或终止流程（自由流程），监控人员和查询人员都可以查询该流程全部工作。

实战篇下面以一个实际的“工作流程”的定制过程为例，详细介绍工作流功能的使用。

该流程为软件内置的样例流程：人事分类下的出差申请。

主题一：表单设计1、设计表单基本样式首先，使用Word或网页设计工具设计好表单基本样式，比如用Word设计表单如下：出差申请单2、建立表单进入OA系统的“系统管理-〉工作流设置-〉设计表单”, 新建表单如图：填写表单名称，保存。

然后点击“表单智能设计”，打开表单智能设计器。

把Word制作好的表格全选后，复制/粘贴到表单设计器。

如图：这样，表单的基本样式就制作好了。

3、宏控件的使用为了方便用户使用，我们提供了宏控件，宏控件可以代替手工输入，实现根据用户指定要求进行自动取值，使得工作流的表单填写更加智能与方便，下面举例进行说明：表单中的“部门”项要求实现一个部门的下拉菜单效果，可以使用宏控件。

具体操作是这样：把光标定位在表单的合适位置后，点击宏控件按钮，进行宏控件设定，如图：点击确定，在表单上就生成了该控件，实际工作过程中，填写表单时，就可以选择部门了。

宏控件其它类型的使用方法，与上面的例子基本类似。

下面重点介绍一下来自SQL查询语句的宏控件。

来自SQL查询语句宏控件来自SQL语句的宏控件，因其定义格式比较复杂，需要具备SQL语言的专业知识，并了解OA系统数据库结构，建议在技术支持人员指导下完成。

可以参照以下格式书写SQL语句：下拉菜单型语句如：SELECT URL_DESC from URL where USER='' order by URL_NO该语句表示列出全部公共网址，并按序号排序显示select priv_name from user_priv order by priv_no该语句表示读出主要角色选择显示单行输入框语句如：select USER_NAME from USER where USER_ID=`admin`该语句表示查询用户名为admin的用户的姓名注意：SQL语句中的单引号请用符号`替换（该符号在键盘TAB上方）。

目前，SQL语句中已支持以下宏变量，更加方便：[SYS_USER_ID], 表示当前用户的用户ID[SYS_DEPT_ID]，表示当前用户的部门ID。

[SYS_RUN_ID], 表示当前的工作ID，可用于FLOW_RUN_DATA等表的查询举例如：select USER_NAME from USER where USER_ID=`[SYS_USER_ID]`此句表示查询当前用户的姓名select USER_NAME from USER where DEPT_ID=`[SYS_DEPT_ID]`此句表示查询当前部门所有用户的姓名select USER_NAME from USER,USER_PRIV where ER_PRIV= USER_ER_PRIV AND DEPT_ID=`[SYS_DEPT_ID]` order by PRIV_NO 此句表示查询当前部门所有用户的姓名，并按角色序号排序4、日历控件的使用日历控件用于实现日期选择窗口的弹出，我们结合出差日期来看一下：建立日历控件前，需要先创建一个单行输入框型的宏控件（出差开始时间）如图：接下来，点日历控件按钮，进行日历控件设定，此时，要填写前面建立的单行输入框的名称，这样就可以把日历控件和输入控件建立起一个对应关系，以后在实际的工作办理过程中，日期选择窗选择的日期就可以回填到指定的单行输入框中，日历控件设定如图：注意：在表单设计器中，无法查看日历控件的实际效果，只有在具体工作办理时才能使用。

另外，一定要注意日历控件是与其他控件配合使用的，不能单独使用。

4、计算控件的使用在日常工作中，填写表单时，经常会存在一些计算项目，使用计算控件可以简化人员操作，提高准确性。

以下举例说明（以下举例中制作的控件，没有包含在上面的表单中）：首先，我们先建立好需要参与计算的项目，如图，建立好交通费和住宿费这两个单行输入框控件：接下来，点击计算控件按钮，建立一个计算控件，设定时需要输入计算公式：公式的规则就是四则运算规则，可以利用括号和加减乘除，公式的计算项目就是上面建立的单行输入框控件的名称，如图：公式可以是四则混合运算，支持公式中出现常量、括号，下拉菜单控件如果值为数字，也可以参与计算。

然后，我们再把其它需要建立的输入控件，根据实际情况设定好，同时可以对格式作一些调整。

至此，表单就设计完毕了，保存表单后退出表单智能设计器。

下面总结几个表单设计的小技巧：1、用FrontPage、DreamWeaver等网页设计工具或Word软件，可以制作风格多样、颜色艳丽的表单。

建议使用网页设计工具设计好表单样式，这样比较方便在表单设计器中调整（使用Word设计的表格，格式、尺寸不太容易调整）。

2、可以选中控件，用鼠标拖动其边缘，改变其大小。

3、在控件上按右键，可修改其属性，或进行复制、粘贴。

同一类型或名称近似的控件可以采用复制的办法，快速生成，然后再进行详细设定。

4、在表格的单元格中，可以用键盘移动光标，用Backspace键删除控件前的多余空格。

5、可以选中控件，点击居中按钮，使控件位于表格中央。

6、快捷键：ctr+c复制，ctrl+v粘贴，ctrl+z取消，ctrl+y重做。

选择编辑HTML源文件模式，单击鼠标3次，再取消编辑HTML源文件模式，可将所有内容全选，按Delete键可删除。

7、表单中还可以使用特殊的宏标记文字，实际使用该表单时，宏标记会显示为具体的信息，下面做一些说明：#[表单]，代表表单名称。

#[文号]，代表文号或说明。

#[时间]，代表第一步骤的办理日期。

8、如果需要改变原表单样式，则可以把新的表单先拷贝到原表单上方，把原来的控件拖动到新表单合适的位置（但控件顺序应该保持原顺序，按从上到下，从左至右排序）注意：a、请勿将设置好控件的表单拷贝回Word或网页设计工具再编辑，这样，控件的属性信息可能会丢失。

b、修改已经在使用的表单时，控件顺序应该保持原顺序，按从上到下，从左至右排序，否则表单将无法与历史数据对应。

c、控件名称不能含有空格，也最好不要使用标点符号。

表单设计好后，管理员对工作流的设置工作已完成大半，剩下的就是工作流程的定义了。

主题二：定义流程1、建立流程分类建立流程的分类，点击“新建流程分类”即可进入，输入流程分类排序号和流程分类名称，再点击确认即可，分类排序号仅是用于显示时的顺序。

2、新建流程进入OA系统的“系统管理-〉工作流设置-〉设计流程”，选择“新建流程”，我们定义一个固定流程，如图：新建流程时，需选择流程分类、指定流程排序号、选择固定流程或者是自由流程（自由流程无需定义流程步骤）以及选择所要用到的表单。

如若在使用该流程时需要上传附件，选择“允许附件”中的是，否则选否。

可以在流程说明中，对该流程注意事项作简单描述，便于员工查阅。

自动生成工作名称/文号为可选项，使用自动文号，使得工作的命名更加规范。

默认的工作名称如下：出差申请(2006-05-24 13:26:27)如果设定了表达式，则会按表达式指定格式生成工作名称或文号。

表达式中可以使用以下特殊标记：{Y}：表示年{M}：表示月{D}：表示日{H}：表示时{I}：表示分{S}：表示秒{F}：表示流程名{U}：表示用户姓名{N}：表示编号，通过编号计数器取值并自动增加计数值例如，表达式为：成建委发[{Y}]{N}号，编号位数为4自动生成文号如：成建委发[2006]0001号例如，表达式为：BH{N}，编号位数为3自动生成文号如：BH001例如，表达式为：{F}流程（{Y}年{M}月{D}日{H}:{I}）{U}自动生成文号如：请假流程（2006年01月01日10:30）张三最后保存设置，新建流程完毕。

3、管理流程建立流程完毕后，返回设计流程界面，可以实现流程的设置与管理，如下图所示：在“管理流程”的列表中，点击该流程对应的“流程设计器”操作项，进行流程设计，也就是流程步骤的定义（固定流程需要定义步骤，而自由流程不需要）。

流程设计器如下图所示：这个图显示的是已经定义好步骤的效果，在设计器空白处按右键，可以新建步骤。

可以拖拽表示步骤的方框，使得布局显示效果比较好时，可以保存布局。

新建流程步骤如下图所示：步骤“序号”的设置：序号应为数字，流程中的步骤序号必须是连续的。

“下一步骤”的设置：下一步骤可以设置为空，则表示流程按步骤序号依次执行；如设置，则表示允许跳转至指定步骤。

例如：步骤1的下一个步骤设置为步骤3，则表示可以跳过步骤2直接流转至步骤3。