贵州省劳动保障监察案卷档案管理办法

贵州省劳动保障监察案卷档案管理办法

第一条为加强劳动保障监察案卷档案的科学管理，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《劳动保障监察条例》和《贵州省档案条例》等有关规定，结合我省劳动保障监察工作实际，制定本办法。

第二条劳动保障监察案卷档案是指劳动保障监察机构及其劳动保障监察员在履行劳动保障监察职责、查处各种违法案件工作中形成的,能够反映案件真实情况、具有保存价值的各种文字、图表、声像、证物等经过整理立卷归档系统保管的监察案件材料。

第三条劳动保障监察案卷档案必须一案一卷。

第四条案件材料实行案件承办人员立卷制度,谁办案谁立卷,案结卷成。

一切能够反映案件真实情况的事实材料都应收集立卷。

第五条案件承办人员应从受理案件开始，注意收集办案全过程涉及和形成的相关材料，结案后及时整理。归档案件材料若有遗漏或缺损，应附说明。

两个以上单位合办的案件，主办单位保存原件，协办单位可视情况保存复制件或打印件。

第六条立卷的案件材料应符合下列要求：

（一）一般只保存一份（有领导人批示的材料除外），重复的材料一律剔除。

（二）字迹清楚，内容完整。劳动保障监察文书应当使用A4办公纸，

并碳墨打印或用毛笔、钢笔（碳素、蓝黑墨水）书写。禁用“三色笔”及热敏纸。

第七条立卷的案件材料的排列顺序，应遵循办案程序的实际进程及形成文书的时间顺序，兼顾文书之间的有机联系，主要证据材料排列在前，旁证材料排列在后的原则。

具体排序：

(1)卷宗封面；(2)卷内目录；(3)受案登记材料，包括举报登记表、投诉登记表、不予受理投诉决定书；(4)立案审批表；(5)调查证据材料，包括当事人主体资格及有关人员身份证明材料、调查询问通知书及送达回证、调查检查纪录、询问笔录、其他证据材料（证据登记保存审批表等）；(6)限期改正指令书及有关材料，包括送达回证、用人单位改正情况材料等；(7)调查终结报告；(8)告知相对人权利的有关法律文书包括听证通知书等；(9)处理、处罚文书，包括讨论案件记录、领导集体讨论决定、处理报批表、行政处罚（行政处理）告知书、当事人陈述申辩笔录、听证程序材料等有关材料、行政处理决定书、行政处罚决定书、送达回证等；(10)执行材料，包括行政处罚罚没收据、强制执行申请书、人民法院关于执行的裁定书等原件或复印件；行政复议和行政诉讼材料，包括复议申请书或行政起诉状副本，答辩书（状）、复议决定书、人民法院的判决书或裁定书等原件或复印件；

(11)结案审批表；(12)其他材料；（13）卷内备考表及卷底。

第八条回避申请和含答复意见、延长办案期限报批材料、中止办案报批材料及恢复办案报批表等文书材料，应根据形成的具体时间排序。

第九条立卷的案件材料根据需要可分为正卷和副卷，正卷为案件办理过程中形成的可以对外公开的相关材料，一卷一号，副卷号与正卷号相同，在卷号后加注“副”字。副卷为案件办理过程中形成的有关内部工作情况等不能对外公开的有关材料。

第十条立卷的案件材料经过系统排序后，要逐页编号。页号用阿拉伯数字编写在有文字正面的右上角、背面的左上角。编页号使用铅笔或打号机。卷宗封面、卷内目录、卷内备考表及卷底不编号。

第十一条卷内目录应按案件材料排列顺序逐件填写或打印。一份案件材料编一个顺序号。没有题名的案件材料要拟定题名。题名不得随意更改或简化。

第十二条卷宗封面应按卷皮规定项目逐项打印或填写。字迹要工整、规范、清晰。“案卷号”共8位数，前四位为年度，后四位为本年度该类案件归档的流水号。

第十三条卷内备考表应填写卷内需要说明的情况及立卷人的姓名及立卷日期。

第十四条需归档的案件材料应在结案后15个工作日内移交案卷档案管理人员。案卷档案管理人员要做好案卷档案的接收工作。按照案件材料立卷和归档的要求,认真检查验收。案卷质量不符合要求的，应退回承办人员重新整理。接收案卷时，要逐卷清点并履行交接手续。

第十五条案卷材料装订前，要对案卷文书材料进行全面检查，材料不完整的要补齐，破损或褪色的要修补、复制。订口过窄或有字迹的要粘贴衬纸。纸张过大的材料要修剪折叠。加边、加衬、折叠均

以A4办公纸为准。需要附卷保存的信封，要打开展平加贴衬纸，邮票不得取掉。文书材料上的金属物必须剔除干净。装订要求右齐、下齐。

第十六条案件中形成的录音、录像材料按磁性载体档案的管理办法另行管理。同时应当编制说明，注明名称、数量、内容摘要等，归入同案案卷。

另行保存的录音、录像材料档案每件应贴上标签，注明当事人、案由、案卷号、承办人、录制人、录制时间、录制内容等。

第十七条案卷档案保存期限为三十年。案卷档案保存期限，从批准结案时间起算。

第十八条归档后的案卷档案，应由案卷档案管理人员按照归档时间(以结案时间为准)排序，并按保管期限、案卷类别分别编辑案卷目录。

第十九条各级劳动保障监察机构应当建立案卷档案保管数量、保管情况登记制度，并根据各类案卷档案的实际情况采取科学的检索工具和方法，以提高案卷档案利用和保管的效率和质量。

第二十条各级劳动保障监察机构应设置案卷档案室，配备案卷档案装具，采取防盗、防火、防虫（鼠）、防潮、防尘、防高温等设施，保证档案的安全与完好无损。档案室要保持整齐、清洁，不得存放危害档案安全的物品，不得堆放杂物。

第二十一条行政复议机关和人民法院因复议或诉讼调卷的，以及向人民法院申请强制执行附卷的，按照复议机关或人民法院有关要求办

理。

第二十二条案卷档案管理人员必须严格遵守纪律，保守国家秘密，不得擅自扩大利用范围，不得泄露档案内容。外单位及人员查阅、调阅案卷档案，应持介绍信或其它有效证明，由劳动保障监察机构负责人批准后方可查阅，查阅时应有档案管理员在场。凡涉及举报投诉人利益、用人单位商业秘密以及其他需要保密的事项的，应当采取保密措施，防止泄密。卷内材料除行政处理决定书、处罚决定书等结论性材料，原则上不准摘抄和复制。

第二十三条案卷档案利用人对借阅、查阅的案卷档案，不得拆封、抽取材料、涂改、勾画、污损，不得转借他人。

第二十四条对保管期限届满的案卷档案，按国家有关档案管理规定处理。

第二十五条本办法自发布之日起施行，在实施中的未尽事项由贵州省劳动和社会保障厅负责解释。