2021年档案检索工具

档案检索工具

欧阳光明（2021.03.07）

一、档案检索工具的划分

档案检索工具是以一定的形式揭示和介绍馆（室）藏，积累档案线索和查询档案材料的手段，进行档案管理和提供利用的工具。

（1）按检索手段

手工检索工具和机读检索工具。

手工检索工具：以人工查检的各种目录、指南、索引等。有卡片式和书本式。

机读检索工具：是借助计算机等手段形成和使用的检索工具，如机读目录、缩微目录等。

（2）按功能

查检性检索工具、介绍性检索工具和馆（室）藏性检索工具。

查找性检索工具：为查找检索档案而编制的。有分类目录、专题目录、主题目录等。

介绍性检索工具：亦称工具书。有全宗指南、档案馆指南等。

馆（室）藏性检索工具：反映馆（室）藏档案分类整理、排列体系，为管理馆（室）藏档案而编制的检索工具。有全宗目录、案卷目录等。

（3）按使用对象

公务检索工具和开放检索工具。

公务检索工具：为满足内部工作人员因档案管理和开展利用的需要而编制的各种目录和索引。有案卷目录、文件目录等。

开放检索工具：为配合档案开放的需要而编制的检索工具。有开放档案目录、档案馆指南、全宗指南等。

二、常用档案检索工具

（1）全宗目录

又称全宗名册，是介绍档案馆（室）所藏全部全宗简明情况的一种检索工具。

目录项目内容：全宗号、全宗名称、全宗内案卷数量、起止年度等。

（2）案卷目录

是以案卷为单位，依据档案整理顺序排列组织起来，揭示和介绍一个全宗或某一部分档案内容和成分的一种检索工具。

目录项目内容：案卷号（分档案室编、档案馆编）、案卷题名、年度、页数、保管期限、备注。

（3）卷内文件目录

是把某一案卷卷内文件依整理顺序排列组织起来，揭示和介绍一个案卷内文件内容和成分的一种检索工具。

目录项目内容：顺序号、文号、责任者、文件题名、文件日期、页号、备注。

把案卷目录和卷内文件目录结合起来，称为全引目录。

（4）归档文件目录

是依据归档文件分类方案和室编件号顺序排列组织起来，揭示一个分类方案内文件内容和成分的一种检索工具。

目录项目内容：件号、责任者、文号、文件题名、日期、页数、备注。

（5）专题目录

专题目录是集中、系统地揭示某一专题档案的内容和成分的检索工具。

其他检索工具还有分类目录、主题目录、人名目录、文号目录等。