企业办公为什么要使用OA系统

企业办公为什么要使用OA系统

随着业务的发展和企业信息化建设的需要，企业管理层逐步意识到传统办公中存在许多问题：

◆传统办公事务工作的繁琐、重复劳动和检索不便。

◆使用纸质文件，造成大量时间、纸张和耗材的浪费，效率低下。

◆信息流转不畅通造成的高沟通成本，低响应速度。

◆任务分配的不明确，缺少协作和反馈。

◆员工的经验和知识缺乏积累和共享不能使企业迅速提升。

◆缺乏依据造成领导层的决策困难。

为解决上述问题，企业急需在内部建立一个知识共享与办公协作平台，通过信息发布、电子邮件、手机短信、在线联系等手段，加强员工之间的沟通协作、文档及资源的共享、工作流程的审批以及企业文化的营造,全面提升和优化信息化的服务能力和应用水平。

企业的业务在不断拓展，企业的规模在不断扩充，要求作为高层管理决策层的办公活动在效率和管理科学性方面有进一步的改善和提高。例如目前办公活动中涉及的信息（包括公文、各种数据资料等），一般是基于纸质载体的，信息传递慢，查询困难，共享不及时，造成办公效率低。又如上级单位下发，各部门、各项目上报的定期或不定期数据资料信息量大且繁杂，单靠人工来进行这些信息的收集、汇总、统计、分析十分困难，在准确性方面难以保证，从而影响领导决策的科学性。因此，应依照先进的信息处理技术，从根本上改善办公环境和条件，使企业的管理水平有质的飞跃。

采用OA电子自动化的管理手段，使办公效率极大的提高，基本实现公文、签报和审批等电子化，大量减少办公用纸数量,从而降低管理成本。

通过OA知识管理系统，企业员工在内部网上学习到管理规范，各部门工作流程、产品知识、客户及企业竞争的知识、各个部门的培训教材、企业的发展现状和方向分析等。通过图书馆、档案管理、信息发布、数据中心等有关知识，逐步形成一个资源丰富、内容分类、主题相关、协作互通的知识库。

通过办公平台，将其它系统中各种流程事务融合进来。如财务系统中的费用报销。同时，OA办公自动化可以作为一个统一的入口实现对其它各种业务的综合查询。

OA是OFFICE AUTOMATION的缩写，本意为利用技术的手段提高办公的效率，进而实现办公的自动化处理。采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。ＯＡ从最初的以大规模采用复印机等办公设备为标志的初级阶段，发展到今天的以运用网络和计算机为标志的现阶段，对企业办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。

OA软件解决企业的日常管理规范化、增加企业的可控性、提高企业运转的效率的基本问题，范围涉及日常行政管理、各种事项的审批、办公资源的管理、多人多部门的协同办公、以及各种信息的沟通与传递。可以概括的说，ＯＡ软件跨越了生产、销售、财务等具体的业务范畴，更集中具体到很多行业都能用的上关注于企业日常办公的效率和可控性，是企业提高整体运转能力不可缺少的软件工具。

办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。

办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密，甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大得方便了企业领导的管理和决策。

1、许可用户数费用

目前产品化的产品主要按照许可用户数定价，分为注册用户数和并发用户数，用友致远和泛微采用并发用户数报价，金和采用注册用户

数报价，由于不同的企业人员在线率大不相同，所以这两种定价方式又不具有可比性。采用并发数报价的方式相对对客户的限制相对宽松一些，但并发数报价的单用户价格一般比注册用户数报价要高一点。另有个别的OA是不限制客户端用户数的，无论多少用户都一个价，这样可以省去这笔费用，因为OA目前本身都是B/S的，客户端不需要安装系统，OA厂商这样做的目的只是为了抬高OA价格。笔者建议选择那种不限制客户端用户数的，如极品OA系统（）、智能OA等。

2、基础平台费用

除了许可用户数报价以外，各个厂家多数要收取平台费用，或者换一种方式，有一个最低收费标准，包含一定的用户数，多数厂家是50用户，有的厂家是20用户，就是来一个最低收费标准。还有一种，就是笔者刚才说的那种不限制客户端用户数的，没有基础平台费用，就是一个价，而且个别的企业价格还特别优惠，不限制用户数几千快就能搞定，功能也不错，该有的都有。

3、扩展模块费用

很多厂家将产品封装了不同的版本，普及版本、企业版，增强版等，其实就是将产品的不同模块组合，形成固定的版本，如泛微、通达等。个别的厂家产品灵活度很高，如极品OA，智能OA，很多模块可以自由组合，除了用户数以外和基础平台费用以外，还需要支付扩展的模块的费用。建议客户选择灵活度高的，自由组合模块的费用，按实际需要购买模块，这样可以省去一笔费用。

4、实施培训费

除了软件的费用以外，还必须支付产品的实施费用，就是安装产品，将产品做一些个性化的设置，同时培训系统管理员和最终使用者。目前实施培训一般占软件费用的10%-30%。也有个别的OA由于操作简单、易用易维护，不需要实施培训费。

5、免费期以后的服务费

一般产品在一年之内是免费服务的，一年之后就要收取服务费，可以按照服务的次数收费，一般一次1000元左右，也可以按年收取费用，一般为软件费用的10%，但厂商一般也要限制次数。有些OA通过远程即可维护，这样比上门快捷方便，省时省力，还可以省去一笔维护费。如是操作问题，通过网络或电话即可马上解决；如系统功能性问题，确定了之后本地修改后发给客户即可；如是客户本身的问题，发系统日志及截图即可了解问题真相，能后远程解决即可。

6、产品升级费用

一般产品化的软件，会不断推出升级产品，这是你需要为升级产品支付费用，当然你也可以选择不升级。

目前协同软件产品的定价，大部分都要包含以上的费用，即使当前不包括以后也要产生，但少数厂商产品化程度高、系统成熟，维护方便，这样总体成本就很低，因此在价格方面就会很实惠，以上六项费用基本上收个产品费就可以，因此企业选择这样的OA可以省去很