论述学校文书档案管理信息的电子化应用

论述学校文书档案管理信息的电子化应用

发表时间：2012-08-20T14:52:13.700Z 来源：《赤子》2012年第6期作者：吴秋燕

[导读] 因此，电子信息化管理学校文书档案相比传统的管理方式，最明显的就是方便，检索效率高。吴秋燕（哈尔滨工业美术设计学校，黑龙江哈尔滨 150000）

摘要：文书档案在当前社会发展中起着不可忽视的作用，是档案工作的重要组成成分和核心内容。学校文书档案管理信息的电子化应用对提高学校文书档案管理的水平，及时的处理与完成当前档案管理中的各种信息是当前档案工作的中心。随着当前社会发展过程中对各种电子信息技术应用的不断增加，在其发展和使用的过程中是主要的管理控制方式。但是在电子化应用的过程中其各种问题的影响在当前文书档案管理中也是非常常见的制约因素。本文就当前学校文书档案管理信息的应用方式进行探讨，提出其在管理中存在的各种常见问题和处理措施。

关键词：学校文书档案；电子化；应用

文书档案是反应各个阶段、各个时代的主要政治和管理制度的记录过程，是社会历史发展中的主要记录方式。在学校档案管理控制中，文书档案作为学校发展的各项记录是不可忽视的过程。通过结合当前学校在工作中的各个工作环节和内容进行综合的处理与分析是当前学校文书档案管理的重点。文书档案管理是通过由各种已经完成的活动中能够具有保存价值的文书整理形成的，是当前学校工作的客观评价和事实反应基础，其在反应和分析中结合当前科学技术手段进行综合分析是当前文书管理的关键，更是其发展控制中的主要方式。随着当前社会中计算机技术和信息技术不断的开发和利用，人们对各种网络技术和信息技术要求和应用的不断提高，在学校文书档案管理中为了提高其管理效率和管理的质量，结合当前信息技术和电子化发展应用方式综合处理是当前发展的前提和基础。更是为了满足当前学校档案工作者在工作中的系统化和精确化的发展需求。

1 学校档案工作的基本原则

1.1 学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，均属学校档案。

1.2 学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。档案工作应是评估学校全面建设的重要内容之一。

1.3 学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、安全、便于开发利用。

1.4 学校应严格实行部门、专人立卷归档制度。

1.5 学校档案逐步采用电子计算机等先进技术，大力开发档案信息资源，满足教学和各项工作需要。做到电子档案与纸质档案相结合，电子档案与纸质档案都要分类归档。

2 学校文书档案管理信息的电子化的优点

在学校工作的过程中使用电子档案信息化是提高其档案管理效率的关键，更是其在使用的过程中提高搜索效率和办公效率的前提。

首先，使用方便，便于检索，办公效率大大提高。电子档案在应用的过程中以光盘和磁盘作为主要的载体，其体积小，信息存储量大，能够为当前档案工作管理人员在管理的过程中奠定基础，更是保证其管理和分析的关键因素。计算机的运算速度极高，具有强大的信息处理能力，这是计算机参与学校文书档案管理的最明显优点。它解决了在传统档案管理中人们使用手工操作的时候出现的信息收集不完整，出现漏抄，字迹不工整等问题，节约了人力也提高了准确性。电子档案使得人们在进行档案管理的时候，按照资料的分类进行收集、统计和查阅，时间大大缩短。因此，电子信息化管理学校文书档案相比传统的管理方式，最明显的就是方便，检索效率高。

第二，信息易于保管。与纸质载体相比，电子档案使用高科技材料制成，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，解决了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的现象。电子档案但它最大的有点是存储在DVD、光碟、硬盘等电子设备上占用的空间小，操作简单，不需要占用大量的人财物力。所以，它的特点是存储时间长，不易受损，节省资源，稳定性好，易于保管。

第三，电子传输，实现资源的共享。在传统的手工操作中，各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，大量的学校文书档案像古董一样闲置和保存着。这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展，方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络传输资源。电子传输可以在瞬间完成大容量信息的传递，适应现代社会快节奏的工作特点。比起传统的手工传输或者是交通工具辅助传输，它所起到经济效益是无法估量的。网络化的应用更是扩展了信息的传递范围，人们以网络为载体进行资料的传输，并且相关资料存放在相应的资料库内，人们可以通过协议进行网上检索和资源的共享，查找、利用更加便捷。

第四，提高了学校文书档案传输的安全性。传统的档案传输是靠人力，不免会出现在传输过程中资料的丢失，并且通过邮递极高费时费力，安全性也随之大大降低。电子传输的出现解决了这一问题，不仅保证学校文书档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象。

3 学校文书档案管理中的缺陷

首先，档案真实性难以保障。因为电子介质具有可读写性，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修改后的特殊标记。文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式，人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性，并且电子档案没有印章和亲笔签名，相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。

其次，网络化的发展，电子档案的安全性问题日益突出。目前通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，病毒的入侵使得人们的电脑瘫痪、信息丢失，假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题对电子档案的安全性构成了严重的威胁。

4 改革措施和解决办法探讨

针对在学校文书档案管理信息的电子化应用中出现的实际问题，笔者提出以下举措。

第一，针对安全性问题，在学校文书档案传输的网络中设置隔离带。通过这个隔离，学校文书档案只能在某一范围的局部网络内传输，带防止文件流向外网。最简单的方法是设置隔离的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范围内的IP地址，这样就可以有选择的进行文件的传输。也可以通过设置防火墙的方法，对网络数据进行过滤，检测不安全的攻击行为。