会议制度制订细则参考模板

会议管理规定

一、目的：为加强公司会议管理，规范会议流程，提高会议效率，特制定本规定。

二、适用范围：本制度适用于公司各类会议。

三、职责

3．1 会议的主持部门负责会议资料的准备、会议的召集和实施以及制定会议的保密等级。

3．2 会议主持人委派记录人负责会议记录。

3. 4 人事行政部负责会议出席、列席情况及会场纪律的管理。

四、会议管理要求

5．1 会议一般要求

5．1．1 会议召集

1 )需要召开会议的部门，由该会议的主持人确定会议出席和列席人员名单，并委派会议记录人。

2 )会议主持人根据会议的性质明确会议的保密等级，并在会议记录表中作明确标识。

3 )会议召集部门负责人负责通知会议出席和列席人员。

4) 会议召集部门

应在会议召开前一天将相关资料发至出席和列席人员手中，如

为技术原型或产品发布，需提前一周提供给相关与会人员试用。

5．1．2 会议主持

1) 宣布会议开始，要明确、准时。

2) 主持人提出议题。

3) 主讲人就会议主题进行陈述。

4 ) 与会者发表意见。

5) 主持人下结论。

6) 所有议题讨论完毕后，或主持人认为必要时宣布会议结束。

5．1．3 会议记录。会议记录人负责进行会议记录，会议记录内容包括：会议名称：

会议时间：

会议地点：

会议召集部门和主持人：

会议记录员：

出席人员（注明出勤情况：迟到、早退、缺席）：

列席人员（注明出勤情况：迟到、早退、缺席）：会议内容：会议决议：

5．1．4 会议记录确认

1）会议记录人负责对会议记录进行整理，必要时编写会议纪要。

2）会议记录整理后由会议主持人负责对其确认。

3）会议主持人要明确给出会议纪要下发到哪些部门。

5．1．5 会议结果处理

1 ）会议保密等级见《保密制度》。

2 ）会议文件下发：所有会议文件下发都必须由总裁办统一下发。3）会议文件管理：所有会议文件视同公司正常文件进行管理。

4）会议用PPT应在会议结束后一天内交总裁办归档。

5）会议出席情况登记表应在会议结束后一天内交人力资源部备案。5．2 会议形式及规定5．2．1 专题会的管理

5．2．1．1 申报

1）只涉及部门内的专题会无需申报。

2）涉及其它部门或公司领导的需向公司主管领导申报。（见‘专题会申请表'）

3）涉及非公司人员的则需要提出会议议程并向主管领导申报，经总裁审批方可实行。5．2．1．2 专题会的其他管理按照本制度第5．1 条执行。

5．2．2 例会的管理

5．2．2．1 部门经理（含）以上人员每个月举行一次例会，具体时间由总裁办负责通知。这类例会要求总结上个月工作并制定下个月的工作计划，同时部门之间进行相互评议。

5．2．2．2 公司领导每周例会一次，主要就公司近期内已发生的重大事项进行交流和总结，并就本周工作进行协调。

5．2．2．3 部门内要求在部门经理的安排下，每周进行一次例会，主要是传达上级部门的工作安排以及有关精神，同时总结上周工作并布置本周工作。

5．2．2．4 例会上要总结上次会议决议的执行情况。例会的其他管理按照本制度

第5．1 条执行。

6 责任与奖罚

6．1 会议主持部门要事先做好会议召开的各项准备工作，倘若因主持部门的失职等原因而造成会议不能正常或延迟举行的，对主持部门应视其情节给与相当处罚。6．2 会议主持人要准时宣布开会，

否则，对其个人处以20 元/ 次罚款。

6．3 出席人员迟到者处以20 元/ 次罚款，无故中途退席者处以同等罚款。

6．4 无故缺席者视同旷工处理。

6．5 出席人员在会场上不得利用响铃接听通讯工具，违者处以10元/ 次罚款。6．6 出席人员在会场上不得有任何扰乱会议的行为，如不礼貌言词、与会议无关的行动等，违者视其情节给予相应处罚。

7 记录

专题会申请表会议记录表会议签到表

五、会议室使用的申请

使用人经部门负责人同意后须在每周五12：00 前填写《会议召开申请单》在负责人邮箱以电子邮件形式发至行政部邮箱，预订下周会议室的使用时间、内容、人数及需提供的仪器设备，在收到行政部回信后方可确定使用。

每周及下周的会议室预定情况在公告栏公布。

六、会议室的使用安排原则

1. 会议室的使用以“先约先用”的原则安排。

2. 各部门临时使用会议室时，在不影响使用计划前提下，可安排使用。

3. 其他部门如有重要会议与使用计划相冲突时，由会议室管理部门负责协调解决。

4. 其他部门如需召开大型紧急会议，由会议室管理部门另行协助解决。

七、会议室日常管理

1. 会议室的平时管理：

①公司所有员工非接待客人和参加会议，不得随意进入接待室和会议室

②会议室一切公物未经会议室管理部门许可，不得随意搬离会议室

③任何员工不得随意使用会议室、接待室的茶叶、咖啡、饮料等用品。

④爱护会议室、接待室的设施。

⑤会议室内严禁吸烟、吃饭等有异味的行为。

⑥会议室由行政部指定专人负责统一管理，内容包括开门、保管室内配备的各种设施用具，打

扫卫生，摆齐会议室桌椅。操作有关设备（如空调、电灯）等。

2. 会议室的使用中管理：

①属会议室管理部门应认真核《会议召开申请单》，并对会议需要提供的服务予以安排。

②启用会议室后，为保持室内干净、卫生、安静、舒适，严禁擅自动用室内电器，随地吐痰、

大声喧哗、乱丢果皮、纸屑。

③对外来人员参加会议由管理人员负责接待，服务要求做到热情、周到，态度和蔼，有礼貌。

④会议召开期间，非特殊情况，员工不得擅自出入会议室，以免对参会人员造成困扰。

⑤会议结束后，会议主办者应即时通知所属会议室管理部门，以便及时安排清洁人员进行地面

和台面卫生清理、座椅摆放、关闭室内灯、空调电源、关闭门窗及整理归放设备等工作，确

保会议室和设备的整洁和安全。

八、接待室由前台负责，引见、招待、接送来宾九、流程图

行政部回邮件确定