维修工单内部订单结算问题解决经验

维修工单内部订单结算问题解决经验

ERP系统中维修工单及内部订单等月末结算是财务月末结账，进行账务处理过程中不可或缺的重要环节。结算的质量高低直接决定了ERP（如SAP）数据的准确性的好坏，同时会对前端业务后续操作带来很大影响。

财务人员在检查工单、内部订单结算结果中发现如下问题：

1）部分工单、内部订单（实际型：需要结算）全部未进行结算，如：XX项目订单：300000XXX、300000XXX；临检工单：61001XXXX.

2）工单、内部订单实际发生和转出金额异常（即借方发生≠贷方转出）.

具体细分情况:

a.工单、内部订单部分未结算。跨月连续发生费用的工单，并没有按月进行结算，有部分月份遗漏结算操作。如：640000XXX;

b.通过内部订单调整办公费用结算金额，导致订单贷方发生额产生异常。如：810000XXX、810000XXX;

c.月末进行了工单、内部订单结算，之后又发生了费用调整，未再次进行结算。导致订单仍有余额。如：61000XXXX;

d.手工调整需要输入订单的科目且无具体订单号对应时，随机选择订单号。导致订单余额异常。如：64000XXXX;

3）未进行正确结算的工单类型较多，维修工单、营销、安监、办公用品等。

相关影响：

对ERP系统影响：因工单、内部订单的不正确的结算，单从ERP系统数据的角度看，将导致成本中心费用报表数据异常（大量发生的费用仍然留在工单和订单上），无法对公司生产经营决策提供准确的信息；同时，将导致前端业务部门无法对工单、内部订单以及相应的采购订单、采购申请进行关闭处理，给日后正常业务进行带来困扰。

处理过程

1）通过相应培训，使各单位财务业务部门认识到工单、内部订单月结在整个月结过程中的重要作用以及不正确的月结对系统及数据的重大影响。

2）制定相应的财务业务操作规范。

在财务月结时，应当检查ERP系统工单、内部订单结算的情况，是否当月应当结算的都已正确结算完毕（可使用事务代码：S_ALR_87013127 -订单选择）；检查ERP系统成本中心费用是否与财务管控成本中心费用核对相符（可使用事务代码：S_ALR_87013611 -成本中心: 实际/计划/差异）。

3）增加开发相应稽核报表协助用户进行工单、内部订单结算情况检查。

4）将以上规范做为考核指标进行考核，督促用户严格按照规范要求进行操作。

5）对于现在系统中已经存在的结算异常单据，应当在本月进行一次性集中结算处理，下月开始新建的工单和内部订单按照新规则处理。

工单、内部订单结算是财务月结过程中非常重要的步骤，应当严格按系统要求进行处理。

具体操作步骤如下：

1）创建工单、内部订单批量结算变式（KO8G）（分单位创建，只需创建一次）

点击创建图标(以某工厂为例)

输入公司代码、工厂、利润中心、在订单栏位输入订单范围。保存。2）进行工单、内部订单批量结算（KO8G）

3）结算完毕后，查看工单结算结果（S_ALR_87013611）

上图为查询当月工单结算情况，需要查询累计工单结算情况，只需更改“起始期间”为系统上线初即可，或者根据实际情况适当调整“起始期间”和“终止期”。

运行结果显示：

上图中，实际成本借方为工单实际发生额，实际成本贷方为工单结算转出金额，总实际成本表示工单余额，一般情况下，总实际成本金额为0，表示工单结算正确，否则需要检查未正确结算的原因。

4）在确保工单全部结算的情况下，查看成本中心费用报表（S_ALR_87013611）或是开发的

成本费用报表，检查各单位各成本中心费用发生额是否与财务管控一致，如有问题，重新检查相应的工单结算规则是否维护正确，结算是否正确。