以管理要素为基础的科研院所综合管理体系建设方法初探

以管理要素为基础的科研院所综合管理体系建设方法初探

科研院所本质上是以出科技创新成果为最终诉求的，因此，科研单位的综合管理，包括质量、财务、条保、人力资源、基建、宣传、档案、保密、内控等，尽管各自的工作流程会有不同，但追根溯源，都会落脚到科研项目中。本文试着将综合事务管理中所关注的主要节点纳入科研项目全周期的管理过程中，按照项目类型总结出一套较完整的管理要素表，为提高科研院所的管理效益、为科技体制改革，提供一点借鉴。

标签：科研院所管理要素管理体系建设

“科研院所”一般是指为解决某些方面科学及实践问题而开展研究的科学院、研究院、研究所等科研单位。有不同的分类，如：国家级和地方科研单位；自然科学和社会科学科研单位；基础研究、应用基础研究和应用开发类科研单位等。很多开发类或偏应用的研究所已经或即将改制为企业。国内的研究院所如中国科学院、中国社会科学院等（百度百科）。本文主要以中国科学院为例。

一、科研院所管理中存在的问题

1.管理体系各自为政、互有交集又各有流程

科研院所的综合管理一般包括：科研项目管理、质量体系管理、保密体系管理、财务体系管理、人力资源管理等五个管理体系，并在这五个体系外围还有科研条件、基础建设、院地合作、国际合作、对外宣传、文书档案、纪检监察等。针对这些管理职能，一般会设立对应的职能管理部门，如科技处、综合办公室、质量处、财务处、人力资源处、条保处等部门。如果缺乏统一的顶层设计和标准，仅仅遵循各自管理中的制度和规范，就会出现各自为政的局面。每个体系都一套自己的工作流程和标准，办事有自己一套审批表格。例如：

科研项目管理：立项申请表、转阶段申请表、项目结题申请表、论文发表审批表、报奖申请表……

人力资源管理：新进人员审批表、客座/临聘人员审批表、人员离职审批表、人员进入涉密岗位审批表……

保密管理：定密审批表、涉密会议审批表、涉密活动审批表、涉密载体复制/发放/借阅/销毁审批表、保密要害部门部位审批表……

采购和外协管理：采购申请表、外协任务申请表……

具不完全统计，一家管理比较规范的科研院所要用到的管理制度一般在70-80余项，而审批表格一般在一百个左右。

而这些表格的最终审批人，都落在各部门负责人或几位所领导。也就是说，大量的表格之间审批的内容都是有交集的，其源头可能是同一件事情。比如，一个项目首先要立项申请，申请时会质量、保密、人事、档案、财务要签字；随后该项目要采购某类设备，科技、保密、财务、档案要签字；该项目需要聘请临时劳务人员或客座教授，科技、人事、财务要签字；该项目要开涉密会议，综合、保密、财务要签字……从上可见，大多数的管理环节都是围绕着项目实施而产生的，科学合理的建设科研项目管理体系、以及围绕该体系改善其他管理环节是建立科研院所高效管理的核心。

2.对关键环节和要素把控不准确，不能充分识别和控制风险

由于管理体系之间不能互相融入，对于审批事项的事实不能有效确认，各职能部门之间、一线工作人员和审批人之间信息不对称，造成表格中“形式”审批大量存在。十八大以来，国家在加大科技投入和科技创新体系改革力度的同时，也加大了监察审计力度，财政部不断出台文件，要求事业单位建立内部经济活动的控制要求，要求查找、把控经济活动的风险点，用内控制度建设来制衡各管理环节的行为，确保经济业务的真实性、合法性。对于一名财务或者内部审计人员来说，由于项目管理和科研经费管理的脱节，不能确认经费预算和实际支出的合理性，而无法在管理环节中充分把控风险点，或即便知道风险点，也没有足够有效的措施实施监管。

同经费管理类似，质量体系、保密体系等如果不能与科研项目管理充分融合，就会在实际工作中形成“两层皮”现象。即在工作中不按规范操作，到体系认证或审查前补充甚至“制造”证据，既让科研活动失去应有的控制、又为了“拿证”（体系证书）增加了管理成本。这种看上去“双输”的管理方式，在很多科研院所却并不鲜见。

综合管理能力不足，会直接影响科研项目顺利开展、影响科技成果产生、影响科研院所的核心竞争力。通过对以上问题的分析，本文尝试根据项目的不同类型，建立起将多个管理要素统一到项目全生命管理过程中的综合管理体系。

二、项目类型、阶段及其管理要素

建立一套有效的综合管理体系是一个复杂的工作，首先必须确认综合管理中主要的管理要素，并将这些要素分布在项目管理的全过程中。基本思路是，在项目立项甚至更早期开始论证时起，就将质量、保密、财务、人力资源体系中相关的管理要素进行一并策划，并体现在具体的办事流程和审批表格中。该表格类似项目的生命档案，随着项目的实施流转至相关职能部门办理各种相关业务，在项目发生变化时，由科技处及时进行调整。

由于项目类型的不同，管理要素也会有不同。例如，质量体系认证范围内的项目和一般横向项目要素，经费体量较大的总体性项目和基金类项目要素，都存在较大差别。因此，要实施有效的要素管理，就必须根据科研院所在研项目的不同类型，制作出符合实际的“管理要素表”，再根据要素表绘制管理流程和所需表

格。

按照不同的维度，科研项目可以进行不同的分类，从项目管理角度讲，中科院的项目主要分为纵向项目（国家、部委、中科院以任务书形式下达部署的）、横向项目（政府、企业以合同方式委托的）、预研及关键技术攻关类（基金类、科研院所自主部署的），以及近些年由于任务体量和难度不断提升而出现的、需要跨学科、跨领域、跨研究所集中攻关完成的总体类/工程类项目，如载人航天、探月、北斗导航、深海探测等。

另一方面，项目全生命周期管理通常划分为几个阶段：预立项、立项、研发、阶段验收、转阶段、验收结题、知识产权及成果应用等。不同阶段的管理要素也不尽相同。

三、再造管理流程和表格实例

全面系统的项目要素管理实施后，审批者可以对照项目基本情况进行审核，不仅减少了大量重复工作，也充分保证了信息的公开透明，可以很好解决前文所提到的管理中的核心难题。

管理要素确定以后，就可以分类别分阶段制定工作流程和具体审批表格，例如：预立项阶段的工作流程图可绘制如下：

根据流程图和相关制度要求，进一步制定工作所需的审批表格，并在表格中体现具体要求和审核要点，一目了然、权责清晰。

比如，“科研项目过程管理审批单”，可制作如下。

（注：为简化表格，在□内划“√”，表示是、可行等含义；“X”表示否、不可行等含义。）

例：项目过程管理审批单（预立项阶段）

其他阶段的表格可以以此类推。

每类项目都可以用关键“要素”管理为主导，建立起新的管理流程和体系，不仅延伸和细化了项目本身的管理，还贯穿起一家科研院所几大管理体系的主要环节，避免了管理中常被诟病的流程繁琐、责权不清、管理职能重叠或空白、信息不对称等问题。

（中国科学院光电研究院各职能管理部门对此文亦有贡献。）

参考文献

[1]王振.科研项目全程质量管理与控制源技术与管理.2017（3）：191-192