项目管理中的沟通机制建设刍议定稿

项目管理中的沟通机制建设刍议摘要：项目自身的特点决定了项目团队与日常运营团队迥然不同的组建与运营模式，亦决定了项目团队运营中沟通所起的作用和影响。基于项目管理的视角，剖析项目沟通机制的内涵和特点，进而从个体沟通努力和机制构建两个层面对项目沟通机制的建设做出阐述和说明，以实现项目管理能力的有效提升。

关键词：沟通; 机制建设；项目管理

1 项目、团队与沟通

项目需要完成的是具有整体性的、以最终成果作为表现形式的任务，项目完成的任务成果对实施者而言，具有全新挑战的特点，需要在“风险“和“不确定性”中做出有效应对和管理[1]。项目挑战下，承担项目任务的组织——项目团队往往是基于项目任务临时组建的，成员之间背景差异大，需要在协作中进行深入沟通与交流才能够充分了解彼此优势与特长，进而在项目协作中发挥各自专长，以实现有效协作。项目组织具有临时性特点，需要时“招之即来”，结束时“挥之即去”。项目团队组建的临时性、成员构成的复杂性，使得项目团队借助沟通实现彼此了解与协作的必要性显得尤为重要。

面对全新的项目任务挑战时，项目团队的组建往往是基于项目所需的知识、技能予以考虑的，成员之间通常缺乏深刻了解，项目团队在成立之初，往往带有“乌合之众”的色彩。如何将来自不同部门、不同背景甚至是不同行业、不同组织的项目成员有效组织起来，调动其工作的积极性、主动性，激发其团结协作的精神与心态，对其具备的业务专长和能力进行有效挖掘和激发，以实现项目成员之间的协同效应，关系到项目过程能否顺利推进及项目成果能否有效达成。

通过团队成员间的有效沟通，借助项目过程中沟通机制的建立与完善，一方面，可以系统全面地界定外部客户的项目需求，确保项目工作有的放矢；另一方面，可以集合项目全体成员的聪明才智和专业所长，激发项目成员的创造力，实现项目内部的有效协作，激发项目团队的内在活力，达到“攒沙成团”的有效管理，去除项目管理可能遇到的种种障碍、摩擦。来自实践方面的发现表明，沟通通常是确保预期目标得以实现的基本保证。[2]单凭“头痛医头，脚痛医脚”式的片面做法，或“临时抱佛脚”式的应急性举措，往往难以从系统上、根本上实现项目团队的有效协作和团队成员潜能与创造性的有效激发。只有构建有效的沟通机制，从全面、系统、整体的视角，对项目管理中的沟通予以全方位管理，才能实现项目过程的有效管理，对项目管理面临的挑战做出有效应对。因此，沟通机制的建设与完善，是项目管理的关键所在，是激发项目团队活力、实现项目成员创造性有效激发的不二选择。

2 沟通机制的内涵与特点

机制（mechanism）一词，源于拉丁文“mechanismus”，其基本含义与希腊文“机器”同义。意思是借助机制组成的各个部件间的相互作用和协作，机制这一系统，可以像一台运行良好的机器一样，表现出自动化特点。构建项目沟通机制，其基本设想便是实现沟通体系自运行、自激发、自调适的目标要求。

项目要正常运转，关键是能够排除人为、人治的因素，经由感性运行进入到理性运行。人为、人治往往带来极强的随意性和主观性，会因少数精英个体的调整和改变，呈现较大动荡和变化。构建良好的沟通机制，在机制之中加入自我运行的设计，设定沟通机制在特定情形下自我激发、自我触发的条件，有助于实现沟通管理由人为人治的感性阶段向自动自发的理性阶段过渡，有助于实现沟通机制自我运行、自我激发的理性运转。这个意义上讲，自运行、自激发是相辅相成，相互作用的。自调适指的是沟通机制在运行过程中，可以依据具体情形要求，自行做出调整和改变，以适应变化的沟通要求。可以说，自调适是自运行、自激发下的一个新要求、新挑战。具备自我调适功能的沟通机制，将会是一个开放的系统，可以依据外部情境的变化，做出主动的调整和适应。只有这样，沟通机制才能具备极强的机动性、针对性和灵活性，足以应对项目管理中复杂情境的沟通任务挑战。

自运行、自激发、自调适是机制的核心特点表现，亦是沟通机制建设追求的理想境界。依据自运行、自激发、自调适的基本特点，构建沟通机制，无疑会为项目团队的有效协同和创新激发夯实基础，提供保障。

项目成员之间在个性、知识、能力、价值观等方面存在较大的差异表现，同时又具有较强的互补联系。项目工作需要经过合理分解，以分工协作的方式予以完成。同时，项目在推进过程中，往往会遇到需求变更、外部条件变动等各种预料之外的变化。这种情形下，任何僵化、零散的沟通举措往往会因缺乏针对性、机动性和全面性的应对，而面临低效甚至是无效的窘境。项目过程中，构建自运行、自激发、自调适的沟通机制，有助于在需要沟通的特定情境下，自行启动沟通程序，将沟通事项自动推进、自动实现，并可依据具体情形，在沟通遇到障碍时，做出自我调整，适应沟通情境变化的要求。沟通机制的构建无疑让项目管理可以依据外部情境变化进入到一个自我调适的自控状态。项目团队可以因此而具备更强的机动性，项目管理亦可因之而具备更强的柔性特点。依据项目特点构建的项目团队，亦会因此而焕发无尽活力，展现项目管理应该具备的魅力与特色。由此，构建沟通机制对项目管理的意义和价值可见一斑。

3 沟通机制的建设

沟通机制的建设，应遵循系统、整合的原则，全局着眼，整体入手，确立基本的框架体系，进而依据系统（systematic）与整合(integrated)的理念，构建具有内在逻辑关系、各要素相辅相成的沟通机制。具体说，沟通机制的建设，一是需要在微观层面做出努力，提升沟通机制下每一个个体的沟通意识、技能技巧，增强机制中个体的沟通活力，提升其沟通能力和水平，以达到激活沟通个体的目的；二是需要从宏观层面予以全面系统的考虑，本着系统设计与要素整合的理念，构建一个组成要素具有内在一致性、整体相关性，同时拥有高度理性的沟通机制。具体内容分述如下：

3.1 微观层面的沟通努力

项目沟通要取得高效结果，关键是承担沟通任务的每一个个体能够具备沟通意识理念、氛围平台和技能技巧。唯有沟通机制下的每个个体具备了参与沟通的积极性、主动性，获得了充分表达自我、获取信息的氛围和机会，具备了胜任沟通的技能技巧，项目沟通机制才能具备整体活力，彰显其整体功能和作用。激活个体活力，是构建沟通机制的首要条件。具体说来，围绕个体层面的微观努力可以简单归结为围绕“我想”、“我能”和“我会”沟通三个环节：

首先，植入“我想”沟通的强烈意愿。项目组建伊始，便需要将沟通意识、沟通意愿植入成员头脑。只有项目的每个成员充分认识到沟通对项目成功的意义和价值，认识到高效沟通对项目所起的重要作用，形成注重沟通的强烈而稳定的内心认知，才能谈得上后续沟通实践的推行和深化。沟通意识、意愿的激发是沟通得以进行的必要前提和基本条件。项目离不开沟通。只有借助沟通才能彻底、深入地界定项目需求，才能充分激发成员的活力和激情，才能齐心协力，推进项目进展，取得项目成功。通过项目组建时的动员会议、项目进展中的相关培训及具体实践中的身体力行，将沟通的重要意义和价值予以充分彰显，形成人人重沟通、人人想沟通的意识理念，是沟通在微观层面需要做出的第一层面努力。当然，沟通意识和意愿的导入，贯穿项目始终。要确保项目成员在项目启动之时，便随时可以了解项目意义和价值，了解项目成功标准及收益。[3]

其次，创造“我能”沟通的基本保障。通过个体沟通意识的培育，形成了项目成员个体强烈的沟通意愿，接下来，项目管理者需要通过具体可行的举措，设定沟通相关的制度规则，创造鼓励沟通、倡导沟通的氛围，提供项目沟通顺利推进的机会和平台，让具备沟通意愿的项目成员，畅所欲言，表达诉求，获得充分沟通机会，将“我想”沟通的意愿，借助项目组织提供的切实保障，通过“我能”沟通的机会、平台和权利等的获取和实施，实现自己的沟通意愿。

最后，培育“我会”沟通的基本能力。有了沟通的意愿，组织提供了沟通的机会与平台，沟通要得以高效进行，还需要参与沟通的人员具备相应的沟通技能技巧，以确保其可以借助组织提供的沟通平台，取得良好沟通效果。为此，需要对项目成员提供沟通相关知识、技能技巧方面的培训与指导，引导其借助组织提供的机制，实现便捷高效的沟通，达到齐心协力、彼此合作的项目沟通目的。缺少对沟通工具的基本了解，缺少培训，往往会使得沟通受到制约和阻碍。[4]沟通技能技巧方面的培训，根本目的是扫除沟通障碍，确保参与沟通的个体能够获得“我会”沟通