会议接待总方案

会议接待总方案 Revised by Chen Zhen in 2021集团客户会议接待方案第一部分：会议类别第二部分：会议物料配备第三部分：会议各项预定标准第四部分：会议操作工作流程第五部分：接待工作操作执行第六部分：《接待计划实施表》模板第七部分：短信发送模板第一部分：会议类别第二部分：会议物料配备一、会议物料配备（一）宣传物料布置清单1、机场接机物料布置接机牌接待区（接待桌、接待台卡、桌花、欢迎牌）机场贵宾室（欢迎牌易拉宝2个、引导牌）2、酒店物料酒店外围布置（罗马旗、会议迎宾立牌、条幅、拱门\空飘\气柱、引导牌）酒店接待处（接待处欢迎背景展板、接待桌2张、接待台卡1、桌花1盆）会议室布置（会议主题背景板、条幅、展区设计、演讲台、演讲台花、嘉宾台卡、排插、麦克风、投影仪）导示牌（会议室、会务组导示牌、方向导示牌等）（二）嘉宾高级套房房间物料房卡套、高档洗漱包、台湾水果、插花、厦门特产（馅饼、茯苓糕等）、泡面、红牛、王老吉饮料、雪茄、茶叶，扑克牌、茶盘、茶具、欢迎品偿台卡、欢迎卡（三）会议材料会议材料准备（代表证、会议手册、笔、笔记本、便签纸、垫板、文件袋、U盘、回执单、会场坐位示意图）（四）会议辅助人员配备客服经理、速记员、主持人、礼仪小姐（五）车辆车辆通行证、车上CD、饮用水（六）菜单早餐、茶歇、晚餐、晚宴安排（七）晚宴餐厅布置（晚宴主题背景板、餐牌）节目表演（舞狮、提线木偶等厦门特色表演）灯光、音响、酒水饮料菜单、桌次安排、排桌座位表（八）会务组办公设备（A3、A4打印机、复印机等）办公用品（笔、笔记本）设施（排插、无线网络等）第三部分：会议各项预定标准一、车辆使用标准七、会场布置标准第四部分：会议操作工作流程一、接待工作启动阶段（一）接收接待信息、落实接待任务1、接收接待文件或领导审批单确认接待任务，包括：OA文件，邮件，呈批件等；2、室经理或会议接待组组长确定接待负责人；（二）确认来访人员类别2、外部接待包括：地方党政军机关、同行企业、相关合作单位、涉外公司人员等，根据领导要求安排接待工作。

3.接待负责人前期工作准备：3、接待负责人检查来访联系函关于来访带队领导、人数、目的、时间、带队领导职务、联系人电话的信息是否齐全；4、三类及以上接待由组长发送接待信息至公司领导等相关人员通告此次接待。

短信模板如下：（*****移动一行*人将于*月*日—*月*日由***领导带队，来我司进行**方面交流。

接待负责人：***电话******）二、接待工作计划阶段（一）车辆预定1、提前一个工作日进行车辆预定及确认信息2、接送行安排2.1接送机：①接待一类和二类人员：预定贵宾厅，布置欢迎水果及小食。

根据航班信息，预定对应机楼的厅房。

将房间号短信发至接机相关人员。

②接待三类人员，若无领导前往机场接机，则可传真接机单至机场贵宾厅，协助接机安排。

并详细列明客人联系方式及接机司机电话。

③接待四类人员，无须安排全球通贵宾厅，提前向客人发送接送机车辆安排信息，由客人直接与司机联系。

④送别一类和二类人员：预定贵宾厅，并将客人送至安检口；⑤送别三类人员：预定贵宾厅，并将客人送至安检口；⑥送别四类人员：直接送至旅客离酒店大厅即可。

2.2其他交通工具（包括火车，汽车）：①直接与客人联系并约好地点迎接，若客人直接乘坐汽车前往，可联系客人在出站口迎接，带至目的地。

（二）住宿安排房费由厦门公司承担时提前领取房卡，并在房卡上标注客人姓名。

（三）用餐安排接待一类二类客人，结合南北口味，安排用餐，关注民族饮食文化，如有回族客人，安排清真菜式；（四）交流会场安排根据人数、参会人员类别预定会场（五）赠送礼品安排综合部安排赠送交流礼品，经向部门领导请示后安排赠送礼品。

二、制作《接待计划实施表》（一）预定结束后，于半个工作日内制作《接待计划实施表》包括：接待日程、礼品安排、车辆安排、活动安排等。

（模板见第六部分:《接待计划实施表》模板）（二）一类和二类接待日程表交由综合部总经理检查，公司领导关注的接待应将信息直接汇报给各领导。

三类接待日程表交由室经理检查。

四类接待日程表交由组长检查。

第五部分：接待工作操作执行一、各项接待工作执行（一）车辆1、接待一二类人员按以下标准执行：①接待负责人提前一至两个工作日预定车辆，保证接待车辆种类和数量，包括高级轿车、中巴车、商务车等，检查车况并确保司机熟悉路线，否则安排司机提前踩点。

②接待负责人提前至少半个小时到达客人即将出现的场所，包括机场贵宾厅、酒店、餐厅、会议厅及各活动场所，安排并落实各细节，确保接待工作的顺利开展。

③车辆全程参加接待工作，并协助接待负责人顺利开展工作。

2、接待三四类人员按以下标准执行：2.1接机：接待一类和二类人员按以下标准实施：①提前1天向客人发送欢迎短信。

包括：厦门天气、接站人员联系电话、接机地点内容等信息。

短信模板如下：欢迎您到福建省厦门市参加****会议，*月*日厦门天气（），气温（），预计会议期间天气将以（）为主。

我们在厦门高崎机场到达层设立了接待台，请您到达后与您的客户经理XXX联系，电话：13XXXXXXXXX。

祝您此行愉快！②接待负责人全程陪同。

接待负责人及时将航班信息传达至相关领导，落实接机领导行程及使用车辆。

根据领导级别及人数安排车辆，一二类领导使用高级轿车，其他人员1～5人使用一部商务车，同一航班6～19人使用一辆中巴。

如果客人携带较多行李，亦可灵活处理。

③接待负责人提前40分钟与客人联系，再次确认航班号、起飞时间、人数、并知会对方联系人在到达后，打开手机以便联系。

④落实接机车辆，确保司机熟悉机场至目的地的路线；⑤接到客人后确认用餐或前往下一目的地的集中出发时间、地点。

⑥如果航班密集，接机司机较多，合理安排司机插空分批用餐。

三四类接送标准①提前1天向客人发送欢迎短信。

包括：厦门天气、接机地点、接机司机联系电话内容等信息。

②接待负责人提前40分钟与客人联系，再次确认航班号、起飞时间、人数、并知会对方联系人在到达后，打开手机以便联系。

2.2送别①送别一类和二类人员：预定贵宾厅，并送至安检口，提前确定客人返程时间，向客人发送欢送短信和所到达城市天气情况。

短信模板如下：中国移动**会议取得圆满成功，我们很荣幸能为您服务，希望此次会议给您留下美好的印象，您所到达城市的天气气温为**度，祝您一路平安！②送别三类人员：预定贵宾厅，确定客人返程时间，提前向客人发送欢送短信。

③送别四类人员：直接送至酒店大厅即可。

2.3其他交通工具（包括火车，汽车）：①直接与客人联系并约好地点迎接，若客人直接乘坐汽车前往，可联系客人在出站口迎接，带至目的地。

②送别来访客人：送至各种交通工具的处，若省级客人驾车离开，不熟悉路况则安排带路员，将客人则送至高速路收费处。

（二）住宿1、房费由厦门公司承担时提前领取房卡，并在房卡上标注客人姓名。

①在领取一类和二类人员房卡后，接待人员应检查房卡、鲜花和水果，并安排饮料、茶叶茶杯套装、洗涮套装、欢迎卡及礼品放置于房间内；②客人签到后，向客人发放或提前在客人房间放置会议资料袋（包括：代表证、会议手册、笔、笔记本、便签纸、垫板、文件袋、U盘、回执单、会场坐位示意图等）。

③接待人员及时引导客人填写回执单，以便提前为客人安排返程航班。

④关注领导个性化需求，及时做出调整。

⑤适时为客人发送天气预报、会议信息等服务短信。

短信模版如下：温馨提示：明日天气（），气温（），会议将于明日**：**开始，地点在酒店**楼**厅进行。

祝您愉快！⑥提前与酒店交待客人早晨叫醒时间，由酒店统一以座机电话形式为客人提供叫醒服务。

2、房费不由厦门公司承担时①客人自付费时，征询客人意见及具体需求，代为预订协议酒店，并在接待客人后带领或指引客人到酒店前台办理手续；②集团公司或省公司付费时，询问联络人确定各项操作标准。

（三）用餐1、根据接待级别及用餐标准，结合闽南风味合理制订菜单。

①接待一二和三类人员时：在会议和接待进行时即可提前半小时先到餐厅摆放制作好的用餐名字牌、菜单，并检查主位餐布花摆放。

主位一般确定在正对门口或电视的位置，具体根据餐厅布局而定。

用餐名牌摆放顺序，以主位为中心，按右左右左次序摆放。

②接待四类人员时：无公司领导出席的宴会，可不安排菜单等物资。

③引领客人和相关接待人员到餐厅，大部分用餐人员到位后知会起菜。

④客人用餐时，实时关注上菜情况，确保围餐顺畅进行。

⑤待客人用主食时，通知驾驶员到位，并处理结帐事宜。

⑥工作人员用餐标准为30－50元/人。

⑦除用餐地点比较偏僻，车程10分钟内无法抵达的其他餐厅，可安排司机用餐，标准为30元以内/人；正常市区内用餐不安排司机用餐。

⑧适时为客人发送用餐及会议提示服务短信。

短信模版如下：短信一：尊敬的来宾：早上好！请您于**：**之前到酒店*楼自助餐餐厅用早餐，会议将于**：**开始，地点在酒店*楼**厅，请您提前到会，并将手机调为震动或关机状态。

谢谢！短信二：尊敬的来宾：您好！请您到*楼**厅享用丰盛的午餐，**会议将于下午**：**召开，地点在*楼**厅进行，请准时参加，祝您愉快！短信三：尊贵的来宾，您好！感谢您参加****大会！会议结束后，请您于**：**-**：前往***楼**厅参加***晚宴，届时将有民乐表演、舞狮、提线木偶、祝酒歌等节目表演！衷心感谢您的莅临，并祝用餐愉快！短信四：温馨提示：厦门明日天气（），气温（），祝您愉快！（四）会场1、提前检查会场是否连接上足够的插座，保证每一个座位上都可以连接上电源。

2、会场内如需无线上网，提前通知IT人员进行连接，保证网络流畅。

3、确认是否需要使用投影，提前检查投影设备并通知相关人员提前至会场连接电脑。

4、客人到达前至少1小时检查会场。

落实各项安排是否按计划实施。

5、二类以上接待，广告公司制作X展架――内容如下：热烈欢迎XX公司XXX（副）总经理一行莅临中国移动福建公司厦门分公司视察指导工作！6、主位一般确定在第一排座位的中心，会场名字牌摆放顺序，以主位为中心，按左右左右次序摆放。

7、提醒会场接待人员，每隔15-20分钟提供一次茶水服务。

（五）迎接方式1、客人单独前往公司时与客人保持联系，到一楼大堂迎接；2、带领客人前往公司时出发前通知领导及对口部门交流人员到位。

3、通知摄影师提前15分钟到达会议地点，并按接待人员指示在大堂迎接或会场内拍照。

4、一二类和三类（公司领导出席）接待，接待负责人需亲自前往酒店迎接客人，并在出发前往交流会场时，通知大堂迎接人员，以便大堂接待人员通知所有参加会议人员。

即将到达大堂时再提前2分钟通知大堂迎接人员。

5、三类（无公司领导出席）和四类接待，若无接待人员亲自到酒店迎接，则由司机在出发前往交流会场时通知接待人员，并在即将到达目的地时提前2分钟通知接待负责人。