《归档文件整理规则》

示例
5—4
编号
5—4—4
归 档 章 的 格 式
归档章的 格式：长 45mm，宽 16mm，分 为均匀的6格。 各项在归档 章的位置不 得打乱(见图 一)。
示例
5—4
编号
5—4—5
盖 归 档 章 的 位 置
盖归档章的位置 归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空 白位置。机关收文有文件处理单的，也可放在最前面 作为首页，在其上加盖归档章。文件首页确无盖章位 置或重要文件必须保持原貌的，也可在文件首页前另 附纸页加盖归档章。归档章以不压文件字迹为宜，也 不宜与批示文字或收文章交叉。
示例
5—5
编目
5.5.2.1 件号：在机关档案部门整理归档编制目录时，件号是 指室编件号，室编件号以求与档案室整理体系的顺序相吻合。
5.5.2.2 责任者：制发文件的组织或个人，也即我们习惯说的 文件作者。责任者可以是一个机关或机关内部的一个机构，也可以 是几个机关，或者是一个人或若干人。填写此项时，一般应使用全 称或通用的简称，不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含义不明 的简称。 5.5.2.3 文号：文件的发文字号。填写时照实抄录。机关代字、年 度、顺序号都不能省略。如填写不下，可回行填写。
新疆维吾尔自治区
<归档文件整理规则>实施细则
示例
关于印发《新疆维吾尔自治区<归档文件整理规则>实施细则》的通知
自 治 区 档 案 局 文 件
文件内容：
现将自治区档案局在 广泛征求意见基础上，讨 论通过的《新疆维吾尔自 治区〈归档文件整理规则 〉实施细则》印发你们。 望各地、州、市、县档案 局及自治区区级各单位认 真贯彻执行。
示例
5—6
装盒
将归档文件按照室编件号顺序装入档案盒，并填 写档案盒封面、盒脊及备考表。
示例
5—6
装盒
5—6—1
装
编目应以“件”为单位进行，在目录中一件 也只体现为一个条目。来文与复文作为一件时， 只对复文进行编目。多机关联合发文的，只对本 机关编目，无本机关的只对第一责任者编目。
盒
示例
5—6
装盒
示例
5—5
编目
5.5.2.4 题名，即文件标题。文件一般只有一个题名(正题名)，填写目录 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 题名时应照实抄录。在正题名能够反映文件内容时，副题名一般无须抄录。 没有题名，或题名含义不清时，可根据文件内容重新拟写或补充标题，并在 新拟或补充标题之外加“［］”号填写在目录中。 5.5.1 编目应以“件”为单位进行，在目录中一件也只体现为一条条目。来 文与复文作为一件时，只对复文进行编目。多机关联合发文的，只对本机关编 5.5.2.5 日期，即文件的形成日期。具体填写日期项时应以8位阿拉伯数 目，无本机关的只对第一责任者编目。 字标注年月日。为避免日期项占用的列宽过长，影响其他项目的填写，可将 表示月日的数字回行填写，即填写为两行， 如：20020805，或20020805
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示例
2
术语
归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为 文书档案保存的各种纸质文件材料。 归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、 编号、编目、装盒、使之有序化的过程。 件：是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本 与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文 与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，文件处 理单(表)与被处理文件为一件，翻译本与正本为一件，外文本与中 文本为一件，来文与复文为一件。特殊情况，定稿过厚不易装订的， 也可单独作为一件；重要文件(如法律法规等)须保留历次修改稿的， 其正本与历次修改稿(包括定稿)各为一件；附件较多或者太厚不易 装订时，也可各为一件。“为一件”是指文件实体上装订在一起， 编目时也只体现为一个条目。
示例
5—5
编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
5.5.1
编目应以“件”为单位进行，在目录中一件也只体现 为一个条目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。多 机关联合发文的，只对本机关编目，无本机关的只对第一责任 者编目。
示例
5—5
编目
5.5.2 归档文件目 录设置件号、 责任者、文号、 题名、日期、 页数和备注项 (见图二)。
5—6—2
装
装盒的要求：不同年度和不同保管期限的归档 文件（即不同类别的文件）均不得放入同一个档 案盒内。分机构的情况下，不同机构形成的归档 文件不得放入同一个档案盒内。
盒
示例
5—6
装盒
5—6—3
装
装盒注意的问题：装盒应视文件的厚度选择适 宜的档案盒，装盒后站立放置时，不至于使文件 弯曲受损。
盒
示例
5.5.4 归档文件目录应单独装订成册并编制封面。目录编制成册的方 式，按保管期限分别装订成册，每本目录中用口取纸来区分不同年度或机构， 或者在目录表格的右肩上标注年度或机构名称来加以区分。
示例
5—5
编目
5.5.5 归档文件目录封 面的格式：目录封面设 置全宗名称、年度、保 管期限、机构等项。其 中全宗名称栏填写立档 单位的全称或规范化的 简称。封面用纸幅面尺 寸统一为国际标准A4型 (见图三)。
示例
5—3
排列
归档文件应在分类方案的最后一级类目内，依据归 档文件整理规则，按件的时间先后顺序排列。会议文 件、统计报表等成套性文件可集中排列。（国家规定： 按事由结合时间、重要程度等排列）
示例
5—4
编号
归档文件应按排列顺序逐件编号，在文件首页上端 的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
示例
示例
5—2
分类
归档文件统一采用档案实体分类法中的保管期限— —年度——机构、保管期限——年度分类法。同一全 宗应保持分类方法的稳定、统一。 5.2.1 凡单位内设机构比较健全稳定，职能分工明 确的，可按保管期限——年度——机构分类法。 5.2.2 凡单位内设机构比较简单或不便按机构分类 的，或者年度形成归档文件数量少的，可采用保管期 限——年度分类法。
示例
5—1
装订
归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正 文在前，附件在后；原件在前，复制件在后(复制件包括复 印件以及手工誉写的抄件等)；转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后(来文与复文从文种上看包括请示与批 复、报告与批示、函与复函等)；汉文文本在前，少数民族 文字文本在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文文本 在前，外文文本在后。 5.1.1 装订前应将“件”内的各页按一定的方式对齐，便 于利用。采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧 装订的，应将左、下侧对齐。归档文件一般不要求切边和贴 边。 5.1.2 装订形式与装订材料。凡需要向各级各类档案馆移 交的档案，对原文件必须拆除金属物，可采用线装、封套装、 不锈钢夹、粘贴等形式。
示例
5
整理方法
整理方法 件的整理
整
理 方
装订
分类
排列 编号 编目 装盒
归档章必填项目 归档章选择项目 归档章填写方法 归档章的格式 盖归档章的位置
法
示例
件的整理
件：
是归档文件的整理单位。 一般以每份文件为一件，文件正本 与定稿为一件，正文与 附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件， 报表、名册、图册等一册(本)为一件，文件处理单(表)与被处理文 件为一件，翻译本与正本为一件，外文本与中文本为一件，来文 与复文为一件。特殊情况，定稿过厚不易装订的，也可单独作为 一件；重要文件(如法律法规等)须保留历次修改稿的，其正本与 历次修改稿(包括定稿)各为一件；附件较多或者太厚不易装订 时，也可各为一件。“为一件”是指文件实体上装订在一起，编 目 时也只体现为一个条目。
5—4—1
归 档 章 的 必 填 项 目
示例
5—4
编号
5—4—2
归 档 章 的 选 择 项 目
机构为选择项目。 机构：按照分类方案，填写作为分类方案类目名 称的机构名称。机构名称太长，可使用规范的简称。
示例
5—4
编号
5—4—3
归 档 章 的 填 写 方 法

归档章的填写方法：填写归档章项目时，应使用 符合档案保护 要求的字迹材料。归档章中有些项目 比较固定，如：全宗号、保管期限、机构等，有条件 的单位可以直接刻在归档章上进行加盖。
示例
5—4
编号
5.4.1.4 件号：归档文件的排列顺序号，包括馆编件号和 室编件号。 室编件号 室编件号是机关档案室编的件号。在分类方案的最低一 级类目内，按件的排列顺序编制小流水号。 馆编件号 馆编件号是档案馆编的件号。主要出于馆室衔接的需要。 如果档案室编号符合档案馆的要求，保管期限划分较为准确， 且整理基础较好，进馆时档案变动不大，则档案馆可直接以 室编件号作为进馆后使用的件号，只在目录相应处注明断号、 跳号等情况，无须重编馆编件号。如果室编件号不符合档案 馆的要求，则需重编件号。重编的件号定为“馆编件号”。
5—6
装盒
5—6—4
装
盒
档案盒格式： 档案盒封面应标 注全宗名称。档 案盒的外形尺寸 (长×宽为 310mm×220m m)，盒脊厚度一 般为20mm、 30mm、40mm等 (见图四)。
示例
5—6
装盒
5.6.4.1 档案盒脊根据摆放方式的不同，设置盒脊项目 的位置也不同(见图五、六)。盒脊设置了全宗号、年度、保 管期限、起止件号、盒号等必备项，还设置了机构选择项。 其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号， 中间用“—”号连接。盒号，即档案盒排列的顺序号。盒号 一般按照保管期限混年编流水号，以4位数为限断号。
新疆维吾尔自治区《归档文件整理规则》 实 施 细 则
示例
1
适用范围及时间
适 用 范 围 及 时 间
范围：本《细则》适用于自治区各级机关、团体、 企事业单位和其他社会组织在其职能活动中形成、办 理完毕、作为文书档案保存的文件材料的整理归档。
时间：本《细则》从2003年3月1日起施行。根据自 治区实际，2002年(含2002年)之后形成的归档文件可 按本《细则》执行。2001年之前形成的档案，仍执行 原标准。
5—4
编号
5—4—1
归 档 章 的 必 填 项 目
5.4.1.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。新组建 的单位或暂未列入档案馆接收计划的单位，可将此项空着不 填写，留待档案馆给定全宗号后再行填写。 5.4.1.2 年度：填写此项时，一律采用公元纪年，以4位 阿拉伯数字表示，如：2002。 5.4.1.3 保管期限：仍按照现行的国家档案局《关于机关 档案保管期限的规定》执行，划分为永久、长期、短期3种。
示例
5—6
装盒
示例
5—6
装盒
5.6.4.2 档案盒的制成材料：档案盒应采用无酸纸制作， 以避免长期保存时，档案盒纸板中的酸性物质影响盒内文件 寿命。
示例
5—6
装盒
5.6.5 备考表
5—6—5
装
盒
备考表置于盒内 文件之后，项目 包括盒内文件情 况说明、整理人、 检查人和日期 (见图七)。
示例
5—6
示例
5—5
编目
5.5.2.6 页数：页数填写一件文件的总页数。计算页数时以文 件中有图文的页面为一页，空白页不计。大张的文件或图表折叠后， 仍按未叠前的页面计算页数。 备注：注释文件需说明的事项。
5.5.2.7
示例
5—5
编目
5.5.3 归档文件目录的格式，按《实施细则》规定的标准执行。目录 用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)。归档文件目 录一律打印一式三份。分别单独装订成册，形成归档文件目录，以便移交档 案馆和留存本单位档案部门查阅使用。
术
语
示例
3
归档文件整理原则
归 档 文 件 整 理 原 则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系， 区分不同价值，便于保管和利用。
示例
4
质量要求
质 量 要 求
归档文件应齐全完整。对破损的文件应进行修整， 字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
整理归档文件使用的书写材料、纸张、装订材料等 要符合档案保护的要求。
装盒
5.6.5.1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、 修改、补充、移出、销毁等情况。
5—6—5
装
5.6.5.2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。 5.6.5.3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人 员姓名。
盒
5.6.5.4 日期：归档文件整理完毕的日期。
示例
6
移交
移
各立档单位应按有关规定，向各级综合档案馆移 交归档文件。移交时，除需移交相应的归档文件目录 外，采用计算机管理档案的单位还需同时移交一套归 档文件数据软盘或光盘目录。