电子邮件礼仪.ppt
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《电子邮件礼仪》PPT课件
6.釐清建議或意見 若要表達對某一事情的看法,可先簡要地描述事情緣起,再陳述自己的意見；若是想引發行動, 則應針對事情可能的發展提出看法與建議.有時因訊息太過簡短或標明不夠清楚,收信對象可 能會不清楚發信者陳述的到底是建議或是意見,因而造成不必要的誤解或行動.
一、電子郵件 2 . 回覆電子郵件的禮儀與規範
< 二 >注意撰寫信件內容
切記收信對象是一個「人」,而不是一台機器 因為電子訊息的互動是透過電腦網路產生的,使用者經常會不自覺地「忘記」與自 己真正互動的是遠端的「人」.許多情緒激動的字眼也因此不經意地隨手送出,而傷 到對方甚至引起衝突.記住寫電子郵件,實際上和你寫一封信是完全一樣的,只是差別 在傳遞的方式不同罷了.
7.考慮替代性的溝通管道 回覆電子信件前,再思考一下：為何不拿起電話與對方聊聊或約個時間當面簽覆? 別忘了,電子郵件的溝通缺乏太多人類熟悉的溝通輔助<如表情、肢體語言等>.見 面三分情,即使是使用電話,狀況也會完全不一樣的,更何況目前太多的人都是以非 自己母語的英文進行電子郵件溝通,誤解與糾紛自然在所難免.
2.電子信件「標題」要明確且具描述性 電子郵件一定要註明標題<Subject>,因為有許多網路使用者是以標題來決定是否繼 續詳讀信件的內容.此外,郵件標題應盡量寫得具描述性,或是與內容相關的主旨大意, 讓人一望即知,以便對方快速了解與記憶. 常常郵件到中途討論就離題<跟 Subject 不同>. 這時建議更改郵件標題並移除不相 關的3人.考量他人電腦的容量
3.謹慎處理惡意中傷的郵件 在網際空間中,惡意中傷或會引起爭端的郵件通常被稱之為"Flames".對於Flames的處理要非常謹 慎,以避免中計而造成連鎖反應的汙衊行為.應付Flames最好的方法為：忽視它！離開螢幕繼續過 著自己正常而理性的生活.
一、電子郵件 2 . 回覆電子郵件的禮儀與規範
< 二 >注意撰寫信件內容
切記收信對象是一個「人」,而不是一台機器 因為電子訊息的互動是透過電腦網路產生的,使用者經常會不自覺地「忘記」與自 己真正互動的是遠端的「人」.許多情緒激動的字眼也因此不經意地隨手送出,而傷 到對方甚至引起衝突.記住寫電子郵件,實際上和你寫一封信是完全一樣的,只是差別 在傳遞的方式不同罷了.
7.考慮替代性的溝通管道 回覆電子信件前,再思考一下：為何不拿起電話與對方聊聊或約個時間當面簽覆? 別忘了,電子郵件的溝通缺乏太多人類熟悉的溝通輔助<如表情、肢體語言等>.見 面三分情,即使是使用電話,狀況也會完全不一樣的,更何況目前太多的人都是以非 自己母語的英文進行電子郵件溝通,誤解與糾紛自然在所難免.
2.電子信件「標題」要明確且具描述性 電子郵件一定要註明標題<Subject>,因為有許多網路使用者是以標題來決定是否繼 續詳讀信件的內容.此外,郵件標題應盡量寫得具描述性,或是與內容相關的主旨大意, 讓人一望即知,以便對方快速了解與記憶. 常常郵件到中途討論就離題<跟 Subject 不同>. 這時建議更改郵件標題並移除不相 關的3人.考量他人電腦的容量
3.謹慎處理惡意中傷的郵件 在網際空間中,惡意中傷或會引起爭端的郵件通常被稱之為"Flames".對於Flames的處理要非常謹 慎,以避免中計而造成連鎖反應的汙衊行為.應付Flames最好的方法為：忽視它！離開螢幕繼續過 著自己正常而理性的生活.
邮件礼仪课件
一、发送邮件的礼仪
1、发邮件前，先想清楚，这件事是否适合用邮件来沟 通
• 通常来说，电子邮件可以用来做简单的沟通，比如通知合同什么时候到 来、安排预约、或者跟进之前的谈话，发送文本、附件等。
• 而更重要的问题，比如讨论合作细则、建议书、与新客户沟通等，用面 对面或电话的方式会更有效。
• 另外如果双方就同一问题的交流回复超过3次，这能说明这个问题不适 合用邮件来进行沟通，这时应该果断地采用电话沟通的方式来解决。
• 不要只用一个签名档。对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来， 签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以 在邮箱中设置多个签名档，灵活调用。
• 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱 码。字号一般应选择比正文字体小一些。
3、如果是重要邮件或需要对方尽快回复的邮件，在发 完后应电话或短信通知对方
邮件礼仪
进入职场后，你会发现电子邮件是和客户、顾客、合作单位、同事 等联络沟通的有效的方式。它比信件快又便宜，不像电话那么打扰 人，对接收者来说也很方便，所以他是全世界无数管理人士首推的 职场沟通方式。
可是如果使用不恰当，就会给收件方带来困扰，留下不好的印象。
目录
CONTENTS
1 一、发送邮件的礼仪 2 二、接收邮件的礼仪
（4）关于附件
• 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件; • 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时; • 附件文件应按有意义的名字命名; • 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件; • 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用;
（5）关于结尾签名
（3）when--何时：你应该明确自己的需求的时间，精确到几月几号。越快越好 这样的表述往往意味着没有截止日期； （4）why--为什么：你应该让对方明白这件事情对组织、对公司或对彼此合作的 重要性； （5) how--怎么样：除非你已经事前与对方沟通，否则在信中尽可能给对方明确 的操作方法。
电子邮件礼仪PPT
4、不要就 同一问题多 次回复讨论 ，不要盖高 要楼区分单个 回复和全部 回复
(1)如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了；
(2)如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该“全部回复”， 让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情；
(3)如果你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发 件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发 件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有 确定结果的邮件。
瑞贝卡这种做法看上去十分过瘾，其实相当不职业。她今后找工 作会很难。一封邮件抄送那么多人，这种方式必然造成不和睦。难道 没有其他方式 可以沟通吗？这种方式对当事人没有任何好处，职场中 也无人会接受。
召集公司舞蹈队开会要抄送给谁？
邮件主题
？这些标？题这恰些当标吗题恰当吗
1、无主题 2、**关于您*年*月*日提出的**问题的回复 3、王先生收 4、关于**和**等相关问题的回复 5、RE……
10个字
“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。
3、签名 字体规格
不要就同一 问题多次回 复讨论，不 要盖高楼
• 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交 流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流 后再做判断。
• 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮 件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。
？这样处理邮客件？户恰这邮当样件处恰吗理当吗
1、现在忙，抽时间集中回复 2、工作中交流的问题比较复杂，等等再说 3、出差或休假中，不能回复邮件 4、同一问题，反复回复邮件
回复邮件是我们与别人沟通交流的重要方式， 及时准确是要实现的目标。
邮件规范课件.ppt
Outlook express 邮件基本注意事项 邮件礼仪
Outlook express
Outlook Express是Microsoft(微软)自带的一种电子 邮件，简称为OE，是微软公司出品的一款电子邮件 客户端，也是一个基于NNTP协议的Usenet客户端。 微软将这个软件与操作系统以及Internet Explorer网 页浏览器捆绑在一起。
不论任何邮件，任何理由，在处理邮件时均禁 止在下列时间段内（晚24：00以后早5：00之 前）发送或回复邮件
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
2、当他人误送邮件给你时，尽可能代为传递或通知发件人。 3、情绪高涨时避免立即回复邮件。 4、谨慎处理恶意中伤的邮件 。 5、阅读信件时应设法理清建议与意见 。 6、避免非相关主题性的言语 。 7、将同一主题的所有后续意见阅读完毕，再回复自己的意
见。
8、确认将要回复的对象是谁。在outlook express中有回复和 全部回复功能。如果不是有必要让所有人知道回复内容， 可尽量不选择使用全部回复功能。
4、考虑他人计算机的容量。同事所拥有的电脑系统与硬件 不尽相同。为确保对方能读到自己发出的邮件，撰写邮件 时应特别注意传送对象，考虑其是否有系统的限制。
5、了解发送出去的邮件将可能会永久留存 。 6、理清建议或意见。 7、避免使用太多的标点符号。 8、小心幽默的使用。在缺乏声调的抑扬顿挫、脸部表情与 肢体语言的电子邮件中，应特别注意幽默被误解与扭曲。 9、切勿讲一些不会在公众场所对他人讲的话。 10、于特定邮件中加上密码 。
邮件礼仪
电子邮件在给人们带来便利的 同时，也带来了职场礼节方面的新 题目。我们都应当讲究有关电子邮 件的礼仪，别让电子邮件出笑话。
（一）不要用公司信箱发送私人邮件
Outlook express
Outlook Express是Microsoft(微软)自带的一种电子 邮件，简称为OE，是微软公司出品的一款电子邮件 客户端，也是一个基于NNTP协议的Usenet客户端。 微软将这个软件与操作系统以及Internet Explorer网 页浏览器捆绑在一起。
不论任何邮件，任何理由，在处理邮件时均禁 止在下列时间段内（晚24：00以后早5：00之 前）发送或回复邮件
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
2、当他人误送邮件给你时，尽可能代为传递或通知发件人。 3、情绪高涨时避免立即回复邮件。 4、谨慎处理恶意中伤的邮件 。 5、阅读信件时应设法理清建议与意见 。 6、避免非相关主题性的言语 。 7、将同一主题的所有后续意见阅读完毕，再回复自己的意
见。
8、确认将要回复的对象是谁。在outlook express中有回复和 全部回复功能。如果不是有必要让所有人知道回复内容， 可尽量不选择使用全部回复功能。
4、考虑他人计算机的容量。同事所拥有的电脑系统与硬件 不尽相同。为确保对方能读到自己发出的邮件，撰写邮件 时应特别注意传送对象，考虑其是否有系统的限制。
5、了解发送出去的邮件将可能会永久留存 。 6、理清建议或意见。 7、避免使用太多的标点符号。 8、小心幽默的使用。在缺乏声调的抑扬顿挫、脸部表情与 肢体语言的电子邮件中，应特别注意幽默被误解与扭曲。 9、切勿讲一些不会在公众场所对他人讲的话。 10、于特定邮件中加上密码 。
邮件礼仪
电子邮件在给人们带来便利的 同时，也带来了职场礼节方面的新 题目。我们都应当讲究有关电子邮 件的礼仪，别让电子邮件出笑话。
（一）不要用公司信箱发送私人邮件
《电子邮件礼仪》PPT课件
3.考量他人電腦的容量 為確保對方能讀到自己發出的訊息，撰寫郵件時應特別注意傳送對象，考量其是否有 系統的限制。有太大的附件也請記得可刪除時要刪除.
5.了解傳送出去的訊息將潛在會永久留存 儘管信件有一定的郵寄對象，但經過無遠弗屆的網路，也許郵寄出去的信件將會永久 被存於某處私人檔案或轉印成文件到處流通。因此，在送出電子郵件時應謹慎地評閱 所撰寫的字句，以免他日落人把柄。
電子郵件禮儀
課 程 大 綱
一、電子郵件 • 電子郵件溝通的簡單禮儀與規範 • 回覆電子郵件的禮儀與規範
一、電子郵件 1 . 電子郵件溝通的簡單禮儀與規範
（一）慎重選擇發信對象 1.確認傳送訊息的對象，並將Cc：人數降至最低 傳送電子訊息之前，須確認收信對象是否正確，以免造成不必要的困擾。若要將 信函複本同時轉送相關人員以供參考時，可善用Cc：的功能，但要將人數降至最 低，否則，收件人與副本轉送的用途將混淆不清，也製造了一大堆不必要的「垃 圾」。
5.將同一主題的所有後續意見閱讀完畢，再回覆自己的意見 在回覆某一特定信函之前，請先閱讀所有已回覆該信的內容，也許你原定的回覆 內容已有十個人講過相同的意見。若真如此，只須輕描淡寫地表達即可，無須重 複大家已覺厭煩的意見。
6.切勿在未經同意前，將他人信函轉送給第三者 若要把他人的來函轉送給第三者之前，要先徵詢來信者的同意，否則犯期盼他人會立即回覆你的信件 發信者通常會期盼所傳送出去的郵件，能夠讓對方趕快閱讀、處理，以及回覆。我們不要 對他人回覆信件的時效性做過分期許。 2.情緒高漲時避免立即回覆訊息 人們習慣於面對面的口語傳播，臉部表情與身體語言都會輔助溝通的效益。然而，使用電 子郵件溝通卻缺乏這些看得到或聽得到的輔助，極易造成誤解。有很多的字句在日常口語 溝通時並不會冒犯他人，例如有人以「三字經」作為見面時打招呼的口頭禪，但若將其寫 入郵件傳送給不明究理的人，恐怕將引起不可預期的紛爭。當來信引發個人情緒高漲時， 此時應等心情平靜後再看一遍，恢復正常理智時，解讀信件內容的方式或許全然不同。
电子邮件礼仪PPT(1)
瑞贝卡这种做法看上去十分过瘾，其实相当不职业。她今后找工 作会很难。一封邮件抄送那么多人，这种方式必然造成不和睦。难道 没有其他方式 可以沟通吗？这种方式对当事人没有任何好处，职场中 也无人会接受。
电子邮件礼仪PPT(1)
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2020/11/28
电子邮件礼仪PPT(1)
电子邮件礼仪PPT(1)
如果你是初用邮箱新人。。 。
回复？全部回复？
电子邮件礼仪PPT(1)
电子邮件礼仪PPT(1)
请问有哪位同事知道被称为中国“史上最 牛女秘书”的是谁？
答：原美国易安信公司(简称EMC)职员 瑞贝卡(秘书的英文名) EMC公司是全球最大的网络信息存储商 ，总部在美国。
电子邮件礼仪PPT(1)
职场故事：女秘书PK老板事件
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职场故事：女秘书PK老板事件
电子邮件礼仪PPT(1)
职场故事：女秘书PK老板事件
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职场故事：女秘书PK老板事件
本来回信的对象选择了“EMC(北京)、EMC(成都)、 EMC(广州)、EMC(上海)”。这样一来，EMC中国公司的所有人都收 到了这封邮件。
• 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮 件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。
电子邮件礼仪PPT(1)
4、不要就 同一问题多 次回复讨论 ，不要盖高 要楼区分单个 回复和全部 回复
(1)如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了；
(2)如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该“全部回复”， 让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情；
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2020/11/28
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如果你是初用邮箱新人。。 。
回复？全部回复？
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请问有哪位同事知道被称为中国“史上最 牛女秘书”的是谁？
答：原美国易安信公司(简称EMC)职员 瑞贝卡(秘书的英文名) EMC公司是全球最大的网络信息存储商 ，总部在美国。
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职场故事：女秘书PK老板事件
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职场故事：女秘书PK老板事件
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职场故事：女秘书PK老板事件
本来回信的对象选择了“EMC(北京)、EMC(成都)、 EMC(广州)、EMC(上海)”。这样一来，EMC中国公司的所有人都收 到了这封邮件。
• 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮 件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。
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4、不要就 同一问题多 次回复讨论 ，不要盖高 要楼区分单个 回复和全部 回复
(1)如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了；
(2)如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该“全部回复”， 让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情；
收发电子邮件礼仪17页PPT
▪
26、要使整个人生都过得舒适、愉快，这是不可能的，因为人类必须具备一种能应付逆境的态度。——卢梭
▪
27、只有把抱怨环境的心情，化为上进的力量，才是成功的保证。——罗曼·罗兰
▪
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
28、知之者不如好之者，好之者不如乐之者。——孔子
▪
29、勇猛、大胆和坚定的决心能够抵得上武器的精良。——达·芬奇
▪
30、意志是一个强壮的盲人，倚靠在明眼的跛子肩上。——叔本华
谢谢！
17
收发电子邮件礼仪
16、自己选择的路、跪着也要把它走 完。 17、一般情况下)不想三年以后的事， 只想现 在的事 。现在 有成就 ，以后 才能更 辉煌。
18、敢于向黑暗宣战的人，心里必须 充满光 明。 19、学习的关键--重复。
20、懦弱的人只会裹足不前，莽撞的 人只能 引为烧 身，只 有真正 勇敢的 人才能 所向披 靡。
电子邮件礼仪-职场邮件PPT培训课件
致谢信应简洁明了，避免冗长 的表述和过多的客套话。
具体内容
在致谢信中，要具体说明感谢 的原因和对方的帮助内容，使 对方感受到自己的真诚感激之
情。
THANKS
感谢观看
02
03
04
及时回复
在收到邀请后，应及时回复以 示尊重和礼貌。
肯定态度
在回复中明确表达接受或拒绝 的态度，避免含糊不清。
具体安排
如果接受邀请，应明确说明自 己的出席时间和活动安排，以
便组织者做出相应安排。
实例三：致谢信撰写
总结词
真诚、简洁、具体
真诚表达
在致谢信中，要真诚地表达对 开头：简明扼要地说明 写信的目的和背景，即需 要告知对方某个事项或信 息。
3. 结尾：如有必要，可告 知下一步行动计划或请求 对方回复确认收到通知。
2. 内容：详细介绍需要告 知的事项或信息，确保信 息完整且易于理解。
04
职场邮件中的常见问题及解决方案
如何处理邮件中的敏感话题
敏感话题
薪资、人事变动、投诉等。
1. 开头：简明扼要地说明写信的 目的，即邀请对方参加的活动或 会议。
2. 内容：详细介绍活动或会议的 时间、地点、主题和日程安排， 确保信息完整且易于理解。
3. 结尾：礼貌地请求对方接受邀 请，并告知下一步行动计划。
回复邀请
01
02
回复邀请是对收到的邀 • · 请函的回应，需要明确 表示是否接受邀请，并 说明原因。
电子邮件礼仪-职场邮件 ppt培训课件
• 电子邮件礼仪概述 • 撰写职场邮件的技巧 • 职场邮件的常见类型及其撰写要点 • 职场邮件中的常见问题及解决方案 • 职场邮件的实例分析
01
电子邮件礼仪概述
具体内容
在致谢信中，要具体说明感谢 的原因和对方的帮助内容，使 对方感受到自己的真诚感激之
情。
THANKS
感谢观看
02
03
04
及时回复
在收到邀请后，应及时回复以 示尊重和礼貌。
肯定态度
在回复中明确表达接受或拒绝 的态度，避免含糊不清。
具体安排
如果接受邀请，应明确说明自 己的出席时间和活动安排，以
便组织者做出相应安排。
实例三：致谢信撰写
总结词
真诚、简洁、具体
真诚表达
在致谢信中，要真诚地表达对 开头：简明扼要地说明 写信的目的和背景，即需 要告知对方某个事项或信 息。
3. 结尾：如有必要，可告 知下一步行动计划或请求 对方回复确认收到通知。
2. 内容：详细介绍需要告 知的事项或信息，确保信 息完整且易于理解。
04
职场邮件中的常见问题及解决方案
如何处理邮件中的敏感话题
敏感话题
薪资、人事变动、投诉等。
1. 开头：简明扼要地说明写信的 目的，即邀请对方参加的活动或 会议。
2. 内容：详细介绍活动或会议的 时间、地点、主题和日程安排， 确保信息完整且易于理解。
3. 结尾：礼貌地请求对方接受邀 请，并告知下一步行动计划。
回复邀请
01
02
回复邀请是对收到的邀 • · 请函的回应，需要明确 表示是否接受邀请，并 说明原因。
电子邮件礼仪-职场邮件 ppt培训课件
• 电子邮件礼仪概述 • 撰写职场邮件的技巧 • 职场邮件的常见类型及其撰写要点 • 职场邮件中的常见问题及解决方案 • 职场邮件的实例分析
01
电子邮件礼仪概述
电子邮件礼仪及邮件管理56页PPT
56、书不仅是生活，而且是现在、过 去和未 来文化 生活的 源泉。 ——库 法耶夫 57、生命不可能有两次，但许多人连一 次也不 善于度 过。— —吕凯 特 58、问渠哪得清如许，为有源头活水来 。—— 朱熹 59、我的努力求学没有得到别的好处， 只不过 是愈来 愈发觉 己的 无知。 ——笛 卡儿
拉
60、生活的道路一旦选定，就要勇敢地 走到底 ，决不 回头。 ——左
电子邮件礼仪及邮件管理
1、战鼓一响，法律无声。——英国 2、任何法律的根本；不，不成文法本 身就是 讲道理 ……法 律，也 ----即 明示道 理。— —爱·科 克
3、法律是最保险的头盔。——爱·科 克 4、一个国家如果纲纪不正，其国风一 定颓败 。—— 塞内加 5、法律不能使人人平等，但是在法律 面前人 人是平 等的。 ——波 洛克
《电子邮件礼仪》幻灯片
签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英 文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小 一些。
邮
改变从这里开始，魅力邮（油）然而生……
Thank you ！
如果附件过大〔不宜超过2MB〕，应分割成几个小文 件在必要的时候才使用英文邮件。
➢ 英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英 文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文 邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也 应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，中文邮 件在其他地区可能显示成为乱码天书。
关于邮件正文
Email正文要简明扼要，行文通顺。
Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容 确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件 作为附件进展详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的 表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让收 件人拉滚动条才能看完邮件。
关于语言选择和汉字编码
选择便于阅度的字号和字体。
中文用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字 型，字号用五号或10号字即可。经研究证明这是最 适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体 或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。
关于结尾签名
签名信息不宜过多。
电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包 括姓名、职务、公司、 、 、地址等信息，但信息 不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要 信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会 与你联系。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理〞 ；如果不清楚职务，那么应按通常的“x先生〞、 “x小姐〞称呼，但要把性别先搞清楚。
关于称呼与问候
Email开头结尾最好要有问候语。
邮
改变从这里开始，魅力邮（油）然而生……
Thank you ！
如果附件过大〔不宜超过2MB〕，应分割成几个小文 件在必要的时候才使用英文邮件。
➢ 英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英 文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文 邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也 应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，中文邮 件在其他地区可能显示成为乱码天书。
关于邮件正文
Email正文要简明扼要，行文通顺。
Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容 确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件 作为附件进展详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的 表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让收 件人拉滚动条才能看完邮件。
关于语言选择和汉字编码
选择便于阅度的字号和字体。
中文用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字 型，字号用五号或10号字即可。经研究证明这是最 适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体 或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。
关于结尾签名
签名信息不宜过多。
电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包 括姓名、职务、公司、 、 、地址等信息，但信息 不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要 信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会 与你联系。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理〞 ；如果不清楚职务，那么应按通常的“x先生〞、 “x小姐〞称呼，但要把性别先搞清楚。
关于称呼与问候
Email开头结尾最好要有问候语。
邮件礼仪ppt课件
5
附件
1.附件应合理命名，不可用看不懂的文件名； 2.在正文中提示收件方查看附件； 3.宜在正文中对附件内容做简要说明，特别是附件数量较多时； 4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包成一个压缩包； 5.如附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式； 6.如附件过大，应分割成小文件分别发送，以免影响接收；
为避免无谓的回复，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末写明：“全部办 妥”、“仅供参考，无需回复”等；
8
发送/抄送/密送/转发
1.To的是要受理这封邮件的对象，理应对邮件予以响应； 的人只需要知道此事，没有义务对邮件予以响应，有建议情况除外； 3.BCC是秘送，其他收信人不知道被BCC的人，可能用在非常规场合； 4.TO、CC中各收件人的排列应遵循一定的规则，如按部门、职级排列； 5.FW敏感机密信息要小心，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的人员； 6.适当对转发邮件进行修改和整理，突出主要信息，不要将RE或FW了几十层的邮件发给 他人；
6
回复
一、及时
1.理想的回复时间是2小时内，优先级低的邮件可集中处理，但一般不宜超过24小时；
2.如无法及时确切回复，应先回复如”收到，我们正在处理，一旦有结果就会及时回 复…” ；
3.如正在出差或休假，应设定自动回复功能；
二、 明确
回件答复问题的时候，最好把相关问题抄到回件中，然后附上答案，让对方一次性理 解；
长不便阅读。此时应及时对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息； 六、区分Reply和Reply All 1.只需一个人知道的事，单独回复即可，不宜群体回复； 2.如需其他人响应结论，则应该reply all，不要再让对方转发； 3.如对邮件内容不清楚，或持不同意见，应与发件人单独沟通，不要当着所有人的面不停 的RE来RE去，待讨论好了再告诉大家； 4.不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件； 七、 主动控制邮件来往
附件
1.附件应合理命名，不可用看不懂的文件名； 2.在正文中提示收件方查看附件； 3.宜在正文中对附件内容做简要说明，特别是附件数量较多时； 4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包成一个压缩包； 5.如附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式； 6.如附件过大，应分割成小文件分别发送，以免影响接收；
为避免无谓的回复，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末写明：“全部办 妥”、“仅供参考，无需回复”等；
8
发送/抄送/密送/转发
1.To的是要受理这封邮件的对象，理应对邮件予以响应； 的人只需要知道此事，没有义务对邮件予以响应，有建议情况除外； 3.BCC是秘送，其他收信人不知道被BCC的人，可能用在非常规场合； 4.TO、CC中各收件人的排列应遵循一定的规则，如按部门、职级排列； 5.FW敏感机密信息要小心，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的人员； 6.适当对转发邮件进行修改和整理，突出主要信息，不要将RE或FW了几十层的邮件发给 他人；
6
回复
一、及时
1.理想的回复时间是2小时内，优先级低的邮件可集中处理，但一般不宜超过24小时；
2.如无法及时确切回复，应先回复如”收到，我们正在处理，一旦有结果就会及时回 复…” ；
3.如正在出差或休假，应设定自动回复功能；
二、 明确
回件答复问题的时候，最好把相关问题抄到回件中，然后附上答案，让对方一次性理 解；
长不便阅读。此时应及时对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息； 六、区分Reply和Reply All 1.只需一个人知道的事，单独回复即可，不宜群体回复； 2.如需其他人响应结论，则应该reply all，不要再让对方转发； 3.如对邮件内容不清楚，或持不同意见，应与发件人单独沟通，不要当着所有人的面不停 的RE来RE去，待讨论好了再告诉大家； 4.不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件； 七、 主动控制邮件来往
电子邮件礼仪PPT
3、填写姓名
设置姓名
--发信人的姓名
1、单击“设置”
2、选中 “邮箱设 置”，单击 “常规设置”
3、选中“优先显示通 讯录中对应的姓名”
★电子邮件礼仪的一个重要方面就是节
省他人时间，只把有价值的信息提供 给需要的人。
★你作为发信人写每封Email的时候，要
想到收信人会怎样看这封Email，时刻 站在对方立场考虑，将心比心。同时
初始状态
若干日月年后。。
(1836)
邮件文件夹分类
--以163邮箱为例
1、单击“其他4个 文件夹”下拉框
2、单击下拉框中的 “新建文件夹”
3、对话框 中输入文 件夹名称
九鼎
技巧：收件箱手动清空
太好了，没有邮件需要处理
你清空的不是收件箱，是你身上的猴子 你清空的不是收件箱，是解放你的大脑 将看过的邮件存档到对应的文件夹 将需要继续跟踪的邮件存档到“需要处理”文件夹
电子邮件礼仪及邮件管理
--让我们高效的沟通
如果你是初用邮箱新人。。。 回复？全部回复？
请问有哪位同事知道被称为中国“史上最 牛女秘书”的是谁？
答：原美国易安信公司(简称EMC)职员 瑞贝卡(秘书的英文名) EMC公司是全球最大的网络信息存储商， 总部在美国。
职场故事：女秘书PK老板事件
职场故事：女秘书PK老板事件
勿对别人回答过度期望，当然更不应对 别人的回答不屑一顾。
经过这一系列的交流，大家对电 子邮件中的礼仪应该有初步的认 识了。归结到底，两句话：
➢ 只发有必要的邮件!
➢ 让邮件为你的工作带来价值!
☺关注细节提升品质
认真收邮件 用心发邮件 从做事中品味乐趣，体现价值!
☺关注细节提升品质
设置姓名
--发信人的姓名
1、单击“设置”
2、选中 “邮箱设 置”，单击 “常规设置”
3、选中“优先显示通 讯录中对应的姓名”
★电子邮件礼仪的一个重要方面就是节
省他人时间，只把有价值的信息提供 给需要的人。
★你作为发信人写每封Email的时候，要
想到收信人会怎样看这封Email，时刻 站在对方立场考虑，将心比心。同时
初始状态
若干日月年后。。
(1836)
邮件文件夹分类
--以163邮箱为例
1、单击“其他4个 文件夹”下拉框
2、单击下拉框中的 “新建文件夹”
3、对话框 中输入文 件夹名称
九鼎
技巧：收件箱手动清空
太好了，没有邮件需要处理
你清空的不是收件箱，是你身上的猴子 你清空的不是收件箱，是解放你的大脑 将看过的邮件存档到对应的文件夹 将需要继续跟踪的邮件存档到“需要处理”文件夹
电子邮件礼仪及邮件管理
--让我们高效的沟通
如果你是初用邮箱新人。。。 回复？全部回复？
请问有哪位同事知道被称为中国“史上最 牛女秘书”的是谁？
答：原美国易安信公司(简称EMC)职员 瑞贝卡(秘书的英文名) EMC公司是全球最大的网络信息存储商， 总部在美国。
职场故事：女秘书PK老板事件
职场故事：女秘书PK老板事件
勿对别人回答过度期望，当然更不应对 别人的回答不屑一顾。
经过这一系列的交流，大家对电 子邮件中的礼仪应该有初步的认 识了。归结到底，两句话：
➢ 只发有必要的邮件!
➢ 让邮件为你的工作带来价值!
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认真收邮件 用心发邮件 从做事中品味乐趣，体现价值!
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？这样处理邮客件？户恰这邮当样件处恰吗理当吗
1、现在忙，抽时间集中回复 2、工作中交流的问题比较复杂，等等再说 3、出差或休假中，不能回复邮件 4、同一问题，反复回复邮件
回复邮件是我们与别人沟通交流的重要方式， 及时准确是要实现的目标。
(1) 收到重要邮件后， 应即刻回复对方，因为这是对他人的尊重；
职场故事：女秘书PK老板事件
职场故事：女秘书PK老板事件
本来，这封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了，但是瑞贝卡选择了 更加过火的做法。她回信的对象选择了“EMC(北京)、EMC(成都)、E MC(广州)、EMC(上海)”。这样一来，EMC中国公司的所有人都收 到了这封邮件。
瑞贝卡这种做法看上去十分过瘾，其实相当不职业。她今后找工 作会很难。一封邮件抄送那么多人，这种方式必然造成不和睦。难道 没有其他方式 可以沟通吗？这种方式对当事人没有任何好处，职场中 也无人会接受。
勿对别人回答过度期望，当然更不应对 Nhomakorabea别人的回答不屑一顾。
经过这一系列的交流，大家对电 子邮件中的礼仪应该有初步的认 识了。归结到底，两句话：
➢ 只发有必要的邮件!
➢ 让邮件为你的工作带来价值!
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认真收邮件 用心发邮件 从做事中品味乐趣，体现价值!
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1、单击“通讯 录”
通讯录的管理
--添加联系人
2、单击“新建联系 人”
3、填写相关资 料，单击“保存”
1、单击“通讯 录”
通讯簿的管理
--联系人分组
2、单击 “新建联系 组”
3、填写相 关资料， 单击“保 存”
九鼎
设置姓名
--自己的姓名
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2、选中“邮箱 设置”，单击 “个人资料”
3、填写姓名
设置姓名
--发信人的姓名
1、单击“设置”
2、选中 “邮箱设 置”，单击 “常规设置”
3、选中“优先显示通 讯录中对应的姓名”
★电子邮件礼仪的一个重要方面就是节
省他人时间，只把有价值的信息提供 给需要的人。
★你作为发信人写每封Email的时候，要
想到收信人会怎样看这封Email，时刻 站在对方立场考虑，将心比心。同时
重要：及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。如果你正在出差
或休假，应设定自动回复功能。
进行针对性 回复
当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到 回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太生硬 了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避 免再反复交流，浪费资源。
回复不得少于
对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、
10个字
“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。
3、签名 字体规格
不要就同一 问题多次回 复讨论，不 要盖高楼
• 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交 流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流 后再做判断。
• 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮 件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。
4、不要就 同一问题多 次回复讨论 ，不要盖高 要楼区分单个 回复和全部 回复
(1)如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了；
(2)如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该“全部回复”， 让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情；
(3)如果你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发 件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发 件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有 确定结果的邮件。
及
(2) 理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件；
时
(3) 对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的，对 于一些优先
回
级低的邮件可集中在一特定时间处理， 但一般不要超过24小时；
复
邮
(4) 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复
件
说：“收到，我正在处理，一旦有结果就会及时回复，等等”；
★ 点击“回复全部”前，请三思而后行！
主动控制邮 件的来往
为避免无谓的回复，浪费资源，可在文 中指定部分收件人给出回复，或在文末添 上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、 “仅供参考，无需回复”。
邮件主题 称呼与问候 正文 附件 结尾签名 回复技巧 正确使用发送、抄送与密送
你的邮箱是这个样子的吗？
召集公司舞蹈队开会要抄送给谁？
邮件主题
？这些标？题这恰些当标吗题恰当吗
1、无主题 2、**关于您*年*月*日提出的**问题的回复 3、王先生收 4、关于**和**等相关问题的回复 5、RE……
--简明、扼要
○ 1、一定不要空白标题，这是最失礼的 ○ 2、标题要简短，不宜冗长，不要…才能显示完你的标题 ○ 3、标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题 ○ 4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈多件事情，以便 于日后整理 ○ 5、可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题，引起收件人注意， 但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 ○ 6、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题 ○ 7、标题千万不要出现错别字
某某
？这样的？邮这件样恰的当邮吗件恰当吗
• 1、直呼收信人全名 • 2、“前一封邮件有遗漏，请以此次发送邮件为准” • 3、邮件中文字拼写错误
1、Email正文要简明扼要，行文通畅； 2、要用论述的语气； 3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、 A、a）之类的列表； 4、一次邮件交待完整信息； 5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己 态度的体现； 6、合理提示重要信息； 7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述； 8、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信件中会显得轻佻。
电子邮件礼仪及邮件管理
--让我们高效的沟通
如果你是初用邮箱新人。。。 回复？全部回复？
请问有哪位同事知道被称为中国“史上最 牛女秘书”的是谁？
答：原美国易安信公司(简称EMC)职员 瑞贝卡(秘书的英文名) EMC公司是全球最大的网络信息存储商， 总部在美国。
职场故事：女秘书PK老板事件
职场故事：女秘书PK老板事件
初始状态
若干日月年后。。
(1836)
邮件文件夹分类
--以163邮箱为例
1、单击“其他4个 文件夹”下拉框
2、单击下拉框中的 “新建文件夹”
3、对话框 中输入文 件夹名称
九鼎
技巧：收件箱手动清空
太好了，没有邮件需要处理
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