会计档案工作实务培训教材
会计档案整理培训教材PPT56页
二、会计档案的整理
需明确的问题
➢分清责任 ➢核算单位 ➢保持原貌 ➢整理步骤
分清责任：
根据《会计档案管理办法》，各 单位每年形成的会计档案，应当由 会计机构按照归档要求，负责整理 立卷，装订成册，编制会计档案保 管清册。
核算单位：
会计档案必须按照独立核算单位 进行整理，一个核算单位的会计档 案不能分开，不同核算单位的会计 档案不能混淆。
• 用财务报告卷皮装订 • 采用三孔一线的装订方式
财务报告卷皮
（4）填写卷皮封面
（5）粘贴、填写标签
• 距卷脊底边4cm处向上粘贴标签 • 永久保存的年度财务报告粘贴红色 标签 • 定期保存的月度、季度财务报告粘 贴蓝色标签
永久红色标签
定期蓝色标签
2.会计账簿的整活页账抽出空白账页，留存部分编 制页号，并装订 • 电算化形成的账簿打印纸质版，并 装订
1.财务报告的整理
（1）立卷
• 按不同的保管期限分别进行整理 • 年度财务报告必须每年单独立卷 • 同年度的月度、季度财务报告可合 并立卷
（2）卷内文件材料的排列
财务报告卷内文件材料应排列有 序，统一编制页号，在卷首放置卷 内文件目录，卷末放置卷内备考表 。
卷内文件目录
卷内备考表
（3）装订
（2）案卷目录的编制
• 按照不同类别、不同保管期限分别 编制案卷目录 • 案卷目录的项目：案卷顺序号、案 卷题名、起止日期、卷内张数、保 管期限、备注等
会计档案案卷目录
案卷目录封面
• 不管是使用专用的档案管理软件，还 是使用word、excel所形成的机读案卷目 录，必须打印出相应的纸质目录，同时 脱机保存一至两份
会计档案整理培训教材
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四、会计档案的整理方式（步骤）
分类—分保管期限——编号——编目——入盒 会计凭证 会计账簿 财务报告
档号：（全宗号、目录号【咨询档案员】、案卷号— —每类会计档案分保管期限跨年度编制大流水案卷号）
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（一）会计凭证的整理
（1）会计凭证案卷号接上年度案卷号续编 （2）填写凭证封面全宗号、目录号、案卷号 （3）填写凭证卷盒封面、脊背 （4）会计凭证封面会计主管、装订、复核等签章必 须完善。 （5）会计凭证的总页数统计口径应为凭证张数（含 附件）所有张数之和。 （6）编制会计凭证移交目录
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不同年度的会计凭证不能混装在同一盒内
13
会计凭证盒封面的填写内容：
全宗号 目录号 案卷号
036
4
37—38
会计凭证盒
单 位 成都市金牛区档案（馆）
凭 证 记帐凭证
名称
名称
时 间 2012 年 1—2 月共3 册 本盒 装第1-2册
记账凭证 自 号至 号 附件
张 本盒内共 张
起止日期 自2012年1月1日起至2012年2月28日止
1、案卷号：根据整理会计档案时会计凭证盒或会计档案盒 上的对应项目填写。 2 、类别：填写该卷会计档案所属的类别，如：“会计凭证 类”、“会计帐簿类”、“财务报告类”等（分类填写）。 3、题名：题名即案卷题名，填写要求与会计档案盒上的 “案卷题名”相同。 4 起止时间：填写该卷档案起止时间。
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5、保管期限：根据整理会计档案时确定的会计凭证盒或会 计档案盒上的保管期限填写。 6、卷内张数：指会计凭证总数、帐页总数或财务报告的总 张数，根据该卷会计档案的具体张数填写。 7 、备注：填写记帐凭证起止号或其他需要说明的事项。
档案管理知识培训课件
和合文化出品
第一部分 档案管理基础知识
一、基本概念 1. 企 业 档 案 。 企 业 档案是指企业在日 常工作中从事企业 管理、生产、经营、 销售、经济核算及 科学研究等活动中 直接形成有保存价 值的真实记录 。 主 要包括文字、图表、 音像等。
第一部分 档案管理的基础知识
管理类档案归档范围 Nhomakorabea
法律及公证事务中形成的文件材料 审计方面形成的材料 各种年度报表 党、团、工会会费收据 反映本企业活动的媒体报道等 职工、党员花名册 经营决策方面形成的材料（包括发展规划，实施计划，方案等） 物资管理方面形成的材料 产品销售方面形成的材料 本单位管理程序文件（各种规章制度，技术标准，技术规范等） 各种合同，协议（除项目以外的） 企业整顿，认证，达标等活动的呈报，审批材料及合格证，资 质证书等；证书应作为实物档案进行整理保管 质量管理、安全生产、环境保护等材料 其他有保存价值的收发文。
材料一般按课题立项、方案论证、研究实验、 总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用 等阶段组卷、排列。
第一章 基本概念
4.会计文件材料的整理
会计档案分为凭证、账薄、财务报告和其他
四类，立卷整理。凭证按会计科目、性质结 合时间组卷;账薄一般一本一卷;财务报告中的 年度与月度报告分别组卷;其他类材料一种一 卷。
第一章 基本概念
2.设备仪器文件材料整理。
设备仪器档案按设备台(套)集中，按归档顺序
编制设备代号。同一台(套)设备的文件材料一 般可按立项审批与采购、设备仪器开箱验收、 设备仪器安装调试、设备仪器运行维护等组 卷、排列。
第一章 基本概念
3.科研文件材料整理。
《档案工作实务》 第2章《档案管理》第8节会计档案、人事档案和特殊载体档案管理(含答案)
第二章档案管理第八节会计档案、人事档案和特殊载体档案管理一、单选题1.（A）是记录经济业务、明确经济责任的书面证明。
A会计凭证B会计账簿C财务报告D其他会计核算资料2.当年形成的会计档案，在会计年度终了之后，可暂由会计部门保管（D），期满之后，移交本单位档案机构或者档案人员集中统一管理。
A一个月B三个月C半年D1年3.根据国家规定，会计档案保管期限分为永久、定期两种，其中定期又分为（D ）A15年、25年两类B10年、15年、25年三类C5年、10年、15年、25年四类D3年、5年、10年、15年、25年五类4.干部人事档案材料形成部门应在材料形成之日起（A）内按要求送交干部人事档案管理部门归档并履行移交手续。
A一个月B三个月C半年D1年5.干部人事档案的内容一般分为（D）类A七B八C九D十6.人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书，向流动人员原单位开具调档函，原单位接到调档函（B）内，将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才流动服务机构。
A10天B15天C半个月D一个月7.照片的分类一般应在全宗内按（A）进行分类。
A保管期限——年度——问题B年度——保管期限——问题C问题——保管期限——年度D保管期限——问题——年度8.底片、照片应在恒温、恒湿环境下保存。
其长期的贮存环境，24小时内（D）A温度的周期变化不应大于±3℃，相对湿度变化不应大于±5%B温度的周期变化不应大于±2℃，相对湿度变化不应大于±4%C温度的周期变化不应大于±3℃，相对湿度变化不应大于±4%D温度的周期变化不应大于±2℃，相对湿度变化不应大于±5%9.磁性载体档案最佳环境温度是（C），相对湿度是40%。
A14℃B16℃C18℃D20℃10.正常保存的磁性载体档案，可每（D）年复制一次。
A3B5C8D10二、多选题1.会计核算材料的归档范围具体包括（ABCD）A会计凭证B会计账簿C财务报告D其他会计核算资料2.以下会计专业材料原件可以不附在记账凭证之后，另行组卷的有：（ABCD ）A土地征用及重大固定资产的买卖单据B工资名册C债权债务；交通肇事、工伤事故的处理单据D涉外（含港、澳、台地区）的会计材料3.会计档案的具体排列编号方法有（AB）A年度流水编号法B分类流水编号法C项目编号法D科目编号法4.人事档案的鉴定主要是从（ABC）等方面进行的鉴定。
会计档案管理培训教材(PPT 36张)
4、归档时间不同——会计档案应在会计年度终了，由会计机 构整理归档并可自行保管一年，期满后，应由会计机构编制 移交清册，移交本单位档案机构统一保管；文书档案则应在 次年第一季度前完成上一年度文件材料的立卷归档。
（四）会计档案与会计资料区别
会计档案是各单位在各项会计核算活动 中直接形成的，具有保存价值的历史记录 ；会计资料是各单位为学习通过收集或购 买的各种公开或内部的会计出版物及复制 品。
（三）会计档案与文书档案区别
1、产生领域不同——会计档案产生于各独立核算单位的生产 经营资金活动或预算资金活动领域；文书档案产生于各单位 党务政务管理及专业管理或经营管理领域。 2、形式不同——会计档案主要以凭证、账簿、报表等三种形 式出现，三者具有密不可分的内在联系；文书档案较多地公 文形式出现，具有相对独立性。 3、立卷方式不同——会计档案主要以时间、形式特征进行整 理立卷；文书档案则按年度结合问题（或机构）立卷或以件 为单位进行分类整理。
二、会计档案的归档
会计档案归档是指财会部门将办理完毕且具有 保存价值的会计核算材料经系统整理后移交档案 室或档案馆保存的过程。为保证会计档案收集的 齐全、完整与准确，必须建立严格的会计档案归 档制度，包括：归档范围、归档时间、归档要求 等三个方面的内容。
（一）会计档案的归档范围
1、会计凭证——记录经济业务，明确经济责任的书面证明，是登记 账簿的重要依据。按填写程序和用途可分为：原始凭证、记账凭证、 汇总记账凭证和其他会计凭证。
第二节 会计档案的收集归档
一、会计档案收集的要求 会计档案的收集工作，是指通过归档制度，将 分散于财务部门和会计个人手中的会计核算专业材 料集中起来，实现统一管理。它是会计档案工作的 起点，也是保证会计档案齐全完整的关键环节。 •（一）实行“集中统一管理” •（二）遵循会计核算材料的形成规律 •（三）确保会计档案收集的齐全、完整、准确 •（四）适时做好补充收集工作
会计档案管理培训教材
会计档案管理培训教材引言会计档案管理是企业核心的管理工作之一，它涉及到对企业财务信息的收集、整理、保管和利用。
良好的会计档案管理可以确保企业财务信息的准确性和完整性，为企业决策提供可靠的依据。
本教材致力于为会计人员和相关从业人员提供一套全面的会计档案管理培训内容，旨在提高他们的专业素养和工作能力。
第一章会计档案管理概述1.1 会计档案管理的定义会计档案管理是指对企业财务信息进行有效收集、整理、保管和利用的一系列管理活动。
它涉及到不同类型和形式的财务文件、账簿和报表等，包括原始凭证、会计账簿、合同文件、报表资料等。
1.2 会计档案管理的重要性良好的会计档案管理对企业而言具有重要意义。
它可以确保财务信息的准确性和完整性，帮助企业规范财务管理，防止财务风险，并提供可靠的决策依据。
同时，会计档案管理还有助于企业满足法律法规的要求，保护企业自身权益。
第二章会计档案管理的基本原则2.1 准确性原则会计档案管理的核心原则是准确性。
准确的会计档案可以提供真实、可靠的财务信息，对企业的决策和经营活动具有重要意义。
本章将介绍如何确保会计档案的准确性，包括准确记录和核对会计凭证、账簿和报表等。
2.2 完整性原则会计档案管理还要遵循完整性原则。
完整的会计档案能够反映出企业的所有财务活动和交易，为决策提供全面的信息依据。
本章将介绍如何确保会计档案的完整性，包括建立完整的档案目录、妥善保管会计档案等。
2.3 保密性原则会计档案管理需要同时保护企业的财务信息的保密性。
只有合法授权的人员才能获取涉及机密的会计档案和信息，确保企业的财务安全。
本章将介绍如何建立健全的会计档案保密制度，防止信息泄露和不当使用。
2.4 可追溯性原则会计档案管理还要遵循可追溯性原则。
会计档案应该能够追溯到原始凭证和相关的财务交易，确保档案的可审计性和可核查性。
本章将介绍如何建立完善的会计档案追溯机制，便于审计和审查。
第三章会计档案管理的流程与方法3.1 会计档案管理流程会计档案管理包括档案收集、整理、保管和利用等环节，需要遵循一定的流程。
档案工作实务PPT课件
4、档案工作体系 企业应建立以档案部门为核心，各职能部门、 企业所属单位专、兼职档案人员为基础的企 业档案工作体系。
企业档案工作是一项系统工程，企业应结合 本企业特点，建立企业档案管理网络。
企业档案管理网络一般包括：分管档案工作 的企业领导，主管企业档案工作的部门负责 人，档案管理机构或专职档案岗位，企业内 部职能部门及专兼职档案人员，所属部门的 分管领导及档案部门。
六、企业档案工作
（一）档案工作性质
档案工作是企业工作的组成部分，是提高
企业工作效率和质量的必备条件，是维护企业历
史真实面貌的一项重要工作。企业档案记录了企
业领导决策的指导思想、制定的各种方针政策、
开展各项业务活动的措施和方法；记录着企业工
作的成就、经验和教训。它是企业工作活动和企
业工作成效的客观见证，同时又是企业工作必不
一个单位形成的档案，具有内在的联 系，是一个有机整体。同一立档单位的 档案不允许分散，不同立档单位的档案 不能混淆。
四、整理方法 分类—排列—装订—盖归档章 —编号—装盒—编目 第一步：分类 分类应遵循必要的逻辑规则 正确设置类目，做到类目之间界 限清楚，不交叉重叠。
（一）分类的含义：
将归档文件按某些特征分别归类。
可缺少的手段。
3、档案人员配备 企业应配备与企业管理职能相适应的专职档 案人员；各部门、所属各单位应配备专职或 兼职档案人员。企业应保持档案人员相对稳 定。
一般企业的档案人员队伍一定是专兼职档案 人员相结合的队伍。
相适应，人员数量与素质能适应。
人员相对稳定，有利于档案工作的连续性， 有利于档案人员的成长。
8、未装订的式样同一的表格 这是实际操作过程中不少单位提出的问题，
会计档案工作实务培训教材
五、会计档案的保管期限
• 会计档案的保管期限，从会计年度终结 后的第一天算起。 • 保管期限5年以下（含5年）的会计档案， 可由会计机构自行保管至期满销毁。
六、会计档案分类方案的制定
• 分类方案是以文字或表格的形式表示档案的分 类体系，是进行档案分类的依据，编制分类方 案首先要选择分类方法。 • 常用的会计档案分类方法主要有：会计年度、 会计类型、会计文件种类和会计文件名称。 • 在工作实践中制定会计档案的分类方案通常是 将几种分类方法结合起来使用指导处 胡小雨 2006年8月
授课内容：
一、会计档案的概念、管理体制及职责要求。 二、会计档案的种类、归档范围及归档时间。 三、会计档案的保管期限、分类方案的制定。 四、会计档案的整理方法。 五、会计档案的鉴定销毁和开发利用。
授课依据：
• 一、《中华人民共和国档案法》及其 《实施办法》； • 二、《会计法》； • 三、《会计档案管理办法》 （财政部、 国家档案局联合发布）；
三、会计档案的种类及其归档范围
• （一）会计凭证类 • 会计凭证分原始凭证和记帐凭证两种 （企业会计中还有汇总凭证）
三、会计档案的种类及其归档范围
• （一）会计凭证类
• １、原始凭证是经济业务发生时，所填写的书 面证明，是会计核算的原始依据；原始凭证分 自制和外来凭证两种。 自制凭证是由本单位填写的（如验收单、领 料单、借款单），外来凭证是在外单位、部门 和个人取回来的。如由供货单位开给的发票和 结算凭证，由收款单位开给的现金收据等。
三、会计档案的种类及其归档范围
• （四）其他类 • 主要包括：会计档案移交清册；会计档 案保管清册；会计档案销毁清册；银行 存款余额调节表、银行对帐单；其他应 当保存的会计核算专业资料。
会计实务培训教材
会计实务培训教材第一部分：新办企业工商、税务注册登记作为一名企业会计，也就是企业的管理人员，要成为多面手，不仅要有会计专业的技能，也要熟悉办公室、人事部的工作。
第一节企业注册一、办理营业执照1、提出申请核准企业名称，经查询获准企业名称后，凭法人身份证复印件和企业核准名称冠名通知复印件到银行申请临时帐号，并将所有股东的投资款存入“临时帐号”或将经会计事务所所评估的实物作为股东的投资，同时提供法定代表人的身份证原件，所有股东的身份证复印件、租赁合同、房产证（或产权证明）、企业注册申请表、选举证明、企业章程、委托书等材料（法定代表人、董事会成员均需签字）然后到会计事务所验资，出具验资报告并将上述有所有的材料（复印多份留存备用）送工商部门注册登记。
2、企业获准工商管理部门的“企业法人营业执照”正副本后，凭副本到指定刊刻厂门市部刻公章、合同章、财务专用章、法人私章、财务人员私章等。
3、凭公章、营业执照副本、法人身份证、经办人身份证复印件到企业注册地的技术局办理企业代码证。
4、在取得营业执照15日内必须建帐，在30日内必须到国税、地税输税务登记证。
5、凭营业执照正本、税务登记证（国税、地税）正本、企事业代码证正本、法人身份证用A4纸各复印2份，带公章、法人私章到银行申请开立“基本存款帐户”。
6、在取得税务登记证正、副本时，接通知后到指定的税务部门与税务专管理员取得联系提供税务登记证副本，凭介绍信刊刻“发票专用章”。
7、小规模纳税人按核定的定额、定率征税。
需要申请一般纳税人资格公司的需向税务部门提出申请，领取有关表格，到税务部门拿到通知到金税公司参加“防伪税控电脑填开增值税发票学习班，取得合格证后，方可购买金税IC卡（2613）增值税发票打印机（1600左右）有增值税发票可抵扣，同时企业还需要有电脑。
购买金税IC卡后，到税务局信息中心授权后通知金税公司专业人员上门安装8、申请一般纳税人的企业还需要购买保险柜和制作企业招牌。
会计档案管理培训课件
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会计凭证装订时的要求
用“三孔一线”的方法装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部 位打上三个孔，实行三孔一线打结，结扣应是活的，并放在凭证 封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件 保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；
日记帐——按照经济业务发生的先后顺序逐日逐笔登记 的帐簿。（如现金出纳帐、银行存款帐）
财务报告——是根据日常的会计核算材料，总括的反映 一定时期单位经济活动和财务收支情况及其结果的各种报表 。
会计凭证的装订 返回
一般每月按时间和记账凭 证号顺序装订成卷，装订好的 凭证按一本为一卷妥善保管归 档。
返回
装订凭证厚度一般2--3厘米，方可保证装订牢固，美观大方。
会Байду номын сангаас凭证装订后的注意事项
会计凭证外面要加上封面和封 底，并在装订处加盖骑缝章，每本 封面上填写好凭证种类、起止号码、 凭证张数、会计主管人员和装订人 员签章；在封面上编好卷号，按编 号顺序入柜，以便于调阅。
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会计账簿的装订
会计账簿，可在年终结账决算后按账簿种类进行整理装 订。如总账、明细账、现金日记账等等。为了明确责任，会计 账簿的装订须坚持“谁记账，谁装订”的原则。会计账簿的装 订须按封面、账簿启用表、账户目录、账页（按页数顺序号）、 账簿封底的顺序进行装订。会计账簿装订成册后，认真填写封 面，盖章封签。
会计档案的鉴定与销毁
鉴定销毁。对保管期满，应该销毁的会计档案，由档案部门提出意见，经 鉴定确系无保存价值的会计档案，要作出销毁结论，写出销毁报告，编制会 计档案销毁清册，先报本单位领导同意后，再报上级主管部门审查备案或批 准后可进行销毁处理，并在当地保密局指定的造纸厂销毁，二人负责监销。
会计档案讲座专题培训课件
（三） 会计报表的装订
会计报表编报完成及时以后，留存的 报 表按月、季装订成册谨防丢失，会计报表的 装订顺序为会计报表封面、会计 报表 编制说 明、各种会计报表按标号顺序排列、会计报 表的封底。报表右上角应该编页号，采用三 孔一线方式装订。
报表封面样式：
财务报告封面
单位名称：鼎湖区XXXX局 报告名称： 1-3月季报 年 度： 2006 年 本报告共 张自第 页起至第 页止 负责人 ： 经管人 ： 保管期限： 全宗号： 目录号 ： 案卷号：
月会计凭证
至1998年12月
12 凭证 XXX局1998年2月会 自1999年1月 15年
计凭证
至1999年1月
1、凭证
卷号 类别 1 凭证 2 凭证 … ….
1998
类型 税收计划
类别 报表
期限 永久
3年
其他
15年
年度 1998 1999 2000 1998 1999 2000 1998 ……
（二）、按照会计类型—类别—保期限—年度排列
类型
类别
期限
年度
经费会计 凭证
15年
1998
1999
2000
帐簿
25年
1998
1999
2000
15年
1998
类型 经费会计
（二）会计帐本的组卷
帐簿在形成时一般都有固定的格式和明确的分 类可在年终结帐后整理立卷。
1、按形成的帐簿，一册一卷，“死页帐”不 必拆去空页，“活页帐”去掉空白页，将已记帐帐 页依次编号，填写卷内帐户目录和备考表；
2、去掉塑料夹封面，每本帐簿加封面或在原 封面上贴会计档案面签，并按封面或标签上内容填 写。
账簿封面填写方法 1、 全宗名称：全宗名称相当于立档单 位的名称，填写时和会计凭证盒正面上的 “单位名称”要求一致。 2、案卷题名：由整理会计凭证的人员自 拟。案卷题名应准确概括本盒会计档案的形 成单位、时间、内容、类别，如：“XX市财 政局二00二年度（或上半年、下半年、季度） 财务报告
档案管理基础(第11章 会计档案的管理)培训教材
工资、奖金、成本等分项制成表格而成的档案参考资 料。
（3）阶段性资金分析表 是按时期对比和反映企业资金运转使用情况的参
考资料，主要供领导掌握单位经营情况、总结经验教 训和研究发展方向。
如：2000——现金会计——会计报表——25年
2.立卷 （1）凭证的立卷
由财务部门进行，将办理终结的凭证按照现金、 银行存款、销售往来等会计科目装订成册。
（2）账簿的立卷 账簿也按照科目装订成册，一本账簿就是一个保
管单位。
（3）报表的立卷 会计报表是将年报、季报和月报分开立卷，同时
根据报表数量的多少组成保管单位。
会计档案主要包含会计凭证、会计报表、会计账簿。 特别需要注意：财务会计管理的一般性文件不应属 于会计档案的范围。如：预算计划、财务管理制度、 规定等，都是不属于会计档案的。
（1）会计凭证：是记录经济业务、明确经济责任的书 面证明，是登记账簿的重要依据。
会计凭证可以分为原始凭证和记账凭证两种。
（2）会计账簿：是以会计凭证为依据，全面、连续、 科学地记录和反映各项经济业务的账册。账簿的最大 功能是分类登记。
第三节 会计档案的整理
一、会计档案整理的基本环节 会计档案整理的主要环节分为分类、立卷、排列、
编目等工作。 1.分类
根据不同的情况，会计档案可以按照三种不同的分 类方法进行分类。 （1）会计年度——形式——保管期限
如：2000——会计凭证——15年 （2）会计年度——保管期限——组织机构
如：2000——永久——基建处 （3）会计年度——会计类型——形式——保管期限
一、会计档案的收集 1.收集的原则——“统一领导，分级管理”。 2.归档范围 会计档案的归档范围主要包括：会计凭证、会计
档案员培训资料会计档案的整理课件
会计档案的归档时间
当年形成的会计档案，可暂由 会计机构保管一年，期满之后，由 会计机构编制移交清册，移交本单 位档案机构统一保管。
整理要求
1 分类
“类型－年度-保管期限”
各年度连续编案卷号
4 编目
编制会计档案案卷目录
5 装订
用线装订
6 装盒
按序装盒。填写封面、脊背。
7 排架
按凭证、账簿、财务报告、其 他分别顺序排列
1．凭证的整理
（1）会计凭证的组卷。会计凭证按记帐凭证 （后附原始凭证）顺序（即时间顺序），根据 凭证数量的多少分为若干本，每本为一卷（2厘 米左右为宜），按照多则分，少则合的基本整 理方法，按日、旬、月整理装订成卷。装订时 要去掉金属物，编上页号，加上封面和封底。 装订后，填写封面和脊背。
层领导人员。 ❖ 装订人：填写负责该本会计凭证装订的人员。 ❖ 装订时间：填写该本会计凭证装订结束的时间。 ❖ 备注：填写该本凭证需要说明的事项。
（2）会计凭证盒项目及填写方法
全宗号 目录号 案卷号 84 KJp1 121
单位 名称
襄阳市档案局
凭证 预算外会计 名称 凭证
时 间 2009年 3 月共 2 册 本盒装第 1 册
❖ 正面项目的填写方法
❖ 单位名称、凭证名称、时间、册数、 册次、记帐凭证起止号、附件数、会计凭 证总数、起止时间根据记帐凭证封面的有 关项目对应填写，填写方法与记帐凭证封 面一致。
档案工作实务
《档案工作实务》第一章文件管理第一节文件一、文件的概念与属性（一）文件的概念文件定义有很多种，以下列举两个有代表性的定义：一是学术定义；如一般教材中，文件是指社会组织和个人在各项活动中形成的、具有特定效用的凭证性信息记录。
另一是档案工作行业标准中的定义。
如中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）的文件定义是：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
从日常使用来看，“文件”一词通常与“文书”、“公文”混用。
这里使用的文件概念，也基于公务文件的理解，即狭义文件的理解。
（二）公务文件的特点1. 公文由法定作者制发2. 公文具有法定的权威性和现行效用3. 公文具有规范的体式和特定的处理程序二、文件的种类按文件的规范性情况分为通用公文和事务文件两类，现分述如下。
（一）通用公文通用公文一般是指党政机关的规范性文件。
1996年5月中共中央办公厅印发了《中国共产党机关公文处理条例》，规定中国共产党各级各类机关使用的文种有14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。
2000年中华人民共和国国务院办公厅发布（修订）了《国家行政机关公文处理办法》，规定我国各级各类国家行政机关使用的文种有13类14种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。
要了解各类通用公文的使用情况，并能分别加以区分。
如公报、公告和通告；决定和决议；意见、条例和规定；议案和报告；请示和批复；通知和通报等。
（二）事务文件事务文件是各级机关、社会团体、企事业单位处理日常事务，用来沟通信息，安排计划，总结经验，调查研究问题，指导工作的一类公文。
事务文件的主要文种有计划、总结、简报、工作要点、汇报提纲等。
第二节文件的形成与处理一、文件的拟写（一）文件拟写的基础文件的拟写过程有如下步骤：1. 领会意图，明确目的2. 调查研究，获取材料3. 总体构思，拟写提纲4. 起草初稿，认真修改（二）文件拟写的相关规范1. 行文规范（1）严格控制发文数量和范围，避免不必要的行文。
档案实务培训
三、会计档案归档要求及期限规定
归档要求： 1）企业每年形成的会计档案，应当由会计部门负责整理立卷，装订
成册，编制会计档案保管清册； 2）会计档案应做到齐全、完整。 保管期限： 第八条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为
档案与文件的区别 尚未办理完毕的文件不是档案，凡还在文书处理过程中的文件，都不
能归档，对日后没有查考价值的文件不是档案。 档案的识别： 依照《企业档案分类识别规范表》标准指引、件的规范来标示。对不
需归档的文件资料要进行剔除。 档案的收集： 将分散在单位各部门的有保存价值的文件材料向负责管理档案的人员
五、工程档案的收集与鉴定
收集方法： “四列入” ：将文件材料的形成列入计划管理，列入施工管理及考核范
围，列入有关领导和技术人员岗位职责，列入经济责任制建立档案工 作机构及网络。 “三参加”：档案人员参加设备开箱、参加各单位验收和项目总验收、 参加项目技改鉴定； “两登记”：实行移交与接收随时登记，对文件流程进行控制。 工程档案的鉴别，是指对于收集到的项目档案资料做是否属于该项目 归档范围，是否有价值的鉴定识别。 技巧： ① 依照（企业档案分类标识规范表）和工程档案分类标准指引、件的 规范来识别。 ② 对不需归档的文件资料要进行剔除。
物、背景、拍摄者介绍等等。 一组联系紧密的相片应有一个分组说明，简明扼要地写在这组照片的
上方，然后在每张照片的下端写上具体的补充说明。 录音带、录像带档案的整理以自然盒（盘）为一卷，软盘、光盘以每
张为一卷，每盒（盘、张）的外套上要贴有标签，注明内容、主要任 务、形成时间、带长（分钟）、编号、型号和保管期限等内容。 奖旗、奖状、奖品、纪念品等实物档案按件进行编号和编制目录。
会计岗位技能实务-课件-第十章 会计档案管理岗
会计档案保管期限，原则上按上表中规定的期限执行，但涉及外事的会计 凭证、会计账簿，不需要永久保管的部分，可由有关主管部门另行制定保管 年限。
第十章 会计档案管理岗
第四节 会计档案的查阅、复制与销毁
一、会计档案的查阅、复制 各单位应建立健全会计档案查阅、复制登记制度。具体包括以下几方面：
1. 各单位保存的会计档案为本单位提供查阅使用，不得外借。如有特殊 需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。
1. 各单位每年形成的会计档案，都应由会计机构按照归档的要求，负责整 理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
2. 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂时由本单位会计机构保 管1年，期满后由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。
3. 移交本单位档案机构保管的会计裆按，原则上应保持原卷册的封装，不 得随意拆封。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办 人员共同拆封，以分清责任。
人监销。
【例10-5】根据《会计法》有关规定，会计档案的销毁办法由（ ）会
同有关部门制定。
A．审计部门 B．各级财政部门C．国务院财政部门D．国务院
答案：C
解析：根据《会计法》的规定，各单位对会计凭证、会计账簿、财务会
计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。会计档案的保管期限
和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门制定。
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四、会计档案的归档时间
会计档案的归档时间是会计人员或会计部门应 当向本单位档案人员或档案部门移交整理好的 会计档案的时间。 《办法》第六条规定：当年的会计档案，在会 计年度终了后，可暂由会计机构保管一年后， 期满以后，应当由会计机构编制移交清册，移 交本单位档案机构统一保管。
四、会计档案的归档时间
三、会计档案的种类及其归档范围
（一）会计凭证类 会计凭证分原始凭证和记帐凭证两种（ 企业会计中还有汇总凭证）
三、会计档案的种类及其归档范围
（一）会计凭证类
１、原始凭证是经济业务发生时，所填写的书 面证明，是会计核算的原始依据；原始凭证分 自制和外来凭证两种。
自制凭证是由本单位填写的（如验收单、领 料单、借款单），外来凭证是在外单位、部门 和个人取回来的。如由供货单位开给的发票和 结算凭证，由收款单位开给的现金收据等。
（三）会计帐簿的整理
2、编制页码： 订本式帐簿不用拆去空白页，保持其原 貌，在背脊底边向上4.5厘米处粘贴标签。
（三）会计帐簿的整理
2、编制页码：
活页式、卡片式帐簿，在年终结帐后， 应拆除硬封面，抽出空页，将已记帐的 帐页依次编定页码，页号编写位置：单 面书写的文件材料在其右上角编写页号； 双面书写的文件材料，正面在其右上角， 背面在其左上角编写页号。
六、会计档案分类方案的制定
例如：某行政单位会计档案的分类方案（三级分类）
二级类目
预 算 会 计
三级类目 凭证类
账簿类
财务 报告类 其他类
四级类目 1、原始、记账凭证 2、工资表 1、现金日记账 2、银行存款账 3、总账 4、明细账 5、固定资产卡片 1、年度财务报告（决算） 2、月、季度财务报告 1、会计移交清册 2、会计档案保管清册 3、会计档案销毁清册 4、银行余额调节表、对账单
三、会计档案的种类及其归档范围
（一）会计凭证类 ２、记帐凭证是会计人员根据原始凭证 加以归类整理编制的，分为收款凭证， 付款凭证、转帐凭证三种。企业还有汇 总凭证。
三、会计档案的种类及其归档范围
（一）会计凭证类 3、 工资表是按照“各尽所能，按劳分 配”原则分配给劳动者供个人消费的部 分国民收入。 应归入会计档案凭证类的是工资发放名 册和各种奖金发放单。
六、会计档案分类方案的制定
例如：某企业会计档案的分类方案 这个方案先区分档案门类（如科技档案、会计档案等） 即将会计档案作为一级类目，再将不同的会计类型分 开来即设会计类型（如企业会计、工会会计等）为二 级类目，再分不同的会计文件种类（如凭证类、帐簿 类、财务报告类、其他类）即设会计文件种类为三级 类目，再以会计文件名称（如原始记帐凭证、总帐、 明细帐、年度财务报告等）为四级类目
（三）会计帐簿的整理
帐簿的形成时一般都有固定的格式和明 确的分类，可在年终结帐后整理立卷。 一般机关、团体、学校等预算会计单位 的会计帐簿有日记帐、总帐、明细分类 帐、现金出纳帐、银行存款帐、固定资 产明细帐等。
（三）会计帐簿的整理
1、组卷： 一本帐簿就是一个会计档案的保管单位， 也是一个案卷。 按形成的帐簿，一册一卷，毎本帐簿在 原封面背脊底边向上4.5厘米处贴会计档 案“小标签”，并按标签上内容填写。
永久
（银行对帐单、余额调节表） 5年
五、会计档案的保管期限
会计档案的保管期限，从会计年度终结 后的第一天算起。 保管期限5年以下（含5年）的会计档案， 可由会计机构自行保管至期满销毁。
六、会计档案分类方案的制定
分类方案是以文字或表格的形式表示档案的分 类体系，是进行档案分类的依据，编制分类方 案首先要选择分类方法。 常用的会计档案分类方法主要有：会计年度、 会计类型、会计文件种类和会计文件名称。 在工作实践中制定会计档案的分类方案通常是 将几种分类方法结合起来使用，也就是多级类 目的形式。
会计人员或会计机构向本单位档案人员或档案部门 移交整理好的会计档案应办理相关手续。
会计档案移交 表的各项内容 应填写齐全。
五、会计档案的保管期限
会计档案的保管期限是依据会计档案的 价值大小及其发挥作用的时间长短所确 定的会计档案的保管年限。 判断一份会计文件价值有多大、发挥作 用的时间有多长主要有两个方面的标准： 一是会计档案自身属性和保存状况；另 一个是社会对会计档案有哪些利用需求。
六、会计档案分类方案的制定
例如：某行政单位会计档案的分类方案 这个方案先将不同的会计类型分开来即设会计类型 （如预算会计、工会会计等）为二级类目，再分不同 的会计文件种类（如凭证类、帐簿类、财务报告类、 其他类）即设会计文件种类为三级类目，再以会计文 件名称（如原始记帐凭证、总帐、明细帐、年度财务 报告等）为四级类目
1、组卷：
会计人员在完成报帐手续后，将各种记 帐凭证连同所附的原始凭证、原始凭证 汇总表，按照记帐的先后顺序，根据其 数量多少，每月装订成一册或数册，每 册厚度一般不超过2厘米，一册即是一个 保管单位(卷)。
（一）会计凭证的整理
2、填写凭证封面与封底： 封面上一般都有固定的项目,填写时要求 齐全完整。 封底一般是登记抽出原始凭证的名称、 数量以及记帐凭证缺号等的情况说明。
三、会计档案的种类及其归档范围
（四）其他类 主要包括：会计档案移交清册；会计档 案保管清册；会计档案销毁清册；银行 存款余额调节表、银行对帐单；其他应 当保存的会计核算专业资料。
三、会计档案的种类及其归档范围
各单位的财务会计制度、预算、计划、 总结等材料，不属于会计档案范围，应 移交文书部门整理归档。 实行会计电算化的单位，有关的电子数 据和相应软件资料也应归档。
（一）会计凭证的整理
3、凭证包角格式及填写：
预·凭·1 （或8 ·0 ·0 ·0 ）
1 1-20 2005.1
（一）会计凭证的整理
4、编制案卷号： 对每年形成凭证很多的单位应在同一个 分类号下，按照时间顺序编制年度—流 水号。
对每年形成凭证不多的单位可在同一个 分类号下，按照时间顺序编制跨年度流 水号。
三、会计档案的种类及其归档范围
（一）会计凭证类 会计凭证归档范围包括：原始凭证和记 帐凭证、汇总凭证以及工资表。
三、会计档案的种类及其归档范围
（二）会计帐簿类 会计帐簿是全面地、连续地记录和反映 各项经济业务的簿籍。会计凭证只能反 映某项经济业务，而帐簿能全面、系统 地反映经济状况、形成一种经济信息体 系。
（三）会计帐簿的整理
2、编制页码： 采用电算化的单位，打印出来的帐簿也 要装订，封面可以根据帐簿的大小到档 案服务部进行统一印制。
（一）会计凭证的整理
5、编制案卷目录：（样式如图）
分类号 案卷顺序号 案卷标题 凭证张数 附件件数 记帐凭证起讫 备注
（一）会计凭证的整理
5、编制案卷目录（一式两份） 目录各项填写时要求与档案实体上 的内容一致，其中，案卷标题应注 明本册案卷的责任者、时间、会计 类型、会计文件名称等要素。 如“南通市档案局2005年1月份预 算会计原始、记帐凭证”
五、会计档案的保管期限
会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定
期保管期限分为3年、5年、15年、25年5类。
名称
保管期限
凭证 （原始、记帐凭证）
15年
（工资表）
永久
帐簿 （现金、银行日记帐）
25年
（总帐、明细帐）
15年
财务报告（年度）
ห้องสมุดไป่ตู้
永久
（月、季财务报告）
5年
其他类 （会计移交清册）
15年
（会计保管、销毁清册）
分类号 预·凭·1 预·凭·1 预·帐·1 预·帐·2 预·帐·3 预·帐·4 预·帐·5 预·报·1 预·报·2 预·其·1 预·其·2 预·其·3 预·其·4
六、会计档案分类方案的制定
例如：某行政单位会计档案的分类方案（三级分类） 分类号示例如下：
预 ·凭 ·1
预——代指会计类型：预算会计 凭——代指会计文件种类：凭证 1 ——代指会计文件名称：原始记帐凭证
六、会计档案分类方案的制定
例如：某企业会计档案的分类方案（四级分类）
一级类目
会 计 档 案 8
二级类目
预 算 会 计 0
三级类目 0。
凭证类 1。
账簿类
2。财务 报告类
3。 其他类
四级类目 0、原始、记账凭证 1、工资表 0、现金日记账 1、银行存款账 2、总账 3、明细账 4、固定资产卡片 0、年度财务报告（决算） 1、月、季度财务报告 0、会计移交清册 1、会计档案保管清册 2、会计档案销毁清册 3、银行余额调节表、对账单
分类号 8·0·0·0 8·0·0·1 8·0·1·0 8·0·1·1 8·0·1·2 8·0·1·3 8·0·1·4 8·0·2·0 8·0·2·1 8·0·3·0 8·0·3·1 8·0·3·2 8·0·3·3
六、会计档案分类方案的制定
例如：某企业会计档案的分类方案 分类号示例如下：
8 ·0 ·0 ·1
三、会计档案的种类及其归档范围
（三）财务报告类
财务报告(即会计报表)是用统一的货币计量单 位，综合地反映机关团体、企事业单位在一定 时期内的经济活动，财务收支计划情况的报告 文件。是根据帐簿的记载，加以归纳、整理和 汇总编制出来的。
三、会计档案的种类及其归档范围
（三）财务报告类 财务报告(即会计报表)种类，主要有： １、从内容分：资金平衡表、产品成本计算表、 年终奖金结算表等； ２、从时间分：旬报、月报、季报、年报等； ３、从单位分：基层报表、汇总表等。（按各 机关在编制会计报表时，所作的文字说明和分 析材料是报表的重要组成部分要与报表一起归 档。）
（一）会计凭证的整理
5、整理会计凭证应注意的问题： 由于会计凭证在若干年内具有查考作用， 所以会计人员在凭证装订成册后，需加 印骑缝章（即在包角背面加盖装订人的 私章），以示负责，并说明这种卷册不 许其他任何人拆开，以防抽换、舞弊。