会议筹备工作分工表(范本)
年中两会筹备实施阶段分工表
7月19日 13:50 7月19日 13:50 7月19日 13:50
7月19日 17:20 7月19日 17:20 7月19日 17:20
4.2
时间控制
4.3
会议拍照
4.5
会议记录
7月19日 13:50
7月19日 17:20
4.3
设备控制
7月19日 13:50 7月19日 15:30 7月18日 7月19日 17:30
7月19日 9:40
2 2.1 2.2 2.3
会议环节 大会议程 时间控制 会议拍照
7月19日 12:00 7月19日 12:00 7月19日 12:00 7月19日 12:00 7月19日 12:00 7月19日 Hale Waihona Puke 0:402.4会议记录
2.5
设备控制
2.6 3 3.1 3.2 3.3 4
中场互动 午宴环节 午宴环节 午休安排 午休安排 会议环节
1.2
会场布置
1.3
签
到
1.4
休闲区服务
7月19日 9:00 7月18日 7月19日 9:00 7月19日 9:00 7月19日 9:00 7月19日 9:00 7月19日 9:00 7月19日 10:35 7月18日 7月19日 12:15 7月19日 13:10 7月19日 13:10 7月18日
7月19日 17:20 7月19日 15:40
4.7 5 5.1
中场互动 午宴环节 午宴环节
7月19日 18:50
工表
直接责任人 协助 是否到位 备注
符莹莹
张
广
邹文文
陈
芳
吕采红
吕采红
符莹莹
邹文文 邹 历
年会活动筹备分工明细及计划推进表
年会活动筹备分工明细及计划推进表年会活动筹备分工明细及计划推进表工作小组工作项目具体内容时间计划活动方案及执行计划敲定：11/24~11/26会务组名单确定，分导演组、节目组、奖项组、宣传组、接待组、后勤组，确认具体负责人。
确认主题内容和分工合作事宜：11/27筹备小组第一次讨论会。
活动通知拟定和下发通知拟定：11/28.拟定推进计划及工作分工明细表：11/29~11/30.启动会议活动方案告知、节目评选启动：12/1-12/3.每周一进行一次筹备进度会议：11/26~11/30.导演组：物资清单确定，主题确定。
物资清单初稿，明确年会方向，总体风格。
确定视频录制及拍摄、视频剪辑解决方案，供应商。
开场视频及节目的构思，与策划公司沟通。
制作。
确定领导致辞内容、流程，方案构思与执行。
确定现场拍摄单位：12/1-12/7.开场视频：12/15-1/27.领导致辞确定，神秘环节：2/1-2/7.主持人选定，主持人的确定及接洽沟通：12/15-1/20.主持稿确定，主持稿定稿、审核：12/1-12/7.确定抽奖方案，抽奖系统操作人员确定：12/16-2/7.抽奖奖券的发放，奖券的发放：1/1-1/18.年会嘉宾确定，奖项评选审核，节目审核，年会现场工作人员，年会整体流程审核，最终彩排。
节目构思，节目选拔，节目清单，节目试演。
确定嘉宾邀请清单，奖项评选清单的审核确定，节目清单确定，确定现场工作人员分工安排，确定年会整体流程。
主导表彰+文艺汇演整体流程彩排，节目格调、种类的确定。
内部节目申报选拔，外部节目邀约。
所有节目归类、列清单。
安排试演时间地点、评委。
构思节目视频方案，与视频剪辑人员沟通。
制作。
根据年会整体流程进行节目的流程编排。
主持人走台、节目走台、工作协调人员走台、视频。
主持人走台、节目走台、工作协调人员走台，视频，带服装。
成立小组，制定评选方案、标准、流程。
下发评选通知、启动奖项评选。
组织评委会对提交的优秀员工候选人进行最终评选审核。
现场会议分工落实表
业务指导分工安排表
序号 责任处室 工作项目 机构设置 劳动工资 指导内容 内部市场化管理组织网络体系建设；内部市场化工 资政策制定、工资定额测算、劳务费定额测算、工 资结算流程、差异调整。 时间要求 责任人 备注
1 人力资源处
油石坤
2 机电处
计量器具安排布置、控制范围、管理流程设计、数 计量系统 据传递与结算、效果体现；设备租赁管理与结算流 内部租赁业务 程；电力消耗定额测算与考核。 制度规定 管理基础 仲裁机制 核算基础 管理效果 物资超市 材料管理 信息化系统 制度修订与完善；内部市场覆盖范围、结算流程。 仲裁机构设置、仲裁制度、仲裁流程、纠纷解决。 核算基础是否规范合理，如何体现内部市场化管理 12月25日前 效果。 物资超市建设是否符合内部市场化管理要求；材料 计划价格的测定；材料管理制度、流程、定额及结 算；单柱等租赁价格测算。 内部市场化管
3 计划预算处 4 审计处 5 财务资产处
刘剑璞 武军 张修韬
6 物资供应处
金奎德
7 科技信息中心
苏亦山
8 安全监察局 9 宣传部
安全管理 会议筹备
将安全管理事项纳入市场化管理。 内部市场化宣传及培训。
王治顺 刘胜利
会议筹备分工安排表序号工作项目工作内容时间要求牵头部门协办部门责任人备注会议材料准备起草领导讲话会议主持词董事会党委办公室会议材料审核把关董事会党委办公室起草全面预算内部市场化试点经验材料白庄煤矿资料汇编成册白庄煤矿拍摄电视专题片刻录光盘白庄煤矿宣传部会议事务准备安排布置会场白庄煤矿安排布置井下参观现场白庄煤矿安排布置地面参观现场白庄煤矿12月25日前总经理办公室计划预算处总经理办公室计划预算处
XX会议会务组分工表(模板)
带动活跃现场气氛。
1、所有的物料筹备需要一个具体的清单跟筹备排期； 2、做好相关的会前筹备沟通酒店的工作尽快落实住宿酒 店，如果需要增加另外的酒店住宿，要考虑地点转移带来 的交通不便，要协调车辆现场辅助转移人群。
序号 组别 负责人 手机号码
1 布展组 2 秘书组
3 现场组
4 后勤组 5 设备组 6 节目组
7 物料组
组员名单
**会议会务组分ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ一览表
会务组长：**（手机号：****）
执行组长：**（手机号：****）
主要职责
1、负责会议现场的氛围打造及建设，产品地堆，广告物料等等； 2、负责会场外围环境的布置。 1、会议报到当天负责签到、发放参会证等会议资料，告知会议期间需注意的事项； 2、建立并提醒参会人员加入会务公告微信群； 3、会议期间做好会议记录，原则上纪要初稿当天整理出来。 1、检查会场安全、熟悉现场安全通道，确保会议期间安全； 2、关注会议开始前后的开、关门；茶歇结束，及时提醒领导进入会场； 3、会场纪律的维护：会议期间（非特殊情况）不允许随时进出会场，接打电话等等。 4、传递话筒、播放视频时需要及时开灯or关灯，要随时和设备组保持沟通，了解熟悉哪个时候会有 视频播放。熟悉会议室灯光开关和空调开关的位置及使用； 5、会议照片的拍摄：全景、中景、特写一应俱全，重要环节、领导讲话等各个环节必须拍照。 6、在茶歇时间支援后勤组，包括牛奶的发放、茶水的添加、水果零食的增补等。 1、负责会议期间的住宿安排； 2、负责会议期间的餐饮安排，确定就餐人数、形式、菜品以及餐券发放； 3、负责会议前茶歇的采买，会议期间茶歇安排，在每轮茶歇结束后及时补充。（牛奶的发放、茶水 的添加、水果零食的增补等）。 1、会议议程需放映的PPT收集与检查； 2、现场设备调试，测试话筒音效、视频播放、暖场音乐等效果； 3、根据议程制作主流程PPT准备，报执行组长审核； 4、准备倒计时器程序以及倒计时提醒牌； 5、若有需要视频参会等特殊要求，自行准备相关设备。 1、与会务执行组长沟通节目形式； 2、负责筹备会议期间暖场节目（活动）和正式演出。 1、负责会前财务预算和款项的借出； 2、基础物料准备：根据物料清单准备如桌牌、横幅制作、雨具、天气情况、手机收纳盒、药品、会 务服装等等常规基础的会议物料；现场会议的牛奶使用安排等等； 3、各种纸质资料：参会人员名单，集团及草根参会领导名单，各参会人员抵达的航班及时间点，会 议议程及H5制作； 4、在各位参会领导、同事来成都开会之前，给大家发短信或者微信进行温馨提示；会议期间，各种 用餐时间、地点的提醒；临时重要事件的通知等等，可以协调公司信息部，用系统进行统一发送。 但是需要提前准备好相关内容； 5、负责会后财务决算和款项的结算报销。
会议筹备工作分工表(范本)
XX会议筹备工作安排
1
2
3
参会人员酒店代预订
XXX（领
导）
XXX（执
行）
会前3天完成
汇总各领导、专家的住宿情况
XXX（执
行）
会前2天完成
会议总负责人：XXX（领导）电话：
会务工作负责人：XXX 电话：
媒体负责人：电话：
国外代表接待负责人：电话：
其他
大型会议会前2个月必须由公司领导带队召开工作协调会，讨论会议方案，对各项工作进行分工，确定各项工作具体负责人。
如果有必要，会前1个月或者半个月，各部门领导及具体负责人还需要召开碰头会，对会议筹备工作进行协调，及早发现问题，解决问题。
大型会议的总负责人最好是公司高层领导，方便对人员及资源进行整合，发挥集体优势，将会议办的更好。
4。
会务人员分工明细表
会务人员分工明细表
会务人员分工明细表可以根据不同的会议类型和规模进行定制，以下是一个基本的模板供您参考:
会议类型 | 会议规模 | 会务人员分工
---|---|---
研讨会 | 50 人以下 | 主持人、主讲人、记录员、音响师、摄影师
代表大会 | 50 人以下 | 主持人、主讲人、记录员、翻译员、礼仪小姐、茶水服务员
讲座 | 100 人以下 | 主讲人、主持人、音响师、摄影师、茶水服务员、协助安排场地人员
展览 | 100 人以下 | 策展人、主持人、礼仪小姐、协助安排场地人员、安保人员
晚会 | 100 人以下 | 总导演、主持人、策划人员、舞蹈演员、歌手、礼仪小姐、舞台技术人员
在制定会务人员分工时，应充分考虑会议的性质、内容和规模，以及组织者的要求和预算。
同时，为了确保会议的顺利进行，应尽可能提前分配任务和责任，并确保所有人员都清楚地了解他们的职责和要求。
会议分工表模板
2.展架 个，手提袋 到表，签到笔5支。
个，会议指南
份，礼品
份。引路指示牌打印粘贴。签
3.投影，激光笔准备及调试，话筒准备，音响及视频调试音响。相关宣传片播放 。 4.准备相机及现场摄像 5.宴会席卡放置，引位，拍照。 会场安排工作总负责人 1.签到，资料发放 2.场外引位
酒店前门
，停车场
，电梯处
。
会议分工表
友情提示：必须佩戴工作人员胸牌，穿着统一工作人员服装便于参会人员辨识寻求帮助。准时出席会议，手机一律调为振动，按分工部署确定各自责任。 负责人 1.邀请函发放 2.人员接送 3、会议主题确定 外联沟通 互动环节设计 行政工作协调总负责人 1.宣传品制定及安置 酒店LED屏幕通知语 准备互动活动小礼品 1、负责与广告公司沟通定制宣传品。2、负责幕会议通知 1、资料准备及分装。 2、引路牌打印选址粘贴。 3、签到 表，笔准备。 4、找合适位置进行放置。 1、协调投影仪，激光笔，准备及调试。PPT试映及检查是否 有放映纰漏。正式开始前宣传片播放。 1、现场活动照片纪要。 1、宴席预定。2、座位设计及席卡设计制作。3、引位人员工 作分配。4、拍照人员工作分配。 备注 1、负责邀请所有意向参会人员及嘉宾。 2、集中于XX日-XX日发送邀请短信。 1、负责参会嘉宾接送。 2、协调车辆。
3.话筒传递，会场秩序维护，主持人及参会嘉宾茶水准备。会场内引位，礼品发 放。 5.检查会场，展架，宣传品是否摆放合适。 6.全场会议主持。
会场内左右侧各一位
确定各环节主持人：大会全程主持人，宴席主持人，晚会主 持人。
会后工作总负责人 1.会场展架及宣传品，剩余礼品及资料回收。
会中注意事项 1、各司其职，在做好自己工作的同时，关注其他人的工作并适当给予帮助。 2、工作时间不得扎堆聊天。
会议统筹分工明细表
蒂花之秀会议统筹表注意：会议来宾6日在酒店下榻，7日会议，8日旅游会务总指挥: 余建平会务组统筹：沈鹏生副组长：陈松苞宋美鑫会务总策划、导演：周文斌采购组组长：XXX（酒店、大巴、会场物料、订餐）；邀约组组长：XXX（短信、微信、电话）；组员：接待组组长：XXX（酒店签到、会务酒店签到、资料派发、安排房间、催促和引领入场、催促和引领就餐）；组员：场务组组长1：XXX（外场布置、会场布置、会场后勤），组员：礼仪模特组组长2：XXX（会场布置、会场后勤，引领嘉宾、鲜花、传递话筒、听导演组现场调令），组员：主持人：待定分类项目截止时间内容执行负责人辅助资料至11月15日进度责任人会前造势微信端推送11.7-11.25 公众平台，朋友圈发活动相关内容侯歌未见进展候歌行业媒体集中报道11.7-11.25 刊登广告、软文报道会议侯歌未见进展候歌网络媒体集中报道11.7-11.25 通过网站发稿增加曝光率侯歌未见进展候歌微博、QQ推送11.7-11.25 通过自媒体平台增加曝光率侯歌未见进展候歌会前邀约邀约11.08-12.01微信：阶段性发(以微信H5邀请函为主) 侯歌侯歌负责制作，终端部负责宣传、邀约已完成制作，终端部未开始发出短信：阶段性发终端部沈鹏生/陈松苞电话：两次终端部重要嘉宾邀约，马娅、任志强、桂绍元、彭维军、优秀经销商等侯歌未见进展侯歌邀约嘉宾，王总确认经销商，并安排提前邀约、沟通会前准备企业宣传片12.01 侯歌终端部提供相关素材—宋美鑫。
侯歌蒂花之秀广告片12.01 侯歌终端部提供相关素材—宋美鑫已提供，但未见脚本侯歌会议音乐12.01 暖场、进场、退场、上台、颁奖等音乐侯歌侯歌会场视频12.013D特效过场视频，要求震撼有视觉冲击力侯歌终端部提供相关素材—宋美鑫已提供素材，第一次脚本已通知修改，第二次脚本未出颁奖视频12.01 特效+素材侯歌终端部11.15日提供获奖经销商企业名称、领奖人姓名、人生格言、工作照片；每个奖项需提供4个经销商对企业及品牌的祝福、寄望视频—王总选出重点经销商，陈助理负责通知市场，杜文菁收集汇总素材收集中，预计16日可交侯歌，但侯歌未出脚本宋美鑫、侯歌论坛主背景12.01 平面设计侯歌终端部提供相关素材—宋美鑫15日已交背景稿完成设计员工节目编剧音乐、台词、布景、编排侯歌未见进展侯歌会议酒店11.11 酒店预订，交付订金公司会务组OK 会议主题11.21《荣耀·凝聚·再出发》蒂花之秀终端品牌荣耀五周年博鳌论坛暨新品战略发布会OKOK 会议亮点11.21 四大华章，五大乐章完美演绎海天盛宴OK OK会议议程初定11.15乘风顺进篇，荣耀辉煌篇，再谱华章篇，感恩载情篇OKOK 团队培训12.01 团队节目排练，增强企业信心侯歌终端部12.1全天配合节目内容未见脚本，团队士气展示中有一段VCR，未见进展侯歌会场节目预约11.28企业员工节目，互动节目，高质量专业节目。
年会活动筹备分工明细及计划推进表
工作小组
工作项目
具体内容
时间计划
导演组
活动方案及执行计划敲定
活动方案审批
11/24~11/26
会务组名单确定
分导演组、节目组、奖项组、宣传组、接待组、后勤组，确认具体负责人
11/27
筹备小组第一次讨论会
确认主题内容和分工合作事宜
11/28
活动通知拟定和下发
通知拟定
11/29~11/30
12/3-12/7
宣传物料设计制作
效果图、节目单、抽奖券、条幅挂画、奖杯、荣誉证书、展架、海报等宣传用品设计制作
12/4-2/7
节目单确定
节目单确定，设计制作
2/1-2/7
奖杯确定
根据获奖人员名单，确定奖杯样式数量名称，设计定制
1/5-1/20
会场音乐准备
开场、颁奖音乐准备
2/1-2/7
晚会现场电脑、显示屏ppt
ppt制作、确保按流程操作
12/20-2/5
现场音响、灯光、视频设备控制
确定音响、灯光控制、音乐视频播放解决方案及人员安排
2/3-2/7
现场摄影、摄像
摄影人员确定，摄像与影视策划公司沟通确定
2/7-2/9
接待组
确定礼仪接待人员名单及形象
确定礼仪人员名单
12/25-12/30
礼仪接待人员培训
礼仪接待人员培训及分工
组织评委会对提交的优秀员工候选人进行最终评选审核
12/25-12/31
颁奖词编写
颁奖词编写、定稿
12/20-12/25
颁奖视频制作
颁奖视频VCR构思，与策划公司/视频剪辑人员沟通制作
1/19-2/3
会议筹备工作分工表(范本)
XX会议筹备工作安排
备注:
会议总负责人：XXX （领导）电话
会务工作负责人：XXX电话
媒体负责人：电话
国外代表接待负责人：电话
其他
大型会议会前2个月必须由公司领导带队召开工作协调会，讨论会议方案，对各项工作进行分工，确定各项工作具体负责人。
如果有必要，会前1 个月或者
半个月，各部门领导及具体负责人还需要召开碰头会，对会议筹备工作进行协调，及早发现问题，解决问题。
大型会议的总负责人最好是公司高层领导，方便对人员及资源进行整合，发挥集体优势，将会议办的更好。
会工作分配责任表范本
年会工作分派责任表
职务负责部门工作内容达成标准所需物料上司人
总指挥张晓丽本次活动批阅报送节目。
岳仍丽
的指挥和
协调，对活
动负全责。
年会组杨盛本次年会1、下发年会通知文酒水、气
成员于江丽现场的布件球、奖品、
置、及物料2、负责部署会场；证书、瓜
准备。
3、晚会物料采买子、花生、
4、果盘物料摆放水果、互动
5、礼物发放，数目道具
核实。
6、安排领导姓名牌
子、邀请贵宾牌子
7、互动节目及所需
道具
年会组段海龙年会策划1、参加年会策划背景画面
成员及现场的2、 . 配合拍摄、录或条幅、相
部署。
制机、音乐播
放
年会组伦斐行政负责节目1、节目表演所需的音箱，话成员段莉部门素材的收音、视频资料筒、
集、编写，2、活动的音响质量
现场的电3、电源连结及准备
源音响设4、笔录本拷贝年会
备等所需的素材、电子
文档等
活动主相培恒负责各部1、年会整场主主持人礼持人段丽门的节目持和节目有序服
质量（数进行
王荣
孙晓芬后勤组
段丽量）、主持、 2、依据详细时保持现场间控制讲话时
次序间
3、把控调理现
场氛围
联系场地详尽安排见（年会及用餐通知文件）
配合活动
组工作1、统计各部门节目
名称及数目
2、节目的兼顾安
排、年会整体氛围
3、负责晚会所需手
稿的打印
3、联系专业摄像；。
公司年会分工一览表
主题年会工作安排一览表
年会组委会：***、***
时间
事项
Байду номын сангаас责任人
具体负责人
完成时间
具体工作人员
年会前期准备阶段
11月22日—12月25日
物资采购、场地申请
主持人培训
年会议程制作
订 餐
工作总结与计划催交
节目海选、排练
优秀干事、最佳贡献奖等奖项评选
邀请函、写真制作
赞助（发型、彩妆）、横幅
邀请函（附贺报）发放
宣传工作
海报宣传
横幅宣传
网络宣传
协会VCR拍摄跟进
年会中期
12月25日14:00-20:30
会场
布置
横幅、台花
贺报张贴
主席台桌椅
多媒体（投影仪、话筒及灯光）
现场签到
拉拉队、互动
节目催场
礼仪
DV拍摄
拍 照
年会结束
12月26号
新闻稿的撰写和照片整理
活动总结书写与档案整理
会务分工表
会务分工表会务流程及分工表【（活动名）】【时间】：——：【地点】年月日请前期工作准备工作项目收集与整理。
确分工。
参会人员排位按照具体情况进行会务排序，制作布方案局图。
签到表、签字笔、签到台鲜花、会务签到物资筹备手册、参会相关证件、展示板、易拉餐饮、矿泉水、纸巾、地毯、台卡台会场物资筹备座、麦克风、纸笔。
与会人员礼品礼品包装袋，礼品。
准备指示牌摆放及欢迎牌、主会场、分会场、楼梯口、回收电梯口、用餐处、指示牌。
1、主会场及分会场：背景板、投影仪、投影幕、餐饮、纸笔、麦克风、地2、易拉宝等布置用品。
布场会务现场执行现场流程执行签到处工作流程把控。
有序签到，维持秩序，避免漏签。
签到处礼品派礼品包装袋，礼品装入。
发会场接待工作会务环节衔接会场递话筒会场导位工作礼仪人员穿戴整齐统一，及时续水。
根据会务环节的顺序表，提前做好准备。
随时候命，及时提交。
会务开始前安排参会人员进场入座。
台卡摆放及回按照名牌进行有序摆放。
收会场物资摆放有序回收，小心轻放。
、回收与主持人对接提前沟通，做好彩排，主持词校对。
工作摄影摄像用餐安排菜式安排用餐形式用餐接待撤场为拍摄提供便利。
西式餐点等。
自助,围餐,维持良好用餐环境。
及时提供洁净餐具和补充餐饮食物。
参会人员彻底离会后，有序撤场，打扫干净会场。
其他会务工作会务物料制作（设计、策划）背景板（主会场）签到背景板指示牌（会场门口、公司门口、楼道和各关键点等）会务手册会场展示区展示板设计及制参会证件住宿3、司机住宿安排。
内附会务流程表。
准备医护用品准备常用药品。
工作人员（活动名）】请全体会务人员着正装参会备注。
会务组工作分工安排表
会务组工作分工安排表1 / 1组别迎宾组 （礼仪组）主持组物质组影音组节目组公关组 （外事组）督查组财务组导座组检票组后勤组会务分工安排（）成员 主要职责 备注组长：负责导引观众入场（引位） 、请注意献花时间，主讲嘉进口礼仪工作、献花 +席卡的宾上场时献花，服饰齐整。
组员：摆放等。
会议主持工作（包含会前暖 组长：场、正式会议开始的主持工 主持词提早写好，做最充 作），负责整个会议的节奏控 分的准备，服饰齐整。
制、氛围调整等。
组长： 奖品，会议物质，杂志及辅销成员：资料，产品摆放，提早准备好要播放的全部组长：负责会议现场话筒、 音乐、幻 资料，正确实时的做好播 灯的调试和播放，会议灯光的 下班作，照片拍摄后配合成员：配合，现场照片拍摄和会议摄 专业组人员实时制作软文像等工作。
等宣传资料上传系统和公司。
组长：负责节目的采集和序次的编排，以及会议进行中的催场工 保证节目演出的流利。
成员：作。
组长：会议场所的落实和报备工作，保证会议准时安全合格的成员： 外请老师的招待工作。
进行。
组长：负责会议进行中会场次序的保证会议进行中的寂静和保护，包含：响闹装置、发言、氛围。
成员： 吸烟、走动、带儿童等。
组长：负责管理睬议门票、 资料等收正确无误的记录每场会议成员： 入的账目工作。
的经营状况。
组长：负责会议开始前安排参会人保证进场有序、安全员进场入坐成员：组长：负责会议开始前参会人员的保证参会人员凭票入场检票工作成员：组长：保证参会人员吃饭、住宿负责食、宿安排工作有序完满，让与会者满意成员：。
会务分工表
会场递话筒 随时候命，及时提交。
会场导位工作 会务开始前安排参会人员进场入座。
台 收
卡
摆
放
及
回
按照名牌进行有序摆放。
会场物 、回收
资
摆
放
有序回收，小心轻放。
与主 工作
持
人
对
接
提前沟通，做好彩排，主持词校对。
摄影摄像 用餐安排 菜式安排 用餐形式 用餐接待
撤场
为拍摄提供便利。
西式餐点等。 自助,围餐,维持良好用餐环境。 及时提供洁净餐具和补充餐饮食物。 参会人员彻底离会后，有序撤场，打 扫干净会场。
会务物料制作（设计、策划）
背景板（主会 场）
其他会务工作
签到背景板
指示牌（会场 门口、公司门 口、楼道和各 关键点等）
会务手册 会场展示区展
示板设计及制
作 参会证件
内附会务流程表。
住宿
1、签到当天与酒店方联系，获取房卡
房间分配
。 2、工作人员住宿安排。
3、司机住宿安排。
准备医护 工作人员
用ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
品
准备常用药品。
会务流程及分工表【
【时间】 ： —— ：
年
月日
前期工作准备
工作项目
关键点
【地点】
（活动名）】
请全体会务人员着正装参会
主要负责人 协助人
活动总统筹 全程统筹，监督执行，工作分工。
与 会 人 员 信 息 明确参会人员人数、名单、联系号码 收集与整理 。
会务分工通知
邮件、微信、电话通知会务人员，明 确分工。
（活动名）】
请全体会务人员着正装参会
备注
参 会 人 员 排 位 按照具体情况进行会务排序，制作布
会议安排筹备表
相关责任人完成前期工作，包括：音响调试、主持人的稿件
会议前半小时的准备工作安排
流程
责任人
内容
工作人员的就位
主持人，主讲老师，工作人员就位
物品准备
桌椅、饮用水、水杯、所需其它资料准备妥当
设备调试
笔记本、网络、投影仪、麦克、音响调试好
资料的准备
相关资料准备妥当
参会人员座次分配
以及签到名单
音乐
主持人及讲师ห้องสมุดไป่ตู้音乐
麦克
客户提问环节的麦克速递
电脑
幻灯片的播放，讲师课的件播
现场工作人员
会后收尾工作
内容
责任人
备注
会场整理工作
对会场的清理
资料的回收及其整理工作
包含主讲老师的资料整理及其会议的资料整理
会议安排筹备表
会议前
时间
内容
责任人
备注
确定会议日期、主题，会议内容
完成整体会议策划案，并交予责任人审批，确定主讲老师，会场地点，明确相关责任人。
确定会议人数
相关工作人员根据策划案进行动员工作，包括宣传，对客户的邀约等，并确定意向客户。
根据邀约客户状况进行分析，安排跟进重点客户统计预估到场人数。
当天会议上午
相关工作人员接待、安排与会人员的座位并完成客户签到工作
会前的音乐播放
会前的音乐播放，播放幻灯片调节现场气氛，让先到的客户放松
文字录入
含后期重要领导讲话文字整理
会议中
时间
内容
备注
13:30
客户签到，宣传片的播放
13:55
主持人提示会议开始倒计时，
并维现场持秩序
14:00
会议开始，主持开场
大型会议实用筹备分工表
明确参会一支名单
明确经验分享及情景剧表演分行（案例展示的主要表现方式 为情景剧）
个金、三农、消费、电 子和小企等部门 个金、三农、消费、电 子和小企等部门
联系场地（酒店需符合“八项规定”和培训要求）
个金部
确定场地（场地需有大会议室、中会议室、贵宾等候室、男 女化装间、候场室、小屏风） 明确住宿房间数量和规格，明确用餐场地（三个普通用餐区 和1个领导、专家用餐房间），明确会议室数量、使用时 间，明确停车地方
会议时间：
筹备组 总指挥： 总协调： 总牵头： 牵头人： 总经办： 会议组织人员：
序号
项目
1
明确方案
2
安排场地
3
下发通知
大型会议实用筹备分工表
会议地点：
内容
牵头部门
参与部门
向刘行汇报参加总行零售会议情况
行领导、个金部
初拟培训班通知
信用卡部
明确分组讨论提纲
筹备组Βιβλιοθήκη 明确分工表 审定会议通知筹备组 信用卡部 筹备组
部门发言材料提交主管行领导审定后定稿
小企部
小企部
个金、信用卡、三农、 消费、电子和小企等部
信用卡部
个金、信用卡、三农、 消费、电子和小企等部
汇总全部部门发言材料
小企部
将发言材料放置培训发言电脑
小企部
汇总和了解情景剧编排情况
电子部
确定参演分行的人员安排及了解到位情况
电子部
汇总各条线颁奖项目 编写主持稿（颁奖及情景剧），并提交赖总审定
明确情景剧表演场地
个金部
信用卡部 信用卡部 信用卡部
明确情景剧表演人员食宿安排
个金部
明确授课专家食宿安排
个金部
XX小学家长会筹备分工安排表
材料
收集
家长会结束后，班主任要将相关材料上交到德育处存档。
5
校园
音响
负责学校音响、教室多媒体的调试，校园网络系统维护与调试，确保信息畅通，视频播放正常。
6
卫生
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ清理
校园卫生要干净整洁，教室门窗、墙壁干净整齐、无污渍，摆放整齐，内务整洁。
7
安全
秩序
负责学校安全，车辆管理，校内外秩序管理等；要制定家长会活动安全应急预案，要分工到人，明确任务、明确职责、时间；值勤人员注意形象熟知学校基本分布情况，有问必答。确保校园安全、有序，使用好监控设备。
8
咨询处
学校大门口设立问询处，安排相关人员做好导引指示工作，注意形象，使用普通话。
9
级部
巡视
包级领导要做好家长会前各项工作的指导与调度，督促班级氛围布置、室内外卫生等；家长会时，关注门前摆放桌子签到，视频正常播放，要了解家长到会情况，过程巡视，语数教师全程参会，做好相关工作总结。
10
宣传
报道
家长会期间的摄影摄像工作，相关新闻报道工作等。
XX小学家长会筹备分工安排表
序号
内 容
要 求
1
策划协调与调度
负责家长会工作总体策划、工作安排、调度，与协调，筹备召开各层面准备会。
2
专题
会议
召开全体班主任会议，安排部署家长会相关事宜。
3
材料
准备
家长会邀请函（电子稿微信群发）、家长签到表、2名发言家长安排、班级家委会发言人选、意见征集表等
4
氛围
创设
学校大门电子屏做好宣传标语；班级文化氛围完善，室内张贴物整理、学校专题片制作、拷贝、播放。
会议分工表
场地布置用物料，会议室横幅、示牌、X展架等；签到背景墙、资 料袋、参会须知、日程安排表、代表证、便签纸、笔的分装等
会场所有投影播放内容的准备和确认及跟进（包括每一个环节的不 同PPT背景，赞助商代表发言的内容等），按会议流程进行电脑操作 和文件播放。 录音笔、激光笔、会议用电脑的准备。领导主持词、 领导讲话和政策解读发言时的电脑操作和文件播放，现场提问的整
理汇总并上报领导回复
会议记录、录音、整理。
启动仪式嘉宾、赞助商、发言人员提前通知及确认是否就坐
现场布置：主背景、 X展架、各节音乐、话筒、启动球、冷焰火、 讲台鲜花、讲台LOGO贴、横幅、矿泉水、席位卡、席位标贴、奖牌
、颁奖支票等 制作会场座次图、负责全程会场的跟进 会场的确认（席位卡、矿泉水、纸、笔的摆放、横幅、指示牌、X展 架的摆放，席位卡的提供）、投影仪及话筒的调试、席位摆放要求 整场会议的摄像拍摄及后期整理保存保管及公司网站上传
整场会议的拍照及后期整理保存保管及公司网站上传
嘉宾休息安排及行程安排（休息室） 引见总经理室
会场的流程跟进 会场整体确认
会场摄像 会场照相 会场特邀嘉宾引导 会场贵宾引导
会前1小时
会议全过程 会前半小时 会议全过程 会议全过程 会议全过程 会议全过程
一览表（简版）
备注 全面负责，总体指挥 负责具体筹备和跟进，全面协调会议各项事务 制作参会人员统计总表，并提交公司领导 内部会议资料（商务政策、协议、商务管理办法、价格配置表） 负责全程礼仪、启动环节、颁奖环节（奖牌、礼品等物料）
工作项目 总协调
后勤物资 前台接待
布展
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XX会议筹备工作安排
三、其他
用车安排国外代表的车辆安排
XXX
（领
导）
XXX
（执
行）
领导、专家的车辆安排
XXX
（领
导）
XXX
（执
行）
会前3天排好车单
参加会议人员集中前往会
场
XXX
（领
导）
XXX
（执
行）
会议前一天告知大家出发时间及出发地
点，并安排人跟车
酒店安排国外代表酒店安排
XXX
（领
导）
XXX
（执
行）
会前3天完成领导、专家酒店安排
XXX
（领
导）
XXX
（执
行）
会前3天完成参会人员酒店代预订
XXX
（领
导）
XXX
（执
行）
会前3天完成
汇总各领导、专家的住宿
情况
XXX
（执
行）
会前2天完成
备注：
会议总负责人：XXX（领导）电话：
会务工作负责人：XXX 电话：
媒体负责人：电话：
国外代表接待负责人：电话：
其他
大型会议会前2个月必须由公司领导带队召开工作协调会，讨论会议方案，对各项工
作进行分工，确定各项工作具体负责人。
如果有必要，会前1个月或者半个月，各部门领导及具体负责人还需要召开碰头会，对会议筹备工作进行协调，及早发现问题，解决问题。
大型会议的总负责人最好是公司高层领导，方便对人员及资源进行整合，发挥集体优势，将会议办的更好。
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