企业电子文件归档管理讲义2016
《电子文件归档与电子档案管理规范》(GBT 18894-2016)解读
《电子文件归档与电子档案管理规范》(GBT 18894-2016)解读摘要：本文对国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）的内容进行了解读，重点分析了相关的术语和定义、业务系统的功能要求、电子文件的归档、电子档案的管理等核心内容，并对该标准提出了个人的修改意见。
关键词：电子文件归档电子档案管理规范Abstract：In this paper，the content of the national standard Specification on Electronic Documents Ar？chiving and Electronic Records Management is ex？plained. This paper focuses on the analysis of terms and definitions，the functional requirements for busi？ness system that form electronic documents，the ar？chiving of electronic documents ，the management of electronic records and？so？on. Moreover，this paper put forwards some personal opinions for the revision of this standard.Key words：Electronic documents；Archiving；Electronic records；Specification.2002年12月4日，??家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）（以下简称为2002年《规范》），并于2003年5月1日实施。
电子文讲义件的归档
• 3、设备检查
• 各单位档案机构每年应对电子档案的读取、处理 设备的更新情况进行一次检查登记。
• 4、电子档案迁移2
• 对库存电子档案进行迁移操作前，档案部门应 会同技术部门制定严密的迁移操作计划。库存电 子档案必须在完整、准确和有保障的前提下进行 更新复制。复制或补救新版后，原旧版或有问题 的载体仍需保存3年。迁移工作完成后应填写《归 档电子文件迁移登记表》。
四、归档电子文件存储的载体
• 一般办公自动化产生的电子档案可先通 过硬盘记录下来，然后转为只读式或一次 写式光盘、磁带上长期保存。永久和30年 保管期限的电子档案，应打印称纸张或转 到缩微品上保存。
五、电子文件的形成与积累
• (一)电子文件的形成的保障 • （真实性的保障、完整性的保障、有效性
的保障、安全性的保障）P245-248
进行。 1、逻辑归档方式指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电
子文件由形成部门向档案部门移交的归档方式。 2、物理归档方式指电子文件形成部门把电子文件集中下载到可脱机保存的载体
上，并将其直接交给档案部门的归档方式。 （三）归档的总体要求：1、逻辑归档的要求2、物理归档的要求3、归档载体 电子归档存储的载体类型按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可
电子文件的归档
一、电子文件的定义
• 电子文件是指在数字设备及环境中生成， 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载 体，依赖计算机等数字设备阅读、处理， 并可在通信网络上传送的文件。
二、电子文件的来源
• 主要有三个方面： • 1、电子政务网上流传的电子文件，包括上级下发
的文件，同级的平行文件，下级上报的文件和本 单位形成的文件。 • 2、非网上流传的文件，包括会议记录、统计报表、 会议文件等不经文书处理的纸质文件及其他载体 文件，采取相应技术手段转换成的电子文件。 • 3、其他门类的电子文件，包括数码照片、CAD 图纸、视频文件、音频文件和其他多媒体电子文 件等。
电子文件归档与管理规范培训内容
要逐份登记《电子文件登记、检验表》和电子文件 说明标签，并将打印成电子表格，与电子文件一起 保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并 与相应的电子文件拷贝一起保存，在项目竣工验收征 载体编号 通讯地址 电话 硬件环境（主机、网络服务 器型号等） 设备环境特征 软件环境（型号、版本等） 数据库系统 文字处理工具浏览器压缩或解密软件 记录总数 记录结构（物理、逻辑） 总字节数 文件记录特征 记录字符图形、音频视频文 件格式 型 号： 数 量： 备份数： 电子文件的检验 检验项目 载体外观检验 病毒检验 真实性检验 完整性检验 有效性检验 技术方法与相关软件说 明登记表、软件、说明 登记表、软件、说明资 料检验 填表人签名 单位领导审核意见： 制表审核 档案馆审核人签名 年 月 日 移交人员签字： 移交人员签字： 移交人员签字： 移交人员签字： 移交人员签字： 移交人员签字： 检验人员签字： 检验人员签字： 检验人员签字： 检验人员签字： 检验人员签字： 检验人员签字： □一件一盘 □一件多盘 □多件一盘 □多件多盘 是指电脑主机里面的CPU,内存,显卡等硬件的配置 联系人 载体类 型
(c)对通用软件产生的电子文件，应同时收集其 软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说 明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应 转换成通用型电子文件，如不能转换，应连同 专用软件一并收集。
电子文件归档与档案管理课件
•
文档一体化的全过程管理
•
保障电子文件真实、完整、有效性
电子文件归档与档案管理
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电子文件管理原则
• 文档一体化
• 是从文书和档案工作全局出发，实现从文件生成制发到归档管理 的全过程控制。
• 包括：
•
文档实体生成一体化
•
文档管理一体化
•
文档信息利用一体化
•
文档规范一体化
电子文件归档与档案管理
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电子文件管理原则
电子文件归档与档案管理
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电子文件的收集与积累的要求
• （4）对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件的存储格 式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件 以xml、rtf、txt为通用格式
电子文件归档与档案管理
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电子文件的收集与积累的要求
• （5）对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集 时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型 电子文件以jpeg，tiff格式为通用格式
电子文件归档与档案管理
电子文件归档与档案管理
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课程综述
• 一、电子文件管理 • 二、文书档案机读目录格式 • 三、纸质档案数字化规范 • 四、机关档案数字化规程
电子文件归档与档案管理
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一、电子文件管理基础
电子文件归档与档案管理
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电子文件的产生
• 1、信息技术的革命给各行各业带来的深刻的影响 • 2、办公自动化产生的电子文件 • 3、生产领域产生的电子文件 • 4、电子商务产生的电子文件
• 文档一体化的意义： • 使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全 • 文档超前控制 • 提高信息检索效率 • 有助于科学决策 • 提高行政效率 • 有利与人、财、物的合理利用
档案管理之《归档要求》2016
归档要求第一条公司各部门在管理、生产、开发、基建、科研、技术业务、经营等每项任务完成后，均要组织协调各方收集整理和归档企业管理、工程管理、施工、安装、验收、调试、启动、试生产各阶段的文件材料。
公司各单位必须将文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入各项工作计划和管理工作程序之中，纳入部门和人员职责范围，纳入经济责任制进行考核。
第二条文件归档前应进行系统整理，经公司领导和部门经理审定并签字。
各部门按归档范围填写《文件移交资料清单》；对暂不归档的文件材料，应填写《暂不归档资料清单》，交公司档案室专职人员保管。
第三条档案整理要求：（一）各部门应将文件材料的收集、积累、整理和归档工作纳入各项工作计划和管理程序，纳入部门和人员职责范围，纳入责任制并进行考核。
（二）公司文书对收文、发文的处理单、签发单、发文底稿、正件、附件按档案案卷质量，对用纸、字迹、书写规范及签发手续等的要求严格把关，对不符合案卷质量要求的应及时处理纠正。
（三）文书、兼职档案员应认真收集和积累公司、本部门归档范围内的文件材料，按规定要求移交档案科，做到应归档的必归档。
（四）归档的文件材料要齐全、完整、准确，符合文件材料形成规律，保持其有机联系。
（五）归档的文件材料应为原件，非纸质文件材料应有文字说明一并归档，外文材料应与中文翻译件一起归档。
（六）具有长期保存价值的电子文件，必须制成纸质文件与电子文件原件一同归档。
归档的电子文件的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。
（七）归档文件材料要符合档案保管要求，不允许有热敏传真纸及铅笔、圆珠笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水等字迹。
（八）文件材料归档前，均应进行系统整理，组成保管单位。
文书、兼职档案员和档案人员应负责检查归档文件材料的齐全、完整、准确情况，并编写移交清册，随归档的文件材料移交档案科。
重要项目的文件材料归档时应编写归档说明，并经项目负责人审核签字。
（九）交接双方应严格执行交接手续，认真核对移交清册，双方责任人、负责人在移交清册上签字，移交清册各留一份永久备查。
电子文件归档与电子档案管理方法
电子文件归档与电子档案管理方法电子文件归档与电子档案管理方法讲解大纲王卫森前言2016年8月29日发布，2017年3月1日实施的国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）代替《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2002），成为电子文件归档与电子档案管理的最新依据。
今天我们将据此介绍电子文件归档和电子档案管理的基本原则方法，并结合我市实际重点介绍文书电子文件和照片、音视频电子文件归档与电子档案管理的方法步骤。
一、电子文件归档与电子档案管理相关定义：1、电子文件electronic document国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
电子文件由内容、结构、背景组成。
2、电子档案electronic records具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
3、元数据metadata描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。
4、组件component构成电子文件、且独立存在的一个比特流。
示例：文书类电子档案的组件包括电子公文正文、若干附件、定稿或修改稿、公文处理单等。
5、真实性authenticity电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形成时的原始状况相一致的性质。
6、可靠性reliability电子文件、电子档案的内容完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实的性质。
7、完整性integrity电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。
8、可用性useability电子文件、电子档案可以被检索、呈现或理解的性质。
9、业务系统business system形成或管理机构活动数据的计算机信息系统。
示例：办公自动化系统、电子商务系统、财务系统、人力资源系统、产品数据管理系统、网站系统、电子邮件系统等促进机构事务处理的应用系统。
电子文件归档与管理课件
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（图4）
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（图5）
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从编辑界面（图7）看，专职档案员在这一阶段的 主要工作是根据形成部门纸质归档文件的整理结果、 利用OA系统导入的数据信息对每份文件的缺失数 据进行补充，并对不合理的数据加以修改。 需要补充和修改的项目主要有： 1.案卷/盒号： 每个期限编一个流水号 2.保管期限： 永久、30年、10年 3.密 级： 秘密或公开 4.题 名： 文件标题，归档文件中含部分未经OA 系统流转的材料，应对题名作相应修改，以更全面 地揭示文件内容 5.起止日期： 文件日期 6.页 数： 每一份归档文件有图文页面的总页数 7.是否OA归档：是或否
电子文件归档与管理
延安市档案局 蒋涛
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本次讲座的内容大纲
一、时代背景 从IT走向DT的大数据时代 二、电子文件的收集与归档
（一）电子文件的概念 （二）电子文件的产生 （三）电子文件的种类 （四）电子文件的收集 （五）电子文件的归档范围和保管期限 （六）电子文件的归档方式
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（三）电子文件的种类
根据电子文件的特点，有以下两种划分方法。 1.按电子文件的信息存在形式划分: （1）文本文件（Text，代码为T ） 通用格式：XML、RTF、TXT （2）数据文件 （Database，代码为D ） 通用格式：mdb、dat、dbf
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Байду номын сангаас
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2、光盘盒封面填写光盘的载体信息，包括：光盘编 号、套别、名称、内容摘要、保存年限、光盘版 号。
电子文件归档与电子档案管理方法
电子文件归档与电子档案管理方法讲解大纲王卫森前言2016年8月29日发布，2017年3月1日实施的国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）代替《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2002），成为电子文件归档与电子档案管理的最新依据。
今天我们将据此介绍电子文件归档和电子档案管理的基本原则方法，并结合我市实际重点介绍文书电子文件和照片、音视频电子文件归档与电子档案管理的方法步骤。
一、电子文件归档与电子档案管理相关定义：1、电子文件electronic document国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
电子文件由内容、结构、背景组成。
2、电子档案electronic records具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
3、元数据metadata描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。
4、组件component构成电子文件、且独立存在的一个比特流。
示例：文书类电子档案的组件包括电子公文正文、若干附件、定稿或修改稿、公文处理单等。
5、真实性authenticity电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形成时的原始状况相一致的性质。
6、可靠性reliability电子文件、电子档案的内容完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实的性质。
7、完整性integrity电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。
8、可用性useability电子文件、电子档案可以被检索、呈现或理解的性质。
9、业务系统business system形成或管理机构活动数据的计算机信息系统。
示例：办公自动化系统、电子商务系统、财务系统、人力资源系统、产品数据管理系统、网站系统、电子邮件系统等促进机构事务处理的应用系统。
10、电子档案管理系统electronic records management对电子档案进行采集、归档、编目、管理和处置的计算机信息系统。
电子文件归档与管理PPT文档共52页
电子文件归档与管理
36、“不可能”这个字(法语是一个字 )，只 在愚人 的字典 中找得 到。--拿 破仑。 37、不要生气要争气，不要看破要突 破，不 要嫉妒 要欣赏 ，不要 托延要 积极， 不要心 动要行 动。 38、勤奋，机会，乐观是成功的三要 素。(注 意：传 统观念 认为勤 奋和机 会是成 功的要 素，但 是经过 统计学 和成功 人士的 分析得 出，乐 观是成 功的第 三要素 。
企业电子文件归档管理讲义2016
文件归档阶段
档案阶段
双轨阶段 归档节点
单轨阶段二 系统数据清除
第 九节 定期鉴定、销毁和进馆
一、 依据不同类别档案管理要求进行鉴定 二、 电子档案的销毁
全过程的记录，销毁清单和记录打印后纸质存档 档案实施物理销毁
三 、 参照《电子档案移交与接收办法》
内 容
第一章 第二章 第三章 电子文件归档必要性及其意义 认识电子文件 电子文件归档管理的标准规范与制度
鉴定的方法
2、完整性鉴定
鉴定的内容
电子文件ᶴᡀ信息是否完整，是否能 否全部显示。如电子表格
2、完整性鉴定
鉴定的方法
电子文件信息完整性。 元数据是否完整。 软、硬件环境归档是否完整。 原因：有些电子文件需要特殊的软、硬件环境才 能显示或处理。
3、可用性鉴定
鉴定的内容
（二）元数据 （三）非通用格式电子文件阅读需要的阅读软 件； （四）必要时硬件环境也要收集
第二节 鉴定
一、电子文件移交时的检测鉴定
（一）技术检测 （二）真实性、可靠性、完整性和有效性鉴定
第二节 鉴定
1、真实性 和可靠性 鉴定
鉴定收到的电子文件是否真实、可靠 鉴定内容
是否来自所归档的系统 内容是否被非法更改 所有的信息是否能够显示 方法一：通过对归档接口或方法的信任来任信 方法二：通过信息确认技术来检测 方法三：通过元数据来判定是否被调换，有可能归 档了不是需要版本的电子文件，如不是发放版。最 好对归档的电子文件有标记。
2014年，中国网 络零售规模达 28211亿元，比 2013年增长 49.7%
青岛市企业电子文件归档与管理规则课件.ppt
精品
用大写英文字母A、B、C表示。A表示 封存保管；B表示查阅利用；C表示异 地存放 ，进馆时需要ＡＢ两套
· 整理方法
存储 归档 电子 文件 的载 体背 面式 样
GL
注意脊背用大写汉字填 写
精品
· 整理要求 ①归档电子文件的整理，应按内容、项目、保管期限、密级等因素相对 集中 ②不同保管期限、不同类别的电子文件不应存储在同一盘载体中
精品
4 收集
要求一：电子文件的收集积累由文件形成部门指定专人负 责，档案部门负责其监督和指导工作。 要求二：用文字处理技术形成的文本文件，收集时应注明文 件存储格式及其属性，收集时应转换为XML或TXT格式。 (注:现
阶段支持word、pdf)
要求三：用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件， 收集时应转换为JPEG、TIFF或PDF格式
精品
·归档时间
①产品研制、工程设计的电子文件在各研制阶段结束、产品定型、 工程竣工后，由相关责任部门进行系统整理，并在3个月内归档。 ②科研课题的电子文件应在课题验收或评审、鉴定测试合格后立即 归档。 ③其它类目的电子文件归档时间，按各类目现行文件归档时间要求 执行。
精品
·归档电子文件的保管
①归档电子文件应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完 整性、有效性。 ② 归档电子文件的保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应具备一 些特殊条件。
精品
④电子文件归档前，由文件形成部门对电子文件的有效性和完整性进行审 核，并由负责人签署审核意见。采用某些技术方法保证电子文件有效性和 完整性的，应把其技术方法和相关软件一并归档。
⑤电子文件归档时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括硬件环境 的有效性及其信息记录格式等，对不合格的归档载体，应退回形成单位重 新制作。（在移交登记中双方签字）
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三、电子文件归档后与传统载体档案相比 其好处及存在问题
（一）优点
存储空间小（30万卷 *100页*100K=3000G） 信息处理效率高 共享利用方便
真实性认定问题 长期性保存问题
（二）问题
内 容
第一章 第二章 第三章 电子文件归档必要性及其意义 认识电子文件 电子文件归档管理的标准规范与制度
内 容
第一章 电子文件归档必要性及其意义
基于互联网而衍生的商业模式不 断创新；互联网不断深入到我国 政治、经济、文化、医疗及教育 等领域，并产生深远影响；网民 人数从无到有，逐渐发展成6.32 亿人的庞大规模，使中国成为世 界上网民数量最多的网络大国。 中国互联网已全面进入Web2.0 和“互联网+”时代，越来越多 的网民参与网络内容的生产和文 化氛围的创造。 工业4.0——智能制造使电子文 件大量产生。 大数据行动计划对电子文件归档 管理提出了紧迫的需求和千载难 逢的机遇。
第四章
电子文件归档方案
一、电子文件什么时候可以归档
什么样的电子文件可以归档
生效的，如走完审批流程的
办理完毕
什么时候可以归档
二、电子文件经过了什么操作才算完成了 归档
进行了鉴定，有保管期限 按照规则进行了整理和编写，并给定档号 存储格式符合长期保存要求 元数据项完整
运行时的备份不是归档
第四章 电子文件归档方案
改变电 子文件 的物理 位置
增加保 管期限
确定顺 序，添 加档案 号
给这 份文 件进 行赋 权
建设规则
捕获
收集
鉴定
整理组卷
赋权
归档范围
预组卷规则
保管期限表
组卷规则
利用
第一节 收集
一、归档范围的确定 注意三种情况
第一种情：有纸质载体的情况；归档参照纸质 档案归档范围，与纸质档案相同 第二种情况：形成时没纸质的但可输出纸质载 体 第三种情况：不能输出纸质载体的电子文件归 档范围的确定
鉴定的方法
2、完整性鉴定
鉴定的内容
电子文件ᶴᡀ信息是否完整，是否能 否全部显示。如电子表格
2、完整性鉴定
鉴定的方法
电子文件信息完整性。 元数据是否完整。 软、硬件环境归档是否完整。 原因：有些电子文件需要特殊的软、硬件环境才 能显示或处理。
3、可用性鉴定
鉴定的内容
第一节 国际标准化组织的标准
ISO15489《信息与文献—文件管理》 (已成国标) ISO23081《文件元数据—原则》(已成国标) ISO/TR 26102《信息与文献——电子文件的长久 保存需求》 ISO MSR 30200《文件管理体系：基础和术语》 ISO/TR 18492《基于文档的电子信息的长期保存》 ISO/TR 15801《文档管理——电子存储的信息— —关于真实性和可靠性的建议》
国外企业做法——数据在原系统中只呆两年
二、 同一系统不同版本产生的数据不能集成管 理
有的企业存在三套不同版本的OA系统 有的企业因为从旧版系统向新版系统迁移，不 得不丢失大量数据。
OA（Domino） 90年代 OA（SQLServer） 当前 80年代
OA（Dbaseiii）
档案系统
第四章 第五章
电子文件归档方案 元数据管理
元数据的管理
元数据的作用
真实性认定的需要 管理的需要（没有元数据无法分类、整理，更 无法长期读取电子档案）
DA/T46-2009《文书类电子文件元数据方 案》
2009年12月16日发布 标准融合了ISO23081国际标准的理念编制出来 的
元数据总体框架
通用完数据 架构 及原则与定 义方法
文书文件件 元数据
科技文件元 数据
其他专业文 件元数据
元数据元素
元数据 聚合层次 来源 编号 M3 M4 M5 M6 元数据 档案馆名称 档案馆代码 全宗名称 立档单位名称 全宗号 目录号 年度 保管期限 机构或问题 类别号 室编案卷号 馆编案卷号 室编件号 馆编件号 文档序号 页号
第二节 鉴定
二、电子文件整理前保管期限的划分
智能化鉴定大显身手
三、保管过程中定期鉴定
第三节 整理
一、整理的工作内容
分类 给档号（卷/盒内排序、案卷/盒排序）
二、手工归档中的整理 三、自动归档中的整理
分类：一般是通过字段（元数据）值来控制 给档号（卷内排序、案卷排序）：需设定规则
第二节 国家的标准
DA/T46—2009《文书类电子文件元数方案》2009-12-16 发布 DA/T47—2009 《版式电子文件长期保存格式需求》200912-16发布 DA/T48—2009 《基于XML的电子文件封装规范》200912-16发布
第三节 管理制度与办法
一、国家颁布
《电子文件管理暂行办法》，39号文 《电子公文归档管理暂行办法》，国家档案局6号令， 2003年7月28日发布 2003年9月1日施行。 《电子公文传输管理办法》，国办函[2003]65号 《电子档案移交与接收办法》，档发 [2012]7 号 2012 年 8 月 29 日印发
内 容
第一章 第二章 第三章 电子文件归档必要性及其意义 认识电子文件 电子文件归档管理的标准规范与制度
ERA(electronic record archive) 项目
由美国NARA（国家文件与档案中心）探寻保护联邦 数字遗产的方案。 始于1998年，1999年在理念上证明保存电子文件具 有可能性； 2000年成立ERA项目管理办公室；2001年保存参议 院电子文件取得成果； 2002年研发出ERA系统需求；2003年建成虚拟档案 馆实验室；提出设计及原型要求建议； 2004年选定两家承包商分别进行ERA设计；2005年 确定洛克希德.马丁为承包商，项目金额3.08亿 元;ERA项目正式启动。分期建设，于2012年完成， 首期2007年开通。 目标：通过独立于形成的任何软件环境与硬件平台， 采集并长久保存美国联邦政府机关、国会、法院产生 的各种类型、格式的电子文件，并提供利用。
三、电子文件和档案共享利用的需要
内 容
第一章 第二章 电子文件归档必要性及其意义 认识电子文件
第二章 认识电子文件/电子档案
一、概念 电子文件
国家标准《电子文件归档与管理规范》 的定义
电子档案
电子文件
归档
电子档案
二、电子文件/电子档案几方面特性
对硬件和软件的相对（非绝对）依赖性 非直读性 信息与载体的相对分离性 结构复杂性、对背景信息和元数据的依赖性 信息共享的便利性和安全维护的复杂性
文件是否能正常打开并显示所有内容 是否用的归档的存储格式
3、可用性鉴定
鉴定的方法
收集不可识别电子文件特征，形成特征库，进行 文件比对。（可识别性）
文件是否能正常打开并显示所有内容，通过防 病毒检测。（可靠性） 是否用的归档的存储格式。（兼容性）
离线移交保证载体的完好无损。（完好性）
要注意本企业所有的系统进行梳理
内部形成的
系统形成的
办公自动化系统、直接支持本企业产品和业务的业务系统 、财务和会计管理信息系统、人力资源管理信息系统、本 企业其他职能活动管理信息系统
零散形成的
从外部接收而来
从数据结构角度进行梳理，包括
结构化数据 非结构化数据 以独立文档形式存在的记录
第二节 国家的标准
GB/T17678.1-1999《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要 求 第一部分：电子文件归档与档案管理》 GB/T 17678.2-1999《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要 求 第二部分：光盘信息组织结构》 GB/T 18894-2002《电子文件归档与管理规范》2002/12/04发 布, 2003/05/01实施 DA/T 15-1995《磁性载体档案管理与保护规范》1995/03/01发 布 DA/T 31-2005《纸质档案数字化技术规范》，2005/04/30发布， 2005/09/01实施 DA/T 32-2005《公务电子邮件归档与管理规则》，2005/04/30 发布，2005/09/01实施 DA/T 38-2008《电子文件归档光盘技术要求和应用范围》
（二）元数据 （三）非通用格式电子文件阅读需要的阅读软 件； （四）必要时硬件环境也要收集
第二节 鉴定
一、电子文件移交时的检测鉴定
（一）技术检测 （二）真实性、可靠性、完整性和有效性鉴定
第二节 鉴定
1、真实性 和可靠性 鉴定
鉴定收到的电子文件是否真实、可靠 鉴定内容
是否来自所归档的系统 内容是否被非法更改 所有的信息是否能够显示 方法一：通过对归档接口或方法的信任来任信 方法二：通过信息确认技术来检测 方法三：通过元数据来判定是否被调换，有可能归 档了不是需要版本的电子文件，如不是发放版。最 好对归档的电子文件有标记。
第一节 归档收集
一、收集的方法