水利工程技术档案管理存在的问题及对策

水利工程技术档案管理存在的问题及对策

发表时间：2020-01-14T10:20:16.283Z 来源：《基层建设》2019年第28期作者：邓洁[导读] 摘要：水利工程技术档案包括从工程项目的提出、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行等全过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录，它对工程建成投产后的管理、运行、养护等技术工作的决策、设计起着重要的凭证和依据作用，对其他工程也起着借鉴与参考的作用。

泗洪县水利局江苏宿迁 223900摘要：水利工程技术档案包括从工程项目的提出、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行等全过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录，它对工程建成投产后的管理、运行、养护等技术工作的决策、设计起着重要的凭证和依据作用，对其他工程也起着借鉴与参考的作用。本文在着重阐述水利技术档案的管理重要性及其做法的同时，结合实际事例重点详述了工程资料整理的步骤，因为只有做到整理好工程建设资料，才能更好实现水利技术档案的正规化、标准化管理，更全面的服务于水利工程建设事业。

关键词：水利工程；技术档案；管理引言：在新时期对水利工作提出更高要求的背景之下，水利工程档案管理显得愈发重要，水利工程档案日益显示出其在经济建设中的重要作用，水利工程档案管理工作贯穿于水利工程建设程序的各个阶段，是衡量水利工程质量的重要依据，在实践中应充分利用新技术，建立工程档案数据库，提高档案管理水平，最大限度地发挥水利工程技术档案应有的作用，为建设高标准、高质量的水利工程和建成后的运行管理提供理论依据和借鉴。

1.水利工程技术档案的特点

水利工程技术档案产生于整个水利基本建设全过程，包括从项目提出、可行性研究、设计、决策、招（投）标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行（使用）等过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。水利工程技术档案的进程要与工程建设进程同步，即所有的建设项目，从立项时，就应开始进行文件材料的收集、积累和整理工作；建设单位可在与勘测、设计、施工、监理等单位签订合同或协议时，对水利工程档案的质量、份数和移交工作提出明确的要求；在进行工程进度与施工质量检查时，同时检查水利工程档案的收集与整理情况；在进行单元与分部工作质量等级评定和工程验收时，要同时验收应归档文件材料和完整程度与整理质量，并在验收后，及时整理归档。整个项目的归档工作，应在工程竣工验收后三个月内完成，项目尾工的归档工作，应在尾工完成后的一个月内完成。水利工程技术档案必须完整[1]、准确、系统，并做到字迹清楚、图面整洁、装订整齐、签字手续完备齐全，图片、照片等要附以有关情况说明，所有归档材料不得使用圆珠笔、铅笔或红墨水等容易褪色的材料书写（包括拟写、修改、补充、注释或签名）。水利工程建设是一项涉及多专业、多学科的系统工程，这样使得水利工程技术档案具有内容丰富、数量繁多、综合性强的特点。大型水利工程建设，有可行性研究、设计、施工、验收、使用等多个阶段，每阶段时间较长，所以档案形成的时间段较长。水利档案是科技档案的重要种类，来源于水利工程建设的全过程，不仅是水利工程建设过程中的质量评定、事故原因分析、各阶段施工及竣工验收的依据，而且在工程建成后的运行管理过程中同样发挥着不可替代重要的作用。

2.搞好水利工程技术档案管理的几点建议 2.1加强水利档案保存意识

水利工程中的技术人员是产生档案材料的主要来源。其档案保存意识的强弱从一定程度上决定着水利档案工作的质量。在加强水利技术人员档案保存意识的工作方面应该从以下几点入手：第一，通过下发文件、通知的形式从认识上强化水利技术人员的档案收集、存管意识；第二，在水利工程的项目说明会上，通过会议强调的方式，强化水利档案收集及存管意识；第三，建立完善的档案上交、存管体制，从制度上对水利技术人员进行约束，特别是建立科学、合理的电子档案上交及存管系统，用不可变的机器来强制约束其档案保存意识。此外，相关分管领导在档案管理过程中应发挥行政管束的作用，强化分管领导意识，由高及下，不断强化整个水利部门的档案保存意识。进一步完善规章制度，落实同步管理要求，真正做到工程建设与工程档案工作同计划、同布置、同检查、同总结、同验收。

2.2强化水利档案保存的行政职能

档案存管相应行政部门应建立完善的水利档案提交、管理制度。在与水利技术人员进行关于档案材料的下发、收取等方面要做到严谨、及时、严格。强化相关行政部门的权力职能，坚决从制度上避免档案材料上交及存管的松散、不严格等弊病。不定期开展对水利工程建设项目档案工作的检查，通过检查，摸清情况，查清问题，分析原因，帮助制定整改对策措施。加强档案存管部门工作人员的档案管理相关知识的培训，使其具有相关的专业性知识以及档案工作人员应该具备的基本职业精神[2]。

2.3加强软硬件设施投入

在水利档案管理过程中，软硬件的配套设施是必不可少的。首先，在硬件方面要加强水利档案管理部门的硬件设施建设，避免档案存管硬件与工作人员办公硬件的叠加使用，并且要配套其他专用计算机做好数据备份。在软件方面，应该开发或购入功能完备、科学合理、系统严谨的电子档案上交存管系统，以使水利技术人员在水利工程实施的过程中，及时、便捷地提交工程建设过程中产生的档案材料。进一步重视档案安全，加快推进工程建设项目档案工作信息化发布工作。

2.4强化水利工程项目档案管理

水利工程一般是以项目为基础的系统工程，因此必须以项目为基础，不断强化项目的档案管理流程。强调在档案管理方面以项目类别为第一保存序、以项目时间为第二保存序，根据水利工程自身项目特点合理设置管理方案。同时，要建立相应项目档案索引，从而方便相关人员进行档案查阅、项目验收以及水利工程项目总结。

2.5提高管理人员的专业素质

水利档案管理人员不仅要具备档案专业管理知识，还应具备一定的水利工程专业知识，只有这样，才能更细致、更合理、更符合工程特点地制定相应的水利工程档案管理体系，有的放矢地要求水利工程专业技术人员及时归档，更好地做好水利档案管理工作。为此，要加强水利工程档案管理人员的业务培训，提高他们的档案管理水平，打造一支优秀的水利工程建设项目档案工作队伍，使水利档案实现标准化、规范化的管理有一个切实可行的保障。

2.6统计标准化