EXCEL之手把手教你如何做合同明细表

EXCEL之手把手教你如何做合同明细表摘要：EXCEL 合同明细表目录链接

目录

1. EXCEL合同台账的管理作用

2. 合同台账框架

2.1 目录表

2.2 单个合同明细表

2.3 空模板

2.4 下拉箭头清单

3. 合同台账中使用的EXCEL的功能及作用

4. 操作流程

4.1空模板页面和下拉菜单制作

4.2新建合同文档

4.3 合同执行阶段数据录入

4.4 合同执行完毕

以下为正文：

1. EXCEL合同台账的管理作用

1.1 统一企业的EXCEL合同台账格式，方便录入各项合同数据；1.2 建立合同目录清单，分类罗列，执行状态一目了然；

1.3 动态登记合同执行过程中的每一个数据，促进合同执行和合同数据高度统一；

1.4 合同执行完毕后，打印作为合同封面留底，便于查看或审核书面合同执行情况；

1.5 本文只针对企业的采购合同做管理台账，如有需要，可根据此模板制作企业的销售合同台账。

2. 合同台账框架

2.1 目录表

2.1.1 作用：合同的清单，并可实现分类呈现和汇总；

2.1.2 格式如下：

2.2 单个合同明细表：

2.2.1 作用：合同的清单，记录合同的各项静态信息，在执行过程中，记录每一条合同的动态信息，；

2.2.2 格式如下：

2.3 空模板：

2.3.1 作用：新增合同时，以此合同为空白模板复制建档；

2.3.2 格式如下：

2.4 下拉箭头清单

2.4.1 作用：作为部门、费用类别、合同类别下拉清单设置用途；

2.4.2 格式如下：

3. 合同台账中使用的EXCEL的功能及作用

3.1 超链接：用于文档页面间转换，便于目录和单个合同股明细来回的切换；

3.2 移动或复制：用于文档复制，新建合同清单，复制空模板，建立一个新的模板格式的页面：

3.3 定义名称：设置下拉菜单的清单时，可以跨页面使用；

3.4 if函数：用于判断合同执行的状态；

3.5 查找替换：用于设置跨页面取数公式时，替换公式中的一部分数据。

4. 操作流程

4.1下拉菜单制作：

4.1.1 下拉菜单数据页面格式如下：

4.1.2 录入部门、费用类别、合同类别相关信息4.1.3 选取如下图所示：

选择多出3行的数据，点击右键，选择功能“定义名称”，后如上图所示，在“名称”栏目中输入：BM

费用类别照此操作，在“名称”栏目中输入：FY

合同类别照此操作，在“名称”栏目中输入：HT

4.1.4 空模板页面下拉菜单制作：

点击需要设置的下拉菜单单元格：提报部门，点击EXCEL功能菜单“数据”—“数据验证”—“序列”，如下图所示：

在来源栏目中输入：=BM，即完成提报部门项目下拉菜单的设置费用类别照此操作，在“来源”栏目中输入：FY

合同类别照此操作，在“来源”栏目中输入：HT。

4.1.5 链接操作：

上图的“返回目录”单元格点击右键，选择功能“超链接”，设置点击“返回目录”单元格，即返回文档中“目录”页面，本文中也在“厦门XX公司合同台账”设置返回“目录”页面，如下图所示：

4.2新建合同文档：

4.2.1 新建：

在页面名“空模板”点击右键，选择功能“移动或复制”，然后新建新文档，注意要勾选“建立副本”，然后将页面名称改成合同归档号，如本文中“YX001”，营销部门1号合同，本文中合同归档号与合同编号一致，根据实际管理需要，归档号可以顺序号或其他的。4.2.2 录入合同的详细信息：

除有设置公式外的字段，需输入相关信息，如下图所示：

注意：图中勾选部门，请合同管理人员需录入合同的主要内容和付款进度及付款所需的条件。

4.2.3 关联目录表

在“目录”页面按照字段设置等于号（=）对应的单个合同信息的字段信息，同时，在“合同归档号”设置超链接，选择文档中的对应合同归档号的页面，如本文中所示，“YXOO1”的归档号对应到“YX001”的页面

设置公式：=IF(D2<>"",'YX001'!$D$3,"")，如无数据就空白，省的数据量很大；

再次新增合同时，如新增“YX002”可在“目录”页中，复制上一行的数据及公式，并在新行中点击右键，选取“查找与替换”，将“YX001”替换成“YX002”，数值和公式都一同替换，同时修改归档号字段超链接，点击右键选取“编辑超链接”，选取“YX002”即可。

4.3 合同执行阶段数据录入

合同执行阶段，发生合同中规定节点的付款条件，合同管理员需在对应的单个合同明细中，录入合同执行的信息，付款金额，发票金额及信息。

录入信息会自动返回到“目录”页面。

日常数据跟踪付款和发票核对情况，可以审查“目录”页和单个合同信息。

4.4 合同执行完毕

本文中合同执行完毕的条件是合同付款全部完成，付款全部完成，合同状态会自动加上“执行完毕”，平时显示为空。

根据管理需要，企业也可是多设置一个条件，即付款完毕和“决算通知书”不为空，同时满足才满足合同完毕的条件。

已完。