档案岗位工作职责和制度

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档案人员岗位职责

一、坚持党的四项基本原则,努力学习马列主义、毛泽

东思想、邓小平理论,全心全意为人民服务,争做合格档案人

员。

二、认真学习宣传贯彻《档案法》及党和国家有关档案

工作方针、政策,熟练掌握本单位计算系统的操作技能,不断

提高业务水平。

三、妥善管理本单位各种门类和载体的档案及有关资料,做好保管、保护、鉴定、移交等工作。

四、搞好档案利用工作,充分发挥档案材料的作用,为各项工作服务。

五、搞好档案资料的统计工作,建立台账,做到数据准确、报送及时。

六、起草档案工作文件,制定本单位各种门类档案的分类方案、归档范围、保管期限表、建立健全各项规章制度。

七、协助档案馆认真审查本单位移交的档案,做好本单位档案升级与开放的审查工作。

八、严格依法办事,以身作则,守法、执法,及时举报违法、违纪事件,协助档案行政管理部门办理档案民事案件。

文件材料归档制度

一、本单位及个人在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形成历史记录、均属归档范围。

二、归档材料必须齐全、完整,能反映本单位职能活动和历史面貌。

三、归档文件格式符合党的机关和国家机关关于公文处理办法的要求。

四、归档文字材料应适于永久、长期保存,不能用铅笔、

圆珠笔、彩笔、红墨水、复写纸等书写、否则应复制后归档。

五、会议材料应于会议结束后,及时交档案室。

六、本单位专业档案由业务股室整理规范后,于次年 3 月底前移交综合档案室。

七、当年的文件材料应于次年3月底由承办部门向档案

室移交归档,文书档案的整理归档必须在次年6月底以前完成。

八、加强电子文件的归档与管理,保证归档电子文件的安全保管和开发利用。

九、归档文件的质量应符合档案管理统一规范要求。

电子文档管理制度

一、、电子文档是具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的磁带、磁盘、光盘等载体,并作为档案向档案部门移交保存的电子文件档案。

二、本单位应明确电子文档管理的分管领导和部门职责,责任到人;加强对电子文档的承办、运转、移交、整理、监督、指导、保管、开发、利用工作,更好为部门各项工作服务。

三、本单位在对电子文件计算机逻辑归档的同时,应搞好相应的纸质档案的物理归档。

四、本单位向档案馆移交的电子文件一式三套,一套封存保管,一套查阅利用,一套异地保存;接收入库的电子文

件,每两年抽检一次,抽检率不低于40%,发现问题及时补救,确保电子文档的绝对安全。

五、加强电子文档的保管、保密防范措施,销毁归档的电子文档,需经本单位领导批准,有关业务部门和档案部门审核,编制销毁清册,确保载体与信息彻底销毁。

专门档案管理制度

一、专门档案管理,就是按照一定的原则和方法,科学地组织专门档案工作,维护专门档案的完整、准确、系统和安全,并充分发挥专门档案作用。

二、加强对专门档案的领导,解决落实好专门档案所需经费,确保专门档案工作顺利开展。

三、按照《档案法》与档案行政和行业主管部门的要求,做好专门档案的收集、鉴定、整理、保管、利用、统计、保护与计算机管理工作。

四、对于特殊载体和重要珍贵的专门档案,要落实专人、专室、专柜,按特藏档案进行保管,确保档案的绝对安全。

五、专门档案人员要努力学习、钻研业务、热爱本职,接受行业主管部门和档案行政主管部门的指导,使单位各专门档案工作健康有序地开展。

档案利用制度

一、档案人员应熟悉档案内容,编制必要的检索工具和有关参

考资料。要热情、耐心、及时、有效地为利用者提供档案。

二、凡到档案室查阅档案资料,应由本单位出具介绍或经有关领导批准,方可查阅。

三、档案室的档案资料,一般在阅览室查阅,确需借出,要经负责同志许可,用后应及时归还,决不允许转借或丢失。

四、查档案人员必须爱护档案,不得在档案上张贴、圈点、批注、划道、折叠、污损、涂改,更不得拆卷、调换和抽取材料。

五、查档人员不得摘录、复制与查阅无关的档案内容,确需摘录、复制的要经档案管理人员同意,并经校对无误和加盖公章后才能有效。

六、做好档案的查阅登记工作,对提供利用的档案、资料,交接时要当面点清,发现问题及时处理,及时记载档案的利用效果,总结经验,不断提高工作效益。

档案保管制度

一、应有存放档案的专用柜架,符合保管档案的要求,严禁在库房和柜内放置其它物品。

二、集中统一保管本单位各种门类和载体的档案,根据实际情况采用一种科学排列方法,做到存放有序、整齐美观、查找方便,编

制必要的存放位置索引或示意图。

三、配置温湿度计、灭火器、电风扇等防火、降温、去湿设备,搞好八防(防盗、防强光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫),确保档案的安全。

四、坚持经常定期检查所藏档案的安全情况,做好记载; 发现问题及时查明原因,向有关领导汇报,采取相应措施。

五、坚持经常性的清洁卫生工作,保持档案库房内外的整洁。

档案鉴定制度

为确保档案的保存价值,便于系统、科学地保管档案,及时准确地提供利用档案,特制订本制度。

一、鉴定档案要根据国家档案局颁发的《关于文书档案保管期限的规定》和《关于不归档文件材料的规定》进行。

二、鉴定工作应成立鉴定委员会或小组,由本单位有关人员和档案形成单位有关同志组成,具体工作由分管此项业务的同志进行。

三、鉴定档案人员,应具备以下条件:

1、政治责任心强,遵守保密纪律。

2、有一定政策水平,熟悉本单位工作。

3、工作踏实细致,作风严谨。

四、鉴定档案人员要根据档案鉴定工作的有关规定,明确档案鉴定工作的要求,确切划分留存和销毁界限。

五、对销毁的档案文件,要编制销毁清册,经鉴定委员会(小组)审查,并在销毁清册上签名。

六、销毁档案时,应派专人监销,要在销毁清册上签名

七、鉴定工作结束后,应写出鉴定工作报告。

档案室清洁卫生制度

一、经常保持库房内外清洁,做到库内温度、湿度符合标准,

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