质量与环境体系程序文件汇编

**公司质量和环境管理体系文件程序文件汇编（依据GB/T19001-2008及GB/T24001-2004标准编制）核准：审核：编制：受控状态：分发号：2009年03月05日发布2009年03月05日实施**公司发布目录程序文件修改记录确保各部门能够迅速、正确的获得适当且有效质量和环境管理体系文件，避免不适用文件误用。

2．范围：适用于管理手册、程序文件、作业文件和外来文件的批准、分发、实施和更改进行控制。

3．权责：4．1．管理者代表负责安排人员编制管理手册并负责审核,总经理核准；4．2．程序文件由各相应部门主管提供初稿,专人统一负责编制,办公室主管审核,副总经理核准；4．3．作业指导文件由相关专业技术人员编制，该部门的主管审核、核准。

4．4．办公室负责文件和资料的发放、回收、销毁及管理记录。

5．定义：外来文件-外部提供的文件与资料，包括与客户、供方来往函件，相关法律、法规、机器操作指导书以及上级主管部门文件等。

6．工作程序：6．1．编制：6．1．1．各部门负责人依据ISO9001：2008和ISO14001：2004标准，结全公司产品实现过各以及各项管理活动制订相关质量和环境管理体系文件。

6．1．2．编写时应考虑与相关文件的接口处理，避免文件之间发生冲突或相矛盾。

6．2．标识：6．2．1．文件标识内容包括文件名称、文件编号、页码、管制印章、制订日期、实施日期、审批人员、版本等内容。

6．2．2．手册、程序文件文件编号：ST-文件类别-文件流水号，文件类别：管理手册代号“QEM”，程序文件代号“QP”，文件流水号：01-99。

“ST”为公司名称代号。

6．2．3．指导书类文件编号：ST-文件类别-文件流水号，作业文件类别：“QW”，流水号：01-99。

6．2．4．表单编号：源文件编号-顺序号，如第一份程序文件的第二张表单编号为“**-QP-01-2”。

6．2．5．文件的修订状态按版本标识，第一次制订以A/0表示，修改文件内容时，程序文件和指导书、表单按修改页版本递增，管理手册按修改章节版本递增，即A/0→A/1→A/2…→A/9→A/10→C/0→…依次类推，并在文件封面标明各页次或章节版本。

6．3．批准：6．3．1．管理手册、程序文件均需提交各部门主管审阅，确保文件接口明确，适宜于公司运行。

6．3．2．依文件审查及核准权责（3.权责）由相关权责人员对文件进行审查、核准、确保文件是充分与适宜的。

6．3．3．如文件会签、审查或核准不通过时，应退回各文件制订部门进行修订完善。

6．4．发放：6．4．1．经核准之文件，办公室负责将其登录于“受控文件一览表”，记录文件名称、文件编号、版本、制订部门等内容。

6．4．2．文件分发范围及数量均由管理代表确定，办公室复印相应分数，加盖“受控章”，按部门需求分发相关文件；6．4．3．表单发生管制章盖于表单背面，允许使用单位参考“记录汇总表“中版本复印使用。

6．5．使用：6．5．1．在各部门主管应确保文件使用处获得有关版本的适用文件，如有遗失、缺页、缺损、6．5．2．使用者应防止文件丢失、破损、受污，不得在受控文件上乱涂乱划，确保文件的清晰，不准私自外借和复印文件。

6．6．评审：6．6．1．根据工作需要，适时评审文件的内容和效果；6．6．2．必要时，在内部审核或管理评审对文件的适宜性和有效性进行评审。

6．6．3．内部运作及外部法律、法规及标准变更时，应及时评审相应的体系文件。

6．7．更改/再批准：6．7．1．当文件发生不适宜时或需进一步改善时，申请单位应详细填写“文件修订申请表”修改内容，提交相关单位会签，审查和批准。

作业指导书类修改无须会签，以相关权责人员审查和批准即可。

6．7．2．修改文件需经过权责人员重新批准，由办公室重新登录“受控文件一览表”，并收回旧版文件，并在“文件分发回收记录表”中记录回收情况。

6．8．作废/保留：6．8．1．作废文件和资料的原稿由办公室加盖“非受控章”后保存，不作销毁，其余作废文件和资料统一画叉后销毁或作二面纸使用。

6．8．2．旧版文件或政府法规要求停留时，由办公室加盖“非受控章”后统一整理归档，隔离其它管制文件，防止误用。

6．9．外来文件和资料的控制：6．9．1．各部门收集外来文件后，交办公室统一管理，编制“受控文件一览表”后按发放程序分发需求部门，并作好签收记录。

6．9．2．外来文件和资料（如标准类文件）直接引用作为采购、生产、检验、仪校和操作依据时，需经管理代表批准，交办公室留存一份备案，必发时，转换成公司文件。

6．9．3．其余外来文件和资料由相关部门自行管理，但应向办公室提交本部门外来文件清单，由办公室备案。

6．9．4．外来文件变更，由办公室根据国家和地方政府发布的信息，通知各部门文件变更后有效版本。

6．9．5．文件使用者应妥善保管，防止丢失或损坏，任何人不得擅自修改文件内容。

7．引用文件与资料：7．1．质量和环境管理体系文件（全部）9．1．受控章9．2．非受控章确保用以证实质量和环境控制的符合性和体系有效运行的记录均能客观真实，并得以妥善使用、保存，同时在必要时可实现追溯，并为产品质量、环境绩效和管理体系的改善提供依据。

2 范围本程序适用于质量和环境记录的标识、收集、编目、查阅、归档、保管、及处置等控制。

3 职责3.1 办公室在各部门协助下，归口负责记录的控制工作。

3.2 各部门负责本部门记录的控制工作。

3.3 各部门主管负责使本程序让所有相关人员了解并执行。

4 工作程序4.1 填写与收集4.1.1 各有关作业人员，应及时正确填写记录，并保持清晰，签名应签全名。

不得使用铅笔书写，如因笔误需修改时，应划改并签字（或盖章）。

4.1.2 各部门应按固定的间隔收集并审查记录的确切性与完整性。

4.2 标识4.2.1 记录的标识一般包括：（a）记录名称；（b）记录编号及流水号4.2.2 记录应能识别涉及的产品或作业，并且能显示发生的时间、填报者或审核者。

4.3 编目为便于查找与追溯，收集保管部门应将记录分类，必要时按适当的时间段装订成冊并加封面，封面标注名称、编号、时间段等。

4.4 归档各部门的应对本部门的记录分类依次序装订、保存。

必要时入档记录登记在《记录入档清单》表内，以备日后的查索。

4.5 查阅依以下程序实施：4.5.1需查阅记录时，应经部门负责人同意，兼职档案员办理借阅手续；4.5.2 借出的文件应维持其整洁和完整性，不得在其内涂划。

非经允许不得拆卸、复印，使用完应尽速归还；4.5.3 兼职档案管理员应仔细检查无误后，归位。

4.5.4 依照事前约定，顾客可借阅与其产品有关的记录。

4.6 保管与处理4.6.1 记录的存放应置于适当环境场所，以避免损坏、丢失。

4.6.2 记录于保存期限终了后，可以销毁或继续保存。

销毁应由保管部门填写《文件销毁审批表》，经管理者代表批准后实施。

4.8 其它4.8.1 各部门主管应监督本部门记录作业活动，并不定期抽查档案以查核其符合本程序作业要求的程度。

4.8.2 办公室应填写《记录汇总表》，登记本公司应做的记录种类，并确保记录的维持。

4.9 保存期各类记录保存期见《记录汇总表》。

5 相关文件文件控制程序6 表格为确保本公司的管理评审能够得到有效的控制，制定本程序。

2.适用范围本程序适用于本公司的质量和环境管理评审活动。

3．相关文件《文件控制程序》《记录控制程序》《内部审核控制程序》《纠正和预防措施控制程序》4．职责4．1总经理负责主持管理评审。

4．2管理者代表负责编制管理评审计划和管理评审报告。

4．3各相关部门负责人负责准备本部门同管理评审有关的评审材料。

5．工作程序5．1管理评审计划5．1．1管理评审每12个月内至少进行一次，一般安排在每年年度内部审核完成以后进行。

质量管理体系与环境管理体系评审可合并进行也可分别进行。

5．1．2出现下列任一情况可决定增加评审次数。

a)公司质量和环境方针、目标发生变化时；b)公司组织机构、产品范围、资源配置发生重大变化时；c)发生重大事故或用户有严重投诉或投诉连续发生时；d)当法律法规、标准及其他要求有变化时；e)市场需求发生重大变化时；f)即将进行第二、第三方审核或法律法规规定的审核时；g)质量和环境审核中发生严重不合格时。

h)其它情况需要时，包括总经理认为有必要。

5．1．3评审前两周，由管理者代表负责制定管理评审计划，报总经理批准后，通知各部门。

5．1．4评审计划应明确评审时间、地点、参加人员和各部门应提供的资料。

5．1．5各部门将管理评审书面材料于一周前呈送总经理，使总经理充分掌握评审所需信息。

5．2评审方式和参加人员5．2．1管理评审一般以会议的方式进行。

5．2．2管理评审由总经理负责主持，各部门组以上人员参加会议，根据需要，总经理可以确定其他人员参加。

5.3 管理评审输入管理评审输入应包括与以下方面有关的当前的业绩和改进的机会：a)审核结果，包括第一方、第二方、第三方质量和环境管理体系的审核情况。

b)顾客的反馈，包括对顾客满意程度和不满意程度的测量结果及顾客抱怨等。

c)过程的业绩和产品的符合性，包括过程、产品、环境测量和监控的结果；d)改进、预防和纠正措施的状况，包括对内部审核和日常发现的不合格采取的纠正和预防措施的实施及其有效性的监控结果；e)以往管理评审跟踪措施的实施及有效性；术、新工艺、新设备的开发等；g)质量和环境兼容管理体系运行状况，包括质量和环境管理方针和目标的适宜性和有效性；h)重大质量和环境事故的处理或改进的建议。

i)环境法律法规和其它要求的合规性评价结果；j)来自外部相关方的交流信息，包括抱怨；k）环境绩效；5.4评审输出管理评审的输出应包括以下方面：a)质量和环境兼容管理体系及其过程有效性、适宜性的评价和改进措施，包括对质量和环境方针和目标、组织结构、过程控制等方面；b)对产品和服务符合性及环境绩效的评价,与顾客/相关方要求有关的产品的改进决定和措施；c)资源需求的决定和措施，包括当前和未来的资源需求。

5.5评审报告5.5．1管理评审过程中，由办公室负责会议记录，会议结束后，由管理者代表进行整理，拟制《管理评审报告》报总经理审批。

《管理评审报告》应附《纠正和预防措施处理单》。

5.5．2评审报告分发给总经理、管理者代表、各部门主管及总经理指定的人员。

5.5．3《管理评审报告》及管理评审会议记录和有关材料由办公室文件管理人员负责整理归档，按《记录控制程序》执行。

5.6管理评审报告的实施5.6．1根据管理评审输出的要求，由管理者代表负责组织实施，并将实施结果报告总经理。

5.6．2管理评审中提出的改进措施按《纠正和预防措施处理单》规定由责任部门执行，办公室跟踪验证；管理评审所引起的体系文件的更改按《文件控制程序》执行。