会议营销策划与管理培训教材.pptx
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第九讲 会议营销策划与管理
制作： 旅游规划系 会展教研室 余晨杰
教学目标
通过对本章的课堂学习,要求学生
1. 复习上一节的内容(通过总结上一节课的讨 论题)
2.本节教学要求: 通过对本节的课堂学习,要求 学生:
掌握: 会议的主要操作流程 熟悉: 会议策划、 选址、营销等主要内容
了解: 会展安全管理 3. 教学方法: 课堂讲授,学生讨论 4．重点:会议流程策划 难点: 会议营销策略
具体工作内容：制定会议总体预算﹑会议现 场实地考察﹑设计会议评估指标和审核 工作记录等宏观事宜。
(3). 具体会议策划方案:
5W法： (WHO WHAT WHEN WHERE WHY HOW)
WHO :谁被邀请/与会人数(主讲人, 分演 讲人等)
WHAT: 会议是何形式(合作式/协会式/政 府类), 直接影响预算.
会议危机管理方案、 会议预算和赞助办法等。
a. 收集市场信息:
为了使会议的内容有的放矢，要多方收集 市场信息，对该行业做深入的研究，努 力抓住行业热点问题，为下一步确定会 议主题提供详实的背景资料和参考依据。 可采用调查问卷，人员拜访，组织讨论 会等收集信息。
b. 会议主题：
一定要能紧紧把握时代脉搏、能切实反映该行 业某一领域发展动态。会议的主题要有创意， 并且要具备以下特征：前瞻性、总结性和时尚 性。
1.会前准备阶段:是会议的事前计划, 是为了达到 会议目标而对各项工作的系统安排, 分为:
(一). 会议策划:是就即将召开的会议的会议的名 称、时间、地点和规模、主题和议题﹑会 议的受众(主讲人和听众) ﹑会议议程﹑会 议预算和赞助﹑会议的执行方案及危机应 对等整体过程的筹划。一般较大型会议策 划应成立专门策划委员会承担
会议结合产业市场竞争壁垒较低 会议产品市场需求多样化 市场上不存在具有左右整个产业活动能力的
会议营销方案就是会议组织者把会议相关 信息以各种途径和方式向所有相关的受众 传递的过程，目的是吸引尽可能多的客户 参加会议。不同定位的会议有着不同的营 销策略；而处于不同发展阶段的会议，其 所适用的营销策略也不一样；并且，会议 营销还与会议主题所在产业的产业环境有 着千丝万缕的联系。下面就重点介绍不同 产业环境中的会议的营销策略。
会议的名称、时间、地点和规模。 会议的主讲人和听众 编制会议议程 会议资料的准备 会议的召开方式
c. 准备会议方案：
会议预算
预算制定包括:
(1). 主办者明确会议的赢利利润或收支平 衡(预计收支表),根据会议类型的不同而异.
(2). 理清费用(固定费用和可变费用). 固 定费用: 场地/设备租费;厂讲演者酬金; 市 场费(宣传手册/邮寄广告/新闻稿/记者招 待会); 行政费(会务管理/会场装饰);运输保 险费/差旅费; 可变费用(餐饮/住宿/娱乐/文 件费)
社会经济产业一般会呈现为零 散型产业、新兴产业、成熟产 业和衰退产业等四种典型的产 业类型。会议营销在这四种情 况下要采取不同的策略。
1．零散型产业中的会议营销策略
这里所说的零散型产业，也就是通常所说的 竞争性产业。在这种产业里，有很多企业在 进行竞争，中小企业数目众多并成为行业的 主体。举办会议的特点：
些？
(二).会议选址:
1. 会议地点类型:会议地点的设施, 环境和工作 人员的服务水平是影响会议的关键因素.
(1). 酒店: 一般有会议设施, 适合中小型会议 (会议形酒店)
(2). 会议中心:广义(提供会议全部设施和会议 专业人士); 狭义(不设置客房和娱乐区)
(3). 大学(学术会议)/油轮/疗养地/主题公园和 公共建筑(博物馆,图书馆等)/公司内部的会议点
2. 会议地点选择:
(1). 距离和交通:会议地点和与会者的距 离, 交通(飞机/火车高速公路等)
(2). 举办会议的历史: 以前有否举办会议/ 本会议有否在该地举办
(3). 住宿和费用/安全/服务设施和水平/附 近的景点(P38)
注意: 实地考察并列表注明要点.
(三).制定会议营销策略方案
会议的类型:
根据会议举办主体划分:(协会会议/公司会 议/其他组织会议)
根据会议活动内容划分:
( 商务型会议/度假型会议/文化交流会议/专 业学术会议Baidu Nhomakorabea政治性会议/培训会议等)
二.会议的分阶段流程策划
会议有规模大小和时间长短之分, 但会议流程基 本相似. 分为:会前准备阶段、会议实施阶段 和总结与评估阶段
WHEN: 组织会议的有效时间(考虑:财政 年度/节假日和其他冲突时间)等因素.
WHERE: 选址(一般先确定大地方再小地 方, 考虑交通因素)
WHY: 会议的明确目标
HOW: 具体的会议形式(包括:会议空间/设 备/餐饮/娱乐等;)
会议的策划流程如下： 确定会议主题、 准备会议方案、 邀请主讲人员、 会议召开、 会后总结、
是对会议负责的团队,由主办者内部成员构成.
会议承办者会与策划委员会一起合作.其工 作包括:
(1). 制定目标:具体的以书面形式落实. 明确 策划委员会与承办者的关系, 向谁负责 ( 一般为会议主办者或主要利益单位), 何 时结束使命(一般为会议具体实施时)
(2).确定人选和具体工作:报告即策划委员会 人员是内部指定或外部指派(承办者认为 有必要时)。
c. 准备会议方案：
✓ 会议接待计划
✓ 制定会议危机安全管理方案 :会议安全管 理的含义: ( 客人/员工的生命财产及企业 财产安全; 客人的商业机密和隐私安全; 公共区域次序和企业经营活动的安全; 消 除各类威胁上述情况的隐患因素.
✓ 会后总结
思考讨论题目（课堂让学生分 组讨论）:
1． 收集有关会议信息包括哪些方面？ 2． 客户对会议的纷争投诉可能会是哪
为了更好地确定会议的主题，办展机构可以征 询相关科研机构、大专院校有关专家的意见， 也可以对行业中的各类企业展开调查，让它们 提出一些建议，在此基础上，办展机构再综合 各方面的意见，并结合展会的定位，确定会议 的主题。
c. 准备会议方案：
准备会议方案。会议方案是有关会议召开 的具体实施计划一定要做到详尽周密、 高效协作。会议方案一般包括以下几方 面的内容：
制作： 旅游规划系 会展教研室 余晨杰
教学目标
通过对本章的课堂学习,要求学生
1. 复习上一节的内容(通过总结上一节课的讨 论题)
2.本节教学要求: 通过对本节的课堂学习,要求 学生:
掌握: 会议的主要操作流程 熟悉: 会议策划、 选址、营销等主要内容
了解: 会展安全管理 3. 教学方法: 课堂讲授,学生讨论 4．重点:会议流程策划 难点: 会议营销策略
具体工作内容：制定会议总体预算﹑会议现 场实地考察﹑设计会议评估指标和审核 工作记录等宏观事宜。
(3). 具体会议策划方案:
5W法： (WHO WHAT WHEN WHERE WHY HOW)
WHO :谁被邀请/与会人数(主讲人, 分演 讲人等)
WHAT: 会议是何形式(合作式/协会式/政 府类), 直接影响预算.
会议危机管理方案、 会议预算和赞助办法等。
a. 收集市场信息:
为了使会议的内容有的放矢，要多方收集 市场信息，对该行业做深入的研究，努 力抓住行业热点问题，为下一步确定会 议主题提供详实的背景资料和参考依据。 可采用调查问卷，人员拜访，组织讨论 会等收集信息。
b. 会议主题：
一定要能紧紧把握时代脉搏、能切实反映该行 业某一领域发展动态。会议的主题要有创意， 并且要具备以下特征：前瞻性、总结性和时尚 性。
1.会前准备阶段:是会议的事前计划, 是为了达到 会议目标而对各项工作的系统安排, 分为:
(一). 会议策划:是就即将召开的会议的会议的名 称、时间、地点和规模、主题和议题﹑会 议的受众(主讲人和听众) ﹑会议议程﹑会 议预算和赞助﹑会议的执行方案及危机应 对等整体过程的筹划。一般较大型会议策 划应成立专门策划委员会承担
会议结合产业市场竞争壁垒较低 会议产品市场需求多样化 市场上不存在具有左右整个产业活动能力的
会议营销方案就是会议组织者把会议相关 信息以各种途径和方式向所有相关的受众 传递的过程，目的是吸引尽可能多的客户 参加会议。不同定位的会议有着不同的营 销策略；而处于不同发展阶段的会议，其 所适用的营销策略也不一样；并且，会议 营销还与会议主题所在产业的产业环境有 着千丝万缕的联系。下面就重点介绍不同 产业环境中的会议的营销策略。
会议的名称、时间、地点和规模。 会议的主讲人和听众 编制会议议程 会议资料的准备 会议的召开方式
c. 准备会议方案：
会议预算
预算制定包括:
(1). 主办者明确会议的赢利利润或收支平 衡(预计收支表),根据会议类型的不同而异.
(2). 理清费用(固定费用和可变费用). 固 定费用: 场地/设备租费;厂讲演者酬金; 市 场费(宣传手册/邮寄广告/新闻稿/记者招 待会); 行政费(会务管理/会场装饰);运输保 险费/差旅费; 可变费用(餐饮/住宿/娱乐/文 件费)
社会经济产业一般会呈现为零 散型产业、新兴产业、成熟产 业和衰退产业等四种典型的产 业类型。会议营销在这四种情 况下要采取不同的策略。
1．零散型产业中的会议营销策略
这里所说的零散型产业，也就是通常所说的 竞争性产业。在这种产业里，有很多企业在 进行竞争，中小企业数目众多并成为行业的 主体。举办会议的特点：
些？
(二).会议选址:
1. 会议地点类型:会议地点的设施, 环境和工作 人员的服务水平是影响会议的关键因素.
(1). 酒店: 一般有会议设施, 适合中小型会议 (会议形酒店)
(2). 会议中心:广义(提供会议全部设施和会议 专业人士); 狭义(不设置客房和娱乐区)
(3). 大学(学术会议)/油轮/疗养地/主题公园和 公共建筑(博物馆,图书馆等)/公司内部的会议点
2. 会议地点选择:
(1). 距离和交通:会议地点和与会者的距 离, 交通(飞机/火车高速公路等)
(2). 举办会议的历史: 以前有否举办会议/ 本会议有否在该地举办
(3). 住宿和费用/安全/服务设施和水平/附 近的景点(P38)
注意: 实地考察并列表注明要点.
(三).制定会议营销策略方案
会议的类型:
根据会议举办主体划分:(协会会议/公司会 议/其他组织会议)
根据会议活动内容划分:
( 商务型会议/度假型会议/文化交流会议/专 业学术会议Baidu Nhomakorabea政治性会议/培训会议等)
二.会议的分阶段流程策划
会议有规模大小和时间长短之分, 但会议流程基 本相似. 分为:会前准备阶段、会议实施阶段 和总结与评估阶段
WHEN: 组织会议的有效时间(考虑:财政 年度/节假日和其他冲突时间)等因素.
WHERE: 选址(一般先确定大地方再小地 方, 考虑交通因素)
WHY: 会议的明确目标
HOW: 具体的会议形式(包括:会议空间/设 备/餐饮/娱乐等;)
会议的策划流程如下： 确定会议主题、 准备会议方案、 邀请主讲人员、 会议召开、 会后总结、
是对会议负责的团队,由主办者内部成员构成.
会议承办者会与策划委员会一起合作.其工 作包括:
(1). 制定目标:具体的以书面形式落实. 明确 策划委员会与承办者的关系, 向谁负责 ( 一般为会议主办者或主要利益单位), 何 时结束使命(一般为会议具体实施时)
(2).确定人选和具体工作:报告即策划委员会 人员是内部指定或外部指派(承办者认为 有必要时)。
c. 准备会议方案：
✓ 会议接待计划
✓ 制定会议危机安全管理方案 :会议安全管 理的含义: ( 客人/员工的生命财产及企业 财产安全; 客人的商业机密和隐私安全; 公共区域次序和企业经营活动的安全; 消 除各类威胁上述情况的隐患因素.
✓ 会后总结
思考讨论题目（课堂让学生分 组讨论）:
1． 收集有关会议信息包括哪些方面？ 2． 客户对会议的纷争投诉可能会是哪
为了更好地确定会议的主题，办展机构可以征 询相关科研机构、大专院校有关专家的意见， 也可以对行业中的各类企业展开调查，让它们 提出一些建议，在此基础上，办展机构再综合 各方面的意见，并结合展会的定位，确定会议 的主题。
c. 准备会议方案：
准备会议方案。会议方案是有关会议召开 的具体实施计划一定要做到详尽周密、 高效协作。会议方案一般包括以下几方 面的内容：