成功员工自我管理

成功的工作准则

——员工自我管理与培育手册

第一章工作的基本准则

1 指示·命令

①上司呼叫自己时，应以对方能清晰听见的声音回答：「是」，然后携带备忘用纸和文具，迅速走向上司。

②站在上司办公桌前，轻轻点头后，再移向距离上司一步的左侧，挺直背脊站立。

③接受指示时应一面记录，直到最后。

④指示内容应澈底理解。

⑤上司指示完毕后才能发问。

⑥需将指示内容复诵一次。

⑦当指示内容无法和现在的工作配合或如期完成时，不可擅自判断，应请示上司，以免出错。

⑧若非直属上司的指示，需向直属上司报告，获其同意。

2 报告——报告宜趁早、简洁、正确

①要亲自向下达指示的上司报告；不可由他人代劳，那是错误的态度。

②报告必须争取时效。

③应依「结论」→「理由」→「经过」的顺序报告。

④事实与意见必须清楚区别。

⑤内容较复杂时，需添加适切的资料，使上司易于理解。

⑥配合报告内容的紧急度、难易度、重要度等，选择作口头报告或书面报告。

※【报告的种类】

①中间报告——工作进度、发现问题等的报告。

②结果报告——工作完成的报告。

3 记录——工作时应随身携带记事本

※【应记录的事项】

①出席会议时，会议中讨论的过程及决定、指示的事项，都必须记录下来。

②在自己部门里，若有商议或研讨，其内容亦需作成记录。

③上司呼叫时，应携带记事本前往，写下指示或连络的内容。

④因公外出或前往拜访客户时，也应将过程的重点摘录下来。

⑤有客人来访时，需将对谈的内容简单记下。

⑥看报纸时，记事本应摆在手边。遇到公司的报导或业界的动态消息，应随手记录或作成剪报。※【5W2H】

①时间（When）——调查日期、决定日期、举行日期、开始日期、期限等，都应正确记录。

②地点(Where)——场所、会场等，必须记录清楚。

③对象(Who)——无论传达者或接受者，只要是主词都需记载。

④原因(Why)——原因、理由等。

⑤目的(What)——文件的目的。

⑥手段(How)——方法、做法。

⑦数量(How Much)——预算、经费等。

•时间观念——守时是工作的基本准则

※【提前上班】

①一天的工作是从早晨上班开始，应该于规定时间五分钟前抵达公司，迅速做好工作前的准备。提前抵达公司，不但时间上比较充裕，心情也较轻松，工作起来自然就顺利多了。

②坐下后，应先看看当天的日程表。对于会议、访客、连络等事项所约定的时间，尤需遵守。※【应等下班时间到了后再准备下班】

①桌上必须整理干净再下班。

②重要文件应收放于规定的保管场所。

③先确认好翌日的预定业务。

④翌日需外出或出差时，应先向上司报告，然后在日程登记板上写下外出地点。

⑤最后一个离开公司时，需检查电灯、火源、水龙头、各种机械的电源、锁等，已否切断电源或上锁。

5 休假·请假·外出

※【休假·请假】

①事前需征得上司的同意（需考虑工作的繁忙状况）。

②事出突然，无法上班时，应于开始上班的时间，打电话向上司报告，上司不在则与同事连络。

③有时（清晨或紧急时）亦可打电话至上司住处报告。

④长期休假时，应向上司说明自己的连络地点、电话。

※【直接在外洽公】

①应先向上司报告。

②前一天并需在日程登记板上，载明洽公地点及预定返回公司的时间。

※【洽公后直接返家】

①应先向上司报告。

②要在日程登记板上载明洽公地点及直接返家理由。

③业务办好后，应和公司连络。

※【外出时】

①纵使外出办理的事，上司早已知晓，但仍应向上司报告：「为商量○○，必须到◎◎」，并在日程登记板上载明洽公地点和预定返回公司的时间。同时也要告诉同事。

②外出后，最迟半天要与公司连络一次。

③变更预定行程时，必须与公司连络，并托同事代为修改日程登记板上的登记事项。

6 公私分明——公私分际不可混淆

※【绝对禁止因私事外出】

※【友人突然来访时】

※【不能打私人电话】

①私人电话必须在休息时间到公共电话去打。

②不管有多紧急，若是私人电话，都需经上司同意，才能离开位子，到公共电话去打。

③即使对象是公司内的同事，只要是私事，也应在休息时间利用公共电话连络。

※【不必要的私人物品不可带至办公室】

※【禁止闲谈或耳语】

7 工作环境的整理——开始工作前应先整理环境

※【办公桌】

①工作忙碌时，桌上容易显得凌乱，所以，工作中最好随时保持桌面的整齐。

②抽屉内也要整理。认为看不见的地方就不必整理，是个大错特错的想法。

③离开座位或下班时尤需注意。即使是离席片刻，桌面也要略作整理。太散乱容易被认为「邋遢」。

④下班时，桌上不可残留任何物品。

⑤离开座位时，椅子要放进桌面下。

※【文具】

①文具应整理好，以便利任何人使用。

②文具使用完毕，应放回原位。

③不可认为文具既便宜又多，就随意浪费。

※【公司内物品】

①公司内物品应放置在能方便使用的地方。

②使用后应放回原位、恢复原来状态。

③无论物品多廉价，均属公司成本的一部分，因此，不可作无谓的浪费。

8 工作的基础——从设定目标至结果的评价（评核）

①目标

应先了解工作的目的，明了工作进度、完成日期等，以利逐步达成目标。

②计划

找出有效达成目标（内容、目的、完成日期）的方法。

③执行

●依据计划，正确、迅速的加以执行。

●应如期完成。

●如果无法按预定进行，不得不变更计划时，必须向上司报告，

接受上司的指示或建议，避免擅自决定。

●中途遇有重要问题，应与上司商量。

④评价（评核）

●确认有无按计划进行？有无达成目标？

●无法顺利完成时，应检讨其原因。

●顺利完成后，也要确认成功的理由。

9 先后顺序——工作要依先后顺序进行

工作并不是从任一件开始都无所谓，应有轻重缓急之分。

※决定先后顺序的要素如下：

①期限（完成日期）。

②重要度（工作的重要程度）。

③性质（能独立完成或需与他人配合）。

应该拟定缜密而实际可行的计划，按部就班推展工作。

10 工作的流程——工作的顺序和相同方法

一般说来，工作的进行步骤如下：

①接受工作的指示·命令

②搜集相关资料·情报

③思考工作的顺序、方法

④决定顺序、方法

⑤拟好日程表

⑥执行

⑦检讨·评价

⑧报告

11 问题意识——工作时应秉持问题意识

※【对自己的工作产生质疑】

※【问题的种类】

①「障碍」的问题：即令人感觉「因扰」的问题。

②「不符基准」的问题