公司采购流程图
(完整版)采购流程及采购流程图
采购流程及采购流程图1 采购过程 1.1 公司制订并实施《供应商评价与选择程序》、《采购过程控制程序》、《采购产品验证程序》对供方的评定、采购过程和采购产品的验证等进行控制，确保所采购的产品或服务符合规定的要求。
PMC部是采购过程的归口管理部门。
1.2 公司确保按如下要求预先评定供方：A、根据公司的需要，按提供产品或服务的能力评价和选择供方；B、明确各类供方的评定方式和评审程度；C、根据公司的需要，按规定的周期选定或重新选定或评价供方；D、评定合格的供方列表明确，以便公司采购时选定；E、形成并保留相关的记录或资料，包括可能要求采取的纠正措施要求。
2 采购信息2.1 公司采用统一的采购文件，在采购文件或其它文件中须清楚注明采购要求及有关的验证要求。
2.2 公司在相关文件中明确采购的审批要求和采购员资格。
2.3 在相关的采购文件中明确如下信息要求：A、产品或服务采购的程序、过程、设备及人员的认可或资格要求；B、质量/环境/职业健康安全管理体系的要求；C、采购的验证安排及产品或服务的放行方式。
2.4 按要求保存有关的记录和资料。
3 采购验证3.1 品质管理部IQC课实施《采购产品验证程序》，按照经批准的检验文件，对所有采购物料实施进货检验或验证，以验证采购物料是否符合采购文件的要求。
3.2 公司可以根据合同或协议，派代表到货源处进行复查或验收，或在本公司的顾客有要求时，由顾客或其代表在公司内或供方的货源处对物料进行验证，但以上验证并不能减少供方提供合格产品的责任，也不能排除其后的复验和拒收。
3.3 公司应做好进货检验或验证记录，以保证以后能利用这些资料来评价供方的质量状况和质量趋势。
还应保存各批物料的标识记录，以实现可追溯性。
一、采购流程图（略）二、采购流程说明各申购部门根据实际情况及公司的相关规定，提报材料申购计划，由所在部门主管同意后，到五金仓库核实所请购材料的实际库存是否超过公司的相关规定，由系统财传至务总监、总经理批准（根据权限），然后至采购部采购内勤，采购内勤进行整理建单，系统自动分流至各采购人员，除五金、小品种直接采购外，其余均须经相关资信确认后建立询价单并传真至供应商，要求客户进行报价，客户的报价经内勤整理后登记进入系统，采购人员负责进行议价，经过与供应商的几轮的洽谈，与每家商定的最终价格与几轮议价结果一并由采购内勤整理进入系统采购审批表，相关部门：申购部门主管确认、采购主管或总经理（根据权限）在系统里签字确认后，采购内勤按要求订立合同、订购单及相关技术或服务协议，合同及协议的原件送办公室存档，复印件采购内勤保管并扫描进入系统，并进行整理登记，价格审核人员进行核价，采购人员按合同要求通催促供应商送货，内勤在系统里进行订金、结帐、质保金管理，材料到公司后，由采购内勤开具收料单，由保管员通知申购人员按合同要求及相关标准进行验收，验收合格后入库，五金仓库保管员进行分类登记，开具入库单，并通知申购人员，采购内勤根据入库登记，进行消单。
《采购流程图》PPT课件
计 划
组
织
反
返
生
馈
工
产
B=3天
淘汰
组 织
返 工
生
产
签订 采供 协议 或采 购合 同
入材料 仓库
入成品、 半成品仓库
退 货 、 索 赔
组 织 生 产
退货
发货
是
质量合格
是
质量合格
否
否
2天
1天
1天
3天
1-10天
1-90天 10天
7天
15天
原材料采购分流程图-分公司采购供应分流程
对整
供理
生
•
所属外分公司
产 计
• 质检部
总部
30天
1天
原材料采购分流程图-采购分流程图
• 所属外分公司
整理 供应 商资 料年 度生 产计
划
• 总部产业公司 • 仓库
• 采购供应部
汇总 收集 相关 供应 商资
料
• 总部材料厂
• 供应商1,2,3
报
• 供应商4,5…
送 资
料
• 质检部
核定
生 产
安全 库存
计
划
年
度
采
购
合格分
计
承包方
划
原材料采购分流程图
整理
供应
•
所属外分公司
商资 料年
度生
产计
划
• 总部产业公司 • 仓库
核定
安全
生
库存
产
计
划
汇总 收集 相关
年 度 采
供应
购
• 采购供应部 商资
料
计 划
• 总部材料厂
公司物资采购管理制度及工作流程图
公司物资采购流程公司各部门：根据公司高管办公会议研究决定，迁入新厂后按照新制定的采购流程采购生产及办公物资，采购物资遵循节约资金、严控成本、质优价廉、统一归口的采购原则。
非公司授权部门不得自行采购物资，如有违反财务部不予审核报销，并由人力资源部按照《管理人员绩效考核办法》对责任人进行考核，对数额巨大的将进行经济处罚。
现将公司授权履行采购职责的部门及采购围明确如下：一、采购部门采购围1、生产用原辅料、药材、包装材料；2、生产劳保用品（含工作服）及消耗材料；3、五金配件、电工电料、生产工器具（原生产部采购员划归采购部）；4、组织采购工程器材、生产设备设施、质量分析大中小型仪器；项目部、生产部、质量部有优先建议权，并参与选型及考察过程；5、生产用清洁用品类（含洁具、消毒洗涤用品等）；6、化验用试液、试剂、标准品、特殊管理药品及易制毒化学品。
7、其他由总经理批准的采购项目。
二、办公室采购围1、办公用品（笔墨纸、名片、耗材类）；2、办公设备、器材、清洁用具等；3、办公家具、电器、饮用水；4、食堂物资及宿舍楼维修维护材料；5、其他由总经理批准的采购项目。
三、请购及审批程序1、各部门需要采购的物资，由部门经办人填写请购单，部门经理初审、分管总监签字审核后，提交总经理批准，重大项目或大宗物资需执行董事或董事长核准后，由采购部门开展采购业务。
2、特殊商品如专业书籍、杂志、报刊、专用账册等非常规物资经部门请购，总经理批准后可由提出请购需求的部门采购。
3、印字包装材料变更按照专用程序进行审批和采购。
特此通知，请各部门遵照执行。
附：采购流程图二O一五年五月二十八日附件一：生产物料采购管理流程编号：采购-1-步骤表/流程图编制日期：2015-05-28流程图：采购主管采购经理公司领导财务审核附件二：食堂物资采购管理流程编号：行政-1-步骤表/流程图编制日期：2015-05-28审批人：行政总监、办公室主任制作人：食堂管理员流程图：食堂管理员行政办公室其他部门参与财务审核食堂管理委员会：9人附件三：五金配件及工器具类采购管理流程编号:采购-2-步骤表/流程图编制日期:2015-05-28流程图：采购专员、主管采购经理总经理财务审核附件四：办公用品、器材采购流程备注：1、办公用品除非紧急业务外，日常办公用品只受理各部门每月请购计划，部门计划上报日期每月为30日，逾期不予受理。
采购流程图(货到票到)
青岛长城电力工程配套有限公司采购流程图货到票到流程图刘德旭2012-3-1一、销售部接收到客户电话或传真订货后，到财务和仓库确认产品库存数量，如果没有，到生产技术部落实生产周期，然后签订合同，拟销售订单派发到生产技术部。
二、生产技术部核算生产此销售订单所需原材料及其数量，到财务和仓库确认原材料的数量，如果仓库不能满足此订单的生产，生产技术部需把所需材料下发到采购部，有采购部进行统一采购材料。
三、采购部在采购材料之前，必须做到货比三家，确保材料质量优、价格低的标准，与供应商洽谈协商好后，必须与供应商签订采购合同，下发采购订单，对材料进行采购。
如果采购合同中表明在采购材料之前需先支付定金，采购部须填制付款单，附采购合同，由部门部长、财务部长、公司经理签字后，到财务交由出纳进行付款。
四、财务出纳必须审核采购合同（复印自留一份备查）和付款单上的付款金额是否一致，如不一致必须打回，重新走原流程，如一致，财务出纳须对供应商进行付款。
付完款后，出纳将付款单、现金或银行付款原始凭证、采购合同复印件粘贴好，进行账务处理。
借：应付账款—供应商贷：现金或银行存款—账户五、货到票到时，采购部接收发票和送货单，由质检员对原材料进行质检，是否合格，如不合格必须退货，发票退回，合格后，通知仓库管理员对材料进行清点，做到以实物数量为标准进行入库，仓库管理员在采购入库单中选择采购订单进行入库，如果采购订单与实货数量不一致时，采购部必须联系供应商确认数量，修改采购订单与实货数量一致，仓库管理员再进行入库，在暂估入库单选择采购订单打印暂估入库单，采购入库单和暂估入库单一式三联（存根联、记账联、客户联），仓库管理员须在采购入库单上签字确认，自留存根联备查，交由采购部（记账联）和供应商（客户联）各一份，六、交货付款，采购部须填制付款单，将付款单、合同、发票和采购入库单（记账联）交由采购部长、财务部长、公司经理签字确认。
如果实货与发票数量不一致，发票退回。
采购流程及采购流程图
采购流程及采购流程图1 采购过程1.1 公司制订并实施《供应商评价与选择程序》、《采购过程控制程序》、《采购产品验证程序》对供方的评定、采购过程和采购产品的验证等进行控制，确保所采购的产品或服务符合规定的要求。
PMC部是采购过程的归口管理部门。
1.2 公司确保按如下要求预先评定供方：A、根据公司的需要，按提供产品或服务的能力评价和选择供方；B、明确各类供方的评定方式和评审程度；C、根据公司的需要，按规定的周期选定或重新选定或评价供方；D、评定合格的供方列表明确，以便公司采购时选定；E、形成并保留相关的记录或资料，包括可能要求采取的纠正措施要求。
2 采购信息2.1 公司采用统一的采购文件，在采购文件或其它文件中须清楚注明采购要求及有关的验证要求。
2.2 公司在相关文件中明确采购的审批要求和采购员资格。
2.3 在相关的采购文件中明确如下信息要求：A、产品或服务采购的程序、过程、设备及人员的认可或资格要求；B、质量/环境/职业健康安全管理体系的要求；C、采购的验证安排及产品或服务的放行方式。
2.4 按要求保存有关的记录和资料。
3 采购验证3.1 品质管理部IQC课实施《采购产品验证程序》，按照经批准的检验文件，对所有采购物料实施进货检验或验证，以验证采购物料是否符合采购文件的要求。
3.2 公司可以根据合同或协议，派代表到货源处进行复查或验收，或在本公司的顾客有要求时，由顾客或其代表在公司内或供方的货源处对物料进行验证，但以上验证并不能减少供方提供合格产品的责任，也不能排除其后的复验和拒收。
3.3 公司应做好进货检验或验证记录，以保证以后能利用这些资料来评价供方的质量状况和质量趋势。
还应保存各批物料的标识记录，以实现可追溯性。
一、采购流程图（略）二、采购流程说明各申购部门根据实际情况及公司的相关规定，提报材料申购计划，由所在部门主管同意后，到五金仓库核实所请购材料的实际库存是否超过公司的相关规定，由系统财传至务总监、总经理批准（根据权限），然后至采购部采购内勤，采购内勤进行整理建单，系统自动分流至各采购人员，除五金、小品种直接采购外，其余均须经相关资信确认后建立询价单并传真至供应商，要求客户进行报价，客户的报价经内勤整理后登记进入系统，采购人员负责进行议价，经过与供应商的几轮的洽谈，与每家商定的最终价格与几轮议价结果一并由采购内勤整理进入系统采购审批表，相关部门：申购部门主管确认、采购主管或总经理（根据权限）在系统里签字确认后，采购内勤按要求订立合同、订购单及相关技术或服务协议，合同及协议的原件送办公室存档，复印件采购内勤保管并扫描进入系统，并进行整理登记，价格审核人员进行核价，采购人员按合同要求通催促供应商送货，内勤在系统里进行订金、结帐、质保金管理，材料到公司后，由采购内勤开具收料单，由保管员通知申购人员按合同要求及相关标准进行验收，验收合格后入库，五金仓库保管员进行分类登记，开具入库单，并通知申购人员，采购内勤根据入库登记，进行消单。
公司采购管理流程图
XXXXXX公司采购管理流程图说明1、接收采购申请：需求单位按《XXXXX通知》（XXX〔XXXX〕XXX号)填报《采购申请表》（见附表1）。
2、采购人员拟定采购方案：由XXXXX部组织采购人员拟定采购预案，包括采购依据、预算金额、招标内容、招标实施计划、潜在投标人资格条件、评审标准和方法。
3、采购方案审查会：采购金额低于10万元的采购项目，采购方案审查会需要参会人员填写《采购方案审查表》(见附表2)。
4、主管领导专题决策会：采购金额高于10万元的采购项目，主管领导组织相关部门人员召开专题决策会，XXXXX部形成专题会议纪要。
5、总经理办公会：采购金额高于50万元的采购项目,主管领导提报总经理，召开总经理办公会，综合部出具总经理办公会会议纪要。
公开招标采购流程图说明1、履行招标审批手续：按规定向总部申请招标号。
2、发布招标公告:采取一定方式，发布招标公告.3、接收投标人报名发售资格预审文件:编制资格预审文件明确投标单位资格等相关要求。
4、编制、评审、会签、发出招标文件：通过资格预审后、XXXXX部编制、评审、会签、发出招标文件,包括技术标书、商务标书，确定评标方案。
5、抽取评标专家组建评标委员会：《评委名单》（见附表5)纪委签字。
6、开标：填写《投标文件接收记录表》（见附表4），投标人填写《开标签到表》（见附表6)、《开标记录表》（见附表7）。
7、评标：评标委员会进行评标，形成评标报告,推荐中标候选人.8、公司主管领导专题会讨论评标结果：组织相关部门人员召开专题会讨论评标结果，XXXXX部形成专题会议纪要.9、总经理办公会议讨论定标方案:采购金额高于50万元的采购项目，主管领导提报总经理召开总经理办公会讨论定标方案，综合部出具总经理办公会会议纪要。
10、中标候选人公示履行中标审批手续:填制《中标审批表》（见附表8）。
11、发布中标通知书和评标结果通知书：《中标通知书》(见附表9）《评标结果通知书》（见附表9)。
采购流程图及说明
厚德 精业 求实 创新
财务部 总经理
开始
预 采购采购流程
否
付 预付款否? 是 付款流程 采购合同 款 预付款申请 预付款申请单
采购申请单
申 跟
请 催 发 票 发 票 核
预付款跟 催发票
销
否
审核 预付款
否
是 审批
是
核对及 结束
报销发票 17
采购预付款厚流德程精说业明求实 创新
目的
✓适用于公司(除费用、办公用品、厂部 伙房外)的所有预付款,包括但不限于购 买生产物料、设备、低值易耗品、固定
付款申请 付款申请单
发票核销 结束
否
审核 是
付款
否
审批
是
15
采购货到付款厚流德 程精业说明求实 创新
目的
✓适用于公司(除费用、办公用品、厂部 伙房外)的所有付款,包括但不限于购买 生产物料、设备、低值易耗品、固定资
产的所有采购与付款。
流程角色
✓主导部门：采购部
✓配合部门：财务部
16
采购预付款
采购流部程
2
降低不必要的采购成本，确保采购计划
采购流厚程德 精业 求实 创新
下 采 购编 制 需 求 单追踪提 交 申 请 单物询仓品、比库质比/比价/设单 设、备签特是备需议求申订采采采采单殊购购部采申合价请同否购采购购单采购购流申购部开采合程请购否订始单同?财否否审核务审核部是是总是否是否经审批审批品理控/设备部
采购计划厚流德程精图业 求实 创新
计 需求仓部库门（设备采部购）部财务部 总经理
划计 开采始购计需求划单
依划 据细 分物
流程
安全库存表
设备采购计划表
核对制库定存采购计划
采购流程图及说明
审批通过后，采购部选择供应商签订《采购合同》、下达《采购订单》 ； 《采购合同》签订及《采购订单》下达后，采购经办人员对供货周期进行跟踪； 采购物品送达指定地点后，采购经办人员携物品开具《验收入库单》（《设备
验收报告单》）（一式四联：采购联、财务联、仓库（设备）联、检验联）4 通 知品控/设备部进行检验；判定为不合格品走不合格品控制流程，合格产品办
询、 比、 外议协价 供应 厂商 确认
追踪 交货 外期协 供应 厂商 交办货理 入库
采购部
开始 采购计划 流程
仓库
比质比价单
询、比、议价
外协供应 合格供应厂商确认表 厂商确认 采购订单签订合同 采购合同 下达订单品质保证协议书
适用范围 适用于公司所有的（办公用品、厂部伙房除外）紧急采购作业。
成立条件 只限于偶然性、临时性、特殊性等紧急需求申请。严禁因计划不当导致需求
申请与实际需求严重不符而利用此方式拟补、调整部门需求。如有发现调查 属实，采购部有权拒绝接受。
附件流程角色 主导部门：采购部 配合部门：品控部 设备部 参与部门: 采购部 供应商 品控部 设备部 财务部 总经理 流程说明 仓库/设备部等紧急需求物料、设备零部件拟定完成《紧急需求单》并加盖
比价、议价流程； 《比质比价单》填制后一个工作日内报财务部审核，通过后呈交总经理审批； 外协供应厂商需由采购部组织，品控部、技术部等共同参与评审确认；通过后
采购部负责填写《合格供应厂商确认表》，采购、品控、技术部等共同签属意 见； 采购部与其外协厂商签订有效协议书（包括《采购合同》和《品质保证协议 书》），下达《采购订单》进行采购作业； 《采购订单》下达后，采购经办人员对供货周期进行跟踪；
采购作业流程图(原材料级)
<采购申请单>
货比三家
审批 采购订单
确认交期
订单回签
送货 验收
退货
入库 对账付款
1.部门负责人负责请购单审批。 2.确认其申请要素是否符合要求。
<采购申请单>
1.寻找多家以上同行业供应商进行单价，品质，服务，交期、付款方式等多纬 度对比. 2.选择最为合适的三家以上供应商进行挑选。
1.锁定供应商并制作采购订单、合同。 2.订单重要要素（供应商名称、产品编码、规格型号、单价，交期，付款方式 、交货约定等）。
<供应商资源库> <采购订单、合同>
1.将采购订单、合同邮件给供应商，供应商确认无误签回。 2.注意采购单价与供应商的最新单价是否相同,另交易付款等条件是否符合公司 <供应商回签订单> 规定。
1.与供应商确认并要求供方在三个作日内回复正式交货期。
<供应商回签订单>
1.供应链仓管接收产品，正常24小时内需办理完系统收料，并通知质量检验。 送货单、标签、订单等存在到货异常由采购24小时内处理完毕再行办理收料请 检。 2.质量检验人员依据检验SOP，进行验收/退判定。 3.验收OK，质量检验人员贴上合格标签，通知仓库办理入库。 4.验收NG，质量检验人员贴上不合格标签，通知SQE进行判断并与供方沟通， 由采购会签，退回供应商。采购制作采购退货单处理从仓库将实物退回供方
1.仓库收到质量检验的验收合格通知，8小时内办理完系统入库及上架。
1.采购入库单提供到相应采购。 2.采购交到财务确认单价及交货数量是否有误。 3.规定日期内把所以供应商的对账单确认无误后给到财务安排付款。
请检入库单 采购退货单 采购入库单
采购入库单 对账单
完整采购流程图-全
A-0-21-1A-0-21-1 (1)分供方评价和选择业务流程图 (2)物资计划工作业务流程图（1） (3)（周转计划业务） (3)物资计划工作业务流程图（2） (4)（进货计划业务） (4)物资招标采购业务流程图（业务室） (5)物资订货业务流程图（业务室） (6)物资采购业务流程图（业务室） (7)物资采购付款业务流程图（业务室） (8)物资保管业务流程图 (9)物资发放业务流程图(业务室) (11)物资销售业务流程图 (12)物资盘盈盘亏业务流程图 (13)物资数量调整业务流程图 (14)物资价格调整业务流程图 (15)物资统计业务流程图（手工统计） (16)物资核算业务流程图（手工统计） (17)物资报损业务流程图 (18)进口材料（设备）通关及核销业务流程 (20)修船（改装）工程物资出口报关业务流程图 (21)废旧物资回收业务流程图 (22)废旧物资销售业务流程 (23)分供方评价和选择业务流程图否A-0-21-2物资计划工作业务流程图（1）（周转计划业务）A-0-21-3 物资计划工作业务流程图（2）（进货计划业务）购A-0-19-4物资招标采购业务流程图（业务室）招标采购程序 是否议商务谈判 新制部 技术部 物资处订货程序否 是决定供应商注：虚线部分为外部业务A-0-21-5物资订货业务流程图（业务室）决定供应商10万元以上合同根据批准的进货计划选择供货单位并进行联系 进行业务恰谈 合同文本的起草 处长和业务室主任对合同文本进行审查 审查是否 调查供货单位的资信情况 评标小组开标 评标资料归档 交监察处备案A-0-21-6 物资采购业务流程图（业务室）A-0-19-8 物资采购付款业务流程图（业务室）A-0-21-9 物资保管业务流程图A-0-21-10物资发放业务流程图(业务室)无A-0-21-11 物资销售业务流程图A-0-21-12 物资盘盈盘亏业务流程图A-0-21-13物资数量调整业务流程图A-0-21-14 物资价格调整业务流程图物资统计业务流程图（手工统计）物资核算业务流程图（手工统计）A-0-21-17 物资报损业务流程图A-0-21-18进口材料（设备）通关及核销业务流程注：虚线部分为外部业务A-0-21-19修船（改装）工程物资出口报关业务流程图A-0-21-20 废旧物资回收业务流程图A-0-21-21 废旧物资销售业务流程领11 导签字。
采购流程图及说明.ppt
14
采购货到付款流程
采购部
开始 采购流程 确定付款 方式 采购预付 款流程
是
财务部
总经理
预付款否?
否
发票审核
采购合同 借支单 付款申请单
核对发票
采购申请单
整理票据
验收入库单
付款申请 报销发票
付款申请
否
否
审核
是
审批
是
发票核销
发票核销
付款
结束 15
采购货到付款流程说明
目的 适用于公司(除费用、办公用品、厂部伙房外)的所有付款,包括但不限于购买生产物料、设备、低值易耗品、固定资 产的所有采购与付款。 流程角色 主导部门：采购部 配合部门：财务部 参与部门: 采购部 财务部 总经理 流程说明 采购物品经检验合格入库，采购经办人员对供应商开具的发票（增值税专用发票或普通发票）进行核对，整理《借支 单》、《采购申请单》、《采购合同》、《验收入库单》等有效凭证； 采购经办人员填写《付款申请单》，经采购部主管签字批准后提交至财务部。财务部审核通过后呈交总经理审批，未 通过审批则返回重新核对； 总经理审批通过后将《付款申请单》交至财务部安排出纳付款、发票核销； 附件 《借支单》 《采购申请单》 《采购合同》 《验收入库单》 《付款申请单》
开始ห้องสมุดไป่ตู้
验收入库单
货品核对
采购流程
点收
入库及记 账
入库记账
账务处理
出库流程
11
入库流程说明
目的 对公司采购到位物品的数量进行控制，确保物品数量准确，满足生产、经营的需要。 流程角色 主导部门：采购部 配合部门：仓库 参与部门: 采购部 财务部 流程说明 仓库根据采购人员送达的检验通过的《验收入库单》点收物品（只限于合格产品），核对数量无误后仓库按指定的区 域储放。若是生产急料，仓管可放在生产备料区； 点收完毕，办理记账手续，同时登记ERP（K3），在规定时间内将相关票据传递至财务部； 附件 《验收入库单》
(完整版)采购部流程图
采购部工作流程图目的：为规范采购流程，提高采购工作的效率，特制定本制度。
一、适用范围：适用于本公司采购管理。
三、内容：1、总则为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。
所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
2、采购基本流程采购需求---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）----交货验收（仓管）---质检（不合格退货）---入库---计划对账---财务结算一、申请商品采购流程图二、申请付款流程图1）采购计划：采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。
2）供应商的选择和考核：供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。
3）询价、比价、议价。
4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。
采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。
需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。
5）交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。
以采购员的确定和合同为验收数据。
6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。
7）财务结算：货物入库后，财务结算。
3、采购管理制度：1) 建立供应商资料管理（表）册，售后服务管理表。
2) 建立、建全比价制度，保证采购设备的质优价廉。
3) 每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划。
4) 签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前两日通知请购部门或请购人。
5) 所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。
6) 验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。
7) 采购部每月5日前，将上一月的采购合同编号整理成册。
《采购流程图及说明》课件
PART 4
采购流程优化建议
采购流程优化的必要性
提高采购效率： 优化采购流程可 以减少采购时间， 提高采购效率。
降低采购成本： 优化采购流程可 以减少采购成本， 提高企业利润。
提高采购质量： 优化采购流程可 以提高采购质量， 降低采购风险。
提高采购透明度： 优化采购流程可 以提高采购透明 度，减少采购腐 败。
合同签订：与供应商签订采购合同，明确 双方权利和义务
付款结算：根据合同约定，向供应商支付 货款，完成采购流程
采购流程图的注意事项
流程图应清晰明了，易于理解 流程图应包括所有关键步骤和决策点 流程图应标明每个步骤的责任人和时间节点 流程图应考虑可能出现的异常情况和应对措施
PART 3
采购流程说明
采购需求分析
供应商选择：选择合适的 供应商，包括价格、交货
期、质量等
合同签订：与供应商签订 采购合同，明确双方权利
和义务
收货验收：收到货物后进 行验收，确保货物符合要
求
售后服务：供应商提供售 后服务，确保货物正常使
用
采购需求：明确采购需求， 包括数量、规格、质量等
询价报价：向供应商询价， 获取报价，并进行比较
订单下达：向供应商下达 采购订段：提交采购申 请，等待审批
需求计划阶段：确定采购需 求，制定采购计划
采购流程图分为五个阶段： 需求计划、采购申请、采购 订单、收货验收、付款结算
采购订单阶段：生成采购订 单，发送给供应商
收货验收阶段：接收货物， 进行验收
付款结算阶段：完成付款， 结束采购流程
采购流程图细节解析
采购流程优化案例分享
案例一：某公司通过引入电子采购系统，实现了采购流程的优化，提高了采购效率和透明度。 案例二：某公司通过实施供应商管理策略，优化了采购流程，降低了采购成本。 案例三：某公司通过建立采购风险管理体系，优化了采购流程，降低了采购风险。 案例四：某公司通过引入采购数据分析工具，优化了采购流程，提高了采购决策的准确性。
公司采购流程图
应建
相 规范
关
规
采购申请制度 请购审批制度 预算管理制度
范 参照 《企业内部控制应用指引》
规范
“销售计划”
“生产计划” 文件资料
“年度采购预算表”
“采购预算调整方案”
采购部、财务部 责任部门
总经理、财务总监、采购部经理、财务部经理、采购专员、预算专
及责任人 员
采购业务招标流程 1．采购业务招标流程与风险控制图
总经理 财务总监 财务部
采购部
段 相关部门
如果采购预
算编制依据
不科学、不合
理，会造成企
审
审
业如资果源请浪购费与
批
核
审核、审批
部门不分
如离果， 采容 购易 产预
审
审
算生调徇 整私 未枉 法经
批
核
适行当为 审， 批造 成或
超资产越流授失权 审
批，可能会产
生重大差错
或舞弊、欺诈
行为，从而使 2．采购预算业务流程控制表
控制事项
详细描述及说明
1．对需要进行招标的采购业务，采购部准备采购招标文件，编制《采 购招标书》，报采购部经理审核
D1 2．采购部发布招标信息，包括招标方式、招标项目（含名称、用途、 规格、质量要求及数量或规模）、履行合同期限与地点、投标保证金、
投标截止时间及投标书投递地点、开标的时间与地点、对投标单位
应建 采购申请制度
相 规范
关
请购审批制度
规
参照
范
《企业内部控制应用指引》
规范
文件资料
采购申请单 采购预算表
责任部门 采购部、财务部、生产部、仓储部 及责任人 总经理、财务总监、采购部经理、采购专员
采购工作流程图
采购工作流程图采购工作流程图通常包括以下环节：采购需求确认、供应商筛选、询价比较、合同洽谈、采购订单确认、采购执行、收货验收、发票结算、质量评估和供应商绩效评估。
流程图如下：【采购需求确认】1. 部门内部提交采购需求。
2. 采购部门收到需求后进行确认，核实需求是否合理及其相关技术规格。
3. 确认通过后进入下一环节。
【供应商筛选】1. 采购部门根据需求的特点和相关的市场状况，筛选出合适的供应商。
2. 与供应商联系，了解其产品质量、价格、交货能力等相关信息。
3. 对供应商进行初步评估，排除不符合要求的供应商。
4. 确定合适的供应商后，进入下一环节。
【询价比较】1. 采购部门向合适的供应商发送询价函或询价电话，要求提供产品报价。
2. 收到供应商报价后，采购部门根据价格、交货期、售后服务等因素进行比较和评估。
3. 综合考虑各项因素，选择最有利的供应商。
【合同洽谈】1. 采购部门与选定的供应商进行合同洽谈，确定商品的品种、规格、数量、价格、质量标准、交付期限、付款方式等。
2. 双方协商并达成一致后签订正式合同。
【采购订单确认】1. 采购部门根据合同内容生成采购订单，并将其发送给供应商。
2. 供应商收到采购订单后进行确认，与采购部门核对订单内容，并回复确认。
3. 双方确认一致后，进入下一环节。
【采购执行】1. 采购部门与供应商保持密切联系，跟进采购订单的执行情况。
2. 对于特殊情况的处理，采购部门与供应商进行协商并研究解决方案。
【收货验收】1. 采购部门收到供应商送来的货物后，进行验收。
2. 检查货物的数量、质量、包装等是否满足要求。
3. 如有问题，及时与供应商协商解决，确保货物质量。
【发票结算】1. 采购部门根据收货情况，与供应商核对发票。
2. 如核对无误，进行发票结算。
【质量评估】1. 采购部门对所购买的产品进行质量评估。
2. 根据评估结果，与供应商进行沟通反馈以改进产品质量。
【供应商绩效评估】1. 采购部门对供应商的绩效进行评估。
公司采购流程图
流程
具体要求
记录表单
责任人
1、公司生产技术管理部及相关部门根据次月生产或经营实际需要填写请购单，经生产技术经理及综合部经理审核上报总经理及财务部审批
请购单
资金预算使用表
1、采购主管预算使用表
1、采购主管依需求缓急，参考采购历史记录或供应商所提供的资料，至少精选两家以上供应商进行比价和议价
询价记录表
1、以满足公司需求部门所提出的性能、指标、品质为原则
2、依优质低价原则进行选择
询价记录样品试用单
1、依据供需双方确定的条件签订合同
采购合同
1、依据合同或约定的交货期进行跟踪确认，发生异常及时处理
采购合同
1、依据请购单、随货同行单进行验收，办理入库手续
验收单入库单
1、库管员按已办妥的入库单、验收单整理汇总
2、采购主管根据库管员提供的相关资料进行对帐，到财务部办理付款、核销手续
随货同行单、入库单
正规发票
支付凭证
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请购审批业务流程
精心整理
1．请购审批业务流程与风险控制图
请购审批业务流程与风险控制 不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分
总经理
财务总监
采购部经理
采购专员
阶
相关部门
段
汇总、整理 采购申请
3
开始
D1
1 D2 相关部门提 出采购申请 D3
2 填写“采购
申请单”
检查库存物 资储存情况
4
审批
审核
审核
呈交“采购申 请单” 5
采购范 否 围内
是
权限外 审批
审批 权限内
否 审核
预算内
是 6
按照预算执 行进度办理 请购手续
结束
2．请购审批业务流程控制表
控制事项
请购审批业务流程控制 详细描述及说明
-来源网络
精心整理
1．生产部和仓储部等物资需求部门根据企业相关规定及实际需求提出采购申请
D1 2．请购人员应根据库存量基准、用料预算及库存情况填写“采购申请单”，需要说明请
购物资的名称、数量、需求日期、质量要求以及预算金额等内容
3．采购部核查采购物资的库存情况，检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否
阶
存在不合理的请购品种和数量
D2
段
4．如果采购专员认为采购申请合理，则根据所掌握的市场价格，在“采购申请单”上填
控
写采购金额后呈交相关领导审批
制
5．如果采购事项在申请范围之外的，应由采购部经理、财务总监逐级审核，最终由总经
理审批；如果采购事项在申请范围之内但实际采购金额超出预算的，经采购部经理审核后， D3 财务总监和总经理根据审批权限进行采购审批；在采购预算之内的，采购部按照预算执行
进度办理请购手续 6．采购专员按照审批后的“采购申请单”进行采购 相 应建 采购申请制度 关 规范 请购审批制度
规 参照
《企业内部控制应用指引》 范 规范
文件资料
采购申请单 采购预算表
责任部门 采购部、财务部、生产部、仓储部
及责任人 总经理、财务总监、采购部经理、采购专员
采购预算业务流程
1．采购预算业务流程与风险控制图
采购预算业务流程与风险控制
业务风险
不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分
阶
总经理
财务总监
财务部
采购部
相关部门
段
-来源网络
精心整理
如果采购预算编 制依据不科学、 不合理，会造成 企业资源浪费
审批
如果请购与审 核、审批部门不 分离，容易产生 徇私枉法行为， 造成资产流失
如果采购预算调 整未经适当审批 或超越授权审 批，可能会产生 重大差错或舞 弊、欺诈行为， 从而使企业遭受 损失
审批
审核 审核
2 汇总、整理 采购预算
3 编制“年度采
购预算表”
组织执行 采购预算
开始
D1
1 D2 各部门编制本
D3 部门采购预算
严格执行 采购预算
4 实施采购活动
6 编制“采购预 算调整方案”
5
提出采购 预算调整申请
下达新的采 购预算方案
执行新的采购 预算方案
资料归档 结束
2．采购预算业务流程控制表
控制事项
阶 段
D1 控 制
采购预算业务流程控制 详细描述及说明
1．各生产单位根据年度营业目标预测生产计划，据此编制年度物资需求计划，并编制采 购预算；仓储部根据企业相关规定和生产用料计划编制采购预算；研发部、行政部根据实 际需求编制采购预算 2．财务部预算专员负责汇总、整理各部门提交的采购预算 3．财务部预算专员根据上一年度材料单价、次年度汇率、利率等各项预算基准编制企业 “年度采购预算表”，财务部经理签字确认后，报财务总监审核、总经理审批后严格执行
-来源网络
精心整理
4．请购部门根据实际需求提出采购申请，采购部采购专员应根据市场价格填写采购金额，
D2 依据企业相关规定以及生产需求情况，判断采购是否合理。
如果采购申请合理，提交相关
领导审批；不合理的采购申请，则退回请购部门
5．调整采购预算的原因包括超范围采购或超预算采购两种。
由于市场环境变化，如采购
物资的价格上涨，导致实际采购金额超出采购预算或生产突发事件导致采购预算外支出
D3 等。
此时，采购部必须提出采购预算调整申请，即追加采购预算
6．财务部接到采购部的预算调整申请后，根据实际情况，参照企业的相关规定进行核对，
并编制采购预算调整方案，提交财务总监审核、总经理审批
采购申请制度
相 应建
请购审批制度
关 规范
预算管理制度
规
参照
范
《企业内部控制应用指引》
规范
文件资料
责任部门 及责任人
“销售计划” “生产计划” “年度采购预算表” “采购预算调整方案” 采购部、财务部 总经理、财务总监、采购部经理、财务部经理、采购专员、预算专员
采购业务招标流程
1．采购业务招标流程与风险控制图
业务风险
采购业务招标流程与风险控制
不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分
阶
总经理
需求部门
采购部经理
采购部
供应商
段
-来源网络
精心整理
采购招标工作 中，如果违反国 家法律、法规， 企业会遭受外部 处罚、经济损失 和信誉损失
采购招标过程如 果违反法律、法 规及企业规章制 度的规定，企业 可能会受到有关 部门的处罚，造 成资产损失
提供相关资料
审核
开始
准备招标文件
1 编制招标书
2 发布招标信息
3 进行资格审查
4 确定资格 合格的供应商
5 发售标书
D1 D2 D3
索取资格 审查文件 采购预算 填报资格 审查文件 采购预算
购买标书
接收标书
填报标书
如果采购招标评
参与论证
组织论证
6 初步评审
审不规范、2选．择采购业务招标流程控选制取 表7
审批
了不合格的供应
采购业务招最标终流中程标控者制
8
商或控签制订事的项合同
详细描述及说明 宣布 中标单位
不符合国家相关 1．对需要进行招标的采购业务，采购部准备采购招标文件，编制《采购招标书》，报采
法律、法规，可 购部经理审核
9 签订合同
签订合同
能给企业带D1来不 2．采购部发布招标信息，包括招标方式、招标项目（含名称、用途、规格、质量要求及
必要的损失
数量或规模）、履行合同期限与地点、投结标束保证金、投标截止时间及投标书投递地点、开
阶
标的时间与地点、对投标单位的资质要求以及其他必要的内容
段
3．采购部收到供应商的资格审查文件后，对供应商资质、信誉等方面进行审查
控
D2 4．采购部通过审查供应商各方面指标确定合格的供应商
制
5．采购部向合格的供应商发售标书，供应商填写完毕后递交到采购部
6．采购部对供应商的投标书进行初步审核，淘汰明显不符合要求的供应商
7．采购部经理组织需求部门、技术部门、财务部门等相关人员或专家对筛选通过的投标 D3
书进行论证，选出最终的中标者
8．最终中标者经总经理签字确认后，由采购部相关人员宣布中标单位
-来源网络
精心整理
9．采购部经理代表招标方签订《采购合同》
相 应建 采购管理制度
关 规范 采购招标管理规定
规 参照 《中华人民共和国招标投标法》
范 规范 《中华人民共和国合同法》
《采购合同》
文件资料
《采购招标书》 合格供应商名单
《中标单位通知书》
责任部门 采购部、请购部门
及责任人 总经理、采购部经理、采购主管、采购专员
-来源网络
。