归档文件的装订要求

机关文书档案的整理归档方法和要求内容

机关⽂书档案的整理归档⽅法和要求内容机关⽂书档案的整理归档⽅法和要求⼀、什么是⽂件材料的归档整理？是指⽴档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为⽂书档案保存的各种纸质⽂件材料，以件为单位，进⾏装订、分类、排列、编号、编⽬、装盒，使之有序化的过程。

⼆、上述定义包括以下⼏层含义：1、办理完毕的；2、⽂书材料；3、基本整理单位是“件”；4、整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、装盒等。

三、归档⽂件整理原则：遵循⽂件的形成规律，保持⽂件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利⽤。

四、⼯作要求：强化收集、简化整理、细化检索、深化利⽤五、⽂件材料整理归档的具体操作⽅法和要求（⼀）收集收集⼯作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种⽂字材料收集集中起来的⼯作过程。

要求：材料齐全完整、内容真实准确如何才能做到齐全完整？1、档案⼈员要熟悉掌握本单位的⼯作职能、主要⼯作内容。

2、制订本单位的归档制度。

归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三部分内容。

（1）明确归档范围凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利⽤价值的⽂件材料均属归档范围。

各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其内设职能部门⼯作实际，加强对⼯作中形成⽂件材料的研究，详尽编制本机关的⽂件材料归档范围。

各单位制定的归档范围，报送档案管理部门审批同意后，应作为本单位的⼀项业务标准加以公布施⾏。

（2）归档时间归档⼯作要求在次年的五⽉底之前完成。

确保按时完成⼀般运⽤三种形式结合收集：A、随办随归；B、定期收集；C、年终集中收集。

（3）归档要求A、归档的⽂件材料应齐全完整、内容准确。

制成材料要耐久规范。

字迹材料⼀律使⽤碳素墨⽔或蓝⿊墨⽔。

B、收集⼯作应⽴⾜本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的⽂件材料的收集；重⼤活动事件材料的收集。

C、⽂电合⼀。

D、底稿随印件⼀起收集。

若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则⼀般只要收集发⽂稿纸与印件，其中发⽂稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以⽰效⼒。

归档文件的修整与装订

归档文件的修整与装订归档文件的修整与装订修整文件为保证档案能够长期保存和有效地提供利用，装订前必须对不符合要求的归地件材料进行必要的修整。

文件修整一般包括对破损文件进行修裱，对字迹模糊或油变的文件进行复制，去除文件上易生锈的金属物，对过大的文件进行折叠等。

(1)修裱破损文件。

修裱是指使用黏合剂和选定的纸张对破损文件进行“修补”或“托裱”，以恢复文件的原有面貌，增加强度，延长寿命。

其中，修补主要针对一些有孔洞、残缺或折叠外已被磨损的文件，包括补缺和托补；托裱则是指在文件的一面或两面托上一张纸以加固文件。

需要注意的是，修桃工作主要针对有重要保存价值的归档文件，无须移交进馆的档案一般保持原貌即可。

(2)复制字迹模糊或易褪变的文件。

档案字迹材料的耐久性是关系到档案寿命长短的重要因素。

档案字迹材料发生褪变，如褪色、扩散等而变得模糊不清时，就会影响档案的利用。

对字迹模糊或易褪变的文件，包括纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真件等，一般可采用复印的方式进行复制。

但复制文件本身也存在耐久性方面的问题，如易粘连等，需要采取一定的措施加以防范。

为减少复印件粘连的概率，复印时愚粉浓度不宜太大，颜色不宜太深，并且最好采用单面复印。

(3)折叠超大纸张文件。

目前公文用纸幅面已基本统一为国际标准A4型，但实际工作中，报表、图样等纸张幅面常常会大于A4规格。

由于档案盒尺寸是按照A4型纸张的大小设计的，为方便将来文件装盒，就需要对超大型大纸张如报表、图样等文件加以折叠。

折叠的操作要求比较简单，但要注意尽量减少折叠次数，同时，折痕应尽量位于文件、图表字迹之外。

(4)托裱小于A4幅面文件。

对于文件用纸小于A4幅面，如介绍信等，不便装订时，可以进行必要的托裱，但原来已装订成册的或单独能作为一件的除外。

托裱要使用宣纸或白纸，不能用废纸；要托为平面单页，不能重叠。

(5)去除易生锈的金属物。

文件制作时普遍使用的装订用品，如订书钉、曲别针、大头针等金属物，易被空气氧化和腐蚀，使文件纸张受到损害。

归档文件装订规则

归档文件装订规则ICS 01.140.20A 14备案号：中华人民共和国档案行业标准DA/T XXX—2017归档文件装订规范Requirements for binding of archival document(s)（征求意见稿）2017-XX-XX 发布2017-XX-XX 实施发布国家档案局前言本标准的附录A是资料性附录。

本标准由国家档案局提出并归口。

本标准起草单位：本标准主要起草人：归档文件装订规范1 范围本标准规定了纸质归档文件的装订材料、要求和方法。

本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织。

2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。

凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T 398-2008棉本色纱线GB/T 451.3-2002纸张与纸板—厚度和层积紧度或单层紧度的测定方法（ISO 534：1988，IDT）GB/T 455-2002 纸和纸板撕裂度的测定(ISO 1974：1990，eqv)GB/T 1545.2-2003 纸、纸板和纸浆水抽提液PH的测定（ISO 6588：1981，MOD）GB/T 3916-1997 纺织品卷装纱单根纱线断裂强力和断裂伸长率的测定（ISO 2062：1993，eqv）GB/T 3923.1-1997 纺织品织物拉伸性能第1部分：断裂强力和断裂伸长率的测定条样法GB/T 8693-2008 纺织品-纱线的标示（ISO 1139：1973，MOD）GB/T 9704-2012 党政机关公文格式GB/T 20878-2007 不锈钢和耐热钢牌号及化学成分GB/T 24423-2009 信息与文献文献用纸耐久性要求（ISO 9706：1994，MOD）QB/T 1151-2011 订书钉QB/T 1962-2011浆糊DA/T 22-2015 归档文件整理规则DA/T 25-2000 档案修裱技术规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。

档案盒归档要求

档案盒归档要求
档案盒归档是指将文件按照一定的规则和要求整理并存放在档案盒中，以方便管理和检索。

以下是一些常见的档案盒归档要求：
1. 文件分类：根据文件的性质、内容和用途，将文件进行分类。

可以根据部门、项目、日期等进行分类，以便于后续的管理和检索。

2. 文件编号：为每个文件赋予唯一的编号，以便于快速定位和识别。

文件编号可以包括部门代号、项目代号和顺序号等信息。

3. 文件标签：在每个文件上粘贴清晰可见的标签，标注文件的名称、编号、日期等重要信息。

标签应该粘贴在文件的正面或侧面，便于查找和辨识。

4. 文件整理：将文件按照一定的顺序整理放置。

一般来说，可以按照文件编号或者日期的顺序进行排列，确保文件的有序性。

5. 文件装订：对于多页文件，可以使用文件夹、夹子或者文件夹装订机进行装订，以防止文件的丢失或混乱。

6. 档案盒标识：在每个档案盒上贴上标识，标注档案盒的名称、编号范围、存放位置等信息。

这样可以方便管理人员快速找到所需的档案盒。

7. 档案盒摆放：将已装订的文件放入档案盒中，确保文件的整齐摆放。

档案盒应该放置在干燥、通风的地方，避免受潮或
受损。

8. 目录索引：根据档案盒中文件的内容，制作相应的目录索引。

目录索引应该包括文件名称、编号、日期等信息，以方便后续的检索和查阅。

以上是一些常见的档案盒归档要求，具体的要求可以根据实际情况和组织的需求进行调整和补充。

档案盒归档的目的是为了方便管理和利用文件，提高工作效率和信息的安全性。

档案馆归档资料立卷装订要求

档案馆归档资料立卷装订要求市城建档案馆对归档文件质量、立卷、排列、编目、装订的要求（2011）1、归档的工程文件应为原件，因为只有原件才具备法律依据。

例如：天富房地产开发公司 51＃小区天富康城静园 1＃2＃3＃4＃5＃6＃六栋楼同时开工，工程准备阶段文件（开工前）只有一份原件,原件应放在1#楼内，其它五栋楼必须在备考表里写明原件在1＃楼内(这一点对若干年以后查档案十分重要)。

2、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

3、工程文件应采用打印或者耐久性的书写材料，不得使用易褪色的书写材料。

4、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

5、工程文件中文字材料幅面尺寸规格应为 A4 幅面。

6、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，有些图（如公路竣工图）是计算机出图，但必须清晰，但不得交计算机出图的复印件。

7、所有竣工图均应加盖竣工图章。

竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样，施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。

竣工图章示例如下80竣工图15 50施工单位7编制人审核人7技术负责编制日期7人监理单位7总监现场监理720202020竣工图章尺寸为：50mm×80mm 竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。

利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，有重大改变的，应当重新绘制竣工图。

不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成 A4 幅面，图标栏必须露在外面。

立卷的原则和方法1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

2、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。

建设工程项目：经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。

单位工程：具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。

档案装订方法及要求

档案装订方法及要求一、引言档案装订是指将档案材料按照一定的方式和要求进行整理、分类和装订，以便于存储、检索和保护。

正确的档案装订方法和要求对于档案管理的顺利进行至关重要。

本文将介绍档案装订的一些常用方法和要求，以供参考。

二、常用的档案装订方法1. 文件夹装订法：将档案材料装订在文件夹内，便于存放和管理。

文件夹装订时需要注意以下几点：a. 文件夹的选择：应选择质量好、耐用、防尘、防潮的文件夹。

b. 文件夹的尺寸：根据档案材料的大小和数量，选择合适的文件夹尺寸。

c. 文件夹的标识：在文件夹上标明档案的名称、编号、年限等信息，方便查找和归档。

d. 文件夹的存放：将装订好的文件夹妥善存放在干燥、通风、防火的地方。

2. 洞孔装订法：将档案材料装订在活页夹或活页册内，方便翻阅和更新。

洞孔装订时需要注意以下几点：a. 洞孔的位置：洞孔应统一设置在材料的左上角或左侧，便于翻阅和整理。

b. 洞孔的数量：根据档案材料的厚度和大小，合理设置洞孔的数量，保证装订牢固。

c. 洞孔的大小：洞孔的大小应与装订装置相匹配，既要保证装订的牢固性，又要方便翻阅和更新。

d. 洞孔的保护：洞孔处可以加装金属环套，以增加洞孔的耐久性和使用寿命。

三、档案装订的要求1. 档案材料的整齐性：档案材料在装订前应进行整理，确保材料的顺序正确、齐全，没有遗漏或重复。

2. 档案装订的牢固性：装订时要使用质量好、结实耐用的装订材料，确保档案材料装订牢固，不易松动或脱落。

3. 档案装订的标识性：档案装订后，应在装订处标明档案的名称、编号、年限等信息，方便查找和归档。

4. 档案装订的保护性：档案装订后，应妥善保管，防止受到潮湿、阳光、灰尘等不利因素的侵害，确保档案的安全和完整性。

5. 档案装订的可读性：档案装订时，应保证档案材料的内容清晰可读，不受装订方式的影响，方便翻阅和使用。

四、总结档案装订是档案管理中不可或缺的一环，它直接关系到档案的存储、检索和保护。

档案馆归档资料立卷装订要求

市城建档案馆对归档文件质量、立卷、排列、编目、装订的要求（2011）1、归档的工程文件应为原件，因为只有原件才具备法律依据。

例如：天富房地产开发公司 51＃小区天富康城静园 1＃2＃3＃4＃5＃6＃六栋楼同时开工，工程准备阶段文件（开工前）只有一份原件,原件应放在 1#楼内，其它五栋楼必须在备考表里写明原件在 1＃楼内(这一点对若干年以后查档案十分重要)。

2、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

3、工程文件应采用打印或者耐久性的书写材料，不得使用易褪色的书写材料。

4、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

5、工程文件中文字材料幅面尺寸规格应为 A4 幅面。

6、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，有些图（如公路竣工图）是计算机出图，但必须清晰，但不得交计算机出图的复印件。

7、所有竣工图均应加盖竣工图章。

竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样，施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。

竣工图章示例如下80竣工图15 50施工单位7编制人审核人7技术负责编制日期7人监理单位7总监现场监理720202020竣工图章尺寸为：50mm×80mm 竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。

利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，有重大改变的，应当重新绘制竣工图。

不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成 A4 幅面，图标栏必须露在外面。

立卷的原则和方法1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

2、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。

建设工程项目：经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。

公文写作中的公文装订和归档规范

公文写作中的公文装订和归档规范公文是现代组织机构和政府部门之间进行正式沟通的主要方式之一。

为了确保公文的传达效果和保存完整性，公文的装订和归档必须遵循一定的规范和标准。

本文将介绍公文写作中的公文装订和归档规范，包括装订方法、归档材料和归档程序。

一、公文装订规范1. 封面设计公文的封面应清晰、简洁，包括发文单位名称、文号、标题、日期等基本信息。

封面上可以使用单位标志或公章，以提升公文的正式性和可信度。

2. 页眉页脚设置每页公文应设置统一的页眉和页脚，页眉包括公文标题和文号，页脚包括页码和日期。

页眉和页脚的字体大小应与正文一致，并保持在合适的位置。

3. 页面格式公文的页面格式应统一，一般为A4纸，页边距要合理设置，以便于阅读和复制。

正文的字体、字号、行距等要符合规范，通常建议使用简洁明了的宋体或仿宋字体。

4. 段落格式公文的段落要求整齐划一、分行分段。

标题应居中，正文段落的首行应缩进，行间距要适中。

二、公文归档规范1. 归档材料公文归档时应将公文正文、封面和其他相关附件一并归档。

附件的归档顺序应与正文保持一致，并在归档文件上注明附件的数量和名称。

2. 归档文件夹公文归档时，可以使用文件夹、卷宗或文件箱等装订材料。

归档文件夹应选择质量好、无污损的材料，便于长期保存和检索。

3. 做好归档记录每份公文归档都应做好归档记录，包括归档日期、文件编号、文件题名等信息。

记录可以以电子形式保存，以便于检索和管理。

4. 归档标签在归档文件夹上应贴有清晰明了的归档标签，标注文件的序号、标题、归档日期等信息。

标签的贴附位置应统一，方便分类和检索。

三、公文归档程序1. 公文审核在公文归档之前，应进行公文审核，确保公文内容准确完整，符合规定格式。

2. 文号编号每份公文都应有唯一的文号，文号可以根据不同的单位规定进行编号，以便于归档和查询。

3. 归档流程公文归档流程通常由承办人或相关部门负责。

归档前应对公文进行整理、核对，并填写好归档记录。

资料归档要求

资料归档要求
一、归档后文件类型：共分3类：备案资料（即立项资料）、过程性文件、原始资料
二、归档所需准备物资：背宽7.5cm∕10cm蓝色文件盒、塑料分页纸、2.5cm厚度拉夹、十一孔袋、双孔装订条（如需）等
三、归档资料要求：
（一）资料顺序
1 .过程性文件按照《结题资料目录》顺序放置，知情同意书、研究病历、病例报告表空白模板如果立项资料里有，归档时不用另外准备，也不用放置。

2 .原始资料（包括知情同意书、CRF、研究病历、门诊病历等），按照筛选号顺序，筛选成功与失败分开。

（二）资料装档要求
1 .备案资料（即立项资料）保留原有样式，用大拉杆夹装订，试验过程中更新的CRA、CRC资质文件需及时存放入此文件夹。

2 .试验相关的所有过程性文件之间用分页纸隔开，用大号拉杆夹装订，拉杆夹侧边用签字笔写上（一）（二）等编号；如果过程文件非常多，也可以装十一孔袋，在袋子右上角贴好编号，并用双孔装订条装订；装入蓝色文件盒
3 .原始资料（包括知情同意书、CRF、研究病历、门诊病历等），每个受试者的资料装在一起，可直接订书机钉，也可放11孔袋（不接受牛皮纸袋、透明文件袋），装入蓝色文件盒。

4 .CT片、胸片，要放入美术专用的文件夹，为方便放入文件柜，需将封皮上、下各裁掉约IO厘米（如需）。

5 .档案盒内部资料最上层放入该文件盒的目录，目录格式参照附件4。

6 .档案盒侧面贴上《档案盒标签》。

（三）归档其他要求
归档后，研究者文件夹已不存在，要求所有归档文件均为原件，不接受复印件，重复的文件保留一份即可。

文件归档整理方式和要求

归档文件整理方法和要求档案整理，主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或材料，进行基本的分类、组合、排列、编目，组成有序的档案整体的工作过程，要贯彻强化收集、简化整理、细化检索、深化利用的业务工作方针，简便、高效、科学地开展归档整理工作。

归档整理工作分为三大部分：文书档案整理、声像档案整理、实物档案整理。

第一部分文书档案整理归档文件是以“件”为单位进行整理的。

各单位要注意按下面的步骤、要求、方法做好归档文件整理工作：一、收集即按单位编制的归档范围收集文件材料。

收集工作是做好档案业务工作的基础，要充分重视各类文件的材料的收集。

1、凡已按8号令要求重新编制了本单位文件材料归档范围的单位，要按职能科室、部门列出的归档条款逐项进行收集。

2、中央、省驻常单位及部分企、事业单位还没有完成归档范围编制与审批程序的，在开展收集工作时，要参照8号令的要求结合本单位实际开展收集。

3、党组会议、办公会议等会议记录，各种统计报表、基础数据、调研文章，与个人利益密切相关、反映个人情况的材料，要注意收集。

4、职能科室、部门在各项具体业务工作中，每个环节产生的文件材料，要纳入收集范围。

二、归档鉴定即按档案保管期限表确定所收集的文件是否应归档保存。

凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

国家档案局8号令中对归档与不归档的说明比较明确，要突出“以我为主”、“以人为本”的归档思想。

三、确定件立档单位对归档文件实行以“件”为单位进行整理。

一般以每份文件为一件进行装订。

正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文、复文与来文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可作为一件。

以及未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。

如先进审批表、工资审批表、统计年报等。

会议记录一次会议作为一件。

四、装订装订前要对破损、模糊的文件进行修裱、复制，去掉原有的金属物，并依据纸张的多少选取不同的装订法。

归档文件整理规则

件，归入文件主办部门。采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。ｃ）按保管期限分类
定期１０年，分别以代码 “ Ｙ” 、 “ Ｄ３０ ” 、 “ Ｄ１０ ” 标识。ｄ）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用３位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“ ＢＧＳ ” 等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。
元纪年，如“ ２０１３ ” 。ｃ）保管期限：保管期限分为永久、定期３０年、
将文件按其形成年ห้องสมุดไป่ตู้度分类。跨年度一般应
以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统
计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归人办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。ｂ）按机构（问题）分类将文件按其形成或承办机构（问题）分类。机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文

档案归档制度

档案归档制度
第一条、凡是记述和各部门工作职能活动和历史面貌的具有保存价值的文字、图标、声像等载体的文件材料均应归档。

包括：党政、财务、人事、工程、保卫、基建等工作中形成的文件材料。

任何部门不得分散保存或据为己有。

第二条、归档的文件材料应按归档范围收集完整、齐全，并按自然形成规律进行分类、整理、立卷，卷内文件材料不短缺、不遗漏、不重复。

第三条、归档的文件材料必须符合要求，规格统一，保证字迹清晰牢固耐久，不断提高案卷质量。

第四条、凡是归档的案卷，卷面、卷内目录等项内容必须填写正确、规范，标题简明确切，装订整齐、牢固、美观，不适合装订文件，图纸等要折叠整齐，编写件号。

第五条、归档时间：党政管理档案和其它能按自然年度立卷的档案，应在次年，第一季度前归档，科技归档应在项目完成组织签字后两个月内归档，设备档案应在开箱验收时登记归档。

第六条、严格履行交接手续，交接目录一式两份，交接双方要逐卷逐件检查、清点，签字验收。

《归档文件整理规则》装订方式的选择与适用(之五)

《归档文件整理规则》装订方式的选择与适用（之五）作者：丁德胜来源：《档案天地》2018年第02期编者按：国家档案局于2015年10月25日批准发布档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015），2016年6月1日起正式实施。

为使各地档案工作者准确了解掌握标准规范的内涵，本刊分八期刊登国家档案局专业人员的系列解读。

装订是《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）增加的重要内容之一。

装订是指采用符合档案保护要求的装订材料，将完成组件和件内文件排序的纸质文件以件为单位固定在一起。

装订是纸质文件整理的基础环节，通过装订，从实体上将归档文件整理的基本单位——“件”确定下来，为后续工作的开展提供条件。

常见装订方式在实践中，纸质文件的装订方法主要有线装法、变形材料装订法、粘接法、封套法等。

1.线装法线装法是指以棉线作为装订材料，对文件进行固定的方法。

线装法主要包括“三孔一线”装订、直角装订和缝纫机轧边装订。

“三孔一线”装订是一种传统的装订方法，是立卷档案普遍采用的装订方式。

这种装订方法同样被应用于较厚的归档文件的装订。

直角装订和缝纫机轧边装订一般用于较薄文件的装订。

直角装订是指通过手工使用棉线在文件左上角缝制出直角形状，以此固定文件；缝纫机轧边装订是使用缝纫机在文件左上角或左侧轧边装订的方式。

2.变形材料装订法变形材料装订是指以金属等易变形材料为装订材料，通过装订材料形变对文件进行固定的方法。

常见的变形材料装订法包括不锈钢订书钉装订、不锈钢夹装订。

不锈钢订书钉装订采用不锈钢订书钉作为装订材料，可以根据文件页数多少选择不同规格的订书钉，一般厚度的文件均可用此法进行装订。

不锈钢夹的材质与不锈钢订书钉相同，适于特定厚度范围内文件的装订。

3.粘接法粘接法是指通过粘接材料固定文件的方法，主要指浆糊装订。

浆糊装订是传统的装订方式，也是经过长时间检验的一种装订方式，因而在材料、装订要求等方面都有着较为完善的规范要求。

归档文件整理的基本程序及质量要求

归档文件整理的基本程序及质量要求一、定义1、归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

2、归档文件整理将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

3、件归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

除以上所列归档文件为一件的情况外，以下成套性文件材料也可为一件。

（1）会议记录可为一件。

（2）多期工作简报、信息、动态可各为一件。

（3）会议材料可为一件，也可按不同事由或时间划分多件。

（4）调入调出凭证、介绍信、存根按其种类可为一件。

（5）举办重大活动或工程项目形成的归档文件可为一件，也可按不同事由或时间划分多件。

（6）处理案件形成的文件材料可为一件，也可按不同阶段划分多件。

（7）大事记可为一件或按时间划分多件。

二、整理原则、基本制度、整理程序和时间要求1、归档文件整理的基本原则：在分类的基础上，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分文件的不同价值，便于查找和利用。

2、归档文件整理工作应建立完善三项基本制度，规范归档文件整理工作。

（1）《文件材料整理及归档办法》—明确整理工作环节和分类方案，确定整理工作的方法、归档时间和质量要求等。

（2）《文件材料归档范围和档案保管期限表》—主要作用是准确划定全宗内形成文件材料的归档范围，同时区分归档文件的保管期限。

（3）《不归档文件管理和处置办法》—明确不归档文件材料的范围及对不归档文件材料的处置办法。

3、整理程序：按照收集、装订、分类、排列、编目、编号、装盒等程序进行。

三、收集1、依据本机关制定的《文件材料归档和不归档的范围》的内容进行收集。

2、除注意收集收发文登记簿上登记的文件材料外，还应注意收集未登记"帐外"的文件材料，包括本机关形成的会议记录、各种统计报表、名册、合同、协议书、委托书、协定书、契约、出版物定稿和样本，本机关职工调动工作的行政职务、工资、党组织关系介绍信及存根，本单位财产、物资、档案等移交凭证、清册，本机关重要活动事件的简报、照片、录音录像、磁盘、光盘、荣誉奖励证书、奖旗、奖杯、奖状、赠品、有纪念意义和凭证性的实物，停止使用的印章等材料及有关领导外出进行公务活动带回来的未登记文件材料。

档案装订要求

装订要求《规范》要求，归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整，对归档文件已破损的、字迹模糊或易退变、使用易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品等情况分别采取修复、复制和去除不合格装订用品措施。

要求装订牢固，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件应平整。

具体来说，直角装订要求选取较细缝线针，以双线为宜，以便缝线紧实。

缝线按要求入针、环绕后打结。

缝线与归档文件结合紧密的，也可以不打结，但入针、出针处应保留1.5cm 左右的线头；缝纫机轧边装订应选用锁式缝合缝纫机，在文件左上方进行斜角装订，针脚距离应尽量加大，避免文件缝合处形成断裂。

入针、出针处应保留1.5cm左右的线头；三孔一线装订采取挤压式打孔，以免对文件造成过多损害。

打孔前先用夹子固定文件右侧，确定孔距后用锥子或三孔一线打孔机打孔。

3个孔孔与孔之间的距离，竖版文件以8cm～10cm为宜，横版文件以6cm～8cm为宜。

三孔与左侧距离不低于1.5cm。

三孔一线装订在打结后应保留1.5cm左右的绳头，并在打结处用力压实；不锈钢订书钉装订应在归档文件左侧两钉装订，订位为两钉外，订眼距版面上下边缘各7cm为宜。

不锈钢订书钉装订应无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固，归档文件不掉页。

为保护文件，应尽量减少重复装订次数，需要拆除不符合要求的订书钉再用不锈钢订书钉装订的，拆除时应尽量减少对归档文件的损害，且装订位置尽量与原订书钉保持一致。

原装订位置不适宜继续装订的，不锈钢订书钉的装订位置可稍偏移；不锈钢夹装订应在归档文件上方或左侧装订，订位为不锈钢夹外缘距版面左上角顶端2cm～3cm为宜。

不锈钢夹装订时，不同文件的装订位置应错开，以方便装盒，节省保存空间；浆糊装订采取左上角粘贴法，即在文件左上角涂抹浆糊进行装订。

浆糊装订前应将浆糊调匀，浆糊涂抹一般以离上方、侧方边缘2cm～2.5cm处为圆心，1cm为半径，涂抹的浆糊与上方、侧方应留有空白。

涂抹浆糊时注意用量适宜，分布均匀。

档案装订要求

县级档案及学校档案装订要求
各乡（镇）中心学校、局直各学校：
6月18日省专家组到我县进行均衡县验收，请各迎验单位，认真审核学校档案，于16日前按要求装订成册，摆放到位。

装订要求如下：1、档案要有封面、归档文件目录和封底，其中封面、封底为牛皮纸质
打印（或者到档案局购买成品），归档文件目录为普通打印纸（样表附后），已经自行设计封面和封底的也可。

2、所有档案一律采取三孔一线的装订方法，用白线绳装订。

3、三孔距总长度为180mm，中孔到边孔长度为90mm，卷脊装订线
的垂直距离15—20mm。

装订一律在左侧，结头打在案卷后面中空处。

以上要求各学校参考执行。

2020年6月13日
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归档文件目录
卷内备考表。

纸质归档文件装订规范

纸质归档文件装订规范档案装订档案装订，就是将分散的档案纸张整理后以订线粘合等方式订联成卷册等形式的操作。

一.装订原则《纸质归档文件装订规范》确定了装订的4项原则，为装订方式选择和开展装订工作提供了指导依据。

1、稳定性原则应对归档文件进行仔细检查和评估，制定适宜的装订方案。

装订方案应考虑文件保管期限、文件纸张质量、文件厚度、纵横向、订口空白尺寸、原装订方式等因素。

装订方案确定后，应保持相对稳定。

2、最小影响原则装订应尽量减少对归档文件本身的影响。

应避免多次装订，对原装订方式符合文件保管期限等相关要求的，应保持不变。

3、一致性原则装订有利于归档文件的保护和管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的归档文件装订方式应相对统一。

4、安全简便原则装订应牢固安全、简便实用、整洁美观。

装订材料不能包含或产生可能损害归档文件的物质。

装订方式结合保管期限划分、档案移交、档案数字化等工作实际和档案进馆要求，《规范》将装订需求分成5类，类型A:永久保管；类型B:定期30年保管，需要移交档案馆；类型C:定期30年保管，不需要移交档案馆；类型D:定期10年保管；类型E:需永久或定期保管，但尚未完成整理和数字化的归档文件，需要临时固定。

装订方式分为线装法（T1直角装订、T2缝纫机轧边装订、T3三孔一线装订）、变形材料装订法（T4不锈钢订书钉装订、T5不锈钢夹装订）、粘接法（T6浆糊装订）、封套法（T7封套装订）4个类型、7种方式。

在装订方式选择上，《规范》分为〃宜、可、不可、不得〃4档，规定了不同装订需求下对应的装订方式。

〃宜〃是《规范》建议、推荐的方式，〃可〃是该类型可以使用的方式，〃不可〃是在该类型中不建议采用的方式，〃不得〃是在任何类型中都不能采用的方式。

从有利于长期保存、装订牢固度、空间占用、管理成本、操作难易程度、适合范围等方面综合考虑。

装订材料用于装订的材料，无论是其自身还是通过与其他材料及环境之间的接触反应，均不能包含或产生任何可能损害归档文件的物质。

档案归档范围及整理规范实施细则

档案归档范围及整理规范实施细则第一条为强化公司档案建设和管理工作，进一步明确档案归档范围及整理规范，特制定本实施细则。

第二条档案归档范围详见《公司管理类档案规档范围及保管期限表》。

第三条档案整理原则（一）归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，分不同价值，便于保管和利用。

（二）归档文件应齐全完整，无缺页和破损；已破损的文件予以修整，字迹模糊或易褪变的文件应予以复制，过大的文件应折叠。

（三）归档文件所用的书写材料、纸张、装订材料应具有耐用性和耐腐蚀性。

（四）归档文件应为原件，因故无原件应保存具有凭证作用的复印件，并写明原件的存处。

（五）归档文件一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可以适当增加份数。

（六）归档文件应按保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

（七）归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

第四条档案整理细则（一）组件1.件的构成归档文件一般以每份文件为一件。

- 1 -（1）正文、附件为一件。

（2）来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。

（3）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

（4）会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件。

（5）正文正本与定稿（包括章程、制度等重要文件的历次修改稿）为一件。

（6）报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）。

（7）转发文与被转发文一件。

（8）简报、周报等材料一期为一件。

（9）原件与复印件为一件。

（10）正本与翻译本为一件。

（11）中文本与外文本为一件。

2.件内文件排序（1）正文在前、附件在后。

（2）正本在前，定稿在后。

（3）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后。

（4）来文与复文作一件时，复文在前，来文在后。

（5）正文在前，发文稿纸和定稿在后。

（6）转发文在前，被转发文在后。

（7）原件在前，复印件在后。

归档文件装订规则

归档文件装订规则2017-XX-XX 发布2017-XX-XX 实施发布国家档案局前言本标准的附录A是资料性附录。

本标准由国家档案局提出并归口。

本标准起草单位：本标准主要起草人：归档文件装订规范1 范围本标准规定了纸质归档文件的装订材料、要求和方法。

本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织。

2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。

凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T 398-2008棉本色纱线GB/T 451.3-2002纸张与纸板—厚度和层积紧度或单层紧度的测定方法（ISO 534：1988，IDT）GB/T 455-2002 纸和纸板撕裂度的测定(ISO 1974：1990，eqv)GB/T 1545.2-2003 纸、纸板和纸浆水抽提液PH的测定（ISO 6588：1981，MOD）GB/T 3916-1997 纺织品卷装纱单根纱线断裂强力和断裂伸长率的测定（ISO 2062：1993，eqv）GB/T 3923.1-1997 纺织品织物拉伸性能第1部分：断裂强力和断裂伸长率的测定条样法GB/T 8693-2008 纺织品-纱线的标示（ISO 1139：1973，MOD）GB/T 9704-2012 党政机关公文格式GB/T 20878-2007 不锈钢和耐热钢牌号及化学成分GB/T 24423-2009 信息与文献文献用纸耐久性要求（ISO 9706：1994，MOD）QB/T 1151-2011 订书钉QB/T 1962-2011浆糊DA/T 22-2015 归档文件整理规则DA/T 25-2000 档案修裱技术规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。

3.1归档文件 archival document(s) 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种文件材料。